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摘要：實現信息化管理是做好煤炭企業檔案管理工作的重要手段，隨著信息技術的飛速發展，煤炭企業檔案信息化管理的實施，不僅有效實現辦公與檔案管理一體化，也為煤炭企業檔案文件的存儲與檢索提供了更有效的途徑，滿足了現代企業檔案管理的全方位需求。

關鍵詞：檔案信息化；檔案信息化管理；煤炭企業

一、煤炭企業檔案信息化管理的優勢

（一）有效實現辦公與檔案管理一體化

在當今大中型煤炭企業，隨著往來業務的繁忙和辦公規模的激增，導致企業在產品、技術、合同、財務、銷售、人事等諸多環節都產生了大量的辦公文件，它們有些和檔案管理內容息息相關，需要及時向檔案管理部門整理、提交和歸檔，運用傳統的辦公手段必然會導致辦公室和檔案管理部工作量的大大激增。通過利用媒體企業的檔案管理自動化系統，可以將煤炭企業的辦公基礎工作、檔案整理工作與檔案管理信息化系統做到科學的結合，真正實現辦公、檔案管理一體化，極大節省了煤炭企業檔案管理的人力和時間，大大提高了部門工作效率。

（二）方便煤炭企業檔案文件的存儲與檢索

煤炭企業檔案管理的核心內容是各種有參考和利用價值的部門文件，常見的有辦公文件、人事檔案、技術部圖紙、生產部門設備資料等，它們以前大多停留在煤炭企業的辦公室、生產部門、技術部門和人事部門，主要用來指導和管理煤礦生產經營活動，推動煤炭企業的產業升級和人員優化，這種生產和管理模式給檔案管理部門的檔案全文搜集、歸納和存儲都帶來了極大的難度。通過煤炭企業檔案信息化系統建設，檔案管理部門可以將原來紙質版的檔案文件經過掃碼、數字化處理轉化成多媒體資源，歸納存儲到檔案管理系統的信息化數據庫中。而通過建立相關的檢索目錄和搜索關鍵詞，可以方便生產部門、技術部門和人事部門自行開展檔案文件的調閱和傳閱，這樣就為煤炭企業的高效率工作和安全可靠工作提供了極大的便利。

二、煤炭企業檔案信息化管理的具體措施

在煤炭企業檔案信息化管理過程中，需要煤炭企業建立完整的檔案數據庫與檔案網絡，真正實現檔案信息化管理的全文數字化，具體可以從以下幾個方面進行:

（一）建立完整的檔案數據庫與檔案網絡

當今時代，電腦軟硬件、網絡技術和信息化系統已經成為企業做強做大的前提基礎，它就涉及到傳統企業管理模式的積極轉變。在很多煤炭企業，檔案信息化管理還停留在傳統文件人工處理模式向信息化管理系統的過渡階段，需要煤炭企業在檔案數據庫建設和檔案骨干網絡建設上投入極大的精力，真正實現煤炭企業檔案數據庫的可靠高效和長久穩定，這是煤炭企業檔案信息化管理的前提條件和硬件內容。摘要：實現信息化管理是做好煤炭企業檔案管理工作的重要手段，隨著信息技術的飛速發展，煤炭企業檔案信息化管理的實施，不僅有效實現辦公與檔案管理一體化，也為煤炭企業檔案文件的存儲與檢索提供了更有效的途徑，滿足了現代企業檔案管理的全方位需求。關鍵詞：檔案信息化；檔案信息化管理；煤炭企業具體到檔案數據庫的構建要素上，需要煤炭企業檔案管理部門密切配合企業IT部門，認真研究煤炭企業文件管理的管理與規劃，充分考慮文件數據的結構優化，積極根據煤炭企業文件或卷宗的題目、責任人、來源、分類號、主題詞、摘要目錄來創建索引服務系統。而在煤炭企業檔案骨干網絡建設方面，需要企業積極引入光纖網絡，建立無塵機房，安裝專門的服務器、骨干路由器等網絡設備，配置掃描儀、照相機、傳真機等信息處理設備，從而能夠真正組建綜合性的檔案數據庫。

（二）實現檔案信息化管理的全文數字化

伴隨著信息化技術的飛速發展，檔案管理的工作范圍和服務內容也發生了翻天覆地的變化，從而對于檔案管理工作人員的業務水平提成了更高的要求，具體體現在煤炭企業檔案管理信息化系統的熟練掌握和檔案全文數字化的服務要求。一方面，根據煤炭企業檔案管理的各種要求，需要檔案管理信息化系統注重文本類、圖文圖像類和影像類檔案資料的分類記錄和信息化建設，真正做到各類檔案資料都具備明確的文摘、索引、目錄等目錄數據庫，從而能夠為煤炭企業生產部門、技術部門和人事部門提供準確可靠的檔案信息源。在此基礎上，檔案管理人員還需要建立相應的事實數據庫和全文數據庫，保證所有煤炭企業的檔案資料都是經過加工的一次情報，能夠方便利用者直接查詢和傳閱。另一方面，煤炭企業檔案管理人員應該具備利用檔案數字化管理系統來建立動態數據庫和基層報表信息化系統的能力，能夠及時將生產部門、技術部門和人事部門所提供的數據、資料和反饋意見通過骨干網絡傳送到檔案管理部門的系統服務器上，檔案管理人員在原始數據歸納、存儲的基礎上，開展相應的目錄索引建設、文本和數據建設，提高檔案信息資源的利用價值。

三、結語

總之，煤炭企業檔案信息化管理是一個長期系統的過程，需要煤炭企業加強檔案數據庫和相關骨干網絡建設，提高檔案管理部門在電腦軟硬件、網絡設備和辦公設備的信息化水平，指導檔案管理人員熟練掌握檔案管理信息化系統，真正滿足檔案全文數字化的服務要求，從根本上保障煤炭企業其各部門與檔案管理部門之間的信息資源共享，共同推動煤炭企業的信息化建設向更深層次的深入開展。

參考文獻

[1]馬維念.基于網絡化的煤炭企業檔案信息化管理系統實現策略淺析[J].辦公室業務,2012（11）.

[2]李洪祥.檔案信息化管理策略分析[J].黑龍江科技信息,2016（17）.

作者:孔凡鳳 單位:山東能源臨沂礦業集團有限責任公司