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摘要：隨著建筑行業的飛速發展，建設工程檔案快速增長，面對新形勢，建設工程檔案信息化管理的現狀不容樂觀，如何推進建設工程檔案信息化管理值得我們思考與探討。

關鍵詞：建設工程檔案；信息化；現狀；措施

近年來建筑行業的飛速發展，建設工程檔案也隨之快速增長，對建設工程檔案管理工作提出了新的挑戰，而傳統的建設工程檔案利用方法稍顯滯后，這就要求檔案工作者面對新形勢，緊跟時代步伐，適應信息化時代檔案工作的需要，引入先進技術，不斷推進檔案信息化管理進程。

一、建設工程檔案信息化管理

建設工程檔案，是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。它是建設項目全過程的真實反映，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。建設工程檔案信息化管理，是指在城建檔案管理機構的組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對建設工程檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務[2]。建設工程檔案信息化管理的基礎是建設工程檔案信息的數字化。建設工程檔案信息數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的建設工程檔案信息庫[3]。

二、建設工程檔案信息化管理現狀

（一）建設工程檔案數字化程度低。建筑行業的飛速發展，使得建設工程檔案也快速增長，形成了大量的建設工程檔案，現存建設工程檔案多為傳統載體的紙質檔案，檔案數字化程度低，要將這些紙質檔案全部進行數字化、信息化處理，工作量非常大。傳統的紙質檔案需要長期保存，必須每年投入大量的人力、物力、財力去營造一個安全的存儲環境，避免造成文檔紙張受潮、蟲蝕、火災等災害，但即使保護措施齊全，隨著時間的推移，紙質檔案經反復查閱，不可避免地會造成部分原件受損，不利于文檔的保管與利用。因此，建設工程檔案的數字化就顯得格外重要與迫切。（二）建設工程檔案的數字化質量有待提高。參建各方建設工程檔案信息不夠規范，影響信息化質量。建設工程參建各方作為建設工程檔案原始資料的制作參與者，其建設工程檔案管理水平的高低決定了制作的建設工程檔案原始資料是否規范，是否真實、齊全、完整，從而影響作為檔案信息化前提的檔案信息數字化的質量。檔案信息數字化包含兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化[4]。若檔案編排混亂，目錄與實際檔案信息不符，或者檔案收集不全、信息不真實，就算將檔案信息進行了數字化，也不會達到建設工程檔案信息化管理預想的效果。因此，參建各方在形成建設工程檔案信息時的規范性對建設工程信息化質量有重大影響，數字化質量有待提高。（三）利用建設工程檔案的效率不高，不夠便民。目前，在提供社會化服務時，在保障建設工程檔案安全的基礎上，若要查找利用某工程項目的檔案，查檔案者必須親自到城建檔案管理部門、提供查檔所需的證件供核查，核查屬實后才能進行查閱，且由于部分檔案資料在移交進入檔案管理部門時就缺乏完整性，所以查檔案者實際不一定能查到所需檔案，這就使得其可能歷經幾次都無法查到所需檔案資料。

三、推進建設工程檔案信息化管理的措施建議

（一）重視建設工程檔案信息化。1.人才培養建設工程檔案的工作人員是建設工程檔案信息化的基本力量，信息化管理的成敗與檔案工作人員的能動性息息相關，要注重建設工程檔案管理人才的培養，要讓工作人員在思想上重視建設工程檔案的信息化，真正地認識到檔案信息化建設的重要性，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考建設工程檔案信息化與其他社會信息事業滲透和融合，推進檔案信息化管理的發展。2.軟硬件投入要實現建設工程檔案信息的數字化，必須要有一定的資金投入，配備基礎的軟硬件設備，如購置服務器、交換機、計算機、掃描儀、打印機等信息化設備，開發或購置系統軟件等。借助計算機和網絡等現代科技新成果與新手段，才能顯著提升建設工程檔案管理工作的效率。（二）做好建設工程檔案存量與增量的數字化工作。1.加快推進存量檔案數字化對已有的傳統載體建設工程檔案，做好規劃工作，加快推進數字化。從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進建設工程檔案存儲的數字化和利用的網絡化。及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。同時，采取措施嚴防數字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案進行數字化要嚴格遵守保密規定[5]。2.實現新增檔案同步數字化對新增的建設工程檔案，同步做好數字化工作。參建幾方做好自身建設工程檔案制作、整理工作，嚴把各個容易出錯的環節，提高建設工程檔案的整體管理水平；檔案管理機構在接收建設工程檔案時，仔細檢查建設工程檔案的齊全性、完整性以及是否已按相關要求進行數字化，確保新增進檔案館的建設工程檔案能夠同步實現數字化。（三）確保檔案信息安全，整合資源高效利用。1.充分保障建設工程檔案信息安全建立統一標準，采取強化措施，充分確保建設工程檔案信息的安全保存和利用。要建立健全檔案信息公開保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查，確保公開的檔案信息不涉及國家秘密和個人隱私；對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗和認證，確保長期可用[6]。另外，對不宜公開的建設工程檔案，要建立安全保密機制，在建設工程檔案信息化管理中要注意做好保密工作。針對工程檔案管理系統需進行操作權限設置，工作人員按照所分權限進行管理，配備專門的密鑰，非權限人員進入系統則無法操作管理。針對查閱利用，可根據紙質檔案的管理模式，對工程檔案進行分級處理，具備對應密級訪問權限的用戶才能進行訪問。在某用戶需要查閱時，需先在管理系統上提出申請，根據管理人員對用戶的審查情況，符合要求的才予以授權，才能查閱所申請查閱的檔案信息。2.整合資源，做到利用高效、便民整合公安、國土房管等政府資源，統籌協調，充分利用現有的信息技術和網絡平臺，積極推進城鄉檔案信息資源共享，建設工程檔案管理部門可根據檔案實際情況，把可公開的各類檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用，并在保障建設工程檔案信息安全的前提下，逐步建立查閱利用建設工程檔案的統一平臺，真正建立起能夠為廣大人民群眾提供方便的檔案利用體系。建設工程檔案的信息化管理，能提高檔案管理效率，能節省大量的人力物力，能提供更方便快捷的社會化服務，是社會發展的必然趨勢。

參考文獻：

[1]王春梅.試論城建檔案管理在城市發展中的作用[J].民營科技,2012(7):205.

[2]羅玲,吳婷.基于AHP的檔案信息化評價方法研究[J].農業圖書情報學刊,2010,22(5):115-117.

[3]李曉光.芻議如何實現檔案的信息化建設[J].科技創新與應用,2012(23):321.

[4]李伊凡.建造一座檔案信息化“大廈”[N].中國檔案報,2012-01-20(002).

[5][6]中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[J].中國檔案,2014(5):12-14.

作者:張籃月 單位:重慶市榮昌區城鄉建設委員會