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摘要：老年大學的檔案是學校發展的重要歷史記錄，檔案管理工作至關重要。當前,隨著社會信息化的發展,對老年大學的檔案管理工作提出了更高的要求，數字化管理勢在必行。筆者在參考相關資料和個人經驗的基礎上,分析并提出了如何與時俱進，適應信息化時展的需求，推進老年大學檔案管理的信息化進程的一些策略。

關鍵詞：檔案管理；數字化

隨著生活與醫療條件的改善，中國老齡化的步伐進一步加快，老年大學是適應社會老齡化、豐富老年人文化生活、建設“終身學習”和諧社會的最恰當體現。老年大學的檔案是學校發展的重要歷史記錄，它記錄和反映了學校各個時期的行政文書、人事變動、教學管理、學員信息、學員成績與作品、聲音影像、宣傳刊物以及設施設備器材等資料，是老年大學提高教學質量和規范教學行為的重要基礎。在社會信息化高速發展的今天,如何讓老年大學的檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化時展的需求，如何推進高效、專業的老年大學數字化檔案管理進程，筆者結合自己多年從事老年大學檔案管理工作經驗，略抒已見，希望能夠給其他各個領域的檔案管理工作以啟發與借鑒。

一、觀念上的更新

傳統保管方式，在管理和使用過程中存在不易存儲、占空間大、不易查閱，時間長了易失真等諸多不利因素。社會信息化的飛速發展，沖擊著各領域，老年大學的檔案管理也不例外。檔案數字化管理是隨著互聯網技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影(錄音、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術等的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，形成一個有序結構的檔案信息庫，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，供及時查詢、修改、利用，實現資源共享。目前，檔案的數字化已非常普遍。我們的觀念必須與時俱進，檔案數字化管理勢在必行。

二、硬件、軟件上的配備

要實現檔案數字化管理，必要的硬件配置不可少，例如互聯網、計算機、掃描儀、刻錄機、數字照相機、數字攝影機等數字化設備，以保證能夠實現利用現代化信息處理技術對紙制檔案、文書、照片及其他各種載體的檔案資料進行數字化處理和存儲。同時，要以相應的軟件系統為載體，依托檔案信息網絡系統和數字化平臺實現數據處理、信息傳輸、交換和資源共享。例如，可以依托有關技術力量，創建先進、適用和可靠的檔案管理軟件，通過數據庫創建數字化平臺，以滿足大量的數據歸類、存儲、查詢、修改等功能，通過數字化平臺呈現交互，加快檔案信息數字化處理步伐。

三、技術上的提升

(一)資料處理

檔案的數字化處理必須做到不可變更，即“固定化”。如對于紙質檔案，要盡可能采用掃描儀進行圖片掃描或利用照相機進行拍照的方式，做到對紙質檔案內容的保真。對于錄音錄像資料，除保持數據原樣永久存儲外，還要利用刻錄機刻錄復本進行備份存儲。對于電子文檔要做到草稿、修改稿、正文一并歸檔，修改稿要保留草稿字樣和改稿人姓名、修改內容、修改時間、并做到整套歸檔的電子文件不可改變。同時，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，以達到靈活建檔實現數字化目的。

(二)安全保密

檔案內容涉及到安全、保密，數字化檔案信息通過網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，所以，提高檔案資源數字化的安全管理是檔案信息化建設首要的前提條件。必須要采用一套完整的安全措施，保證系統信息傳輸的過程中重要信息不會泄漏或被篡改。檔案管理的安全保密工作主要涉及三方面的內容：一是保證存儲信息的安全，數字化檔案的存儲應該使用帶自動備份功能的專用服務器，設置工作站與辦公網絡相連接、同時使用光盤庫定期刻錄備份，而且最好備有另一個異地保管的備份；二是保證檔案信息網絡系統和數字化平臺運行安全，網絡系統必須采用物理隔斷和功能強大的防火墻等措施，配備入侵檢測系統和信息傳輸加密產品，安裝防病毒系統，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，保證網絡系統安全性，使數據和應用系統不被破壞；三是保證登錄者的身份安全，需采用嚴格的身份認證和權限管理，通過登陸身份安全認證、動態口令等方式，嚴把登錄者身份，以保證檔案數字化管理系統的登錄安全。

(三)人才提升

檔案管理的數字化建設，人才是關鍵。要不斷提升管理者的技能水平，提升管理者檔案專業技能及計算機操作技能，讓管理者成為既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，以推進檔案管理的數字化進程。對于老年大學，尤其是類似筆者所在的縣級老年大學，由于受到歷史原因、編制、地域等多方面的限制，專職檔案管理人員很少，多數由辦公室人員兼職或由返聘老同志來承擔。由于人員能力參差不齊，而且多數人員偏老齡化，對于新的信息化技術接受能力弱，導致推進檔案的數字化管理進程受影響。為此，可以從三方面著手打造檔案管理人才提升計劃。一方面，作為檔案管理人員自身必須要有強烈的學習愿望，要秉承更新觀念、學以致用原則，通過上網、培訓、請教等方式主動學、自覺學，提升自身的檔案信息化處理水平。第二方面，作為校方和上級領導單位，應多給檔案管理者提供學習提升的機會，支持檔案管理人員參加各級各類的業務培訓，或參加各種級別的檔案管理經驗交流會，通過培訓、交流，檔案管理人員眼界開闊，易把握好當前老年大學檔案管理的發展形勢，使得檔案管理專業知識、專業技能、信息技術能力、檔案的數字化管理能力及綜合素質全面提升，為更好地貼近和服務于學校的數字化管理工作打下基礎。第三方面，要多走出去，到檔案管理較先進的單位實地考察觀摩，交流思想，以開拓眼界、共同提高。通過以上三方面，一批檔案管理人員在數字化管理開發和推廣應用中便成了既懂檔案管理又熟悉信息技術、網絡技術的行家里手。綜上所述，隨著現代信息技術的進一步發展，檔案管理數字化越來越明顯的表現出優越性，老年大學的檔案數字化管理已勢在必行，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，認清檔案管理數字化的趨勢，從更新觀念入手，配備齊全檔案數字化管理的硬件、軟件配施，然后加強檔案管理人員的人才提升，那么無論再多的困難和挑戰，也阻擋不了新型、高效的老年大學檔案數字化管理進程。

作者:林峰屹 單位:山東省乳山市干休所