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摘要：馬鋼設計院有限責任公司是一家以冶金工程技術服務為主體的公司，2001年開始進行信息化管理工作建設，本文是幾年來的這方面工作概略描述和一些感想。關鍵詞：設計管理信息化一、概況馬鋼設計研究院有限責任公司成立于2002年，注冊資本2050萬，是由馬鋼股份公司、馬鋼國際貿易公司和本院的自然人共同出資組成的有限責任公司，持有國家冶金、建筑、和環境工程甲級設計資質、工程監理和工程造價甲級資質，從事工程設計、工程咨詢、工程監理和工程總承包服務，設置冶金、軋鋼、機械、電氣與自動化、能源與環境保護和規劃6個專業設計研究所，職能管理部門8個，全院職工260多人，其中高級職稱的技術人員占職工總數的50%以上，2005年營業收入1.96億。馬鋼設計院綜合管理信息系統是以工程設計項目管理為核心，由市場經營、（設計）項目管理、檔案管理、人力資源管理、系統管理、客戶關系管理、綜合辦公管理等模塊組成。二、MIS系統建設過程1、調研（1）建設的時機的考慮盡管行業協會在“十五”就提出設計企業信息化建設綱要，但是具體何時進行設計院綜合管理信息系統的建設，還是要認真地考量，其中CAD應用普及程度,硬件設施特別是網絡硬件的建設程度對建設時機還是有影響的。（2）建設方式的考慮當前，設計院MIS系統的建設方式主要有以下幾種方式：a）完全自主開發。很多大院，信息人才眾多，技術實力雄厚，往往采用這種方式。采用該方式有利于對系統的全面掌握，用戶的需求比較容易采集，對外界的技術依賴程度低，維護方便。b）咨詢合作開發。尋找一個對信息技術和企業的管理技術均比較了解的專業咨詢公司，由他來代表企業進行系統的建設管理，并負責對企業的培訓和系統開發企業的過程管理。3）完全委托，自我管理。這是我院采用的建設方式，這是我們根據我院的實際情況全面衡量后采取的策略。4）平臺引進，二次開發。就是從外部引入一個相對成功的基本成熟的平臺，自已略加二次開發后加以應用，一般這樣的基礎平臺的價格比較昂貴，而且對這個平臺的完全消化也不是短時間內就能實現的，此外對某個具體的企業來講，平臺軟件的功能可能有多余。（3）體系平臺的考慮在已經建成使用的和在建的管理信息系統中，多采用C/S體系結構，但是考慮到技術的發展的趨勢，以及未來系統維護的方便性，我們認為最好采用B/S結構，隨著·NET技術的日益成熟和普及，堅定了我們的信心。（4）行業現狀的調研在建設部和協會的“十五”信息化工作指導方針的指引下，國內勘察設計行業MIS系統建設紛紛開始起步，與國外公司相比起步相對較晚，但是一批院還是取得了相當的成果，在我們了解到的設計院中不少院在信息化建設方面各有特色、各有建樹。此外，我們還對與我們有業務接觸的國外工程公司的信息化工作進行了解，其中主要有德國的SMS、比利時的CMI等，西方發達國家企業今天信息化的現狀應該就是我們努力追趕的方向，人家能做到的，我們也應該能做到。對中國的設計企業來講，與國外發達國家的工程公司相比，我們的主要差距在管理以及管理的信息化，技術上的差距不是主要的，這是我們研究分析國內、外的設計類企業后所得到的一個感受。2、理清思路，統一認識，確立目標理清思路，統一認識，確立目標是我們進行MIS系統建設的過程中首先要解決的問題。企業對MIS系統建設出于被動，思路不清楚，目標不明確，是很難取得成功的，實施過程中就會帶有很大的盲目性。我們在決定實施信息化建設首先明確的是：1）建設的目的：實施流程再造，提高主業工作效率；細化管理，以進一步提高管理水平和企業的競爭力；2）建設的目標（可測量）：實現CAD電子文件有效存檔，實現項目管理信息化的突破；在設計類企業中搞信息化建設，首先從設計“項目管理”抓起，而不是先從通常的OA及人力資源管理起步，我們有自己的想法，即我們的做法是“先難后易”，而傳統的做法多是“總體規劃、分步實施、先易后難”。