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摘要：本文對國內外學者們人事檔案的數字化管理展開了分析和探討。

關鍵詞：高校；人事檔案數字化管理；客觀必然性

在大數據時代背景下，數字化已經成為高校人事檔案管理發展的重要趨勢。國內外學者們人事檔案的數字化管理展開了分析和探討，這些研究成果對于我們理清什么是高校人事檔案的數字化管理，如何實施高校人事檔案數字化管理等一系列問題都有重要意義。

1順應大數據時展對高校人事管理的基本要求

在大數據時代背景下，“數字化”已然成為高校人事檔案管理創新的基本取向，高校人事檔案數字化管理已經被諸多高校定位為高校人事檔案管理創新改革的重點任務。毫無疑問，高校人事檔案數字化管理順應了大數據時展對高校人事檔案管理創新的基本要求。在大數據時代背景下，研究和分析當前高校人事檔案數字化管理工作具有重要的現實意義。1．1高校人事檔案的數字化管理實踐順應大數據時代的基本要求，重點突出高校人事檔案的“動態服務”功能。在大數據時代背景下，數據成為重要的信息資源，并被廣泛認為應當成為服務于社會大眾的基礎資源；同時，大數據時代背景下，數據的更新發展異常迅速，海量的數據信息及其爆發式的增長方式引發了一場深刻的數據思維革命，以上兩種力量匯聚起來，其結果是對信息數據的“動態服務”需要日益顯現。為了順應大數據時代的發展需要，改革和創新高校人事檔案管理，高校人事檔案開始了數字化的實踐探索。這場探索雖然處于起步階段，但是它高度契合了大數據時展對高校人事檔案管理的“動態服務”需求，主要表現為：一方面，高校人事檔案數字化管理實踐將“紙質的”人事檔案變為“數字化”的人事檔案信息資源，使得人事檔案信息的獲取和利用變得更為便利；另一方面，高校人事檔案數字化管理利用現代信息技術對高校人員個人信息進行多元化的完善和更新，使得高校人事檔案得到逐步完善，能夠更好地服務于高校人事檔案管理事業的發展和高校人力資源多樣化服務需求。“檔案的數字化能夠擺脫時間和空間的束縛，可以讓用戶通過計算機網絡輕松便捷地查詢到需要的信息，并且非常準確，促進了事業單位檔案資源利用效率的提升”［1］。1．2高校人事檔案的數字化管理實踐順應了大數據時代的基本要求，特別強化了高校人事檔案的“多樣化服務”特點。在大數據時代背景下，高校人事檔案的搜集來源日益多元化、呈現的方式日益多樣化，已經突破了傳統的紙質和圖片形式，轉變為綜合利用音頻、視頻、圖像、文字等多元形式。可以說，在大數據時代背景下，高校人事檔案的多元呈現方式和多源中心信息搜集應當作為數據庫建設的重要內容和基本要求。能否及時提供多樣化的高校人事檔案信息服務，成為判斷高校人事檔案數字化管理好壞的重要指標。在某種程度上講，高校人事檔案數字化管理實踐契合了大數據時代高校人事檔案發展中對于“服務多元化”的需要，在實施數字化人事檔案管理的高校中，往往通過靈活多樣的信息搜集與信息呈現為高校人事組織決策和高校人力資源發展需要提供多樣化的服務，進而推動高校人事檔案管理事業的健康發展，促進高校人力資源的優化配置。1．3高校人事檔案的數字化管理實踐順應了大數據時代的基本要求，高度關注高校人事檔案的“系統性服務”需求。在大數據時代背景下，數據信息的收集、統計、處理和分析等各個環節都發生了深刻地改變，更加注重跨部門、跨領域、跨學科數據整合，而非傳統單一部門的信息搜集與統計分析。另一方面，在大數據時代背景下，高校的人事決策需要更為系統全面的信息，需要全面而系統的把握高校人員的基本情況，以便做出切合實際的人事決策。在這樣的背景下，能否為高校人事檔案管理提供系統全面的服務，關乎到了高校人事檔案數字化管理的質量和效果。而高校人事檔案的數字化管理實踐，順應了大數據時代給高校人事檔案管理帶來的系統全面信息服務要求，力圖為高校人事檔案管理部門的人事決策提供系統性的服務，進而為提高高校人事決策的科學化與有效性奠定堅實的基礎，并順利保障社會主義高等教育事業健康可持續發展。

