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一、精細化管理的內涵、特征與方法

1.精細化管理的內涵

精細化管理是一種全新的管理理念，其秉承“精、準、細、嚴”的管理原則。“精”是指做精，求精，追求最佳、最優；“準”是指準確、準時；“細”是指做細，具體是把工作做細，管理做細，流程管細；“嚴”是指執行，主要體現在對管理制度和流程的執行與控制上。

2.精細化管理的特征

由以上對精細化管理的內涵分析得知，精細化管理這種管理理念的特征就是“五重”，即重細節、重過程、重落實、重質量和重效果。其重視對一件事務的專注和精益求精。

3.精細化管理的方法

精細化管理是一種管理的技術和理念，其遵循一套系統化的管理規則，采取多種先進的管理手段，將一件事務的各個單元有序高效的組織起來，能起到復雜事務簡單化、簡單事務流程化、流程事務定量化和定量事務信息化的效果。

二、目前企業檔案管理中存在的問題

1.思想觀念落后，檔案意識淡薄，領導重視不夠

當前許多企業缺乏對檔案管理的重視，僅僅將檔案管理工作視為簡單的保管，沒有檔案管理的專門機構，在經費投入和基礎設施配置上也顯得不足，這使得檔案管理工作的外部環境不容樂觀。

2.企業檔案的分類結構不合理

新時期，許多企業在探索企業發展道路的同時，對企業檔案管理工作有了新的認識，也越來越重視檔案工作，并進行了檔案編研工作，但一些分類上的問題仍然存在，如收集的檔案門類較少、結構不合理、質量差等問題、嚴重影響到了企業檔案的編研和整理工作。還有一些企業因為自身條件有限，在資金方面不能對檔案部分提供過多的幫助，所以也就為無法及時地出版檔案編研的成果，不僅影響到了企業檔案編研的成果的利用，也影響到了檔案管理的可持續發展。

3.檔案信息利用效率較低

我國當前的社會發展進程是十分快速的，這就要求檔案管理工作也要跟上時展的步伐，但是目前的狀況是很多檔案管理人員的觀念和業務水平并不能很好的適應當前快速發展的社會的需要，尤其在檔案信息的開放性和機密性的關系處理上顯得不是那么游刃有余，這就使得檔案的服務功能不能很好地發揮，另外還存在配套設施和查閱環境不完善的問題，這都導致我國企業檔案信息利用率的不高。

4.企業檔案管理設施設備不完善

硬件設施設備是管理的基礎，對于企業檔案管理更是如此。好的硬件設備能夠不僅延長檔案的壽命，還能使檔案永遠保持最為完好的狀態。但我們很多企業對先進的計算機設備與技術并不重視，許多設備已經出現了老化現象，有的甚至損壞卻沒有進行及時的修理，造成了企業檔案管理工作的滯后。在檔案信息化、數字化建設的大背景下，如果企業因為檔案管理設備的不完善，造成檔案資料的損害或丟失，無疑將會使企業丟失一筆巨大的無形資產，將會極大地阻礙企業的規劃和發展。

5.檔案管理工作缺乏統一的評價指標

統一的評價指標不僅可以大大提高檔案管理工作的效率，同時也是提高檔案管理人員素質的重要途徑。科學統一的評價指標能夠更好地對員工的業績進行評價，對其檔案工作的完成情況和開發創新能力做出科學的衡量。

三、企業檔案精細化管理的措施

1.管理理念精細化

每一項工作的創新都需要從理念的創新開始，這是基礎也是保障。因此在探索企業檔案管理的新思路時要將精細化管理理念的創新放在首位，保障企業檔案管理創新的順利實施。當前，檔案管理在不斷地朝著知識化、網絡化、社會化的道路上發展，這是檔案現代化管理理念的重要體現，也是檔案管理工作新的延伸。新時期，我們要在研究檔案管理理論、方法和工作經驗中需找突破口，形成獨具特色的檔案管理體系。要認真研究總結過去的經驗，找出工作中的不足，分析現狀和將來的形勢，尋找新的突破口。我們要清晰地認識到，檔案的信息價值是需要充分發揮檔案的自身作用，只有將檔案精心的加工整理，使其變成我們更適應需要的信息，檔案的才能獲得有效地利用，它的效率也就得到了提高。所以，必須強化檔案管理的效率意識，從而充分發揮檔案的價值。

