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一、數字檔案館服務與電子商務理念

1.電子商務

(1)電子商務的概念與模式

電子商務在英文中主要有兩個詞與之對應:EB(electronicbusiness)、EC(electroniccom-merce)。EC又稱狹義的電子商務(亦稱電子交易),在世界貿易組織(WTO)及其成員國討論電子商務的政策性文件中就使用EC。EB又稱廣義的電子商務(亦稱電子業務或電子商業),由IBM公司于1997年第一次正式使用,是許多IT企業和學者支持的觀點。聯合國經濟合作和發展組織(OECD)認為:電子商務是信息的電子交換,從而支持和管理商務活動,包含企業間、企業和消費者間的商業交易。國際商會則認為:電子商務是指對整個商貿活動實現電子化。

成功的電子商務模式必定是依托技術創新、符合商務規律的運作模式,必定具有相同的特性,能夠體現相同的理論框架,即立足于電子、商務和管理手段三方面。在管理上,做到以客戶需求為中心,明確企業的市場定位;在商務結構上,做到快速靈活響應、資源整合、內外協作、快捷運作、提供完善的產品和服務;在技術架構上,做到依托互聯網、擁有配套的技術和人才優勢。三方面互相支撐、融合貫通,企業才能成功。

(2)與傳統商務相比,電子商務的優勢

第一,交易虛擬化通過Internet為代表的計算機互聯網絡進行的貿易,貿易雙方從貿易磋商、簽訂合同到支付等,無需當面進行,均通過計算機互聯網絡完成,整個交易完全虛擬化。

第二,降低交易成本

在網絡上進行信息傳遞的成本相對于信件、電話、傳真而言較低,另外電子商務與傳統商務的不同模式還可以降低其信息成本、中介費用、廣告、發放印刷品的費用、文件處理費用及店面的租金費用等。

第三,減少中間環節

電子商務克服了傳統貿易方式費用高、易出錯、處理速度慢等缺點,極大地縮短了交易時間,使生產者和消費者的直接交易成為可能,從而在一定程度上改變了整個社會經濟運行的方式。讓整個交易變得非常快捷與方便。

第四,交易透明化

電子商務中的雙方從洽談、簽約以及貨款的支付,交貨通知等整個交易過程都在電子屏幕上顯示,所以顯得比較透明。

2.數字檔案館服務概述

芬蘭服務質量管理專家克里斯蒂·格魯諾斯認為,服務一般是以無形的方式在顧客和服務員工、有形產品或服務系統之間發生的可以解決顧客問題的一種或一系列活動。所謂數字檔案館信息服務,是指在網絡環境下數字檔案館利用計算機、通訊和網絡等現代技術從事檔案信息采集、處理、存儲、傳遞和提供利用等一系列活動,以達到“為檔案信息用戶提供所需數字檔案信息產品和服務、滿足檔案信息用戶解決現實問題的檔案信息需求”目的的過程。更確切地說,數字檔案館信息服務是對有高度價值的圖像、文本、語音、音響、影像、影視、軟件和科學數據等數字化多媒體檔案信息進行收集和規范性加工,以及高質量保存和管理,實施檔案信息知識增值,并提供網上數字檔案信息存取服務的活動過程。

數字檔案館信息服務的特點:

(1)數字化信息資源豐富,數量龐大,種類繁多

在數字檔案館中,亦即在網絡環境下,其信息資源包括數字化的傳統載體檔案、移交的電子文件、各類網頁、數據庫、電子書以及其他相關信息網內的信息資源。呈現出數字化、多媒體、跨時空、跨專業等特點,種類和數量極為豐富。

(2)數字檔案館館藏模式發生變化,提供網上數字檔案信息為服務手段

由于數字檔案館的館藏載體和館藏結構發生了變化,數字檔案館信息服務從以傳統的收藏和手工服務為主轉變為以用戶為中心,提供智能化的信息檢索和現代化的服務為手段,進行信息服務。因此檔案工作者在做好傳統的檔案管理工作和信息服務工作的同時,還需把大量的精力投入到數字檔案館信息資源的檢索、研究和服務上來。

