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內容提要：企業檔案是現代企業信息資源的基本形式，企業檔案資源建設是完善企業資源、豐富國家檔案資源的重要措施。本文基于現代企業的檔案資源價值觀，闡述了突出重點，完善核心檔案資源的思想，具體分析了某些需要特別關注的企業檔案文件，進而提出多元化的建設策略。

關鍵詞：檔案資源構成核心檔案資源多元化策略現代企業

“檔案，是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”①《中華人民共和國檔案法》從檔案的形成特點和價值特點兩方面定義了國家檔案的本質屬性，為認識國家檔案及各領域的檔案提供了基本依據。檔案的形成特點—直接形成的原始記錄，揭示了檔案的自然屬性，對此人們的認識比較統一。而檔案的價值特點—對國家和社會有保存價值—由于反映了檔案的客觀屬性，人們的認識見仁見智。

在國有制情況下，國有企業沒有自身利益可言，國家需要的檔案就是企業應該保存的，國家認定的檔案價值就是企業檔案的價值依據。在非國有企業成為我國企業主體的今天，現代企業的利益訴求日益明確，對其檔案的價值取向必然發生變化。檔案價值是企業檔案資源建設的動力，決定著企業檔案資源建設策略，是檔案界必須認真研究的問題。

一、前提：現代企業的檔案價值觀

檔案是企業信息資源的基本形式，工業時代保存企業檔案能夠壟斷檔案中沉淀的知識和經驗，增強企業的競爭力。信息技術的發展使知識老化加劇、信息傳播便捷，現在擁有企業檔案已經難以壟斷其中的知識，而且一味地壟斷檔案，將阻斷檔案信息的交流，使企業失去知識的自我更新能力，降低企業的競爭力。

檔案的價值是其內在價值因素與外在客觀需求相互作用的結果，雖然企業檔案的價值毋庸置疑，但是其價值因素及價值量，必然根據企業檔案需求的變化而調整。企業是以提供商品獲取利潤的社會組織，獲得最大利潤是企業的核心價值觀。初創期的企業，其體現為盡快生產產品，完成資本積累；穩定期的企業成進入了市場競爭者的行列，產品品牌與知名度提升，企業需要通過規范化管理，降低成本提高利潤；成熟期的企業處于市場領導者的地位，產品生產達到一定規模，需通過精細化管理與科技創新，進一步發掘利潤空間。不同發展階段的企業獲取最大利潤的方式不同，檔案需求不同，對檔案價值的認識也不同。

處于穩定期或成熟期的現代企業，對檔案資源的客觀需求已經不僅限于指導產品生產，更加注重它在企業科學管理中的標志與輔助作用，進一步提升了現代企業檔案的價值。而且，現代企業的信息化程度較高，企業對資金流、物流的管理都要依靠信息流的帶動，強化了企業管理對檔案信息的依賴性。而知識經濟的生產方式，將檔案提升為現代企業重要的資源與財富。

實行現代企業制度的前提是“產權明晰”，明確檔案價值標準、界定企業檔案的范圍，是“產權明晰”的重要內容，涉及現代企業的根本利益。現代企業必然要根據自身需要，立足于保護企業自身利益、滿足企業的成長與發展，自主確定企業檔案的價值標準。

二、保障：現代企業檔案資源的構成

檔案資源是現代企業競爭力的信息保障，是現代企業規避信息風險、獲取更大利潤的戰略資源。檔案資源構成完整是檔案價值的前提，探究檔案資源構成，全面掌握檔案資源，是企業檔案價值實現的保證。

我國企業檔案工作實踐，為研究現代企業檔案資源構成提供了有效的方法，通過企業職能分析，揭示相關檔案文件的價值與聯系，能夠具體確定企業檔案的范圍，以便在它們形成之時，按照檔案管理的要求實進全程監控，有效地保證了檔案的質量。我國企業檔案管理的這些成功經驗，是目前國際檔案界推崇的檔案管理方法。美國國家檔案與文件局（ARMA）在有關檔案資源的政策中，提倡采用“文件系統分析方法”，即“了解聯邦機構實際是怎樣形成、利用、保管和處置現代辦公室的信息和文件的。仔細考察其具體的工作過程和產生的文件，利用可查到的資料(如機構出版物、網站)編制一系列演示被訪機構工作過程的流程圖”，圍繞“相關機構進行‘文件系統分析’確定實際管理的文件。”②

