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關(guān)鍵詞：項目采購物流管理關(guān)鍵點控制

摘要:從工程實例出發(fā),剖析了項目建設(shè)采購物流管理的特點,著重闡述了項目采購物流管理的關(guān)鍵點及其控制方法,對類似的工作有一定的指導(dǎo)作用。采購是企業(yè)經(jīng)濟活動的重要組成部分,建設(shè)項目采購是新建企業(yè)或改擴建企業(yè)項目建設(shè)中的一項關(guān)鍵性工作,它銜接設(shè)計與施工,承擔(dān)著將設(shè)計文件中抽象實物直接轉(zhuǎn)化為工程建設(shè)具體實物的重任。

建設(shè)項目采購,對供應(yīng)商和顧客而言存在著2個轉(zhuǎn)移,一個是商品所有權(quán)的轉(zhuǎn)移———商流過程,另一個是物資實體的轉(zhuǎn)移———物流過程。商流過程主要通過供需雙方商品交易、等價交換來實現(xiàn),它包括合同商談簽訂、有價證券支付承兌、所有權(quán)憑證交付等環(huán)節(jié);物流過程則主要通過包裝、運輸、裝卸、儲存等手段,來實現(xiàn)物資空間和時間位置的移轉(zhuǎn),它包括供應(yīng)商負(fù)責(zé)的物流和項目(承包或管理)部承擔(dān)的物流。本文擬從工程實踐著手,剖析工程建設(shè)項目采購物流管理的特點,闡述項目部做好采購物流管理工作關(guān)鍵點控制的個人認(rèn)識

1項目采購物流管理的特點項目采購雖然在采買、催交、運輸、儲存四大過程中,與企業(yè)生產(chǎn)性物資采購有許多共性。

但由于項目采購的開展是建立在工程建設(shè)要求基礎(chǔ)之上,項目建設(shè)在同一空間位置的重復(fù)幾乎為零,同一生產(chǎn)流程工藝上,設(shè)備、設(shè)施的簡單重復(fù)也幾乎為零,這種種差異使得項目采購與企業(yè)生產(chǎn)性采購比較,具有如下特點:

1•1多數(shù)設(shè)施體積大、噸位重項目建設(shè)一般都是企業(yè)生產(chǎn)的基礎(chǔ)性建設(shè),無論是原材料生產(chǎn)企業(yè)還是民用設(shè)施的加工企業(yè),其建設(shè)階段所購設(shè)施的個體,相對其生產(chǎn)經(jīng)營期間的流程性物資而言,在噸位和外形尺寸方面,都是成倍乃至數(shù)十倍的關(guān)系,這些體重龐大的設(shè)施,給物資的包裝、運輸、儲存帶來了許多困難,加大了物流過程中的風(fēng)險系數(shù)。

1•2所購物資種類多、數(shù)量少、庫存時間較長企業(yè)步入正常經(jīng)營后,生產(chǎn)流程所需物資的品種是相對穩(wěn)定的,其用量能通過消耗量做出準(zhǔn)確統(tǒng)計。確定的物資品種與用量,使企業(yè)能精確地做出采購計劃,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完善、準(zhǔn)確,保證了企業(yè)實現(xiàn)庫存控制、定量采購、定期采購、準(zhǔn)時化(JIT)采購、最大限度地減少庫存、降低資金占用成為可能。而建設(shè)項目采購的請購,一般均來自設(shè)計人員或設(shè)計文件,除水泥、鋼筋外,其它需購物資品種多、數(shù)量少,多數(shù)設(shè)施以單件、小批量為主。建設(shè)過程中的不確定因素,還有可能導(dǎo)致需購物資的增減和采購計劃的不斷變更。為適應(yīng)這種變化,采購中不得不搭建較大場地的臨時性倉庫來緩解矛盾,以庫存來調(diào)劑,即便如此,個別設(shè)施還有可能存放在庫外場所。

