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1PIM的含義

最早創(chuàng)立PIM術(shù)語的Lansdale將PIM視為“人們?nèi)粘Ｌ幚怼⒎诸惡蜋z索信息的方法和程序”【4】，另一個研究者Barreau則將PIM界定為：“由個人開發(fā)或為個人創(chuàng)建的、為個人在工作環(huán)境中所用的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括個人獲取信息的方法和規(guī)則、組織和存儲信息的機制、管理該系統(tǒng)的規(guī)則和程序、檢索機制以及生產(chǎn)各種輸出的程序”【5】。對上述定義進行分析，可以得出以下四點認識。⑴對PIM的定義有許多源于傳統(tǒng)的信息管理觀點——存儲信息就是為了日后檢索，“存”與“檢”是PIM中2個最基本的問題。其特異之處在于：管理的主體是個人、與記憶密切相關(guān)、能運用的資源有限、信息僅為個人所用、常涉及個人隱私。⑵PIM有廣義和狹義之分。廣義的PIM既包括對“外部”信息的管理，也包括對進入到人們記憶中成為“內(nèi)部”信息的管理。正因如此，對PIM問題的關(guān)注也反映在對記憶、記憶術(shù)、認知心理學、人工智能、知識工程、人機交互等的研究上。⑶目前，人們已經(jīng)從不同角度給出了多種PIM定義，其共同點是一般都把對信息外在形式的管理作為核心要素。信息的非物質(zhì)性決定了對它的表達、保存和管理必須要利用合適的載體。長期以來，紙張（羊皮紙、牛皮紙）是通過外在形式存儲信息的主要載體。隨著用信息越來越多地轉(zhuǎn)入紙質(zhì)載體之中，由此而形成的紙質(zhì)文獻的數(shù)量也在不斷增長，這給管理帶來了挑戰(zhàn)。在應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的過程中，許多管理信息的理論、技術(shù)、方法、工具逐漸被建立或發(fā)明出來。但是，隨著信息時代的到來，數(shù)字信息已經(jīng)成為PIM必須面對的主要、甚至主要問題。⑷雖然PIM是個人對個人信息的管理，但這并不意味著這些個人信息完全為個人所掌控。事實上，許多與公共事務(wù)有關(guān)的信息也可能為政府或其他機構(gòu)所控制，比如政府擁有我們的身份等信息、醫(yī)院擁有我們的病患和治療信息、銀行擁有我們的儲蓄和信用信息等。

2PIM與人體信息處理器

人體本身就是一件十分精致、高級的信息處理器，PIM的產(chǎn)生與發(fā)展就是為了彌補人體信息處理器的先天不足。人是大自然的產(chǎn)物，是物質(zhì)和精神的統(tǒng)一體，天生就存在著對物質(zhì)和信息的需求，因為精神或意識其實就是信息及信息的運動。人類本性中的一個基本特征就是喜歡收集、存儲，這在物理世界和信息世界中均是如此。人要通過信息來認識世界、改造世界、征服世界。人類的成長和人類文明的進步就是人類通過信息不斷認識、改造自然和自身并不斷完善自身的過程，在這一過程中人類不斷地增強著自身的體質(zhì)、擴展著自身的智慧。前者屬于物質(zhì)活動：獲取和利用物質(zhì)資源，后者屬于信息活動：開發(fā)和利用信息資源。這兩類活動從來都是相輔相成的，差別是在人類成長的不斷階段，其側(cè)重點不同而已。在農(nóng)業(yè)社會和工業(yè)社會里，人類的主要活動是物質(zhì)活動。而當人類邁入信息社會后，其物質(zhì)性需求已經(jīng)得到普遍滿足，隨著科學技術(shù)和文化教育事業(yè)的快速發(fā)展，經(jīng)濟社會聯(lián)系和分工合作的日益深化，特別是信息技術(shù)的普及運用，人類的信息需求被大規(guī)模地激發(fā)，幾乎所有的具備正常信息能力的人都成了信息的生產(chǎn)者、存儲者、傳播者、使用者。