根據職能活動及工作流程分析，現代企業檔案資源構成分為宏觀和微觀兩個層次。宏觀構成指一個單位檔案資源的種類構成；微觀構成則指一套檔案必備的檔案文件構成。只有兩種構成都齊備，企業檔案資源的價值才可能實現。

（一）宏觀檔案資源建設應重在完善基本職能活動的檔案類別

現代企業檔案資源的宏觀構成必須覆蓋企業全部職能活動，才能提供現代企業需要的各種信息。依據現代企業的基本職能，其檔案宏觀構成應包括以下類別：

1、企業資產檔案，包括有形資產如基本建設、設備儀器和無形資產的檔案；2、資本運作檔案，包括董事會、監事會、股東大會決議，公司“上市”以及企業戰略等重大決策等檔案；3、經營管理檔案，包括招投標文件、各類合同、原材料等檔案；4、企業文化建設檔案，包括社團活動、企業儀式、社會公益慈善活動、其他社會職責等檔案；5、創新研發檔案，包括新產品開發、工藝改革、環境保護與治理、科技獎勵等檔案；6、產品生產檔案，包括產品設計、試制與鑒定、驗收、制造等檔案；7、市場與客戶檔案，包括市場分析、銷售與售后服務、客戶與合作伙伴、競爭對象等檔案；8、行政管理檔案，包括黨委、綜合或企劃部、人力資源、財務、審計、質量、安全、統計等檔案；9、其它管理檔案，如典型團隊或人物、涉外活動、重要紀念活動、突發事件及處理、工業遺產等檔案。

企業職能分為基本職能與輔助職能，就檔案資源建設而言，目前企業檔案宏觀構成中反映輔助職能活動的檔案類別比較齊全，而反映企業基本職能的檔案類別較薄弱，特別是反映現代企業新職能與經營特色的檔案類別少、檔案內容過于概括。例如，許多單位的企業上市及資本運作檔案、董事會與股東大會文件沒有作為檔案管理；各職能活動檔案多為原則性依據文件，缺少細節和操作性內容。而這些正是具有現代企業特色的檔案內容，是企業活動最典型的反映，也是社會共享性最強的企業檔案資源。

（二）微觀檔案資源建設應著力充實反映關鍵過程的文件

根據現代企業經營活動的特點，微觀檔案分為橫向運作與縱向運作兩種形成方式。橫向方式主要體現在管理決策活動檔案的形成。例如，一項投資決策首先要由研發部門提出的建議與研究報告，然后經過財務部門、技術部門、營銷部門進一步分析論證，最終由決策人員“拍板定案”。這類檔案一般由各職能部門的文件組合而成。如，生產管理檔案一般由生產計劃、財務、研發、材料供應等部門的文件組成；經營管理檔案一般包括：生產調度、計量與檢驗、營銷、財務統計等工作形成的各種報告、計劃、合同、協議及內部核算等文件構成。

縱向形成方式主要體現于產品研發、生產等活動檔案的形成，這類活動呈現出相對獨立、循序漸進地運作態勢。以新產品開發項目為例，其檔案微觀構成應包括項目運作全過程的主要文件。如項目建議書、意向書，可行性研究報告、項目合同或協議，以及項目研究、設計、制造、驗收、使用等專業活動形成的主要文件。這些文件雖然來自不同領域和單位，但是它們之間的基礎性和延續性顯而易見，一般以前一階段的檔案文件為基礎，形成后續的檔案文件，只有囊括了項目運作全過程的主要文件，檔案才能客觀地記錄與再現相關活動，成為技術推廣應用的依據。

目前企業微觀檔案資源建設的現狀是，某些類別檔案基礎較好，但整體質量不理想；重要依據和結果檔案較全，中間性、操作性的檔案文件很差。如，制造企業產品設計檔案較全，工藝檔案和檢驗檔案不完整；化工企業設備檔案中隨機文件較全，日常使用維修記錄和生產原始紀錄不完整；企業基建項目的竣工圖齊全，維修、改擴建文件支離破碎；一些企業的行業監管業務檔案較規范，而其他檔案質量較差……。微觀檔案建設的這種“短板”，已經為日后檔案的利用留下隱患，“亡羊補牢”已刻不容緩。

