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1、電子郵箱的信息管理功能

電子郵箱是早期互聯網的主要應用內容，至今使用率仍很高，目前電子郵箱正朝著大容量、大附件的方向發展，郵箱的管理功能也越來越豐富。雖然電子郵箱最初僅是為方便人們的通訊而設計的，但由于它具有一種類似于“信息導管”的功能（可用于傳送文檔、幻燈片、聯系人、日程安排、音頻、視頻等信息），人們開始越來越多地使用電子郵箱，而且隨著時間的推移，電子郵箱的功能已從最初的個人通訊逐步擴展到個人信息管理（PIM），比如很多電子郵箱都有記事本、任務表、相冊等功能，甚至與網絡社區相關聯。尤其是各服務商提供的電子郵箱的容量越來越大，比如網易3G、新浪2G、QQ郵箱存儲無限量，這意味著電子郵箱已經成為一種重要的PIM工具。

2、電子郵箱在用于個人信息管理中存在的問題

盡管電子郵箱活動已很普及，成為人們日常生活、工作和學習、娛樂等活動的重要組成部分，但這絲毫不意味著我們每個人都能有效地使用和管理電子郵箱，實際上人們越來越發現因為對電子郵箱管理不善而浪費了很多的時間，降低了工作效率。目前，電子郵箱活動中存在的主要問題歸納如下：（1）忽視電子郵箱的信息管理功能電子郵箱是通過網絡電子郵局為網絡客戶提供的網絡交流電子信息空間，具有收發、存儲、管理電子信息的功能。而多使用電子郵箱進行個人信息管理存在的問題及對策研究文／劉帥謝笑數人只關注到它的收發信息功能，對于存儲，僅僅是被動的，更不用提管理了。多數人在打開電子郵箱之后只是寫信、收信，從未使用過附件中心、記事本、日歷、網盤等功能，造成資源的極大浪費。（2）對電子郵箱中的信息疏于管理由于各電子郵箱服務商都提供了大容量的存儲空間，用戶疏于對其中的信息進行管理，郵件得不到合理的歸檔、整理、刪除，重要郵件和垃圾郵件混淆在一起，造成信息過載。而且往往垃圾郵件的數目過多，使得重要郵件被淹沒。（3）使用多個電子郵箱導致信息分散許多人擁有多個電子郵件賬戶，原因有很多：將工作信息與個人信息分開管理，滿足自己的多種需求（如加入社區、網上購物時注冊之需），滿足不同的環境要求（如Gmail信箱更適合與外國人通信，而QQ郵箱便于及時管理郵件），信息獲取行為發生變化或是忘記了申請過的郵箱賬號和密碼。使用多個郵箱導致信息分散，使管理個人信息的負擔日趨加重。（4）數字環境改變導致信息丟失電子郵箱的數字環境是指發送人、發送時間、附件等，附件包括文本、音頻、視頻、網絡鏈接等信息。由于電子信箱的容量有限，電子郵箱中附加的電子文檔，用戶一般在收到下載后就會將其刪除，尤其對信息量大的文件；而且由于網頁有有效期，通常為44天，有時郵件雖在但其附件中的網頁鏈接可能已經失效，因此一些信息不及時保存可能會丟失。（5）不能有效地管理郵件賬戶目前雖然許多人擁有多個電子郵箱賬戶，但是常常是疏于管理和維護。很多人僅靠電子郵箱賬戶本身的存檔功能將信息留在收件箱中，而不對信息進行備份。一旦供應商突然停止提供該業務，那么用戶也就無法再利用該賬戶中的信息了。

3、完善電子郵箱在個人信息管理方面的若干對策

作為人們日常個人信息管理的基本活動，電子郵箱活動直接關系到人們的工作效率、生活質量的提高，如何提高電子郵箱在個人信息管理方面的作用，本文認為可以采取下述措施：

（1）過濾垃圾郵件

對大多數用戶來說，垃圾郵件是目前電子郵箱管理中的主要問題之一。本文認為處理垃圾郵件的方式主要有三種：一、在電子信箱中創建列表，將朋友、家人和客戶的地址加入到該列表中，拒絕該列表之外的陌生地址發來的郵件，如同人們拒接手機上的陌生來電一樣；二、對那些發送大量郵件的因特網服務提供商（ISP）收取一定的費用，當發送垃圾郵件的成本大于收益時，他們就會停止發送垃圾郵件，或者將其設置為用戶閱讀后要求發送方付費，也能在一定程度上遏制垃圾郵件發送方的行為。

（2）定期管理電子郵箱

多數用戶可能每天都會打開郵箱閱讀新郵件，但不會每天都管理郵箱。這不僅是因為時間有限，更是由于不能確定郵件的重要性而難以立即做出處理決定，也有很多用戶因為覺得電子郵箱的存儲空間很大，不需要刪除也可以裝下所有的信息，但是若長期不管理郵箱，尤其是不對垃圾郵件進行大掃除，就會導致信息過載，重要信息被垃圾郵件所淹沒。正確的做法是將垃圾郵件和已經沒有價值的郵件進行刪除，將需要保留的郵件進行存檔歸類，有些文件還需要備份到其它存儲設備上。

（3）使用合適的PIM工具或軟件

使用合適的PIM工具或軟件，能夠幫助人們更好地管理個人信息。比如Outlook、Foxmail、Gmail等免費的在線郵件處理系統。Outlook是一個基于Windows操作系統的管理電子郵件的PIM工具，它可以收發電子郵件、管理聯系人信息、記日記、安排日程、分配任務。Foxmail郵件客戶端軟件，是中國最著名的軟件產品之一，它具有強大的郵件管理功能，比如垃圾郵件過濾，除了貝葉斯過濾法，Foxmail還提供"黑名單"、"白名單"、"規則法過濾"等過濾技術。在Foxmail中，由于每一個帳戶的數據都被保存在一個獨立的文件夾下，所以備份郵件非常方便。Gmail提供了目前仍在不斷增加中的大容量存儲空間，可以長期保留用戶的郵件。與其它電子郵箱應用程序不同，它具有四個特點：一、用存檔代替刪除。用戶在整理自己的收件箱時無需刪除任何郵件，因為它有良好的搜索功能，用戶需要時可以通過內置的搜索引擎使用關鍵字、標簽、日期等搜索所需的信息，或在“所有郵件”中進行查找；二、具有視頻聊天功能?？梢酝ㄟ^內置攝像頭與他人進行面對面的聊天；三、用標簽替代文件夾。該功能的優勢在于用戶以給一封電子郵箱添加多個標簽，但在歸檔時通常只能將其歸檔到一個文件夾中。用戶可以通過點擊標簽來尋找郵件，也可以在Gmail中搜索郵件；四、提供會話模式。Gmail將用戶的電子郵箱及其回復在收件箱中進行了分類，與特定主題相關的郵件都歸在一起，所以用戶在會話模式中也可以查看郵件。

4、結語

本文較為系統地探討了面向PIM的個人電子郵箱管理問題，指出目前人們不僅將電子郵箱用于通訊，也用于管理個人信息。但是，在實際使用過程中，它還存在諸如信息分散、信息過載等問題?；诖耍疚膹腜IM的角度提出了完善電子郵箱管理的若干對策。雖然目前已有Taskmaster、Gmail等較好的電子郵箱工具，但是今后仍要針對用戶管理個人信息的不同需求，以已有的電子郵箱應用程序或其它相關軟件為基礎，開發出更好的PIM工具。

作者：劉帥謝笑工作單位：安徽工商職業學院武漢大學