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摘要:本文主要討論檔案全過程管理及其安全風險隱患，從檔案前端控制、檔案庫房保管及庫外后程監管三方面，闡述了檔案運行全過程安全管理的要求與方法，明確檔案安全的風險控制與安全隱患消除的工作出發點，并通過采用風險控制指標的方式，討論制定檔案風險控制指標的方法及其相應的作用，綜合評定方案實施的過程與結果，為化解檔案威脅、消除安全隱患、控制事故風險提供有效的方法。

關鍵詞:檔案保護;檔案安全;全過程管理;風險控制;風險控制指標;隱患

檔案安全是對檔案實體和信息采取防范措施，避免受到自然災害、人為事故和突發事件的破壞，減少檔案在管理過程中的損壞，使檔案處于安全狀態，確保不發生檔案丟失和損毀，以及信息泄密事件。明確檔案安全職責，控制安全風險，消除安全隱患，維護檔案管理全過程的安全，是檔案部門的基本任務和第一要求，也是檔案工作者的基本職責。

1檔案全過程管理及其安全風險隱患

1.1檔案全過程管理

實施檔案工作全過程管理，是新時期檔案工作新的理念，其目標在于對檔案的收集、整理歸檔、保管、利用，以及遷移等工作狀態，采取標準化的過程管理，確保檔案管理工作業態的科學化與規范化。檔案全過程管理一般有三個階段：一是檔案的前端管理；二是檔案的庫房保管；三是檔案的后程監管.檔案全過程管理，與過去通常的檔案管理相比，主要有以下三個方面的變化：（1）檔案工作環境的擴展。檔案安全保護的工作視野不僅關注于檔案在庫房內的安全，同時也密切關注檔案在庫外活動，特別是脫離了檔案適宜環境，即庫外運行狀態及其影響破壞作用。（2）檔案工作業態的延伸。檔案安全管理活動是全方位地覆蓋檔案的各個工作業態，對檔案的“收、管、用”環節中的檔案收集、整理歸檔、編研、保管保護、開發利用、展覽陳列、移交轉移等，都給予高度關注，確保不發生任何安全事故。（3）檔案工作目標的提升。檔案的絕對安全，不僅要確保檔案在工作活動中不出現檔案的損壞、損毀和丟失等事故或事件，同時還要求消除檔案工作中存在的、潛在的不安全因素，及時化解檔案工作層面的風險隱患和不利因素，使檔案始終處在一種安全的、無害的適宜環境中。

1.2檔案全過程管理中的隱患和風險

檔案全過程管理活動涉及的工作環節多，制約因素多，可能出現的狀況和產生的變化也多，這些制約因素和影響情況，會弱化檔案管理工作，降低檔案安全保障的效率。檔案全過程管理中易出現的檔案風險和事故隱患，潛伏在檔案利用、檔案保管及檔案日常管理的多個方面，這些管理隱患和風險因子主要有：（1）檔案接收征集工作中，未能依據檔案標準與規范的要求，嚴格執行檔案的相關管理規章制度，造成工作的失誤和疏忽，從而造成檔案的破壞和損壞。（2）檔案處在不適宜保管條件下，使得檔案的自然老化加劇，特別是不適宜的溫濕度、光、空氣污染物及害蟲、霉菌等因素的影響，會造成檔案出現紙張的變黃發脆、字跡變色褪色、膠片霉爛、磁帶粘連變質，以及光盤的腐蝕等現象。（3）檔案利用過程是一個多樣的復雜過程，這個階段的破壞程度差異很大，有時會出現檔案的缺頁和破裂，有時會出現檔案字跡的褪變和信息的失真，有時會出現檔案秩序的錯亂，甚至于出現檔案的丟失和徹底損毀。（4）檔案管理疏忽，工作人員大意馬虎，管理不善，監管不力，也會造成檔案安全漏洞很多，檔案破壞和損失的安全隱患不少，如檔案人員私自有償向國外研究人員提供檔案數據。（5）備份修復時出會現不當的損害，有的檔案已經破損，有的出現生蟲、發霉情況且未得到及時修復；以及修復過程中的方法與措施不妥當、不合適、不安全，也會對檔案安全造成威脅；有的對電子文件既無備份，也無過硬的保護、保密措施。

2檔案全過程安全管理的方式與途徑

檔案全過程安全管理是指在檔案的收集、整理歸檔、保管、利用以及遷移等管理過程中不發生破壞性事件或事故，化解和消除管理活動中存在的安全風險和隱患，使保管和利用的檔案沒有危險，不受威脅，不出事故。檔案管理部門主要有檔案館和檔案室兩種形式，其全過程管理表現為兩種明顯不同的工作狀態：一種是庫房內的相對穩定的環境，保管條件適宜，檔案受損、破壞的概率比較低；另一種是處在動態的庫外工作狀態，環境條件不穩定，在動態過程中（一些過程變化還比較頻繁）容易受到不利因素或有害因子的破壞，如圖2所示。在確保檔案絕對安全的條件下，根據這兩種不同的環境和工作狀態需要進行相應的安全管理。

2.1檔案前端控制的安全管理

2.1.1檔案接收時的安全保護

接收的檔案需要加強管理與保護，以利于后期檔案的利用與保存。一是制定檔案接收進館質量標準和檢查驗收制度，保證接收進館的檔案符合安全要求。二是檔案部門按有關規定和標準進行檔案檢查和驗收，對新接收的檔案，一般應進行消毒滅菌處理，做到先消毒、后入庫。三是檢查合格后，連同案卷目錄、卷內文件目錄和檢索工具，一并接收入館。