三、關鍵：掌握現代企業的核心檔案資源

企業檔案是一種海量的信息資源，一概實行檔案專業化管理，不僅生成高額的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，現代企業檔案資源建設必須突出重點，管好核心檔案資源。現代企業核心檔案資源是企業資產的重要組成部分，是企業創新的軟實力，必須要在企業決策者的參與下，明晰其對象，界定其內容。

企業核心檔案資源指現代企業運營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業將無法恢復重建、正常運轉或蒙受重大損失的檔案資源。有一種說法是，如果企業遭遇毀滅性破壞，只要檔案在就能恢復重建。這里說的“檔案”當然是核心檔案資源。信息化環境下的檔案資源尤其脆弱，一旦信息系統或信息設施出問題，電子檔案將瞬間消失，勢必危及企業的生存。“911”事件使企業決策者開始關注檔案實體與信息的安全管理，催生了一系列對核心信息資源實施重點保護的核心文件保護計劃。

如何界定核心檔案資源？ARMA認為應該從“①對本現代企業繼續運轉最為關鍵的那些職責；②各職責對文件保管的要求；③對每項職能至關重要的具體文件。”③的角度加以識別。香港特別行政區政府則明確提出“極重要檔案資源”的概念，即“所記錄的是各政府職能部門在緊急情況或災難時及其后，賴以持續和有效地運作所必須要的資料。”④這兩種定義同一方式，都以保證職能活動的延續為依據。

結合我國現代企業的實際，以下檔案在維系現代企業職能方面具有重要依據作用，是現代企業核心檔案資源的重要組成部分。包括：其一、企業資產、資金及技術資源憑證，如企業營業執照、董事會記錄、黨委會決議、資產憑證、債權債務憑證、專利文件、特許證書以及其他維護自身利益與生產經營權的依據文件等。其二、企業生產經營活動必須的依據性文件，如主要產品的設計文件、技術操作規程或工藝文件、企業標準、重要檢驗數據指標、主要產品的銷售市場、關鍵設備及設施的檔案等。其三、本企業運營管理的規范性文件，如企業制度與重要規定、關鍵崗位技術骨干的資料等。為保證核心檔案價值的實現，它們“必須具備內容、結構和脈絡資料，包括副本、大綱、摘要，任何種類資訊的存貯載體及其檢索工具”并且作為“檔案資源保管系統的一部分”⑤實行檔案專業化管理。

四、重點：企業檔案資源建設不可忽視的內容

我國現代企業檔案資源是在傳統企業檔案資源的基礎建設起來的，受計劃經濟的局限，反映市場經濟活動與現代化管理的檔案信息缺失。現代企業檔案資源建設應該關注市場經濟，特別是國際貿易需要的檔案文件。

（一）企業活動的原始紀錄。如，設備運行記錄、各批次原材料與產品的測試、化驗、檢驗記錄等。原始紀錄的現實作用雖然得到公認，由于其數量巨大、更新快、時效性強，許多企業并沒有它們作為檔案。原始記錄不僅能夠實時地提供豐富、客觀的細節信息，還是準確印證相關活動、反映其規律的可靠憑證，而且也是國際貿易經常要求追溯的憑證性文件。浙江新昌皮爾軸承有限公司為應訴美國商務部的反傾銷調查，短期內提供了包含130萬個數據的應訴材料。內容涉及公司的組織結構、財務制度、出口和國內銷售的詳細交易記錄、468個產品型號的鋼材消耗、工時消耗、電力消耗、包裝、廢品回收五個生產要素的生產成本記錄。⑥如果沒有平時原始記錄的積累，及時提供如此詳細、準確的反傾銷證據是絕對不可能的。為了保障現代企業在國際市場或國際競爭中的利益，企業必須重視原始記錄的科學管理。