今天，任何人若不能有效地獲取、生產(chǎn)、傳播、存儲、利用信息，他就不能很好地學習、生活和工作。對每個人來說，良好的PIM意味著更能有效地利用自己的寶貴資源（時間、金錢、精力和注意力），最終獲得良好的生活質(zhì)量；對組織來說，良好的PIM意味著能夠獲得較高的員工生產(chǎn)力和團隊合作力；對教育部門來說，研究PIM可以完善面向信息素養(yǎng)的教育計劃；對社會來說，PIM可以為記憶普遍不佳的老年勞動者和老年人提供更好的支持。人體經(jīng)過漫長的進化逐漸變成了一件精致、復雜、高級的信息處理器，只是在信息科學技術(shù)不發(fā)達的時候這一點未被人們認識到而已。而個人需要管理信息其實是人作為信息處理器的本質(zhì)決定的，但是信息有許多獨特的特點，決定著信息的管理比有形物體的管理更為復雜，它需要許多更為高級、復雜的條件。相對于日新月異的信息現(xiàn)實和人類不斷擴展的信息需求來說，其自身信息器官功能的進化一直比較緩慢。隨著人類整體的信息生產(chǎn)能力和產(chǎn)量的不斷增長，人體信息處理器的能力已經(jīng)越來越難以滿足個人處理信息的需要。進入信息時代，由于信息爆炸、信息冗余、信息過載、信息選擇、信息負擔等問題的不斷出現(xiàn)，這一問題變得更加突出。慶幸的是，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及運用，幫助延長人類信息器官功能的設(shè)備、裝置和幫助個人處理信息的工具正在不斷推出，這些大大推動著PIM應(yīng)用實踐的發(fā)展。其實，從歷史上看，PIM的發(fā)展演變一直與同時代的信息科學技術(shù)的發(fā)展和運用密切相關(guān)，否則人類就只能停留在運用記憶作為唯一工具管理個人信息的原始階段。今天越來越多的人已經(jīng)認識到不能落后于PIM技術(shù)的進步，開始學習并運用PIM工具來管理自己的個人信息。按照達爾文的進化理論，這是個人適應(yīng)信息社會發(fā)展的必然選擇。

3PIM研究的興起

人的所有活動，包括學習、生活、工作、休閑等都離不開個人信息，這就是PIM的普遍性；個人信息的管理、開發(fā)和利用滲透到人在整個生命周期之中，這就是PIM的全局性和長期性；個人信息的管理、開發(fā)和利用又和每個人的興趣、愛好、心理、志向、職業(yè)、智力、知識等密切相關(guān)，因而PIM具有復雜性；由于信息技術(shù)和信息工具的快速發(fā)展及其對人類信息行為的影響，PIM又具有明顯的動態(tài)性。PIM的這些特點表明，不建立一個專門的學科領(lǐng)域?qū)㈦y以解決人類面臨的越來越嚴峻的個人信息管理問題。目前，PIM已經(jīng)成為國際學術(shù)界關(guān)注的一個焦點和熱點問題。對PIM的研究是伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、特別是計算機技術(shù)的進步而興起并逐步深入的。一般認為PIM研究始于1945年，這一年VannevarBush發(fā)表對整個信息管理領(lǐng)域都具有開拓性和奠基性的論文——“誠若所思”，他敏銳地發(fā)現(xiàn)由于信息的快速生產(chǎn)和學科的日益分化而導致的信息部門化問題，提出運用技術(shù)手段解決這一問題的初步設(shè)想——設(shè)計一種能提高人的信息能力、幫助人工作和思考的信息管理機器——memex，它能存儲、查找個人全部信息，補充人的記憶【6】。遺憾的是，由于認識和需求、理論和技術(shù)等多方面的限制，在此后的30多年里PIM研究幾乎沒有取得實質(zhì)性進展。20世紀80年代出現(xiàn)了個人計算機，利用計算機管理諸如預約、日程、任務(wù)、電話號碼、通訊地址之類個人信息和交互環(huán)境下的個人文件等問題逐漸引起了研究者的重視，并誕生了為其提供初步技術(shù)支持的所謂PIM工具。