導語：高校檔案數(shù)字化建設(shè)流程分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著時代的發(fā)展與信息化技術(shù)的普及，各大高校普遍開啟了自身檔案數(shù)字化建設(shè)。然而，高校在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中往往會面臨技術(shù)人員短缺、經(jīng)驗不足、管理跟不上等實際困難，即使尋求數(shù)字化外包，在工作對接方面也會存在許多問題，影響到整個數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。本文以遵義醫(yī)科大學檔案數(shù)字化建設(shè)過程為例，探討數(shù)字化建設(shè)過程中收獲的經(jīng)驗與感悟。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；數(shù)字化建設(shè)；外包

遵義醫(yī)科大學初創(chuàng)于1947年（下文簡稱遵醫(yī)），是中國共產(chǎn)黨抗戰(zhàn)勝利后創(chuàng)建的首所醫(yī)學類本科院校。此后為了支援“三線”建設(shè)，學校于1969年從遼寧省大連市整體遷至貴州省遵義市。遵醫(yī)檔案館的庫存檔案因為是整體搬遷所以得到了較完整的保存，從1947年至今累計卷宗約5.2萬卷（件），檔案類別達13類。高校檔案是學校歷史、精神文化的濃縮和凝練，發(fā)揮著維系“學校記憶”、傳承大學精神的作用。為了更好地保護檔案，提高檔案信息利用效率和服務水平，經(jīng)學校黨委會同意，遵醫(yī)檔案館于2018年啟動了檔案數(shù)字化建設(shè)項目。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的流程

數(shù)據(jù)的數(shù)字化即利用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號再進行存儲利用。檔案的數(shù)字化主要是采用掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并將數(shù)據(jù)存儲在磁盤、光盤等載體上，同時還要按照原檔案間的內(nèi)在聯(lián)系建立起數(shù)據(jù)目錄與數(shù)字化數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。遵醫(yī)檔案數(shù)字化建設(shè)除了將原庫存檔案進行數(shù)字化加工外，還考慮到每年新增檔案的電子化需求，同時采購了服務器、數(shù)字庫、存儲設(shè)備、備份系統(tǒng)、防火墻、檔案管理系統(tǒng)等設(shè)施，以確保檔案管理系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)的系統(tǒng)化對接。具體的建設(shè)過程分以下幾個階段進行：（一）調(diào)研準備。該階段工作主要包括兩方面：一是對自身庫存檔案進行摸底；二是對外包公司進行調(diào)研。遵醫(yī)檔案類別包括文書、教學、財會、設(shè)備、科研等13個類別，1980年后的檔案保存較規(guī)范，有能檢索利用的手寫目錄及電子目錄，但1980年以前的檔案普遍老舊零散，無檔號、未裝盒、無詳細目錄，甚至存在破損情況，因此需要進行大量區(qū)分處理。通過摸底，結(jié)合實際需求及經(jīng)費預算計劃對利用率較高的教學、文書類檔案優(yōu)先進行數(shù)字化加工，并重點對老舊檔案進行及時的搶救。此外，高校可以通過外包的方式將自身檔案數(shù)字化業(yè)務的某些部分通過合同委托給專業(yè)的公司來完成，從而有效降低自身成本并提高效率。無論是根據(jù)檔案現(xiàn)行的相關(guān)標準還是為了檔案數(shù)字化建設(shè)的完成，對檔案數(shù)字化外包公司進行調(diào)研都是有必要的。調(diào)研主要從企業(yè)資質(zhì)、資金規(guī)模、以往業(yè)績、人員素質(zhì)、管理水平情況等方面著手進行篩選審查，綜合評估其完成外包業(yè)務的能力。（二）正式啟動。在檔案數(shù)字化建設(shè)項目獲批后，需起草撰寫項目標書、合同，熟悉檔案法律法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準并制訂適合本單位的數(shù)字化建設(shè)規(guī)范與標準、制訂工作計劃等。項目標書應盡可能詳細描述檔案數(shù)字化需求、技術(shù)標準、明確甲乙雙方的權(quán)利義務。（三）合同執(zhí)行。在合同正式簽訂后，乙方（外包公司）組織進場開工，作為甲方需提前準備好數(shù)字化加工場地，館內(nèi)工作人員需分工協(xié)作，成立數(shù)字化加工管理團隊，確保對數(shù)字加工的全程監(jiān)控監(jiān)管，并督促乙方制訂工作計劃，協(xié)商各項標準制度的落實，對合同和標書有疑義的地方可簽訂備忘錄。（四）合同完成。合同的完成取決于總體驗收能否通過，包括檔案實體入庫、電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)備份的驗收，總驗收應在分驗收合格后進行。遵醫(yī)檔案數(shù)字化建設(shè)項目采用了分步分批100%驗收方式，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題，從而提高項目整體質(zhì)量。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的問題分析