（二）市場分析研究文件。為在激烈的市場競爭中穩操勝卷，現代企業必須知己知彼，此信息需求使“競爭情報”變得炙手可熱。有種觀點認為，競爭情報必須來自企業外部，果真如此嗎？情報界權威Kahaner認為“信息是事實性的，……競爭情報則是經過過濾、蒸餾和分析的信息片段的集合。”⑦強調競爭情報與一般信息的區別，在于信息分析與加工的程度。

競爭情報依據的信息分析對象，自然是企業及其對手競爭，在特定產品的開發、設計、制造、營銷等方面的信息。這些信息在現代企業的職能活動，尤其是新產品開發和市場營銷活動中已經大量形成。如市場需求、產品市場占有率等分析報告，不僅是企業營銷活動的重要記錄，也是競爭情報可靠的信息源。決不能因為它們反映了大量的企業的外部信息，而忽視了它們企業檔案的本質。

（三）企業合同文件，即企業形成的對合同雙方具有約束作用的法律文件。如購貨合同、供貨合同、銷售合同、服務合同、用工合同等等。合同是市場經濟基本的法律憑證，由于它具有一次性，一旦履行對合同雙方不再具有約束力，被認為失去了保存價值，因而許多企業沒有將它納入檔案的范圍。市場經濟的發展激發了合同擁有的反映企業經營狀況、鑒證企業信用等功能，成為市場經濟活動中經常需要查閱的原始憑證，特別是在反傾銷活動中舉有不可替代的作用，現代企業應該從長計議，把重要的合同文件納入檔案范圍。

（四）客戶信用管理文件。“信用是承諾在將來某一確定時間付款而獲取資金、物資和服務的能力。”⑧企業客戶管理主要是客戶銷售（賒銷）信用的管理，在外國稱為風險管理。加強客戶信用管理是發達商品經濟的客觀需要，也是現代企業與國際貿易接軌的重要形式。

客戶信用管理即“：企業通過制定信用政策，指導和協調與信用銷售有關的部門，以完成對信用銷售中客戶信息收集和評估、信用額度的授予、債權保障到回收應收賬款各交易環節的管理。”⑨可見，客戶信用管理的基礎是信息，信用信息是否準確、全面、及時，直接影響企業對客戶的判斷和選擇。這些信息既有企業內部生成的信息，也有從外部收集的信息。企業外部信息主要是銀行或其他信用機構的信用評估，企業的內部信息指企業在與客戶長期的交易中，形成的交易記錄和還款情況記錄等。

目前，現代企業已經開始形成客戶檔案，但其內容及管理方法存在較大偏差。在內容上，目前客戶檔案多為客戶名單，缺乏對客戶賒銷狀況的連續記錄；而客戶檔案的管理就更加隨意，無法形成相關信用信息的關聯，更不能及時提供客戶信用能力的可靠憑證，應該按照檔案專業化管理的要求強化客戶檔案管理。

（五）企業社會職責文件，如企業在安全、勞動保護與衛生條件、環境保護與治理活動中形成的重要文件等。它們體現了企業對職工權益的關注、對社會及環境責任的履行，反映了企業的文化與道德建設狀況。當前，社會對企業社會職責的要求不斷提高，70年代國際上興起在確定企業利潤水平時，把員工、企業、社會的利益統籌起來考量的企業社會互利價值觀。例如，在紐約證交所上市的企業都要定期接受供應商對其履行社會責任狀況，如人權、勞工、環境等問題的評估。對企業社會責任的評估目前涉及無公害技術的使用、職工健康安全、預防人身傷亡事故和職業病防治等內容。有些企業社會職責已成形成如《職業安全衛生評價標準（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等國際指標，現代企業要走向世界，必須研究這些國際標準，防患于未然及時對相關文件實行檔案管理。

五、多元化：現代企業檔案資源建設策略

隨著企業與環境的發展，海量檔案資源的管理手段與方式日益專業化，管理成本隨之提高。精細化、多元化是現代企業檔案資源建設的重要策略。

（一）多元化的企業檔案鑒定標準與方法

檔案質量直接影響檔案資源建設的效益，海量檔案管理凸現了鑒定在檔案管理中的地位。傳統企業檔案鑒定比較保守、粗放，“重要”或“一般”是鑒定檔案價值普遍運用的尺度，其結果是檔案范圍寬泛，保管期限偏長。例如，占企業檔案數量相當比重的“科技檔案”，以往鑒定結果基本是永久或長期保存，在檔案數量有限的情況下，如果企業還可能接受的話，海量檔案長期管理必將受到現代企業價值觀的質疑。