而這種做法最大風險是：容易做的、可有可無的模塊先做出來了，而最難做的部分也是企業最核心、最需要的的部分，最后卻做不出來，信息化工作只得幾上幾下。最核心的業務管理問題一直沒能解決，這也是許多MIS建設失敗的模式，我們決定反其道而行，就是要避開這樣的怪圈。3、認真做好需求分析在院領導思想統一的前提下，院最高領導層對管理信息系統親自過問、親自管，同時適時結合BPR，這對軟件企業更快、更好地了解企業的業務流程是非常有利的，金慧公司在與我們的交流過程中，幾易其稿、在討論交流的過程中，雙方逐步達成了共識，把目標和思路都理清楚了。經過重新改進后的流程與ISO9001貫標文件進行有機的協調，使業務流程文件化。必須要說明的是：1）用戶的需求也不是一下子就能完全說明清楚的，即使說明清楚的流程也有變更的可能；2）只有用戶自己最清楚自己需要什么，只望軟件開發單位拿出來一個企業的流程方案是不可想象的，這樣做的結果很可能就是系統的失敗。我院的領導層和管理層在用戶需求階段投入大量的時間與軟件開發公司共同研究用戶需求和流程方案為我院MIS的成功打下了良好的基礎。4、全院參與明確管理責任管理信息系統的建設需要全體人員的參與，這就好比一個集體性質的體育項目，任何一個人的不投入都有可能影響最后的結果；當然MIS建設首先是一個“一把手”工作，企業的最高領導必須親自認真過問；我們還專門指定分管領導配合協調MIS建設工作；強調全員的參與，主要表現在對全體人員的培訓和考核；通過多種會議溝通和網絡宣傳的方式營造氛圍，說明MIS建設的意義和過程，以求得全院上下的共識；5、分步推進最終走向集成應用在系統正式使用之前，進行1個多月的過渡期（05年8月10—05年9月15日），在這期間，鼓勵大家使用系統，但是過渡期滿后，全院的項目管理只在一條路上進行，不搞旁路，就是必須從系統內組織項目管理和發圖，從項目任務的下達、項目的策劃、圖紙的設校審到圖文出版，沒有其它的路可走。這樣一方面促進大家對系統的快速掌握，二來促進軟件公司對系統進行全面的完善，三確保了CAD的圖紙的完全存檔。加上系統提供的電子自動簽名技術，使困困擾設計單位多年的CAD電子文件有效歸檔問題在我院得到初步的解決。三、MIS系統建設現狀1、經營計劃管理經營計劃管理主要是為經營計劃管理部門提供一個項目信息、生產計劃、臺帳、合同信息、收費、客戶信息管理的工作平臺；具體業務功能包括：項目臺帳管理、生產任務下達（合同評審、領導審批、項目下達）、月度計劃管理、項目計劃檢查（可依項目、時間、部門、專業、個人等進行完成情況和在手項目情況的檢查）、項目收費管理、客戶信息管理、查詢統計等。項目任務的下達，將啟動項目管理眾多的流程，而項目信息又為財務收費和內部分配提供原始信息。2、項目管理項目管理子系統是整個系統的核心部分，也是開發與實施難度最大的一個部分。它為經營、項目管理及專業設計生產部門提供了一個協同作業的機制，包括設計項目的進度計劃管理、生產過程人力資源管理、ISO質量管理、產品過程管理等，完全貫徹ISO9001質量管理體系的思想。主要內容有：項目策劃管理（WBS與OBS分解）、項目設計輸入與要求的下達、協作計劃的管理（制訂、執行結果的檢查等）、專業協作資料互提管理（版本化管理）、設計成果上傳，三級校審核與專業會簽、電子簽名、ISO表單自動管理、圖文出版、電子文件歸檔、生產過程中間環節的實時檢查等。3、人力資源管理人力資源系統作為整個系統的重要組成部分，是其他業務系統的基礎模塊，為其他系統的應用提供人力資源支撐，其它業務系統有關人員的信息都構建在這個系統之上，所以該模塊的設計和規劃需要考慮其他業務系統的需要，所有業務系統的人、崗位和組織信息都來自該模塊，項目管理等其他業務模塊也需要將有關結果性的數據傳回給人力資源系統，比如員工業績等。