（一）“工欲善其事必先利其器”。設(shè)備器材的選擇與數(shù)字化項目的效率和最終質(zhì)量息息相關(guān)。如在掃描儀的選擇上，掃描過程中發(fā)現(xiàn)平板掃描儀雖可用于大多數(shù)老舊檔案，但館存的研究生學位材料由于是膠裝成冊的，掃描時需將其撕開掃描，導致檔案變得不平整，影響裝訂效果，比較后發(fā)現(xiàn)拍照儀對無論哪種裝訂方式的小幅面紙張都能取得較好的掃描效果。（二）統(tǒng)一思想，明確目標，落實責任。檔案數(shù)字化建設(shè)需從整體出發(fā)，全面考慮與規(guī)劃，有序開展，從上至下，思想上高度重視，行動上始終保持一致，需將檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為全館工作的重點，所有工作人員分工合作，明確各人的責任確保各項制度、計劃落實到位，保證工作有質(zhì)有序進行。（三）必須提前摸清實體檔案存在的問題。例如，我校文書檔案2015年后才開始以件歸檔，此前雖然以卷歸檔但存在組卷不科學、案卷題名不規(guī)范等問題；傳真件往往用背面有內(nèi)容的紙張接收影響掃描效果，掃描時需甄別有效與無效文件。因此必須先摸清檔案情況并一一列出，集眾人智慧商議解決方案，并與數(shù)字化外包公司溝通好相關(guān)加工需求及操作標準。（四）數(shù)字化外包公司的潛在問題。從管理架構(gòu)來看，數(shù)字化加工部門通過項目管理執(zhí)行合同與公司進行項目成本核算，公司層面負責商務協(xié)助，具體的項目實施人員、現(xiàn)場管理、質(zhì)量控制等都由數(shù)字化加工部門安排。然而外包公司為了節(jié)約成本，人員大多從項目所在地臨時招聘，這可能引入一系列不利因素。例如從人員素質(zhì)來看，檔案數(shù)字化加工工作由項目組管理，成員流動性較大，學歷與資歷水平參差不齊，例如其中本科及以上學歷人員的占比較低、經(jīng)過系統(tǒng)化專業(yè)檔案培訓的人員少；從業(yè)務水平來看，大部分人員僅在上崗前接受了簡單的培訓，尚未熟悉業(yè)務流程和有關(guān)要求就倉促投入工作，很容易在實際工作中出現(xiàn)差錯。雖然圖片掃描、圖形處理、裝訂等環(huán)節(jié)相對簡單上手快，但對更強調(diào)理解思辨能力的目錄著錄等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，若沒有一定的業(yè)務能力與經(jīng)驗積累很難滿足工作需求，數(shù)字化外包公司“填鴨式”的簡單培訓顯然不能充分保障項目質(zhì)量。想解決這些問題，需做到如下兩點：首先，要在前期調(diào)研階段對外包公司進行全方位的甄選，對外包公司承接過的高校項目進行實地考察和綜合評估，優(yōu)中選優(yōu)。其次，在項目進行過程中，及時與外包公司溝通，緊跟進度，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，嚴把質(zhì)量關(guān)。