檔案價值是其內在價值與外在客觀需求相互作用的結果，判斷企業檔案價值涉及各種復雜的因素，而且這些因素又各自存在著變數，檔案價值判斷變得更加復雜。面對飛速增長的電子檔案，企業檔案鑒定的壓力劇增，重建其價值指標體系，是細化與簡化企業檔案資源鑒定的出路。

根據現代企業經營發展的需要，細化企業檔案的價值指標，既要考慮檔案作用的性質又要考慮其作用程度，既要顧及檔案使用頻率又要考察其使用周期，形成多元的檔案價值指標體系，就能幫助我們比較明確、精細地辨別檔案的價值量。

在鑒定方式上，在嚴格控制永久檔案數量的前提下，適應企業檔案價值變化快的特點，應加強檔案價值的周期性鑒定。根據檔案反映的相關技術與活動的更新狀況，及時對檔案實施鑒定，根據鑒定結論及時采取適當方式處置相關檔案，嚴格控制企業檔案資源的存量。

（二）多樣化的檔案實體

檔案是信息及其載體的結合形式，傳統檔案實體已經十分豐富，信息化又創造出更多的檔案實體形式，使企業檔案實體形式更加豐富多彩。在重保管的檔案管理階段，人們曾一次次地試圖統一檔案的實體形式與保管方法，雖然消耗了大量的檔案勞動，但管理效益卻鮮有提高，統一電子檔案實體更加困難重重。因此，應該擯棄“一刀切”的實體形式，針對不同檔案實體，確定各自的保管方法。如，重要檔案憑證應采用兩種實體形式保管以強化其安全性；數量巨大、使用頻繁的技術檔案，從方便利用出發，逐步將紙質實體轉化為磁性或膠片形式以縮小保管空間；海量的原始記錄允許采用數據庫形式留存；……。檔案實體的多樣化與適時調整檔案實體形式，是優化檔案管理、壓縮檔案保管空間，提高企業檔案管理效率的有效措施。

（三）多元化的檔案管理體制

管理體制是檔案工作的組織保證，一般指對檔案實體及檔案機構采用的集中、分散等組織管理形式。企業檔案管理體制必須與現代企業管理體制相適應。當前現代企業管理體制發生了很大變化，一方面，企業成為無主管組織，企業之間靠股權、產權關系維系，企業檔案機構失去了行業歸屬。另一方面，企業內部采取職能分工與項目管理相結合的組織形式。單一的檔案管理體制無法適應現代企業的多元化特點，而且目前很難認定一種最適宜的檔案管理體制，必須綜合考慮現代企業的生產流程、檔案價值、使用狀況、實體形式等因素，分別確定各種檔案最適宜的管理體制。如，核心檔案資源設專人集中管理較為穩妥；對利用者相對穩定的檔案采用單獨管理較為合理；……。現代企業制多元化的檔案管理體，需要依托信息技術將多元管理整合成相對統一的檔案資源網絡，發揮多元化的優勢，實現檔案資源共享。

現代企業檔案資源建設關乎企業的根本利益，必須圍繞自身需要，建立現代企業檔案的價值體系，指導企業檔案資源建設，提高檔案資源對現代企業的貢獻率，進而履行現代企業豐富國家檔案資源的社會責任。

參考文獻：

①《中華人民共和國檔案法》

②李音譯：《知道公司的核心文件保存在哪里嗎》，《外國檔案資源工作動態》2003年第2期。

③賀真：《深圳香港兩地檔案資源意識管窺》，《北京檔案》2003年第6期。

④《香港特別行政區檔案管理守則》第七章。

⑤《香港特別行政區檔案管理守則》第七章。

⑥張偉東：《用檔案應訴國外反傾銷》，《中國檔案》2003年第4期。

⑦霍國慶：《企業戰略信息管理》，科學出版社2001年版。

⑧譚永智、李淑玲：《企業信用管理實務》，中國方正出版社2004年版。

⑨譚永智、李淑玲：《企業信用管理實務》，中國方正出版社2004年版。