1•3不能有效利用已形成的專業(yè)化采購網(wǎng)絡(luò)有序的作業(yè),使得企業(yè)有條件通過生產(chǎn)過程,培養(yǎng)勝任的專業(yè)化采購隊伍,也使得企業(yè)可以通過較長時間考察,選定品質(zhì)、價格、服務(wù)最適中的供應(yīng)商,從而建立起自己完善的采購網(wǎng)絡(luò)。而項目建設(shè)周期的限制,項目采購部為臨時性組織機構(gòu),它不可能有過多的時間和更多的機會來考察供應(yīng)商;采購物資的不特定性,又使得項目采購在多數(shù)情況下,無法有效重復(fù)利用已有資源;市場的瞬時變化,有可能導(dǎo)致供應(yīng)商產(chǎn)品的變化,供應(yīng)商自身結(jié)構(gòu)的變化。一個項目的合格供應(yīng)商可能在另一個項目中,會屬于不合格供應(yīng)商;一個項目形成的采購網(wǎng)絡(luò),在另一個項目中大部分可能被棄而不用,于是針對一個新項目,采購部不得不重新考察、評估供應(yīng)商,重新建立自己獨有的采購網(wǎng)絡(luò),而項目建成之日也就是其供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)關(guān)閉之時。

1•4物流環(huán)節(jié)多而散經(jīng)過不太長的時間,大多數(shù)有序生產(chǎn)企業(yè)的采購都能夠使自己的物流過程相對穩(wěn)定,即供應(yīng)商穩(wěn)定、需購物資穩(wěn)定、運輸方式穩(wěn)定、交接過程穩(wěn)定,這多個穩(wěn)定可使得復(fù)雜的采購物流過程轉(zhuǎn)化為一種由供應(yīng)商直接到業(yè)主的標(biāo)準(zhǔn)化操作。而項目的流動性、產(chǎn)品的非重復(fù)性、物資的多樣性,使得項目采購的交接過程點多、線長、面廣、松散而無序,每一臺設(shè)備都有可能存在供應(yīng)商———第一承運人———中轉(zhuǎn)運輸———業(yè)主(或施工商)的新交接過程中,物流環(huán)節(jié)的簡化難以形成。

2項目采購物流關(guān)鍵點控制基于項目采購的以上特性,筆者以為,要做好項目采購物流管理工作,應(yīng)重點控制以下4個方面的工作。

2•1合同術(shù)語的正確理解與應(yīng)用合同是項目采購的核心,也是項目采購物流管理的基礎(chǔ)。無論是合同的技術(shù)參數(shù)還是商務(wù)術(shù)語,其準(zhǔn)確表述對合同的正確執(zhí)行有至關(guān)重要的作用。在項目合同中,牽涉到物流管理的商務(wù)條款主要有包裝、運輸與交貨等術(shù)語。

2•1•1包裝條款涉外項目的采購合同,對包裝材料、方式等要求,一般都會在通用技術(shù)條件中詳細(xì)列明。基于這些要求,供應(yīng)商一般都會嚴(yán)格把關(guān),不易出現(xiàn)差錯。而對于國內(nèi)工程,合同包裝條款一般不甚嚴(yán)謹(jǐn),不少采購工程師很容易輕信供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的表述,于是這些合同關(guān)于包裝最常見用語為“按廠家標(biāo)準(zhǔn)(或慣例)包裝供貨”;殊不知有些供應(yīng)商本身就沒有包裝標(biāo)準(zhǔn),其所謂的慣例就是設(shè)備裸裝在幾根粗糙木方拼湊而成的簡陋骨架內(nèi),有的供應(yīng)商貪圖小利,慣例就是不包裝。這種條件下的到貨產(chǎn)品,外表面油漆刮落司空見慣,零部件的損傷也不足為奇。在廣西×工程承包建設(shè)項目采購中,我們就因為對包裝條款沒有嚴(yán)格規(guī)定,到貨的30m濃縮機橋架經(jīng)鐵路吊裝后嚴(yán)重扭曲變形,最后只能在現(xiàn)場重新制作,既耽擱了時間,又多花費了資金,還無法找供應(yīng)商索賠。工程經(jīng)驗告誡我們,應(yīng)當(dāng)根據(jù)各種設(shè)備材料的特性,在合同中明確規(guī)定其包裝標(biāo)準(zhǔn);對于裸運框架結(jié)構(gòu)件,還需明確規(guī)定應(yīng)加設(shè)的安全運輸支撐性構(gòu)件;對經(jīng)廠內(nèi)組裝的設(shè)備,應(yīng)要求供應(yīng)商明示定位標(biāo)記;無論何種方式,外包裝上都必須有明顯的吊裝標(biāo)識。

