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一、知識管理相關理論概述

(一)知識管理的興起

知識管理的思想與概念在1998年才進入中國，由于我國整體管理水平較低，進行知識管理存在一定的困難。可喜的是中國知識界已經認識到，在現代社會創新不再是從零開始，而是要在已有知識的基礎上進行再創造，因此知識管理是當代社會生存和發展的必然選擇。國內很多知識管理體系紛紛上馬，雖然步調難以一致，效果參差有別，但積累了知識管理的寶貴經驗，有些還樹立了成功的典型。

(二)知識管理的內涵

知識管理就是應用現代技術對知識資源(包括顯性知識資源和隱性知識資源)進行管理，以促進知識創新的活動。具體而言，知識管理包括三方面的內容，即知識資源管理、知識技術管理以及知識思維管理。知識資源管理就是管理知識信息或與知識有關的信息以及記錄知識和信息的載體，其目標主要是管理的顯性知識資源。

(三)知識管理與信息管理的比較

信息是表達、存儲和分配知識的有效工具。因此，知識管理并不能脫離信息管理而單獨存在，信息管理是實現知識管理的基礎。但知識管理不是信息管理，知識管理是對信息管理的提煉，主要表現在以下三個方面：

1.信息管理以提供一次、二次文獻為主，而知識管理不再局限于利用片面的信息來滿足用戶的需求，而是對用戶的需求進行系統分析，向用戶提供全面、完善的解決方案，幫助用戶選擇有價值的文獻，提高知識的獲取效率。

2.信息管理僅局限于對信息的管理而忽視對人的管理，在信息獲取的整個流程中，人才是核心，知識管理認為對人的管理既可以提供廣泛的知識來源，又可以建立良好的組織方式用以促進知識的傳播，適應了知識經濟時代的要求。

3.知識管理通過對知識的管理摒棄了信息管理中被動處理信息資源的工作模式，它與企業的知識交流、共享、創新和應用的全過程融合，實現企業業務流程重組，使知識管理成為企業知識創新的核心推動力，給企業帶來新的活力。

二、知識管理在檔案管理中的應用

知識管理與檔案管理相互融合、共同發展并推動檔案管理創新。只有兩者有機結合，才能充分促進各項管理工作質量及效率的提高，并實現預期管理效果。因此科學分析知識管理在檔案管理中的應用必不可少。

(一)實現檔案管理的細化

在信息化時代，伴隨著檔案管理過程應用了知識管理手段，促進了檔案管理保管單位的進一步細化。只有做好檔案保管工作，才能實現對檔案有序、科學化的管理。過去，我們的檔案管理方式是以“卷”為單位進行管理，這種傳統的檔案管理方式存在著許多不便之處和缺陷。例如，檔案管理人員很難了解檔案中的真實內容，需要對檔案進行立卷調整的時候很難進行查詢檢索；在實際工作中我們有時只需要查詢一卷中的一小部分內容，但卻不得不對整卷檔案的內容都進行查閱，這樣不僅浪費時間，也耗費人的精力。目前，傳統的檔案卷宗管理的方式已經慢慢被淘汰，檔案管理越來越多地實現了信息化管理和信息化儲存，并對檔案管理的單位作了進一步細化。在網絡時代，知識元是檔案管理的最主要方式，也是最基本的單位。通過計算機，可以對知識元進行實時查詢和存儲，極大地提高了查詢的速度和效率。

(二)實現檔案管理的有序化

隨著網絡時代的發展，檔案管理中逐步引入了新的信息技術手段，信息技術和網絡技術使檔案的管理方式有了進一步的發展和提高，信息技術和網絡技術以及數據庫為檔案管理提供了強有力的保障，最終實現了檔案管理的有序化。

(三)實現檔案知識服務技術的加速化

在新的檔案管理時期，檔案知識服務技術的迅速發展為檔案管理的高效性提供了新的技術保證。實現對檔案的智能檢索是隨著網絡時代的發展而進一步發展起來的，它通過使用新的檢索機制來實現對信息的檢索和傳輸。同時，它可以通過使用自然語言的處理技術，來分析用戶所提出的問題，進而向用戶提供所需的檢索結果，表現出極強的推理性，并通過技術手段提高檔案信息的檢準率及檢全率。這也充分體現了檔案知識服務技術發展的新趨勢。

三、知識管理在檔案管理中的實施策略

實施知識管理需要進行宏觀調控，對各知識部門的物質資源、知識資源、人力資源以及資本資源等進行協調管理，檔案工作與知識管理環境協同就是知識管理宏觀調控的內容之一。從全局來思考，將檔案工作納入知識管理全局設計之中是必然的選擇。

(一)思維層面

1.轉變被動管理思維

檔案工作人員應該轉變被動的管理思維，不應僅僅滿足于檔案實體的安全與責任管理，還必須研究檔案知識資源的加工，促進檔案知識產品化，促進檔案知識應用于實際生產過程。知識產品有兩層含義：一是銷售知識成品，二是知識性服務和物化的知識產品?，F代知識產品的生產表現為隱性知識的創造階段和腦外物化表達階段多次隨機變換互動，即隱性知識創造—腦外物化表達—隱性知識創造—腦外物化表達，直至一個完善的知識產品生產出來。所以，知識產品的生產機制，在生產程序上呈現出一種精神變物質——物質還原為精神的隨機循環往復、彼此互動的機制，即從隱性知識的精神創造物化到表達成知識產品的半成品，再將知識產品的半成品還原成隱性知識進行知識完善再創造，如此隨機多次循環，最終生產出一個完整的知識產品。

2.開放意識

知識管理環境下，企業檔案工作內容進一步拓展，檔案部門需要重視已有知識的挖掘、共享與整合，同時還要挖掘人員腦海中的隱性知識并及時歸檔。把組織內外不同專業、不同背景的知識結合到一起，有可能形成知識創新的新視角。美國Unocal公司提出通過建立由50名來自世界各地的鉆探經理、技術人員、地理學家組成的小組能夠比其他公司開發同類油井節約40-60%的成本。這種跨部門、跨地區的人員合作，需要打破內部邊界，企業內部首先建立開放的溝通渠道。企業檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內外的溝通渠道，一方面及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員進行有效溝通，掌握動態的、隱性的知識資源，及時歸檔。

(二)管理層面

1.文檔一體化

文檔一體化管理在企業發展中具有舉足輕重的作用，知識管理環境下企業對文檔實行一體化管理顯得尤為必要。檔案工作環節和一些具體的操作手段需要革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。

2.文檔系統與其他信息子系統的協同

企業內各個子系統相互開放，通過與其他子系統的協調與配合，從而實現整體績效的最優，如企業檔案部門與企業情報、圖書、資料等部門通力合作，實現協同。從只整理保管本企業形成的紙質檔案、科技圖書、標準、期刊、法律法規中解脫出來，實現由封閉的以實體管理為主的管理模式向開放的電子信息網絡管理模式轉變，由“重管輕用”向“重用促管”轉變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉變，形成輻射企業檔案、標準、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉站。管理人員在分工合作的基礎上負責企業檔案、圖書、情報的收集、整理、加工、處理、傳遞、交流等，建立結構合理、種類齊全、質量優化的知識體系，為領導決策、企業生產經營提供高質量的信息服務。

隨著知識經濟時代的到來，知識管理已日益成為人們關注的熱點并且逐漸應用于各個領域。檔案管理在面對知識管理帶來的機遇與挑戰時，必須進行自身改革與創新。把知識管理應用到檔案管理中才能真正實現檔案管理工作的持續發展。

作者:徐敏 單位:中交三航局工程物資有限公司

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