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[摘要]外貿(mào)函電是商務(wù)交際的重要手段之一，禮貌是其文體特征之一。本文基于合作原則和禮貌原則理論，以拒絕對(duì)方還盤(pán)的函電為例，從語(yǔ)篇構(gòu)成中合理使用禮貌策略的原則，分析語(yǔ)篇構(gòu)成策略。

[關(guān)鍵詞]外貿(mào)函電語(yǔ)篇構(gòu)成禮貌策略原則禮貌策略分析

英語(yǔ)外貿(mào)函電作為商務(wù)交際中最常見(jiàn)的一種應(yīng)用文，具有突出的格式化特征、語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)特征和語(yǔ)言特征。外貿(mào)函電按照其所傳遞信息的性質(zhì)不同，語(yǔ)篇所體現(xiàn)的概念功能、人際功能和語(yǔ)篇功能也有所不同，所以語(yǔ)篇的構(gòu)成策略和特征也具有不同的表現(xiàn)形式。消極信息外貿(mào)函電的交際目的是傳遞不利于對(duì)方的消息，寫(xiě)信者不但要盡力說(shuō)服對(duì)方接受函電所傳遞的信息，而且要傳遞愿意繼續(xù)保持業(yè)務(wù)來(lái)往的信息。本文擬分析消極信息外貿(mào)函電的語(yǔ)篇構(gòu)建過(guò)程中所體現(xiàn)的合作原則和禮貌原則，選擇和使用科學(xué)的語(yǔ)篇構(gòu)成策略。

一、外貿(mào)函電語(yǔ)篇體現(xiàn)的禮貌策略原則

1.合作原則

美國(guó)哲學(xué)家Grice（1975）認(rèn)為，會(huì)話是受到一定條件制約的，人們進(jìn)行交談之所以不會(huì)說(shuō)出一連串互不連貫的話，是因?yàn)闀?huì)話者互相合作，同遵循一個(gè)目的或一組目的。為了達(dá)到某一目的，會(huì)話雙方都必須共同遵守一些基本原則，他特別強(qiáng)調(diào)了“合作原則”。Grice指出，人們?cè)谡勗捴凶袷氐暮献髟瓌t包括四個(gè)范疇，每個(gè)范疇又包括一條準(zhǔn)則和一些次準(zhǔn)則:(1)量的準(zhǔn)則(QuantityMaxim)：①所說(shuō)的話應(yīng)包括當(dāng)前交談所需要的信息；②所說(shuō)的話不應(yīng)包括超出需要的信息;(2)質(zhì)的準(zhǔn)則(QualityMaxim):①不要說(shuō)自知是不真實(shí)的話；②不要說(shuō)自己缺乏足夠證據(jù)的話；③關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則(RelationMaxim)：所說(shuō)的話要貼切、相關(guān)；④方式準(zhǔn)則(MannerMaxim)：說(shuō)話簡(jiǎn)練；說(shuō)話有條理。

如果會(huì)話者要直截了當(dāng)表示出自己的意思，就必須遵守上述這些規(guī)則。但在實(shí)際生活中，人們常常會(huì)在不同程度上有意不遵守這些規(guī)則，間接地表達(dá)自己的意見(jiàn)。英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家Leech認(rèn)為，“合作原則”的主要作用體現(xiàn)在解釋系統(tǒng)意義(sense)和話語(yǔ)意義(force)之間關(guān)系的轉(zhuǎn)換上。但是合作原則有個(gè)明顯的缺陷，它無(wú)法解釋人們?yōu)槭裁唇?jīng)常要違反合作原則，間接地表達(dá)自己的意見(jiàn)。

2.禮貌原則

Leech在《語(yǔ)用學(xué)原則》中(1983)把“禮貌原則”(politenessprinciple)作為“合作原則”的“援助”原則提出來(lái)，完善了“會(huì)話含義”學(xué)說(shuō)。Leech把“禮貌原則”劃分為六類，每類包括一條準(zhǔn)則和兩條次準(zhǔn)則:(1)寬宏準(zhǔn)則(GenerosityMaxim):①使他人受損最小；②使他人受惠最大;（2)策略準(zhǔn)則(TactMaxim):①使自身受惠最小；②使自身受損最小;(3)贊揚(yáng)準(zhǔn)則(ApprobationMaxim):①盡力縮小對(duì)他人的貶損;②盡力夸大對(duì)他人的贊揚(yáng);(4)謙虛準(zhǔn)則(ModestyMaxim)：①盡力縮小對(duì)自身的贊揚(yáng)；②盡力夸大對(duì)自身的貶損;(5)贊同準(zhǔn)則(AgreementMaxim)：①盡力縮小自身和他人之間的分歧;②盡力夸大自身和他人之間的一致。（6）同情準(zhǔn)則(SympathyMaxim):①盡力縮小自身對(duì)他人的厭惡;②盡力夸大自身對(duì)他人的同情。