(3)信息服務日趨多元化、一體化傳統檔案館的信息服務主要是提供文本類文獻和事實性問題的解答等。而數字檔案館中,同信息資源多元化相對應,數字檔案館的用戶欲從其信息服務中獲得的信息亦不再僅滿足于傳統服務中的文本、事實和數據信息的需要,而是盡可能地獲取更多網絡信息、多媒體信息和相關的知識。

(4)信息服務對象的社會化

傳統檔案館的信息服務工作總是處在特定的地域范圍內,都有自己特定的服務對象和相對集中、穩定的用戶群。數字時代的檔案館,是一種以計算機和網絡聯系起來的分布式的數字檔案館群。每個檔案館都是這個分布式數字檔案館群的一個結點,人們可以在網絡上使用任一個加入數字檔案館群的數字檔案館的信息資源。

3.電子商務理念對數字檔案館服務的影響

電子商務帶來了辦公模式的轉變,是傳統模式向網絡模式轉化的產物,是人們進行社會實踐活動的補充力量。這個信息化和電子化趨勢給人們的社會活動帶來了全方位的變化,也在檔案管理工作中產生了巨大而深遠的影響。

數字檔案館中的電子商務有著顯著的行業特點,它在依托網絡進行數字化信息的搜集、保存和傳遞的過程中,不可避免地存在著信息的提供、資金的收付和商品的傳遞,即數字檔案館與檔案用戶之間存在信息流、資金流和物流。這里的信息流是指數字檔案館對館藏的揭示、索引、文摘、目錄等數字化信息資源的組織和提供、檢索、利用、技術說明及在線數字信息的需求利用信息等,還包括各種信息服務的收費內容、訂購信息、付款通知以及數字檔案館與其交易對象的支付能力和支付信譽等;資金流主要指資金的轉移過程,包括付款、轉賬等過程;物流是指數字檔案館的數字信息、增值信息及權益授予的相對“虛擬”信息的流動過程。

(1)數字檔案館業務活動的開展需要電子商務的支持

數字檔案館提供的是一種自動化程度很高的網絡作業環境,在這種環境下充分利用網絡的高效率提供相應的服務是必然的。

數字檔案館應該在電子商務解決方案的支持下,利用電子商務交易系統以拓寬業務工作的范圍、優化數字檔案館的業務流程,提高服務質量和業務工作水平。

數字檔案館通過實施電子商務方案,積極面向用戶開展電子商務活動,及時為用戶開通網上訂購和付費瀏覽等業務。這樣,既能降低檔案信息收集及傳播業務工作的成本費用,又能使檔案信息的利用率得到極大的提高,從而在數字檔案館與檔案用戶之間形成服務提供方與服務消費方的良性循環。

(2)數字檔案館中電子商務服務的意義

數字檔案館應借助電子商務實現檔案信息服務商品化、市場化,不僅可使檔案利用者獲得檔案信息不再受時間和距離的限制,檔案信息流通更自由,而且可使檔案利用者在線購買檔案信息商品,這樣既節省時間,又比親自到檔案館所付的交通費和復印費等費用要少得多。電子商務的開放性、高效性、互動性會改變檔案信息的相對封閉狀態,促進檔案信息化的發展,使檔案利用者與檔案工作者的交流更方便、更直接。檔案利用者可以獲得更符合條件的檔案信息商品,其需要在電子商務的條件下可以得到更大的滿足。

從檔案館的角度講,應用電子商務將會改變檔案館傳統的工作方式和工作理念。檔案工作的重點將轉移到提供利用上。市場機制和競爭機制將會引入檔案館,這有利于提高檔案館的工作效率,使檔案工作的實際作用得到更好的發揮,從而促進檔案事業的發展,提高檔案事業的社會地位。電子商務的收益可彌補檔案館和檔案網站建設資金不足的問題,使檔案館和檔案網站有條件采用先進的技術和設備,為社會提供更好的服務。