4、圖檔管理從項目管理系統中輸出的產品（CAD文件等），自動進入圖檔管理系統，該系統具有檔案管理、科技檔案在線查閱（按權限與密級）、檔案下載（按權限與密級）、復用與再利用等功能，與傳統的檔案系統相比，其具有查閱快捷，再用方便的特點，直達個人桌面的應用，為管理部門及內部用戶提供非常便捷的平臺。5、綜合辦公管理及其他目前我院的MIS還設有以下一些功能模塊，如通常的辦公信息、網站管理、權限管理、個人工作平臺（任務管理，郵件管理，工作報警，個人設置，個人查詢）管理、企業論壇等；由于這些系統多不影響核心業務流程（項目管理）的運行，還有待進一步開發完善，畢競系統的完善和優化是沒有止境的。四、存在的問題1、現有系統功能有待進一步完善。管理信息系統的功能，一方面是工作協同平臺，也應該是一個信息和知識快速獲取的平臺，以便實施有效的管理和調度，更進一步應為實施有效的決策提供支持（DSS），為快速提高工作速度和工作質量提供方便（KB），目前系統在快速提供信息方面還有進一步優化和改進的空間；企業管理最難的是人的管理，而人員管理中最難的是對人的評價。我院MIS運行的結果目前還沒有完全進入人力資源管理系統，同時業績考評模型也處在探索階段。如何依托信息系統提取的數據實施有效、科學的考評，是我們系統完善的一個方向。目前系統的三級校審采用兩條腿走路——硬拷貝與電子文件同時進行，由于計算機屏幕較小，審閱圖紙要完全基于網絡進行較為困難，硬拷貝提供查閱的方便，而MIS系統則保證工作過程的真實和評審意見、技術版本的管理有序。這個問題要完全指望MIS本身來解決，困難較大，但是基于計算機網絡環境下的工程設計審批作業如何有效的實施將是一個有意義的課題。此外,用戶界面的友好性和操作的方便性方面還有較大的改進空間；2、人員對MIS系統的適應性有待進一步提高。對工程設計企業來講，人員的工作方式從傳統的面對面的交流，轉向大多基于網絡的交流，是一個較大的變革，如何適應這個變化對每個人都至關重要，此外還要碰到傳統模式下不曾有的問題，如人員外出如何辦？異地辦公的身份確認等。3、系統的安全性需要加強。隨著信息系統應用的深入，安全問題也更加突出。系統的安全包括網絡平臺本身的安全和數據的安全，這一方面要加強人員的安全意識教育，建立嚴格的保密管理制度，防范竊密和泄密，保護知識產權不受侵犯，此外還要在軟、硬件系統的建設上進一步加強安全機制。4、更多的產品要管理到目前為止，我們僅對工程設計管理進行了討論，有關工程監理和工程總承包的管理尚沒有開始，而工程總承包工作將是設計型企業未來發展的一個重點領域。五、結語企業信息化建設對具體一個企業來講，可能是一項前所未有的事業，遇到的困難自然也是前所未有，也許這就是為什么企業信息化工作失敗案例多于成功案例的原因。在我國，勘察設計企業的信息化工作最近才剛剛興起，勘察設計協會“十一五”信息化工作指導思想為我們的工作指明努力的方向，就企業自身而言，信息化工作絕對是一個“一把手”工程，如果沒有領導層思想的高度一致，沒有明確的目標,并以目標驅動的方式進行強力推進，要取得實效的確比較困難的。此外，企業的信息化工作是一個開創性的工作，要求企業與軟件技術的提供者（軟件公司）密切合作，充分溝通，用雙贏的心態進行合作，單純地指望單方完成這項工作基本是不可能的，一個合格的軟件來自雙方的努力，同樣一個合格軟件的成功的應用也依賴雙方的合作，這一點是管理類軟件不同于其他軟件的特點，畢竟是“管理”信息系統，而實施“管理”的主要方面在企業而不在軟件公司。應用無止境，信息化工作的建設也是一個動態的過程，只有開始沒有結束，我們將繼續努力搞好我院的信息化建設工作，與設計同行業一道，為我們共同事業的而努力。