1988年MarkLansdale率先從心理學和行為科學的角度探討了PIM問題，首次使用per⁃sonalinformationmanagement(PIM)一詞【4】，其成果“PIM心理”發(fā)表在《應(yīng)用人體工程學》雜志上。Lansdale認為人類即將進入無紙的信息社會，信息的大量生產(chǎn)、傳播和利用將使信息的有效存儲和檢索越來越成為人類必須面對和處理嚴重的問題。對那些長期在辦公室工作的人員來說，他們迫切需要有效存儲與檢索信息的方式。Lansdale指出為解決這些問題需要引入信息管理技術(shù)、推進信息管理自動化，但是這種技術(shù)主導的解決措施其重點是機械地模仿現(xiàn)有的辦公室行為或僅按現(xiàn)有的技術(shù)來研制解決方案，而忽視了一個根本性問題：心理因素，基于技術(shù)的解決方案基本不考慮用戶的心理需求，更談不上運用技術(shù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和完善組織結(jié)構(gòu)。為此，他提出要研究信息管理者的心理和行為，并探討了建立用戶導向的信息管理系統(tǒng)開發(fā)框架。在Lansdale這些PIM研究先驅(qū)者的帶動下，PIM逐漸變成了一個新的跨學科研究領(lǐng)域，來自社會學、心理學、人工智能、計算機通信、信息科學、信息管理、圖書情報等學科的研究者都開始從不同的角度研究PIM。20世紀90年代，因特網(wǎng)的發(fā)展使人類進入到網(wǎng)絡(luò)時代，快速組織和查找網(wǎng)上信息又變成一個新問題，一些學者開始圍繞著這一問題來研究PIM，并發(fā)表了不少相應(yīng)的研究成果，如Etzel和Thomas的《PIM：獲得專業(yè)效果的工具和技術(shù)》【7】、Rosenberg的《PIM：為什么軟件產(chǎn)業(yè)不能為我們提供更多保持我們生活有序的工具》【8】，Whittaker和Sidner的《電子郵件超載：電子郵件的PIM探討》【9】，等等。進入21世紀，PIM研究開始向全方位、縱深、實用化方向發(fā)展，PIM理論探索日趨活躍，在2003年美國國家科學基金會資助的“信息和數(shù)據(jù)管理研討會”上Jones和Maier提交了《關(guān)于PIM會話的報告》【10】。PIM應(yīng)用研究推陳出新，一些企業(yè)、高校和研究機構(gòu)設(shè)計了許多PIM軟件（如MyYahoo、MyLi⁃brary、CyberDesk、OneNote、EndNote、Keynote等）、推出了許多PIM項目（如MyLifeBits、Lifestreams、StuffINFORMATIONSCIENCEVol.32,No.1January,2014•TheoryResearch•I''''veSeen、KFTF、Haystack等）、研制了眾多的PIM設(shè)備（PDA、智能手機等）。這些成果的取得，使得個人管理信息實踐不斷深入，進而推動著PIM研究的進一步發(fā)展。PIM的理想目標就是確保人們能在合適的時間和地點，以合適的形式獲得合適數(shù)量和質(zhì)量的合適信息，以滿足他們當前工作的實際需要【11】。但是嚴峻的現(xiàn)實是，人們花費了許多時間來克服一個日漸普遍的新問題，諸如電子計算機、智能手機、PDA等新的信息工具的使用雖然在某些方面對我們管理個人信息有所幫助，但是它們往往會導致并加劇信息的碎片化。由于信息分散在不同設(shè)備上，且為不同的軟件所管理，或具有不同的格式，所以有時候提取這些信息的代價甚至會超過利用它們帶來的收益。有時候，對郵件信息、網(wǎng)頁索引、電子文件、紙質(zhì)文件、手寫筆記等，我們不得不維護若干個相互獨立、基本相似但卻根本不同的排序方案，而且如果我們有多個郵件賬戶、使用獨立的（家用和辦公）計算機、PDA或智能手機及其它復雜的PIM工具，使用的排序方案還要進一步增多。