導(dǎo)語(yǔ)：高校基建檔案數(shù)字化管理模式一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文以高校基建項(xiàng)目檔案管理為例，分析了目前高校基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題，闡述了基建檔案管理數(shù)字化在高校基建項(xiàng)目建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)及改進(jìn)措施，擺出了數(shù)字化基建檔案管理在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；基建檔案管理；高校基建項(xiàng)目

1現(xiàn)階段高校基建檔案管理存在的問(wèn)題

1.1資料收集工作難度大。一個(gè)完整的基建項(xiàng)目不僅包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收以及工程交付等各個(gè)環(huán)節(jié)，還包括后期的維修、改建等工作內(nèi)容。基建檔案管理的對(duì)象就是以上各工程環(huán)節(jié)的原始性文件，是一整套完整的歸檔卷宗。高校基建檔案材料的來(lái)源覆蓋范圍極大，包括審批部門(mén)、規(guī)劃部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、材料供應(yīng)單位、監(jiān)理單位以及檢驗(yàn)部門(mén)，而且基建檔案所使用的周期較長(zhǎng)，短則數(shù)月、久則幾年甚至幾十年[1]。因此基建檔案資料的收集、歸檔和管理工作難度較大。除此之外，部分隱蔽性極強(qiáng)的分項(xiàng)工程，如地下綜合管網(wǎng)工程、光纖光纜工程以及智能化工程等，進(jìn)一步加大了基建檔案收集工作的難度。1.2管理人員專業(yè)化程度不高。目前國(guó)內(nèi)各高校為了積極響應(yīng)國(guó)家教育部門(mén)號(hào)召，對(duì)校內(nèi)行政人員進(jìn)行人員精簡(jiǎn)化管理，各高校在短期內(nèi)無(wú)法為基建部門(mén)增加基建檔案管理專業(yè)人員，因此目前大多數(shù)高校基建部門(mén)檔案管理工作，主要由本部門(mén)的非專業(yè)人員兼職。由于這些兼職的非專業(yè)檔案管理人員沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理方面的知識(shí)，也沒(méi)有專門(mén)從事過(guò)檔案管理的相關(guān)工作，因此讓這些非專業(yè)人員在沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化檔案管理培訓(xùn)的情況下，直接接手檔案管理工作，再加上很多存檔基建檔案的部分丟失和檔案收集的時(shí)效性已過(guò)等問(wèn)題，以及這些兼職人員還有本職工作需要完成，分配到整理基建檔案工作的時(shí)間就很少[2]。因此，以上這些因素直接影響基建檔案管理工作的專業(yè)性。1.3管理機(jī)制不完善。現(xiàn)階段，我國(guó)各大高校的發(fā)展重點(diǎn)和中心依然放在教學(xué)改革和招生就業(yè)這兩大方面。高校院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)校基建項(xiàng)目的關(guān)注點(diǎn)也主要在工程質(zhì)量、工程造價(jià)以及防腐廉政上，對(duì)基建檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)程度和關(guān)注程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。大多數(shù)高校的基建檔案管理工作還沒(méi)有完善而健全的管理制度，很多基建檔案管理還停留在最基本的資料收集、整理與保管的工作層面。基建檔案資料的分類收集、分項(xiàng)管理和再利用模式均無(wú)章可循。由于基建工程資料涉及的相關(guān)部門(mén)較多，缺乏統(tǒng)一管理方法和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案管理工作難以落實(shí)，管理人員工作積極性不高，工作效率太低、工作態(tài)度拖沓。另外，高校對(duì)基建檔案管理工作的硬件投資、人員配備和經(jīng)費(fèi)保障等方面的約束性較大，導(dǎo)致無(wú)法滿足基建檔案管理工作的順利進(jìn)行。1.4檔案管理模式落后。現(xiàn)階段我國(guó)高校基建部門(mén)的基建檔案管理工作，主要還是以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行記錄和保存。利用紙質(zhì)材料為主要載體的最大優(yōu)勢(shì)就是檔案查找的直觀性和便捷性，這種檔案利用方式最原始也最直接[3]。但是由于紙質(zhì)材料的特殊性，以此作為資料存儲(chǔ)的載體并不利于長(zhǎng)期保存。而且很多需要長(zhǎng)期保存或永久保存的重要檔案原件和工程圖紙被借用以后，存在缺損、污濁、褪色甚至丟失等情況。這些情況對(duì)以后的維修、改建、同類型工程資料參考等基建工作都會(huì)有很大程度的影響，不利于學(xué)校后續(xù)基建工作的開(kāi)展。

