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摘要：高等院校財務檔案是整個學校從建立之初一直到現在所有歷史的積淀，是財務審計工作的關鍵之處，也是財務工作具有歷史連續性的保證，更是一所高校財務工作能夠正常運轉的依據，同時高等院校財務檔案是具有嚴格的法律效益，任何機構和個人不得以財務工作為借口為自己謀取私利。在高科技高速發展的社會生活中，信息化早已成為了人們不可缺少的一部分，從中我們可以看出，財務檔案信息化是高等院校財務管理的必然趨勢。其中如何利用現代化管理方式，加速檔案管理向信息化邁進，發揮財務檔案的作用，是本篇文章主要探討的方向。

關鍵詞：高等院校；財務檔案；信息化

簡單來說，高等財務檔案是高校在日常管理中涉及會計核算的具有保存價值的檔案文件，這是學校制定來年的財務預算的重要參考依據，它可以清楚的反應學校在所有時間段的支出與收入情況，這是高校維護自身正常的財務運轉的重要法律依靠。近些年，國家越來越重視我國教育事業的發展，對教育事業的投資也是大大的增加，以便促進我國教育事業更好的發展，因此，高校財務工作也漸漸的不適應當今社會的需要。繼續這種情況，多個高校都將財務管理工作由以前的單調的報銷、記賬、結算，轉為預算、計劃、控制、分析、決策為主體的現代性統籌管理整個財務運轉系統。而應該怎樣利用現代性的管理模式，加速檔案信息盡快的進入學校財務管理，從而更好的發揮財務檔案對財務管理的作用，是今天我們主要討論的方向。

1提高管理水平、加快財務檔案信息化建設的進程

（1）高等學校財務檔案內容一般都會按照內容涉及的方面而被劃分為多個不同的種類：其中包括，黨員與群眾、政治、教育管理、教師的科研、學校的產品生產與科技開發、學校教學基本建設、儀器設備、出書、對外交流、財會等多個種類。其中，財務檔案是所有檔案中極為重要的一部分，有其不可撼動的地位。同時高等院校的財務檔案主要包括支付和收入憑證、進出賬的賬本、員工工資表、一系列財務報表、學生的校園一卡通情況、對估算以及最后的年終報告分析、向國家繳納的稅務申報表、財務會計類相關的文獻資料等。里面大量的記錄了學校從一開始的所有財務計劃、對其的經營、財務的收支狀況、以及對這些資金的管理情況等一系列的經濟行為，財務檔案是整個學校經濟活動的歷史見證，同時它也反映了學校整體的各方面的建設情況以及教學科研過程中涉及到的經濟行為，不得不說它很好的為后人講述了一個學校的歷史。（2）高等院校財務檔案信息化建設的主要內容。財務檔案信息化簡單來說便是把承載數據的載體，由原來的紙質檔換為了現在人們辦公常用的電子數據存檔，當然不是說淘汰了紙質檔，有些特別具有價值的數據信息，我們依然會采用紙質檔的方式保存它們。在檔案信息化的過程中，可以很好的利用財務相關的專業知識以及數字化新型技術，把紙質檔作為一個媒介，對其檔案上的信息進行數字化處理，以便達到存儲相關的信息、輸入輸出信息、管理信息、統籌數據、利用數據、研究下一年的預算等全方面檔案數字化。檔案信息化之后不僅能夠幫助學校財務檔案管理人員提高工作的效率，減少人員的工作需求量，推進學校辦公現代化，同時還能減少不必要的人員工資的支出，為學校節省了一部分開支。