2契合高校人事檔案管理事業自身發展的基本規律

積極開展高校人事檔案數字化管理實踐探索具有重要意義，具體而言，高校人事檔案數字化管理方式符合了高校人事檔案管理事業信息化、科學化、規范化的發展趨勢與基本規律，因此，可以說高校人事檔案數字化管理，契合了高校人事檔案管理事業自身發展的基本規律。2．1高校人事檔案數字化管理充分利用現代信息技術手段進行人事檔案管理，契合了高校人事檔案管理信息化的發展趨勢。高校人事檔案數字化管理，是高校人事檔案信息化管理建設的重要內容。高校人事檔案信息化、數字化管理，是高校人事檔案管理實踐中順應時展要求，立足未來發展需求而確定的改革方向。加強高校人事檔案的數字化、信息化建設，將高校工作人員的檔案信息以數字檔案的形式呈現出來，便于更加迅捷地調取和了解高校工作人員的素質技能和能力水平，為滿足高校人才資源的實時化需求奠定基礎。在實際的高校人事檔案數字化管理中，應當著眼于現代信息技術的運用，“要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化”［2］。將現代信息技術帶來的技術快捷性轉化為高校人事檔案管理的服務高效化，掃描、分析、數據處理等多種信息技術的運用使得高校人事檔案管理能給更為及時準確地反映高校人員的基本情況，以便更好地服務于高校的人事決策工作。2．2高校人事檔案數字化管理全面優化了高校人事檔案的管理流程和管理效率，符合高校人事檔案科學化的發展趨勢。19世紀末，“科學管理之父”泰勒提出了著名的科學管理理論，旨在通過以科層化管理和標準化動作設計來生產管理的效率最優化，可見，管理科學化是以效率為取向的。在高校人事檔案管理過程中，出現了越來越多的新問題，例如，“需要面對檔案異地集中后數量大，材料來源散，內容更新快，利用范圍廣，查詢頻率高，傳輸距離遠等情況”［3］。這些新情況新問題的出現迫切要求高校人事檔案管理過程中不斷地優化高校人事檔案的管理模式，逐步理順和優化高校人事檔案的管理流程，逐步提高和改善高校人事檔案的管理效率。而高校人事檔案數字化管理將紙質檔案資料轉換為網絡數據資源，并且逐步完善高校人事檔案的數據庫信息建設，從而使高校人事檔案管理成為一種信息化、數字化的動態服務和實時服務，從而簡化了高校人事檔案管理的流程和環節；與此同時，高校人事檔案數字化管理融數字化管理與紙質版管理相結合，從而充分發揮兩者在高校人事檔案管理服務中的突出優勢，有利于改善了高校人事檔案的管理效率。高校人事檔案數字化管理的實現高校人事檔案的管理流程和管理效率的整體優化，有助于為高校人事決策工作提供科學化的依據，從而契合了高校人事檔案管理科學化的發展趨勢。2．3高校人事檔案數字化管理全面革新了高校人事檔案管理的規則制度，吻合了高校人事檔案管理規范化的發展方向。高校人事檔案數字化管理實踐，不僅帶來了管理細節的變遷，更是將人事檔案管理工作推到一個新高度，不僅帶來了管理技術的數字化變化，更帶來了管理制度與管理規則的規范化變革。“事業單位的檔案數字化建設是一項較大的系統工程，其中包括了總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等”［1］。在實施高校人事檔案數字化管理過程中，為了有效地保障這些管理流程和管理環節的順利實施，高校人事檔案管理部門又開始了高校人事檔案的規則制度建設，不斷制定和完善高校人事檔案管理的規章制度。高校人事檔案數字化管理全面革新了高校人事檔案管理的規則制度，并給高校人事檔案的規范管理創造了堅實的條件，使得高校人事檔案管理過程變得規范化和有序化，可以說，高校人事檔案數字化管理實踐探索高度契合了高校人事檔案管理規范化的發展方向。