2數(shù)字化模式在高校基建檔案管理中的優(yōu)勢(shì)及完善措施

2.1數(shù)字化基建檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)。基建工程檔案信息化管理融合多種信息技術(shù)于一體，將各自優(yōu)勢(shì)應(yīng)用在基建工程檔案的生成、存儲(chǔ)以及管理各個(gè)環(huán)節(jié)中，增強(qiáng)基建工程檔案管理的規(guī)范化與高效性，對(duì)整個(gè)基建工程行業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理人員的工作強(qiáng)度大幅度降低，工作量縮減。與此同時(shí)，檔案信息化管理有效提高了信息共享程度，方便檔案資源的查詢與使用，有利于使用者對(duì)基建工程全過(guò)程的信息進(jìn)行高效使用，對(duì)信息的更新與補(bǔ)充意義重大。另外，基建工程檔案資料的傳遞更顯高效，借助信息技術(shù)，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，時(shí)間、人力以及物力等成本有效降低，對(duì)基建工程成本控制與管理十分有利。高校基建檔案的數(shù)字化管理，不僅節(jié)省了人力資源和存儲(chǔ)空間，而且提高了基建檔案管理的工作效率。2.2完善數(shù)字化檔案管理模式的主要措施。a.加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校基建檔案管理模式已經(jīng)由紙質(zhì)化向信息化逐漸轉(zhuǎn)變。例如將前期基建工程的審批文件、施工資料、驗(yàn)收資料和竣工圖紙等進(jìn)行掃描、存檔，以便后期查閱及調(diào)用[4]。因此，數(shù)字化檔案管理工作所需的掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備數(shù)量和配置均需大幅度提升提，與此同時(shí)檔案管理人員的專業(yè)化配置也要盡量到位。只有依托于先進(jìn)的硬件設(shè)備和專業(yè)的人員配置，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案數(shù)字化管理，才能從陳舊的紙質(zhì)化檔案管理模式中徹底解放出來(lái)。b.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。一名合格的檔案管理人員首先應(yīng)具備吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，其次要認(rèn)真仔細(xì)地做好本職工作，最后要充分利用業(yè)余時(shí)間提升業(yè)務(wù)理論水平，只有這樣才能保證高校的基建檔案管理工作朝著科學(xué)化、高效化的方向前進(jìn)。由于很多高校歷史悠久，前期基建項(xiàng)目檔案年代久遠(yuǎn)，再加上以往基建檔案保管手段落后，導(dǎo)致檔案管理人員的工作量較大。因此，對(duì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平要求和專業(yè)化要求更高。其中，歸檔資料審核工作是檔案管理工作的核心工作內(nèi)容。對(duì)基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的歸檔資料，要進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍撕秃Y選。審核歸檔資料的真實(shí)性和完整性，同時(shí)要把不符合歸檔條件的資料以及圖紙進(jìn)行銷毀，避免檔案隱私內(nèi)容外泄。c.加快檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。基建檔案管理系統(tǒng)是一種以計(jì)算機(jī)硬件為儲(chǔ)存載體、以網(wǎng)絡(luò)為傳輸介質(zhì)、以檔案管理人員為實(shí)現(xiàn)手段的多功能應(yīng)用系統(tǒng)。在基建檔案管理工作中，根據(jù)查閱者所需查閱的內(nèi)容進(jìn)行按類別查詢和記錄，以此推測(cè)借閱人的目的，并且通過(guò)一些先進(jìn)的科技技術(shù)來(lái)拓寬檔案資源的信息量，由此可以為廣大借閱者提供更全方位更高效的檔案查閱服務(wù)工作。利用一些先進(jìn)的圖像掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，再轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)中或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中（如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等），進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全面化、高效化的資源共享和信息化傳播。檔案管理系統(tǒng)的建立即可以提升檔案管理的工作效率，又可以有效降低檔案破損和永久性遺失事件的發(fā)生【5】。

3數(shù)字化檔案管理在大學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)意園項(xiàng)目中的應(yīng)用

3.1建立大學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)意園項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。為了提高大學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)意園項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理的高效性和便捷性，建立合理的檔案管理系統(tǒng)，并配備合適的硬件設(shè)施。承載基建檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)需配備雙服務(wù)器，并且要對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份保存，以此確保基建檔案資料的真實(shí)性和時(shí)效性。在基建檔案管理過(guò)程中，可以借助先進(jìn)的軟件技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。，例如運(yùn)用GPS系統(tǒng)、CAD軟件和SCADA系統(tǒng)等現(xiàn)代信息化技術(shù)建立檔案信息化管理平臺(tái)，提升基建檔案管理工作的信息化、數(shù)字化水平。3.2定期安排檔案管理人員參加繼續(xù)教育培訓(xùn)。基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、專業(yè)水平以及工作能力，直接影響基建檔案管理工作的成效。因此要建立完善的基建檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，除了配置先進(jìn)的硬件設(shè)備，還需要對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的管理人員進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。在基建檔案管理工作中，無(wú)論是文本檔案還是圖像檔案，這些檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作都要依靠檔案管理人員來(lái)實(shí)施。因此，檔案管理人員在整個(gè)檔案管理工作中起著決定性的作用。比如很多機(jī)密性的工程資料不可外泄，這就需要基建檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德，仔細(xì)收集檔案資料，保證檔案資料完整性的同時(shí)也必須保證資料的安全性。在這個(gè)日新月異的信息化時(shí)代，檔案管理人員有必要定期對(duì)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)，才能最大程度地提升自身專業(yè)知識(shí)水平和檔案管理工作能力，以便更好地適應(yīng)業(yè)務(wù)知識(shí)的更新迭代。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校基建檔案管理工作的良性發(fā)展離不開(kāi)完善的管理機(jī)制、高科技的管理系統(tǒng)配置、數(shù)字化的檔案管理模式和專業(yè)能力過(guò)硬的檔案管理人員。只有在以上諸方面齊頭并進(jìn)的基礎(chǔ)上，才能保證高校檔案管理工作朝著高效化、數(shù)字化、專業(yè)化方向穩(wěn)步前進(jìn)，才能輔佐高校基本建設(shè)更好地發(fā)展，才能促進(jìn)我國(guó)高校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展。

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[4]肖宇.高校新區(qū)基建檔案資源管理模式探究[J].資源信息與工程,2018(2).

[5]米東榮.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下基建檔案管理工作的創(chuàng)新[J].城建檔案,2018(2).

作者:鄧哲 單位:江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院