2•1•2運輸與交貨條款關(guān)于設(shè)備材料的運輸方式,國內(nèi)工程通常為2種,即鐵路運輸和公路運輸。項目部一般會綜合考慮工程進(jìn)度、設(shè)備材料噸位、尺寸及價格等因素,提出貨物運輸概括性要求。但在實踐中,采購工程師往往容易忽視運輸與交貨匯集在一起時隱含的風(fēng)險責(zé)任問題。國內(nèi)工程建設(shè)采購合同常見的運輸交貨條款表述有:需方自行提貨、需方工地現(xiàn)場交貨、某車站交貨、代辦托運。這4種常見的表述運輸、保險費用及交貨過程風(fēng)險的承擔(dān)責(zé)任相差甚遠(yuǎn),其差異具體體現(xiàn)為:需方自行提貨,相當(dāng)于國際貿(mào)易術(shù)語中的EXW(工廠交貨)。其具體操作為接到供應(yīng)商通知后,需方及時自行安排承運人到供應(yīng)商倉庫內(nèi)提貨,供應(yīng)商將所供貨物裝上承運人車輛后即完成交貨任務(wù)。

供應(yīng)商僅承擔(dān)廠內(nèi)裝貨的費用,毀損滅失的風(fēng)險,從貨物裝上承運人車輛時起,由供應(yīng)商轉(zhuǎn)移到需方;如果經(jīng)供應(yīng)商合理催促,需方仍怠于提貨,供應(yīng)商可以向有關(guān)部門提存;從提存之日起,貨物風(fēng)險及所發(fā)生的提存費用由需方承擔(dān)。在這種交貨條件下,供應(yīng)商的相對責(zé)任最輕,而需方的相對責(zé)任最重。需方工地現(xiàn)場交貨,相當(dāng)于國際貨物貿(mào)易術(shù)語中的DDP(指定目的地)。其具體操作為供應(yīng)商自行安排承運人將貨物運輸?shù)胶贤付üさ夭⒔桓督o需方收貨人。供應(yīng)商承擔(dān)貨物從制造廠到工地的全部費用，風(fēng)險從貨物離開承運人車輛外緣(相當(dāng)于船舷)時起由供應(yīng)商轉(zhuǎn)移到需方;承運車輛運抵工地后,需方應(yīng)及時組織卸貨,無正當(dāng)理由不及時卸貨,滯留車輛所造成的損失由需方承擔(dān)。這種交貨條件,供應(yīng)商的相對責(zé)任最重,而需方的相對責(zé)任最輕。某車站交貨,相當(dāng)于國際貨物貿(mào)易術(shù)語中的CIP(目的港)。其具體操作為供應(yīng)商自行辦理運輸手續(xù),將貨物運到需方指定的收貨站,并承擔(dān)運輸和保險費用;收貨站的接貨費用由需方承擔(dān);鐵路運輸過程中發(fā)生的事故由供應(yīng)商負(fù)責(zé)向鐵路索賠,風(fēng)險自貨物越過車皮外緣(相當(dāng)于船舷)時起由供應(yīng)商轉(zhuǎn)移到需方。

