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多年來，廣西發改委檔案室已積累了很多檔案資料，這些檔案都是寶貴的信息資源，經常被各個部門查詢調閱。隨著檔案的逐年累積，各種檔案資料庫存量逐年攀升。傳統的紙質檔案管理方式已經不能滿足檔案管理、查詢借閱的需求，檔案的查閱利用與存儲管理的問題日益凸顯，檔案信息化系統的建設尤為緊迫。同時，為進一步貫徹落實中央關于做好檔案工作的精神和自治區《“十二五”規劃》中關于“加強檔案基礎信息資源開發利用”要求，廣西發改委于2013年下半年啟動檔案數字化及綜合檔案信息管理系統建設工作，系統現已投入運行。

1系統設計思路

系統依托辦公內網，采用先進的計算機技術，汲取國內外各種信息系統的建設經驗，從發改委實際要求出發進行設計；在“安全、共享、高效、服務”原則基礎上構建廣西發改委檔案信息管理系統，建立安全可靠的檔案信息服務體系；將發改委紙質檔案資料進行檔案數字化服務，實現紙質檔案數字化，為檔案信息無紙化利用提供電子信息與元數據，實現部分檔案全文檢索利用；建立電子檔案資源數據庫，改變傳統的紙質檔案管理模式，實現網絡化管理與利用，滿足以后與上級機構或其他相關機構對檔案信息資源的利用需求；建立科學完整的檔案管理系統，實現與OA等其他信息系統進行信息交互，避免出現信息孤島；對數字化后的涉密數據進行壓縮加密，并實現異地備份；對大量的歷史數據條目進行遷移，確保數據的延續性和完整性；建成以檔案數據信息和檔案影像的全方位利用為目的，完整、專業、易擴展的綜合檔案信息管理平臺。

2系統的架構、功能和應用安全設計

2.1系統架構

廣西發改委檔案信息管理系統主要包括收發文管理、歸檔管理、統計查詢、檔案借閱及系統管理等模塊組成。

2.2系統功能

（1）收發文管理①收文管理收文管理實現對外來公文進行登記和處理。主要用于登記國家各部委來文，黨委、政府來文、區直各單位及各地市來文。主要有收文登記、填寫擬辦意見、領導批示、處室承辦、傳閱、提交歸檔等功能。還具有全文檢索、條件檢索、統計等功能。②發文管理發文管理實現對發改委各類發文的登記和查詢。主要登記文件標題、文號、簽發人、主辦處室等重要文件要素，同時具有提交歸檔、條件檢索、統計等功能。（2）歸檔管理歸檔管理實現對業務部門提交的歷史檔案進行加工歸檔并入庫、檔案著錄管理、對在庫的檔案進行統計、分析及利用等。同時提供檔案管理人員直接登記、掃描、編目和著錄功能。（3）統計查詢統計查詢是對檔案利用率、檔案歸檔、訪問量等進行統計。按照發改委要求實現上級部門及地方檔案管理部門要求的各類檔案統計報表（包括檔案的歸檔情況、庫存情況、利用情況），所有統計結果都要可以打印，轉換成上級部門要求的檔案標準格式。（4）系統管理系統管理包括組織機構管理、用戶管理、角色管理、權限管理、分類碼表管理、檔案卷目設置管理、檔案類型設置管理、流程定義、操作日志管理等功能。（5）查閱利用子系統實現機關內部工作人員借閱檔案（電子卷、實體卷）申請和檔案管理部門逐級審批，根據處室人員權限不同劃分可直接閱覽、需審批才能閱覽，具有規定借閱時間、保留借閱目的和審批意見、各處室借閱資料統計等功能。

2.3系統安全設計

由于系統要求具備很高的安全性和保密性，系統在應用安全上的解決方案是以應用系統的安全設計為基礎，以應用系統日志、數據備份與恢復等為主要手段，保證應用系統的訪問及數據安全，主要內容包括：（1）按角色定制、設計與分配權限，事前控制用戶對系統的訪問；（2）采用SSL協議對外部訪問進行數據加密處理；（3）為關鍵的應用系統流程設計日志功能，以便于事后進行安全問題追查；（4）嚴格按照規定進行數據備份與恢復操作，保證應用系統數據安全。