二、數字檔案館中的電子商務

1.電子商務給數字檔案館帶來商機與活力

如今的“電子商務”通常用“電子商務系統”來表示,它是經Internet及Intranet技術為網絡連接平臺,用戶在此平臺上進行商務化的信息活動,這種信息活動涵蓋社會各個領域,包括各類圖書館的數字化、電子化信息。

在電子商務氛圍下,具有事業性、公益性、福利性等特點,注重社會效益的傳統檔案館固有的信息服務模式,已不適應現代信息技術的發展。突破僵化體制,提高服務效率,優化操作流程是檔案館生存與發展的宗旨所在。眾所周知,互聯網上有價值的信息資源一般都存在于商務聯機數據庫,只要具備一定的經濟支付能力,一旦進入系統,其檢索的簡便、及時、友好和高效是傳統意義上的檔案館無法相比的。

2.數字檔案館中的電子商務服務方式

(1)付費查檔

付費查檔是指用戶需繳納一定的費用便可查詢數字檔案館的某些數據化資源,以滿足用戶信息需求的一種服務,也是目前數字檔案館提供最多的一種電子商務服務。這樣既滿足了用戶的信息需求,又能對檔案館的物質投入給予合理的補償。

(2)在線交易

數字檔案館的在線交易,即指數字檔案館通過網絡進行的銷售行為。如數字檔案館通過網絡向用戶出售電子檔案信息、音像制品、檔案編研成果、編輯成冊的相關資料及定制的個性化產品等在線服務。

(3)聯合編目

就是指各檔案館根據聯合編目的程序將自己的館藏資源進行編目,然后上載到中心數據庫,或者從中心數據庫下載所需的檔案資源記錄納入到本地的數據庫,以組織編制各種門類、載體的聯合目錄,其間的費用結算完全通過網絡來進行。聯合編目能更有效地實現檔案資源的共享。

(4)增值服務

檔案館擁有一支專業的檔案咨詢、查檔和編研隊伍,善于將館藏資源與網絡資源進行整合加工,能夠更加有效地滿足各類用戶的特定需求,還能根據自身擁有的網絡資源優勢和檢索技術進行跨行業、跨專業的查檔,其成果凝聚了檔案人員的智力勞動,屬于增值信息。在電子商務條件下,這類服務具有廣闊的開拓空間,市場潛力巨大。

三、電子商務理念在數字檔案館服務中的應用前景

信息已成為重要的商品。市場經濟條件下,信息服務不可避免地要朝著商業化的方向發展。網絡環境下的信息服務因其廣泛性、充分性、及時性和準確性,而比傳統的信息服務更具優勢。電子商務環境下的信息服務,其優勢更是顯而易見的。一方面,它可以消除信息壁壘,促進理想市場環境的形成,從而有助于開展以用戶為中心的個性化服務;另一方面它使得商務流程透明化成為可能。

數字檔案館信息服務實現電子商務化,就是要把用戶關系管理系統、信息管理系統和資源規劃管理系統等與檔案業務過程相關的系統緊密集成,并把它們全部延伸到互聯網上,讓用戶和檔案人員通過互聯網,在檔案館內外部實現互動的、實時的信息交流和知識共享。同時,通過檔案館信息鏈的整合,讓用戶和檔案人員能夠從單一的渠道訪問所需的個性化信息,利用這些個性化信息做出合理的業務決策并執行這些決策,向用戶提供定向服務,實現檔案館內部員工知識的創新和共享,最終贏得商務機會和經濟效益。

總之,我國數字檔案館在建設過程中,已經有了電子商務的相關服務,但與國外數字檔案館仍有較大的差距。因此,我們要在現有的基礎上,不斷完善數字檔案館建設,學習國外建設數字檔案館的先進經驗,提高檔案人員的專業技能和檔案館的管理水平,完善管理制度,通過檔案館部門自身與全社會的共同努力,使我國數字檔案館用戶能夠享受更多、更好的電子商務服務。