三、檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗感悟

（一）檔案數(shù)字化突破了紙質(zhì)檔案保存利用的瓶頸，延長了檔案壽命。在物質(zhì)條件和檔案保護意識日益提高的今天，大多數(shù)企事業(yè)單位建立了專門的檔案室或檔案館存放紙質(zhì)檔案，庫房內(nèi)恒溫恒濕、除蟲除害等措施也能有效保護紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案的損壞更多來自檔案查詢利用的過程，并且隨著時間的推移，紙張本身也會發(fā)生難以避免的物理、化學變化，導致發(fā)黃變脆、字體模糊等。檔案數(shù)字化通過電子化、無紙化利用，有效避免了上述情況對檔案的不利影響。（二）規(guī)范檔案管理，使檔案管理制度化、科學化。檔案數(shù)字化過程同時也是對檔案進行重新整理，厘清檔案歷史遺留問題的過程。例如，我校利用檔案數(shù)字化過程規(guī)范了教學類檔案的細分類別，清理剔除了許多文件的重復歸檔。（三）建立管理團隊，實行精細化管理。數(shù)字化建設(shè)是檔案工作者學習實際操作、掌握相關(guān)技能并培養(yǎng)有關(guān)經(jīng)驗意識的過程，可以為增量電子化提供技術(shù)支持。借此過程明確“細節(jié)決定質(zhì)量，質(zhì)量決定成敗”的意識，把精細化管理貫穿于檔案數(shù)字化建設(shè)的全過程。（四）提高檔案檢索利用率，深挖檔案價值。掃描后的電子圖片需進行OCR識別，對于識別率較低的檔案，需從補充著錄字段、內(nèi)容入手。例如任免、機構(gòu)設(shè)置等文件需在著錄時補充標題“等”后的名字、機構(gòu)名稱。（五）檔案數(shù)字化過程中可依據(jù)現(xiàn)實需求，分步分階段實施。受經(jīng)費預算、人手、專業(yè)技術(shù)人員缺乏等因素影響，檔案數(shù)字化建設(shè)需著眼本單位實際情況，從檔案利用保護出發(fā)，分步分階段實施，不斷積累經(jīng)驗才能避免冒進，從而提高質(zhì)量與效益。（六）建立監(jiān)管機制，引入第三方機構(gòu)。根據(jù)“安全第一，預防為主”的原則，對承接檔案外包服務工作的相關(guān)機構(gòu)，還應對其安全保密措施的執(zhí)行情況進行有效的指導、監(jiān)督和檢查，防止檔案實體損壞、丟失，杜絕其私自拷貝、保存、利用檔案信息等行為。檔案數(shù)字化工作涉及人員管理、技術(shù)管理、業(yè)務管理、質(zhì)量管理、安全管理等方方面面的工作，高校檔案館往往人員少，相關(guān)經(jīng)驗缺乏。因此，高校可考慮引入第三方機構(gòu)向委托方提供咨詢、招標等其他服務，還可承接相應監(jiān)理業(yè)務對外包公司的資質(zhì)、從業(yè)經(jīng)驗、服務能力進行監(jiān)督和評價。引入第三方機構(gòu)非常有必要，但應注意第三方機構(gòu)應遵循獨立、公正、真實的工作原則，以客戶需求為中心，提供優(yōu)質(zhì)服務，為此雙方需要注意項目過程中的彼此溝通與交流，應了解掌握相關(guān)的國家法律法規(guī)與行業(yè)標準。

四、結(jié)語

高校進行檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是對檔案的一個全面的、詳細的、系統(tǒng)的處理過程，也是檔案得到梳理、糾正、規(guī)范的過程。檔案數(shù)字化建設(shè)的目標不能僅僅停留在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的掃描過程，還需要注重對檔案的整理和鑒定，發(fā)掘和延伸檔案的價值潛力；還應系統(tǒng)地、全局性地考慮將檔案目錄數(shù)據(jù)庫與電子全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案的利用同步。

【參考文獻】

[1]吳廣平,向陽.檔案工作實務[M].北京大學出版社,2008.

[2]龍芊良.高校聲像檔案數(shù)字化建設(shè)的問題與思考——以北京大學為例[J].北京檔案,2020(12):38-40.

作者：龐程元 單位：遵義醫(yī)科大學