這種交貨條件下,需方承擔(dān)收貨站到工地之間的貨物責(zé)任。代辦托運,相當(dāng)于國際貨物貿(mào)易術(shù)語中的FCA,其完整的意思為需方委托供應(yīng)商辦理貨物的運輸手續(xù)。在這種交貨條件下,供應(yīng)商只需將貨物交付給第一承運人(也可能需方指定,也可能需方?jīng)]有指定)即完成交貨任務(wù);供應(yīng)商承擔(dān)工廠至第一承運人接貨處的運輸和保險費用,需方承擔(dān)貨物移交給第一承運人后的費用;風(fēng)險自貨物移交給第一承運人時起由供應(yīng)商轉(zhuǎn)移到需方;但在非需方指定的情況下,供應(yīng)商需對第一承運人的挑選承擔(dān)責(zé)任。從以上分析可知,盡管上述運輸交貨條款本身的字?jǐn)?shù)不多,但其內(nèi)涵卻是相當(dāng)豐富,風(fēng)險責(zé)任承擔(dān)也各不相同。因此在實際工作中,采購工程師同樣應(yīng)當(dāng)認(rèn)真斟酌運輸交貨條款,力求使合同的風(fēng)險最小、使合同的履行最有利于自身工作。

2•2中轉(zhuǎn)運輸?shù)木慕M織中轉(zhuǎn)運輸指采購部從供應(yīng)商或承運人處接收貨物后,自行將貨物運送到項目倉庫或工地的過程,是項目采購部直接負(fù)責(zé)的物流管理過程;從接收貨物之時起,到貨物交付安裝使用時止,項目采購物流控制風(fēng)險責(zé)任最大之處,莫過于貨物流動的中轉(zhuǎn)運輸環(huán)節(jié)。中轉(zhuǎn)運輸主要有2種形式,一種是項目采購部就近委托專業(yè)公司承擔(dān)運輸工作,它適應(yīng)于大宗貨物的運輸;另一種是自行承擔(dān)運輸工作,適用于單件小批量貨物的運輸。但無論哪種形式,如何精心組織中轉(zhuǎn)運輸,是采購部物流管理的一項繁重而具體的工作。數(shù)個工程中轉(zhuǎn)運輸成功與失敗的經(jīng)歷表明,準(zhǔn)確、及時踏勘線路是中轉(zhuǎn)運輸?shù)年P(guān)鍵性控制點,它包括2個方面的工作:

2•2•1項目初期準(zhǔn)確踏勘運輸線路項目初期,采購部應(yīng)委派具有運輸經(jīng)驗的人員,認(rèn)真踏勘運輸線路;在踏勘的基礎(chǔ)上,綜合需動物資特性(重量、最大外形尺寸)和氣候變化等因素,正確選擇1~2條運輸線路,并準(zhǔn)確地繪制中轉(zhuǎn)運輸線路圖(包含運輸途中的路面寬度、路況、最小轉(zhuǎn)彎半徑、最大坡度、超高與超重限制、高低壓線路位置及拋物線最低點等),以作為運輸選擇車輛的重要依據(jù)。踏勘線路,項目采購部可充分利用業(yè)主或當(dāng)?shù)亟煌ú块T提供的有關(guān)圖紙資料,但切忌不可輕信這些書面資料,尤其是不能輕信經(jīng)常在該運輸線路上行走來往,對線路顛簸狀態(tài)司空見慣、習(xí)以為常、不足為奇人員的言辭描述,這些描述有可能給項目采購部傳遞一種道路狀況的錯誤信息,從而給后續(xù)的中轉(zhuǎn)運輸工作留下許多隱患,帶來許多困難。在陜西×外資礦山工程中,我們就是由于輕信了顧客代表輕描淡寫的介紹而沒有事先踏勘線路,對進(jìn)山公路停留在一種錯誤的概念基礎(chǔ)之上,導(dǎo)致中轉(zhuǎn)工作量劇增,致使項目采購部后階段不得不采用其它方式來解決這個遺留問題,既增加了費用,又沒有工作效果。