這些都是所謂信息碎片化的具體體現(xiàn)。人們都希望信息工具和技術(shù)的發(fā)展能使我們花費較少的時間和精力完成復雜、繁重、易錯的信息管理工作，從而有更多的時間去創(chuàng)造性、巧妙地利用現(xiàn)有的信息來完成自己承擔的工作。但是，要想使PIM達到這種理想狀態(tài)，還面臨著許多重大挑戰(zhàn)。例如，人們完成工作所需的信息經(jīng)常分散在不同地點和不同裝置中，信息還常被分割成不同的碎片分散在相距很遠的不同組織之中。從另一方面看，雖然PIM的重要意義顯而易見，但是PIM研究領(lǐng)域也處于碎片化狀態(tài)：有些學者關(guān)注的是電子郵件，有些研究的是網(wǎng)絡(luò)的利用，有些探討的是紙質(zhì)文件和電子文件的組織，還有些聚焦的是移動設(shè)備的運用。隨著這些學者探索的不斷深入，他們都迫切希望能夠聚集起來共同開辟這一全新的研究領(lǐng)域。自從Lansdale開創(chuàng)了PIM研究之后，經(jīng)過近20多年的發(fā)展，作為一個科學研究領(lǐng)域的PIM已經(jīng)初步形成。目前，PIM研究可以劃分為理論與實踐兩大問題。PIM基礎(chǔ)理論研究的主要內(nèi)容有：信息項、信息分散化、信息碎片化、信息一體化，個人信息、個人信息集合，個人信息環(huán)境、個人信息空間，個人信息整合、個人信息流管理，個體信息差異、個體信息行為、個人信息心理，個人記憶、個人數(shù)字記憶，個人隱私、個人信息安全、個人信用管理，群體信息行為、群體信息管理，PIM的架構(gòu)、演變、領(lǐng)域、活動、過程、方法和技術(shù)，PIM的測度與評價，等等；PIM實踐與應(yīng)用研究的主要內(nèi)容包括：PIM軟件、PIM系統(tǒng)、PIM工具、個人信息管理器（PersonalInformationManager，縮寫也是PIM），個人圖書、資料、文件、郵件、博客、通信、短信、關(guān)系等的管理，PIM項目、PIM解決方案、PIM實驗，移動與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的PIM，任務(wù)管理、活動管理、日程管理、時間管理，等等。

4PIM國際研討會

學者們對PIM問題的探討引起了美國國家科學基金會的關(guān)注，為了進一步推動PIM研究的發(fā)展，它為2005年1月27-29日在美國西雅圖召開的首屆PIM研討會提供了資助【12】。會議的主題是探討如何運用計算機技術(shù)來輔助PIM。會議的組織者都是PIM研究的拓荒者，包括WilliamJones,HarryBruce,NicholasBelkin,VictoriaBellotti,SusanDu⁃mais,JonathanGrudin,JacekGwizdka,AlonHalevy,DavidKarger,DavidLevy,ManuelPerez-Quinones,JefRaskin等。會議重點討論了當前PIM面臨的問題和存在的機遇、PIM方法，具體內(nèi)容包括：探討作為一個研究領(lǐng)域的PIM的本質(zhì)及要素；確定優(yōu)秀和良好級的PIM的基本特征及測度方法；為確保PIM研究取得成效需要面對的關(guān)鍵問題和挑戰(zhàn)；找到PIM的有效方法；建立PIM研究領(lǐng)域的研究共同體。這次研討會把成功地把PIM研究的主要學者聚集起來，最后還編寫了一份內(nèi)容翔實、得到廣泛傳播的研究報告，該報告后來成為《PIM》專著及后續(xù)PIM研討會的基礎(chǔ)。報告界定了PIM概念及領(lǐng)域進行，繪出了PIM研究的路線圖，分析了作為一個實踐和研究領(lǐng)域的PIM現(xiàn)狀，指出完善PIM實踐，推進PIM研究面臨的主要挑戰(zhàn)，以及迎接這些挑戰(zhàn)的方法和建立這些方法的具體建議。