3充分發揮高校人事檔案數字化管理的優勢與功能

除了順應大數據時展對高校人事檔案管理的基本要求，以及契合高校人事檔案管理事業發展的基本規律之外，實施高校人事檔案數字化管理的原因還因為高校人事檔案數字化管理具有非常突出的優勢與功能，這些優勢與功能主要體現為以下幾個方面。3．1實施高校人事檔案數字化管理有助于充分實現信息資源共享，為高校人事行政決策提供科學依據。隨著社會主義市場經濟改革的日漸深入，高校人才資源的流動呈現出日漸增長的發展趨勢，對高校人事檔案數據資源的動態化需求越來越強烈，高校人事檔案數字化管理方式順勢而生。高校人事檔案數字化管理方式，將一些并非涉及高校人員個人隱私的一些基本情況以數字化的信息呈現出來，有利于為高校人事行政部門的科學決策提供可靠依據。“只有實現檔案數字化才能幫助領導在當今信息瞬息萬變環境中，從紛繁的信息中，通過綜合、整理、比較、分析有價值的信息，準確及時做出科學的決策，節省時間，提高決策效率和經濟效益”［4］。與此同時，在高校人事檔案數字化管理實踐中，將部分人事檔案信息進行適度公開并實現網絡共享服務，有利于充分保障人事檔案當事人的知情權和隱私權等基本權益，從而扭轉傳統人事檔案管理中僅僅針對組織部門開放的人事檔案數據信息資源。可見，高校人事檔案數字化管理有助于充分實現信息資源共享，為高校人事行政決策提供科學依據，并充分保障人事檔案當事人的知情權和隱私權等基本權益。3．2實施高校人事檔案數字化管理有助于提高高校人事檔案的管理效率和服務質量，從而更為便捷地服務于高校人事檔案管理事業的發展。在高校人事檔案管理實踐中，數字化管理方式的引入給高校人事檔案管理效率和服務質量提升帶來了新的契機，主要表現為：一方面，數字化管理方式的引入，突破了傳統的紙質檔案管理為主的人工管理技術的弊端，引發了高校人事檔案管理方式的變革。現代信息技術的采用，使得數字化管理方式不再局限于傳統的文本紙質管理方式，實現了檔案數據信息來源和方式的多樣化，通過網絡資源共享的方式將靜態的文本信息轉化為動態的數據資源，有助于提高人事檔案管理的效率。另一方面，數字化管理方式的引入，實現了檔案數據的數字化呈現方式，并將一些并非涉及高校人事人員個人隱私的基礎信息進行適度共享，有助于提升高校人事檔案的服務質量。高校人事檔案數字化管理實踐，以數字呈現的方式將一些基礎信息進行適度共享和網絡，便于高校人事檔案管理人員查詢和調整人事檔案數據信息，同時，人事檔案數據信息數字化呈現方式更是為高校流動人員的檔案管理提供更為便捷地服務，電子檔案、數字檔案的出現可以極大地解決人事檔案跨地區傳輸所存在的突出問題，進而改善人事檔案管理的服務質量。3．3高校人事檔案數字化管理有助于全面獲取相關人事信息，從而更為精準地服務于高校人事檔案管理事業需要。在高校人事檔案數字化管理實踐中，現代信息技術的運用和計算機、云存儲等存儲設備的更新，超越傳統紙質檔案中數據收集的龐雜及其對辦公室狹小空間的高度占用，使得高校人事檔案的內容搜集更為全面，數據信息容量更為龐大，從而能夠相對滿足大數據時代來臨背景下高校人事檔案管理創新的發展需要，從而服務于高校人事檔案管理事業的發展。另一方面，高校人事檔案管理信息呈現方式日益多樣，信息搜集也逐漸全面，通過持續的數據庫建設和發展，高校人事檔案管理將有可靠的數據庫資源支撐和信息技術服務平臺，從而可以更為精準地服務于高校人事檔案管理事業發展的需要。這不僅體現為高校人事檔案數字化管理方式帶來了多元化的數據信息，從而使得高校人事檔案管理數據庫建設更有保障，高校人事檔案管理有據可依；還在于高校人事檔案數字化管理方式提供了動態化的數據信息，這樣日漸增多的數據信息既是高校人事檔案管理有序發展的基本要求，也是高校人事檔案管理適應信息化時代、大數據時展要求的必然選擇。

［參考文獻］

［1］湯玉燕．事業單位檔案的數字化管理［J］．城建檔案，2015，（2）：44～46．

［2］蔡登峰．高校人事檔案信息化管理［J］．檔案管理，2011，（193）：87．

［3］唐晶．當前我國人事檔案管理發展方向的探索［D］．濟南：山東大學，2007．

［4］李漢才，劉俊玲．試述高校人事檔案數字化的趨勢［J］．河北大學成人教育學院學報，2003，（4）：28～29．

作者:陳媛華 單位:西華師范大學