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一、當前高職院校學籍管理中存在的問題

隨著信息技術革命的發展，計算機信息系統不僅作為信息的儲存、加工處理與傳輸工具，而且在建立科學的決策機制、優化資源配置和組織結構、提高人員素質等高校管理活動中扮演重要的角色[1]。在當前大力提倡科學發展觀的前提下，學籍管理中運用信息技術更是順應時代的要求，也是學校發展的必然。然而，目前高職院校結合信息技術的學籍管理工作卻開展得不是很順利。以泉州經貿職業技術學院為例，前幾年，學校專門購買了一個青果教務軟件，用于課表編排、考務安排、學生成績管理。但是，由于前期調查、準備工作沒做好，資金投入進去以后沒辦法做到物有所需，不能真正運行起來，學生的成績都沒能及時錄入系統，都是后期進行補錄，學生也沒辦法在學校網頁上查詢自己的成績。經常是開學過來，三三兩兩的學生到教務處問自己的期末成績、補考成績，無形中加大教務處工作人員的工作量。更甚者，每到畢業生離校前，加班加點地補錄畢業班學生補考成績，力爭能夠順利將畢業生的學籍檔案及時寄送出去，這樣，工作不僅累，而且多而雜，效率不高。將泉州經貿職業技術學院使用青果系統進行實例剖析，如圖1。

泉州經貿職業技術學院購買了上述青果系統的所有模塊，從教學計劃的選擇到教材管理的錄入等模塊全部購買。按照原來購買的意愿，如果要完全將此系統運用起來的話，就應先把教學計劃做好，隨后進行課表編排，而后才能做學籍管理及后續的學生成績及檔案信息，這樣，所有的信息就能完全做到網內共享，增加信息的流通渠道。但是，由于青果系統比較龐大，在本院沒能真正運用起來，到現在為止，也只用到學籍成績這塊。為了能使用學生成績的模塊，還要人工將成績模塊之前的幾個沒運用的模塊人工使用起來，導致的結果是，原本是應運用系統來為教務員減少手工操作，現在，反而是為了能打印出檔案表，教務員還得有目的地、人為地進行手工錄入工作，增加了人力勞動。隨著高職院校辦學規模的擴大，必然導致學籍管理工作的分工、細化。然而，隨著高校辦學規模的不斷擴大，系部結構也已初顯，但是教務處仍然是學籍管理工作的主體，如：考務工作，課表編排、成績管理等。因此，教務處學籍管理人員整天忙得不可開交，而系部的職能卻沒辦法有效地運行。系部只是一味地服從安排，不能自主的完成其本身應負的責任，工作積極性不高。

以泉州經貿職業技術學院為例，所有教務處的工作都是與系部的教務員聯結。而系部教務員又都是聘請合同工，責任感就不會太強，穩定性也不是很好，工作量又大。更糟糕的是，在教務員的意識中，他們只負責教務教學工作，所有與學生有關的工作，都應該由輔導員負責。而學校輔導員又是由學生處管理，教務處派給輔導員的工作，他們會覺得端口不對，只服從學生處的安排。這樣，就導致教務處學籍工作沒辦法順暢完成，原來本應由系里反饋給教務處的學籍信息，相反，現在卻需要教務處往下去咨詢，本末倒置，無形中帶來很多棘手及被動的工作。泉州經貿職業技術學院教學相關職能部門結構如圖2。從上面的結構圖就可以看出，泉州經貿職業技術學院純屬單向型職能部門。這樣，能夠確保高層主管的權威性并使之能有效地管理組織的基本活動，強化了控制，避免了重疊，增加了執行力度。但由于權力過于集中，導致部門之間難以有效溝通。從上面的職能分工中可以看出，教務處不僅負責教學，還涉及到科研、實訓等方面，而所管轄的系部，卻只對應教學工作，這樣，無形中增加了很多交叉工作執行的難度，進而影響到工作的效率。

二、加強和完善高職院校學籍管理工作的建議

首先，學籍管理包含學生從入學到畢業的一系列表現，更關系到學生是否能順利畢業。因此，應該從根本上讓大家認識到學籍管理工作的重要，積極宣傳學籍管理的政策和制度，努力營造一個大家自覺遵守規章制度，自我約束的氛圍。其次，在普及學籍管理工作的同時，學校也應從本質上重視學籍管理工作。一所學校能否正常運行，就看教學工作時候能否順利進行。教學工作能否正常開展，在于學籍管理工作能否有序進行。因此，學校應努力完善學籍管理工作的各項規章制度，將學籍管理工作作為日常的重點項目來抓。再次，在與系部之間的工作交流中，應加強與負責學生工作的輔導員之間的工作交流，不能只是一味地以“端口不對”為由，拒絕教務處分派給的任務，促進學籍管理工作的有序進行，應該互相配合，以大局為重，一切以學生為出發點，同心協力，把學校的學籍管理工作做好。

信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。《國家教育事業發展“十一五”規劃綱要))指出：安全教育管理相關制度大全要“加快教育信息化步伐。以教育信息化帶動教育現代化。”在我國教育信息化步伐不斷加快的歷史背景下，高職院校教務管理信息化建設勢在必行，而高職院校學籍管理信息化建設則是高職院校教務管理信息化建設的重要組成部分，加強學籍管理信息化建設順應了信息化不斷發展的大趨勢。具體來說，在學籍管理的信息化進程中，應該將錄取進來的學生錄入系統，進而進行學費繳交、宿舍安排等報到手續，而系部應該就此基礎上應用系統按班級對學生進行管理，從而完善應用系統完善學生的學籍管理工作。這樣，教務處就可以很方便地根據系統信息進行課表編排、考務管理、學籍管理以及學生畢業的檔案管理工作，充分利用信息技術來服務于學籍管理工作人員。學籍管理人員管理的水平，關系到高校學籍管理工作的水平，關系到教學質量的提高和教學工作的運轉。因此，在日常的學籍管理工作中，應立足于學生，擺正工作心態，時刻牢記“教育服務”的意識，以高度負責的工作態度、認真細致的工作精神、實事求是的工作原則來處理一切事務。并且在工作之余，應該加強自身業務素養的提升，積極參加各種技能培訓，甚至是繼續深造，不斷充實自我。

總而言之,學籍管理工作任重而道遠,只有從本質上認識到學籍管理的重要性，并建立、健全學籍管理工作機制，才能保證學籍管理有效運行，進而能夠促進教學秩序有效運行，實現教育的長遠目標，保證人才質量的培養。

作者：蘇美玲工作單位：泉州經貿職業技術學院教務處