成功商務(wù)信函要符合完整(completeness)，簡(jiǎn)潔(concise)，清晰(clarity)和禮貌(courtesy)等原則。前三條符合合作原則，最后一條則符合禮貌原則。禮貌原則和合作原則互為益補(bǔ)。可以說(shuō)，外貿(mào)函電中合作原則和禮貌原則的準(zhǔn)確把握是信函交際功能能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵，在很大程度上決定著與客戶業(yè)務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，要使信息接收者心平氣和的接受消極信息，實(shí)現(xiàn)函電的交際目的，使雙方能夠繼續(xù)保持友好的業(yè)務(wù)關(guān)系，采用合適的禮貌策略是必不可少的。

二、消極外貿(mào)函電語(yǔ)篇構(gòu)成中禮貌策略分析

外貿(mào)函電按其所傳遞信息的性質(zhì)可分為消極信息函電、積極信息函電和勸服性函電。傳遞消極信息的函電可大致分為兩類：賣方拒絕買方的還盤(pán)、訂單、索賠類函電，買方向賣方的申訴、索賠以及催裝類函電。語(yǔ)篇的體裁不同，交際功能不同，不僅導(dǎo)致其語(yǔ)言風(fēng)格不同，而且導(dǎo)致其組句成篇的模式有異。本文以拒絕還盤(pán)信函為例分析傳遞消極信息函電語(yǔ)篇構(gòu)建過(guò)程中的禮貌策略。

DearSirs，

WelearnfromyourletterofMay28thatourpricefortheSiliconSteelSheetisfoundtobeonthehighside.

在信函的開(kāi)頭部分，寫(xiě)信者放棄方式準(zhǔn)則，遵循禮貌原則中的贊同準(zhǔn)則，以緩和、中立的語(yǔ)氣客氣的指出收到對(duì)方的來(lái)函和有關(guān)的價(jià)格信息，刻意地回避在信函的最開(kāi)始部分直接拒絕對(duì)方的還盤(pán)，以最大限度地放大相互之間的一致之處，避免唐突地傳遞消極的信息，引起對(duì)方的不快，為下文的拒絕還盤(pán)做好了充分的準(zhǔn)備，使對(duì)方有了一定的心理準(zhǔn)備。另外，寫(xiě)信者遵循關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則和質(zhì)量及數(shù)量準(zhǔn)則，以“ourpricefortheSiliconSteelSheetisfoundtobeonthehighside.”言簡(jiǎn)意賅地表明該函電的目的是談?wù)摗癝iliconSteelSheet”的報(bào)價(jià)事宜。

在外貿(mào)函電寫(xiě)作中，無(wú)論是傳遞積極的信息還是消極的信息，交易的一方在回復(fù)對(duì)方來(lái)函時(shí)總要體現(xiàn)商務(wù)信函所要求的禮貌原則。在函電的開(kāi)頭部分，寫(xiě)信人總是禮貌地提及對(duì)方的來(lái)函，以簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言說(shuō)明去函的目的。

WhileweappreciateyourcooperationingivingustheinformationabouttheJapanesesupplyinyourmarket,weregrettosaythatthereisnopossibilityofcuttingthepricetotheextentyouindicate,i.e.8%.Foryourinformation,wehavereceivedacrowedofinquiresfrombuyersinotherdirectionsandexpecttoclosebusinessatsomethingnearourlevel.Atpresent,wecannotseeourwaycleartoentertainyourcounter-offer,asourpriceisquiterealistic.

本信函的目的雖然是拒絕對(duì)方降價(jià)要求，但作者巧妙地運(yùn)用贊揚(yáng)準(zhǔn)則和贊同準(zhǔn)則，在第一部分以中立的語(yǔ)氣陳述對(duì)方認(rèn)為價(jià)格太高，暗示自己一方難以接受的基礎(chǔ)上，使用“weappreciateyourcooperation”以感謝的口吻提到對(duì)方所提供的信息，創(chuàng)造友好的氛圍。然后略帶歉意地拒絕了對(duì)方降階要求。對(duì)于方式準(zhǔn)則的缺失，書(shū)信的作者采用了禮貌原則中策略準(zhǔn)則進(jìn)行彌補(bǔ)，使用regret來(lái)表示作者對(duì)傳遞消極信息（拒絕還盤(pán)）的遺憾之情，為對(duì)方接受消極信息設(shè)置良好的語(yǔ)言環(huán)境，消除對(duì)方心中的不悅情緒。