2005年度的PIM研討會是PIM研究者們獨立召開的，它在培育廣義的PIM研究共同體和指出未來幾年P(guān)IM研究的主要方向方面發(fā)揮著創(chuàng)始作用。由于這次會議取得了圓滿成功，之后美國國家科學基金會又資助并和美國計算機協(xié)會（ACM，AssociationforComputingMachinery）、美國情報科學與技術(shù)學會（ASIS&T，AmericanSocietyforInformationScienceandTechnol⁃ogy）聯(lián)合召開了3次PIM研討會，每次會議都吸引了一批在特定領(lǐng)域從事PIM研究的學者參加。第二屆PIM研討會于2006年8月10-11日在西雅圖召開，是與美國計算機協(xié)會情報檢索專業(yè)組（SIGIR，SpecialInterestGrouponInformationRe⁃trieval）聯(lián)合舉辦的【13】。會議的主題是“既然眾說紛紜，那就尋根刨底”，主要探討的是：當前已經(jīng)成為一個研究領(lǐng)域的PIM的位置和要素，PIM研究和實踐進展的測度方法及優(yōu)秀和良好級的PIM標準，重新檢視2005年會議中提出的關(guān)鍵問題和挑戰(zhàn)并予以補充、過去一年半來取得的研究進展，找出可以應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的PIM方法，找到PIM研究者和IR（信息檢索）研究者進行大范圍、雙向交流的具體機會。信息檢索技術(shù)可以幫助人們查找或再現(xiàn)信息，信息過濾技術(shù)可以幫助人們確定信息保存的具體位置。但是，對PIM的研究可能要求或激發(fā)人們修改信息檢索的標準范式。第三屆PIM研討會于2008年4月5-6日在意大利的佛羅倫薩召開【1】，是與美國計算機協(xié)會人機交互特殊興趣小組（SIGCHI，SpecialInterestGroupforComputerHumanInteraction）聯(lián)合舉辦的，吸引了從事與PIM相關(guān)的人機交互研究的學者參加。會議的目標是找出可行的PIM方法，探討用于PIM的移動和基于Web的計算分枝，確定測度PIM及其實踐進展的方法，找到PIM研究者和HCI研究者進行交流的具體機會。會議的主題的是“即將消失的桌面”，確定這一主題的基本理由是傳統(tǒng)的桌面計算機，甚至類似的桌面計算工具可能很快成為數(shù)字信息過去的遺物，許多人現(xiàn)在主要依賴移動計算機，只是偶爾才使用大鍵盤和顯示器，還有些人使用多種聯(lián)網(wǎng)設(shè)備來存取、組織和管理自己的個人信息。由于移動和網(wǎng)絡(luò)計算技術(shù)的發(fā)展正在脫離傳統(tǒng)的數(shù)字桌面，這給PIM帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇，會議還特別關(guān)注由于移動和網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)的持續(xù)發(fā)展帶來的機遇與挑戰(zhàn)。會議的分組討論共有3個問題：一是理解PIM，包括不使用桌面來管理自己的個人信息，個人信息的組織和保存、查找和再現(xiàn)，PIM應(yīng)用的方法、PIM研究的方法論；二是支持PIM的工具和技術(shù)，包括移動和網(wǎng)絡(luò)PIM技術(shù)，支持數(shù)據(jù)表達和個人信息統(tǒng)一，查找和再現(xiàn)個人信息的工具，保存和組織個人信息的工具，評估PIM工具的方法和方法論，可以傳授和學習的PIM戰(zhàn)略；三是宏觀視野中的PIM，包括群體信息管理，隱私與個人信息保護，公共部門和企業(yè)的個人信息安全、法律和政策，用于不同人群（如病人、老年人）、不同情況的PIM。