2•2•2項目建設(shè)中及時踏勘線路中轉(zhuǎn)運輸是一項具有一定周期性的工作,伴隨著外界氣候變化和來往車輛運動,所選定運輸線路的道路特性會有一定變化,特別是霉雨或山區(qū)暴雨季節(jié),運輸線路變化尤為頻繁;因此,項目采購部一般應(yīng)每月復(fù)核一次運輸線路狀況,及時變更、修訂線路形態(tài);當(dāng)運輸噸位重、尺寸大的設(shè)備時,還應(yīng)提前一日認(rèn)真復(fù)核線路,消除運輸途中可能產(chǎn)生的各種隱患,防止運輸過程中的意外發(fā)生。在廣西×某工程建設(shè)中,中轉(zhuǎn)運輸超高電氣屏柜時,我們因為沒有認(rèn)真復(fù)核途中必經(jīng)高壓線最低點尺寸,導(dǎo)致發(fā)生了一位工人被高壓電擊傷的事故,此慘痛經(jīng)歷至今仍難以忘懷。

2•3項目物資倉庫的設(shè)立策劃項目的流動性,使得每個項目部都不得不在項目工地附近建立項目物資倉庫,物資倉庫的大小取決于儲存物資量的多少。經(jīng)歷數(shù)個工程的實踐,筆者認(rèn)為項目倉庫的設(shè)立和規(guī)劃,除按常規(guī)滿足倉儲量、三防(防水、防潮、防火)設(shè)施、收發(fā)料便利、必要的搬運工具等條件外,還應(yīng)兼顧項目建設(shè)特點突出考慮如下因素:

2•3•1倉庫建立應(yīng)方便大型車輛出入項目建設(shè)中,超長、超重車輛相對較多(大、中型工業(yè)項目尤為明顯),出現(xiàn)這種現(xiàn)象除貨物自身緣故外,承運者的利益通常是超長、超重車輛增多的主要原因,項目部在設(shè)立倉庫時,必須兼顧這種市場經(jīng)濟條件下的人為變化;因此,項目倉庫設(shè)立時,一般應(yīng)緊鄰國家等級公路,便于大、重型車輛的出入,且進(jìn)入倉庫的道路應(yīng)進(jìn)行必要的平整修理。那些試圖將項目倉庫直接設(shè)立在遠(yuǎn)離國家等級公路的工地內(nèi)的做法,對采購物流管理而言,往往只能獲得欲速而不達(dá)的效果。

2•3•2倉庫公用面積要大于儲存面積項目建設(shè)中,大、重設(shè)備在某段時間區(qū)域內(nèi),蜂擁而至的現(xiàn)象比較普遍,這些設(shè)備儲存通常是短暫地占用庫內(nèi)的某些公用區(qū)域,并不進(jìn)入某固定儲存位置。可以這樣說,庫內(nèi)物流管理最繁重、最操心的工作主要是大、重設(shè)備的裝卸、倒運或組裝,而裝卸、倒運或組裝這些設(shè)施的空間遠(yuǎn)大于它們的儲存空間;為便于這些設(shè)施的倒運、儲存或組裝,項目倉庫設(shè)立時,其公用面積應(yīng)大于規(guī)劃的儲存面積;對中小型工業(yè)項目,倉庫公用面積與儲存面積的比值建議為1•2~1•5倍,對大型以上工業(yè)項目,其比值建議為2~2•5倍。

