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【摘要】文章就高校檔案信息化管理工作為出發點，對其重要性進行了簡單的分析。因為檔案信息化管理是當前高校所面臨的一大難題，且在實際管理工作中，檔案信息化管理存在著一些不良現象，所以對其不良問題做了簡單的闡述，如投入費用高；工作任務多。最后針對這種現象，提出了高校檔案信息化管理策略，如高校應當增加信息化基礎設備；創新檔案管理信息化制度；創新檔案管理信息化理念。

【關鍵詞】高校；檔案信息化；管理

一、引言

隨著我國進入信息化網絡科技時代，人們生活水平的上升，經濟的全面增長，讓高校檔案管理工作趨向信息化管理方向發展。可是從如今的情況來看，高校檔案管理工作信息化發展，還只是處在一個開始的階段，其中有著多種多樣的問題需要各個高校進行解決。所以，這也就需要高校對檔案管理工作進行綜合性的分析。

二、檔案信息化管理

高校檔案信息化管理一般是采用檔案自動化和智能方式進行管理，且這樣的信息化管理不但可以進一步提高管理工作的效率，還能完成檔案資源共享。首先，對于提升管理工作的效率，管理工作人員采用計算機以及網絡來登記檔案信息資料和數據、對檔案進行檢索和使用，采集電子檔案，只要登記一次檔案相關數據就可以進行多次使用，而且還能完成數據資料共享。相關工作人員把檔案登記在計算機以后，就可以對檔案信息進行簡單的加工，這樣就不需要進行兩次文獻信息加工，在很大程度上減少了加工的時間，且還可以很快地進行二次出版，這樣就可以提升檔案管理工作效率以及檢索效率。其次，對于完成信息資源共享的問題，一般而言，檔案信息化創建最主要的就是創建資源，然后使用信息技術提升檔案管理的水平，進而完成資源共享。但相關人員進行檔案信息化管理，就能夠在很大程度上提高信息資源的使用次數，進而擴展檔案服務的范疇。

三、檔案信息化管理存在的不良問題

（一）投入費用高，籌集費用比較困難。從目前的高校檔案信息化管理來看，要想籌集足夠的費用是比較困難的，這也是大部分高校檔案信息化管理需要解決的一個問題。高校要做好信息化管理工作，不單單需要購買對應的計算機和掃描儀等，與此同時，還需要對應的網絡體系和安全體系作為支撐，可是要獲取這些東西，需要投入較高的成本費用。除去這一部分，因為電子產品更新速度非常快，且使用期限短，而設施維修與更新費用很高，所以就需要進行持續的資金投入才能確保檔案信息化管理工作正常運行。（二）工作任務繁重，取得良好的效果比較難。由于相關工作人員進行檔案管理工作的時候，要對已有的檔案資料進行登記和整理，然后經過掃描等方法，把各種各樣的照片、書籍、文本等載體轉化成電子文檔。且還要根據有關規定采用文檔處理軟件把各種數據資料做一個規范性的整理和歸納，這樣才可以便于使用者進行查詢。除此以外，信息化管理要對客戶提供信息資源共享的服務平臺，就需要相關工作人員把遠程信息服務方面的工作做到位，尤其是安全方面的問題。要做好這些工作，需要投入大量的時間和精力，就需要進行長時間的系統健全，假如費用和技術等不能保證，就不能取得預期的效果。

四、檔案信息化管理策略

（一）增加信息化基礎設備。高校檔案應當把檔案信息化管理放在高校整體發展計劃之中，并且應當確保資金和政策方面，進而增強檔案信息化基礎設備。提升檔案信息化管理部門與工作人員的網絡計算機水平，發揮檔案信息化體系的最大作用。此外，高校應當創建內部局域網，完成檔案管理體系以及別的辦公網絡相互連接，從而完成各個部門向高校檔案管理部門遠程歸檔，這樣可以進一步推動檔案管理信息化發展。（二）對檔案信息化管理制度進行有效創新。高效應當對檔案管理信息化制度進行有效的創新，這樣就可以確保檔案信息化正常運行。高校需要根據自身的實際發展情況，對高校內部以及外部關系進行簡單的調節，尤其需要調整好部門的上下級關系和部門與部門之間的關系，這樣才能有效確保信息化檔案管理制度可以成為高校管理當中的一個核心部分。采用制度對高校檔案管理的方法與工作流程進行一定的約束，以此讓檔案管理工作成為其他工作的有力支撐。除此之外，高校檔案管理部門應當強化網絡信息安全工作方面的探索，進而提升檔案信息化管理安全性。（三）把檔案管理工作理念進行有效創新。高校開展檔案信息化管理工作的過程中，一定要根據自身的發展需求，借助國內以及外國的先進管理理念與技術。可是高校必須注意到一個問題，就是不能進行生搬硬套，不對其進行創新。檔案信息化管理應當盡可能防止重復性管理，且不可以只關注到檔案管理體系軟件和服務器的創建，一定要根據自身的檔案管理工作實際情況進行管理工作。與此同時，高校還應當兼顧信息技術更新與進步的趨勢，創新檔案信息化管理工作。

五、結語

開展高校檔案信息化管理工作，應當結合高校檔案管理工作的實際情況，制定出相應的策略，解決管理工作中存在的不良問題。做好高校檔案信息化管理工作，可以提升檔案管理工作效率，充分利用高校檔案資源，發揮其最大的作用。

作者:陳丹 單位:孝感廣播電視大學

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