表面看起來(lái)，使用“thereisnopossibilityofcuttingtheprice”拒絕對(duì)方的降價(jià)要求違背了方式準(zhǔn)則，但是寫(xiě)信者運(yùn)用量的準(zhǔn)則和質(zhì)的準(zhǔn)則，使用“acrowedofinquires”來(lái)強(qiáng)調(diào)貨物的暢銷，清楚地說(shuō)明了拒絕對(duì)方降價(jià)要求的具體、真實(shí)原因。雖然這樣的解釋方法在一定程度上違背了謙虛準(zhǔn)則，但避免了一味地表示禮貌而過(guò)分的使用謙卑的言辭降低自己的地位，并且使對(duì)方感覺(jué)到雙方的談判是建立在互相信任、平等互利的基礎(chǔ)上，使拒絕還盤(pán)顯得有禮有節(jié)。

Iflateronyouseeanychancetodobetter,pleaseletusknow.Inthemeantime,pleasekeepuspostedofdevelopmentsatyourend.

在前一段說(shuō)明拒絕對(duì)方原因的基礎(chǔ)上，寫(xiě)信者運(yùn)用贊同準(zhǔn)則表明對(duì)該筆業(yè)務(wù)走勢(shì)非常關(guān)注，期望知道對(duì)方的任何進(jìn)展，表達(dá)了雙方的利益息息相關(guān)，盡力縮小自己與對(duì)方的分歧，對(duì)其曉之以理、動(dòng)之以情，側(cè)重以對(duì)方的利益來(lái)勸說(shuō)其接受報(bào)盤(pán)。一方面進(jìn)一步解釋拒絕接受還盤(pán)的原因，更重要的是達(dá)到說(shuō)服對(duì)方收回要求降價(jià)的要求。

一般的拒絕還盤(pán)信函都會(huì)提供反還盤(pán)供對(duì)方考慮，例如適當(dāng)降價(jià)、改變支付方式、交貨時(shí)間等等，該信函卻禮貌而又完全地拒絕了對(duì)方還盤(pán)。表面看起來(lái)雙方的談判告一段落，事實(shí)上寫(xiě)信者運(yùn)用策略準(zhǔn)則，通過(guò)上一部分的“expecttoclosebusinessatsomethingnearourlevel”和本部分的“Iflateronyouseeanychancetodobetter,pleaseletusknow”精心地使用語(yǔ)言技巧為以后的談判留下充分的空間，體現(xiàn)了寫(xiě)信者對(duì)市場(chǎng)的把握程度和禮貌原則的熟練使用。

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在結(jié)尾部分，寫(xiě)信者運(yùn)用謙虛準(zhǔn)則和贊揚(yáng)準(zhǔn)則，在自己的利益不受到損害的情況下，從情感上給以對(duì)方有好的安慰，使得話語(yǔ)的回旋余地大大增加，表達(dá)保持業(yè)務(wù)關(guān)系的誠(chéng)意。

三、結(jié)語(yǔ)

由于消極信息函電主要傳遞的是拒絕、指責(zé)和威脅等等本質(zhì)上不禮貌的信息，這些信息會(huì)使貿(mào)易雙方陷入尷尬的境地，因此，在撰寫(xiě)消極信息函電過(guò)程中，應(yīng)采用積極的禮貌策略，既要遵守合作原則又要出于禮貌的需要或其他原因而故意違反合作原則，從而體現(xiàn)語(yǔ)言的語(yǔ)篇功能和交際功能。在構(gòu)建消極信息外貿(mào)函電的語(yǔ)篇過(guò)程中，為了避免過(guò)于直率對(duì)對(duì)方造成傷害，寫(xiě)信人在函電開(kāi)始部分總是要從積極的角度著手，采用緩和的語(yǔ)氣陳述消極信息，給對(duì)方心理接受做好鋪墊；然后再傳遞消極信息并作出客觀的、令人信服的解釋，用事實(shí)說(shuō)明不能滿足對(duì)方要求確系不得已而為之，博得對(duì)方對(duì)傳遞消極信息的理解，并提出切實(shí)可行的補(bǔ)救措施；最后用友好的態(tài)度和客氣的結(jié)束語(yǔ)進(jìn)一步降低消極信息對(duì)業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)關(guān)系帶來(lái)的的不良影響。

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