2加快信息化建設進程、充分發揮財政檔案作用的策略

（1）完好的軟件和硬件設施。要想真正意義上的做好財務檔案信息化建設，就必須要完善學校的軟件與硬件設備。財務檔案與一般檔案不同，它具有獨特性，因此對財務檔案管理的軟件與硬件也有了不一樣的要求———保密設施。財務檔案管理的保密性直接影響到檔案信息化建設的最終價值高低，同時也會影響到一個學校是否能正常運轉。其中硬件設施包括計算機主體設備、存儲空間、數據交換技術、數據庫管理軟件、安全防范系統等等。檔案信息化設施分為兩種：網絡平臺和硬件平臺。而軟件建設則指系統軟件和應用軟件兩個部分。其中系統軟件是根據計算機本身所攜帶的邏輯功能來方便操作員管理和操作計算機系統中每個部分的不同數據資源的作用，它包括計算機監管程序、調整程序、多國語言切換翻譯、數據庫管理程序、存儲與安全管理等方面。由此可以看出系統軟件在信息化建設過程中占據著中心位置。在檔案信息化基礎設施中，優秀的操作人員會將硬件設施與軟件設施相互利用，平衡它們之間的力量，這也是財務檔案信息化建設向著高效率、快速發展的關鍵步驟。在存儲財務檔案的房間附近，應該裝備全方位無死角的電子監控設備，以此來保證房間里設施預防火災、防濕氣、防蟲咬、防塵埃、防強光的照射、防紙質檔發霉等一系列自然破壞，當然也是為了防患人為的破壞，比如盜竊。希望這樣能大大的提高財務檔案存儲的條件，為檔案存儲打造一個安全的環境。（2）完善制度條約，必須嚴格執行工作規定的流程。規章制度是每個工作的保護傘，也是每個工作得以開展的必要前提條件，在整個工作流程中，每個工作人員都必須以此為行為準則，把制度隨時放在心中，嚴格的執行每個工作規定的流程。只有這樣才能保證工作能夠順利有序的開展，從而提高工作效率與水平，達到最初預想的目的。檔案信息化管理，也應該擁有屬于自己獨特的一套辦公制度規章，財務部門人員和檔案管理人員應該通力合作，必要時可以向別的相關部門人員求助，根據學校的實際情況，以分組建設、分層建設、分類建設的基本政策為工作指南，對政策的實施、人員行為的制約，從而制定出一套切實可行的科學檔案管理制度，其中如《高等院校財政檔案工作人員規定制度》、《高等院校財政檔案保存獎懲制度》、《財政檔案移交規定制度》、《財政檔案銷毀制度》、《財政檔案管理保密制度》等等一系列的制度都可以進一步規范財政檔案收納信息、整理規劃、按類桂檔、保存、利用等多個方面，為檔案信息化建設提供了一套有效的制度保障，為學校檔案信息化建設打好了制度基礎。在工作過程中，應該清晰的劃分工作流程，使其符合真實的實際情況。應該嚴格的按照規定要求，把財務檔案管理各個環節的時間、程序要求作為每個工人內心的行為準則，以此來保證工作的順利進行，按照學校統一劃分的分類標準，以及統一管理要求的制度，及時高效的整理、移交檔案，做好數字化管理應用。（3）提高認識，加強領導作用。高等院校的領導人是整個學校能正常運轉的核心，同樣也是檔案管理信息化建設的核心，因此高等院校的領導人應該極為重視學校檔案信息化建設工程，并將此工程納入學校當年規劃中去，建設并完善財務檔案管理系統，然后根據自己學校的實際情況對其進行資金投入以及雇傭專業人才，為信息化管理提供一個高素質的專業團隊，同時還應該向全校師生宣揚信息化管理的好處，使全體師生都支持信息化管理并積極投入到信息化管理建設的工程中。（4）做好安全防范工作。在高等院校財務檔案管理信息化建設的過程中，學校全體師生必須全部都要樹立安全防范意識，校長更應該加強信息安全保密工作，這是保證財務檔案信息化建設的重要環節。在網絡運行中，專業人員要使用自己的專業知識積極防范各種計算機病毒、網絡黑客的入侵和干擾，有效的保護學校數據安全。

3結束語

在數據共享的今天，財務檔案信息化建設早已成為高等院校管理的一種有效措施。在這種趨勢之下，高等院校財務管理部門應該緊跟社會變遷的步伐，積極引入新技術，雇傭專業人員，以此來提高學校信息管理水平，使財務檔案能夠最大程度的發揮其自身的作用，更好的為學校服務，增強學校發展的勢頭。

參考文獻

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作者:黃萍單位:湖南工學院