第四屆PIM國際研討會于2009年11月7-8日在加拿大溫哥華舉行，美國情報科學與技術(shù)學會是聯(lián)合舉辦方，會議的主題是“個人信息交集：PIM空間重疊時的情況”【14】。由于前三屆PIM會議產(chǎn)生了廣泛影響，PIM作為一個研究領(lǐng)域吸引著越來越多的研究者的重視和參與。他們通過進一步的研究發(fā)現(xiàn)，不同信息空間相互作用的交叉領(lǐng)域是PIM領(lǐng)域中一個亟待解決的心問題，這也成為因此本次研討會的主題，會議研討的主要內(nèi)容包括：服務(wù)于個人多角色的信息空間，服務(wù)于家庭、工作、娛樂等多用戶的信息空間，任務(wù)與活動管理，個人隱私與個人信息安全，基于PIM的組織戰(zhàn)略和政策，群體信息管理，源于共享工作空間的社會問題和心理問題，PIM領(lǐng)域的確切邊界。作為“CSCW（計算機支持協(xié)同工作）2012”會議組成部分的第五屆PIM國際研討會于2012年2月11-12日在美國西雅圖成功舉辦【15】，由于社會網(wǎng)絡(luò)化的趨勢和影響日趨明顯，因此“社會網(wǎng)絡(luò)化世界中的PIM”就成為本次會議的主題。本次會議力圖建立一個探討各種PIM相關(guān)的問題的論壇，使其成為從事PIM相關(guān)問題研究的人員的大型社區(qū)。會議重點關(guān)注的重點問題有：作為自我延伸的PIM、用于合作環(huán)境的PIM、個人信息共享等。具體的內(nèi)容涵蓋三大方面：一是社會網(wǎng)絡(luò)化世界中的PIM，包括工作空間共享的社會問題和心理問題，服務(wù)于多用戶的信息空間，群體信息管理，個人隱私與個人信息保護，個人信息的安全、法律和政策，PIM領(lǐng)域的邊界；二是理解PIM活動，包括個人信息的管理、組織和保存，個人信息的查找和再現(xiàn)，可傳授和學習的PIM戰(zhàn)略，PIM領(lǐng)域工作和研究的方法；三是支持PIM的工具和技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)PIM工具、移動PIM工具和桌面PIM工具，數(shù)據(jù)描述和個人信息的有機統(tǒng)一，幫助支持組織、保存、查找和再現(xiàn)個人信息的工具，用于評價PIM工具的具體方法。

5結(jié)語

PIM研究的興起為信息管理的發(fā)展開辟了新的研究領(lǐng)域，為信息管理發(fā)展提供了新的生長點【16】。一個簡單的事實就是即使我們了解了新的信息技術(shù)，但這并不意味著我們總有足夠的時間、精力及其它資源來學習、掌握并運用它們。但是，這種“理性”尺度的把握，對缺乏PIM知識和經(jīng)驗的個人來說有時候是非常困難的。當然，也不能因此而止步不前。國外學者提出了“信息戰(zhàn)士”（InformationINFORMATIONSCIENCEVol.32,No.1January,2014•TheoryResearch•warriors）、“信息憂士”（informationworriers）的概念【17】，前者把信息和信息工具視為戰(zhàn)略資產(chǎn)，愿意主動適應(yīng)新的信息環(huán)境，并投入時間和資金以便跟上信息技術(shù)和網(wǎng)上新生事物前進的步伐，將信息技術(shù)視為利潤中心。而后者則把信息技術(shù)視為成本中心。新的信息技術(shù)成就和網(wǎng)上新生事物意味著人們要花費更多的時間和資金才能掌握它們，信息憂士認為自己能選擇恰當?shù)闹С止ぞ吆蛻?zhàn)略，但卻不知道從何處開始。我們希望中國能出現(xiàn)更多的信息戰(zhàn)士，共同推動中國PIM事業(yè)的健康發(fā)展。

作者：謝笑1,2謝陽群3李晶4工作單位：1.武漢大學信息管理學院2.都柏林大學學院圖書情報學院3.淮北師范大學4.安徽大學管理學院