3系統開發的解決的關鍵問題

3.1海量紙質文件數字化存儲

廣西發改委的檔案主要包括了文件類、照片類、音視頻類、實物檔案類、會計類、基建類等檔案，分類較多，其中文件類和照片類的檔案數量尤為龐大，在檔案數字化的過程中，必須將這些檔案掃描成電子檔案后再存儲到信息系統中。存儲的公文類圖片文件采用黑白二值模式掃描的格式，對于一些對檔案圖片質量要求較高的圖片采用灰度模式或者彩色模式進行存儲，雖然采用了TIFF格式和JPG格式已經起到了圖像壓縮存儲的功能，但對于海量的存儲和網絡訪問來說，這種存儲方式效率還是較為低下的。為了降低存儲空間、減少存儲硬件投入成本、提高網絡檔案檢索速度，系統使用格式轉換程序將通用格式TIFF或JPG文件通過壓縮加密程序轉換為HL格式文件。HL格式是廣西海藍公司自主研發的一種圖像壓縮格式，通過進行HL格式的轉換壓縮后的圖像格式文件的壓縮比高于國際通用格式TIFFG4格式的50%。系統只需做簡單的路徑設設置，轉換過程由計算機自動處理，無需人工干預。這不僅可減少成本，而且因該加密技術的特殊性還可保護檔案安全不被竊取、盜用。

3.2歷史數據遷移

（1）原系統數據庫分析新建的檔案管理系統需要將原檔案管理系統的數據導入進來，但原檔案管理系統廠家已經不再繼續維護系統，且沒有數據庫導出接口及有關技術文檔。為將原系統中的數據安全完整地導出到新系統中，項目組利用SqlServer事件探測器對原檔案系統數據存取機制進行監測，最終分析出數據存取過程和數據所在表格，并成功地將數據完整安全地從原系統導出到新系統中。分析過程如圖2所示：（2）數據導入在對原系統數據庫分析完畢后，已得到了原系統數據存儲的原理、過程和存儲位置（所在表格及表格間的邏輯關系）。為確保數據導入完整性和準確性，項目組采取了以下步驟：①先對原系統數據庫進行備份；②將原數據庫數據導出到Excel表格中，并在表格中標明各字段屬性；③將導出的數據總數和數據庫中的數據總數進行比對，抽樣地對導出數據和原數據進行校驗；④修正導出的錯誤數據，并根據新系統對數據的要求修改；⑤將修正后的數據導入到新系統中；⑥對新、舊系統中的數據進行抽樣比對，確保數據完整性和準確性。

3.3與其他應用系統整合設計

檔案信息管理系統作為文件的歸檔管理系統，需要接收來自不同業務系統的歸檔文件。因此，利用Webservice技術構造了文件自動分類歸檔引擎，實現了文件自動導入和歸檔。（1）歸檔引擎的功能設計引擎可以利用文件標題、文號、分類等各屬性中包含的關鍵字、表達式、歸檔文種等指標構造分類公式實現文種自動化識別和歸檔，如公式：“標題:會議紀要&標題:政府&標題:電子公文->收文/機要室/黨政電子公文(無密級)/區政府/會議紀要”，表示將標題中含有“會議紀要”、“政府”和“電子公文”關鍵字的文檔自動歸檔到“收文/機要室/黨政電子公文(無密級)/區政府/會議紀要”文件夾中。自動分離歸檔引擎公式配置界面如圖3：圖3自動分離歸檔引擎公式配置界面（2）歸檔引擎的工作流程以OA系統歸檔過程為例：由OA系統把所需要歸檔的各種字段自動送到接口的處理模塊A中，接口程序根據當前程序繁忙狀態，將需處理的數據循環列入歸檔隊列中，檔案管理系統定期從接口的中間庫中讀取數據，實現數據導入。在數據導入的同時，檔案系統對數據進行錯誤檢查和校驗，如發現讀取錯誤的，則將該條數據標記為錯誤數據，由OA系統重新更新導入。歸檔引擎的工作示意圖如圖4所示：

4結論

系統的投入運行，建立起廣西發改委數字檔案室，將改變原有的手工檔案管理模式，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業務信息從業務系統中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；實現一份檔案資料多人隨時隨地查閱利用，充分發揮科技對檔案工作的支撐、推動和引領作用；實現了對檔案資料進行數字化加工、重要檔案資料異地保存，對國民經濟建設和維護國家、集體利益都起到重要的法律保護作用；實現電子檔案安全備份，降低由于反復查閱而對檔案原件造成的損害，減少對不同類型檔案的維護費用；提升檔案資料查閱的效率，為各項工作提供參考依據，在處理事件時能夠迅速查閱相關檔案資料，提升工作效能。

作者:周丹駱亮李承林趙欽單位:廣西經濟信息中心