2•3•3必要的防盜設(shè)施項目倉庫最典型的特征是大(占用面積大)、簡(倉庫房屋大部分是簡陋的大臨設(shè)施)、露(絕大部分設(shè)施均是露天堆放)。從節(jié)省開支的角度出發(fā),項目部通常都將倉庫圍墻砌筑得較低(筆者見過的10個項目倉庫圍墻,普遍都只有2m高),且圍墻上幾乎很少有附設(shè)的防盜設(shè)施。隨著項目時間的延續(xù),尤其是在工程收尾階段,這些倉庫往往都成為盜賊們經(jīng)常光顧的場所,從廢舊的鋼材、零星電纜到鋼結(jié)構(gòu)件、小型電器甚至整臺電機等,都是他們青睞的變現(xiàn)物資。筆者經(jīng)歷的廣西×承包工程收尾階段中,盜賊們最猖獗時,一周可以光顧4個夜晚,防盜成為了項目部這段時間最重要的工作之一。筆者認(rèn)為在建設(shè)項目倉庫時,對防盜設(shè)施的設(shè)立應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn);項目倉庫圍墻相對高度應(yīng)大于2•5m,相對偏僻的圍墻上,應(yīng)架設(shè)必要的防盜鐵絲網(wǎng),其余圍墻上均應(yīng)敷設(shè)防盜玻璃片;在工程建設(shè)后期,項目部應(yīng)增設(shè)人員加強倉庫防盜工作,實行24小時值班制度,確保倉庫物資的安全。

2•4始終嚴(yán)格倉儲物資的收發(fā)控制程序所謂始終嚴(yán)格控制,主要指出入庫物資明顯增多的建設(shè)高峰時期,也應(yīng)一絲不茍地執(zhí)行收發(fā)程序。實踐中,在建設(shè)高峰期搶進(jìn)度而破制度的現(xiàn)象頻繁發(fā)生,此時制度成了束之高閣的一紙空文,賬物相對、賬單相對已經(jīng)不是倉庫管理人員的管理方法,而可能最后成為倉庫管理人員平賬的手段。這種狀態(tài)下物流管理混亂局面在所難免,而責(zé)任由誰承擔(dān)卻難以認(rèn)定。基于工程的教訓(xùn),筆者以為要做到始終嚴(yán)格收發(fā)控制程序,應(yīng)確認(rèn)、限制以下2個權(quán)利:嚴(yán)格限制緊急放行的審批權(quán)限緊急放行包括待檢物資的放行和由于時間緊迫來不及辦理審批手續(xù)的放行。但無論那種緊急放行,項目部都應(yīng)當(dāng)明確放行批準(zhǔn)責(zé)任人,責(zé)任人有權(quán)在手續(xù)不全的情況下,書面通知緊急放行個別和少量急用貨物;通常這個責(zé)任人為項目施工經(jīng)理或現(xiàn)場負(fù)責(zé)人,且緊急放行權(quán)非經(jīng)項目經(jīng)理授權(quán)不得移交他人。

2•4•2確認(rèn)倉庫主管拒絕非正常放行的權(quán)利倉庫主管能否具有拒絕非正常放行的權(quán)利,對保障倉庫的物流管理至關(guān)重要。項目部在明確倉庫主管責(zé)任的同時,應(yīng)同時賦予其拒絕非正常放行的“把關(guān)權(quán)”,允許倉庫主管對非正常放行的拒絕行為不承擔(dān)行政責(zé)任。且這個“把關(guān)權(quán)”可以隨工作的短暫移交而及時發(fā)生轉(zhuǎn)移。沒有緊急放行批準(zhǔn)權(quán),可能會激化倉儲物流管理與工程進(jìn)度的矛盾,嚴(yán)重時會造成停工待料的事故。沒有倉庫主管拒絕非正常放行權(quán),則必將導(dǎo)致倉儲管理的雜亂無序。唯有二者統(tǒng)一結(jié)合,方能既滿足工程進(jìn)度,又保障倉儲管理收發(fā)控制始終在良性操作的軌道上運行。

總之,項目采購物流管理工作是一項點多、線長、面廣、經(jīng)手人員多、腦力兼體力勞動的綜合性流程作業(yè),要完成好這項任務(wù),既需要參與其過程的所有人員共同盡職盡責(zé)地合作,更需要項目管理人員在其中的每一環(huán)節(jié)上下功夫、花氣力,容不得半點差錯與失誤,任何的疏忽都有可能產(chǎn)生難以彌補的損失,任何的投機取巧都有可能鑄成不可估量的大錯,唯有自始至終的精心努力,方能取得良好成效。