2.體制精細化

一個良好的體制是提高企業檔案管理的重要法寶。當前，隨著檔案使用者的要求越來越多樣化，對于檔案信息資源的豐富性有了更高的要求。因此，必須創新企業檔案管理體制，充實檔案的內容，提高的檔案質量和利用效率，優化、組合和集成檔案資源，使檔案管理更加的系統化、規模化和有序化，并最終為用戶提供及時、準確和高效的服務。新時期，檔案信息化和數字化建設成為了檔案發展的主力軍，所有企業都應該看到數字化檔案在現代化企業管理中所發揮的重要作用。所以，一些企業要改變過去單純的紙質檔案模式，跟上現代化的步伐，順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢。與此同時，將紙質檔案和電子檔案協同發展，各自發揮其優勢，促進企業檔案管理的健康發展。

3.工作流程精細化

企業的檔案管理就是要對企業生產經營活動中產生的各種文件材料進行統一的收集、分類、編碼和錄入。其目的是為企業利用檔案提供高效、便捷的檔案服務。因此，一套精準科學的檔案管理流程至關重要，其可以直接作為檔案精細化管理的標桿。精細化的檔案管理要遵循“細化、量化、標準化、系統化、信息化、適時化”的管理要求，對管理過程中的各個環節實行管理。這其中，精細化管理的核心便是量化管理，這個管理要求能夠科學制定數據標準以供考量，同時方便監督檢查過程中進行“對標”。

4.檔案服務精細化

管理和服務是處于統一個水平線上的，只有管理和服務得到了統一，那么企業檔案工作能力才能正在得以提高。新時期，可持續發展成為企業檔案工作的一個新的課題，作為可持續發展的以人為本，正是服務最鮮明的價值體現。因此企業要創新檔案服務，就要用科學的理念來為用戶服務。企業要充分利用其自身資源，建立局域網絡，利用企業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

5.檔案信息資源精細化

通過企業局域網的建立，既服務于廣大用戶，也使企業檔案資源開發利用更加的科學化、系統化。隨著信息時代的發展，檔案信息變得越來越零散，也越來越復雜，因此必須對這些檔案信息資源驚醒有效地整合，打破企業各個部門各自為政的局面，建立起一個完整的社會信息系統，實行一體化管理。要通過這些信息系統的建立，不僅要實現資源的貢獻，也要使各部門充分挖掘資源的前列，實現資源互補，提高檔案信息資源利用率，避免不必要的重復和浪費。最終通過反饋信息資源開發利用所產生結果的研究，使檔案信息開發利用更加的科學合理。

6.人員精細化

當前，我國企業檔案管理人員的素質水平與新時期企業檔案管理的發展要求不相適應。大多數檔案管理人員習慣于傳統的檔案工作模式，缺乏創新意識，人員知識結構和儲備也不適應形勢發展的需要。其實，對于檔案管理人員進行精細化培養是十分重要的，只有如此，才能適應工作的需要。要明確規定單位應設立專職專業的檔案管理人員，積極提升檔案人員的業務素質，開展一系列針對性極強的培訓與再教育活動，使檔案人員不僅精通檔案業務知識，并切實加強檔案人員的職業道德教育，引導他們樹立愛崗敬業和開拓進取精神。

四、結語

綜上，激烈的市場競爭衍生了信息為王的時代，任何信息資源都可能成為企業發展的動力和保障，而檔案作為企業發展的記錄，其中的企業精神和經驗，更是企業取之不盡用之不竭的財富。所以我們每一個檔案管理人員都要樹立起高度的責任感和使命感，增加檔案管理意識，提高檔案管理能力，積極推行企業檔案的精細化管理理念，勇于探索、勇于實踐，在企業發展的道路上發揮中自身的價值，促進企業健康可持續發展。

作者:楊南雁 單位:新疆油田勘察設計研究院