2.1.2檔案征集時的安全保護

檔案收集是檔案安全管理的一個重要環節，確保收集的檔案完好無損是檔案安全的基本要求。一是建立檔案征集的安全管理制度。二是征集檔案進館前，要嚴密包裝，妥善運輸，專人護送，保證檔案安全。三是征集來的檔案要及時歸檔，有關部門應及時向檔案管理部門移交。

2.1.3整理檔案時的安全保護

一是應當做到分類準確、編排有序、目錄清楚、填寫規范、裝訂整齊、格式統一。檔案的目錄、內容、填寫要求等，符合規范，利于長久安全保存。二是檔案整理歸檔時，應當按照檔案安全要求逐卷逐件進行，慎重處理檔案原件。三是加強檔案整理中的保護，清除有破壞作用的文件裝訂物、添加物等；對有些檔案進行舒展平整、表面去污和修裱等保護性處理；規范檔案裝入盒的操作；單獨對有潛在危害的檔案立卷。四是防范人為災害、突發事件，以及不當操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。檔案文件在整理完畢后，應當及時歸檔。

2.2檔案庫房保管的安全管理

檔案庫房的安全管理工作，主要是通過檔案庫房的安全工作來實施的。主要有兩方面的工作。

2.2.1配備檔案安全的設備設施

檔案庫房安全管理的基礎性條件，是具備必要和必需的檔案安全設備設施。主要包括：安裝庫房的安全監控系統，配備庫房的消防設備，配置檔案的保護與管理維護設備，建立和完善檔案數字信息安全設施。

2.2.2加強庫房保管中的安全措施

強化檔案保管的工作效率，需要建立相應的管理制度，保障庫房安全管理工作的有效開展。主要包括：建立健全檔案庫房安全管理制度；注重保管中的檔案實體與信息安全；加強檔案規范化管理，嚴格執行規章制度，建立崗位責任制，做到責任到人。

2.3庫外后程監管的安全管理

2.3.1檔案利用中的安全管理

注重利用中的檔案安全，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密泄密。一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴格審批手續。嚴格控制檔案原件的利用，對檔案復制件的使用，也應履行相關手續。建立完整的登記、借用、歸還等手續。二是使用單位對摘錄、復制的檔案要嚴格登記，妥善保管，不得散存在個人手中，不得擴散和轉讓。嚴禁擅自摘抄、復制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權限經審查批準后才能復制（或拍攝）。三是在檔案利用場所安裝攝像監視器，嚴防利用者在檔案上涂改、圈畫、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時，必須愛惜檔案，不準向無關人員泄露檔案內容。四是收回檔案時，仔細翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內容。

2.3.2檔案編研時的安全保護

一是應當依據檔案法規，遵循檔案保護的標準與技術規范，遵守檔案利用與安全的相關規章制度。二是規范管理，避免使用不當或過度造成損傷及損毀。三是從保護檔案、方便利用的原則出發，更多采取檔案的數字形式、復制件形式，盡量避免檔案原件的重復使用，減少利用損傷。

2.3.3檔案展覽中的安全管理

檔案展覽活動范圍廣、接觸對象多、檔案展覽形式多樣，增加了檔案受損和破壞的概率。一是檔案展覽場所應配備安全設施和保護設備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞情況發生。二是監管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環境變化、用戶不當操作等因素對檔案的破壞。三是制訂檔案展覽中災害防護和突發事件應急處置方案，確保檔案安全。

2.3.4檔案外借（轉遞）中的安全管理

檔案館（室）要檢查與控制借出的檔案，履行手續，規范操作，保證安全。一是出借給單位或個人的檔案復制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館（室）公章。二是利用單位或個人借用的檔案，要嚴格登記，妥為保管，不得擴散和轉讓。三是不允許利用單位或個人長期保存，用畢一律退回。此外，轉遞檔案時，應當依據安全保密要求，履行審批手續，依章規范操作，防止出現檔案丟失或損壞的情況發生。

2.3.5檔案移交的安全管理

檔案室應依法定期將具有長遠保存價值的檔案向檔案館移交。一是做好交接前的準備工作，對所有保存檔案進行一次全面清理，做到賬物相符。二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

2.3.6檔案轉移運輸中的安全管理

一是檔案轉移運輸時，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對被送檔案進行包裝，并進行檔案安全檢查，防止轉運過程中檔案的損失。二是檔案轉運中包裝箱應符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免發生檔案損壞、被盜、丟失事件。三是檔案遠距離運輸轉移，應考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風等惡劣天氣，以及突發事件可能對檔案造成的損失和危害。

3檔案安全風險控制指標及其實施方式

3.1風險控制方式

確保檔案安全，需要消除安全事故隱患，化解安全風險。全過程管理中檔案安全的風險控制，作為常態化的風險控制，是檔案安全重要性和長期性的體現，是檔案安全體系建設中的重要內容。檔案安全的風險控制指標是一種對檔案安全事故發生和發展能夠作出基本判別的評估指標。借助量化的風險控制指標，能區分檔案安全風險隱患，確定事故的破壞程度，預判危害的發展態勢，達到減少災害發生的概率和控制風險的目的。

3.2風險控制指標的制定與作用

設計全過程檔案安全管理的風險控制指標，需要依據國家檔案安全戰略、本單位所屬系統的發展需求、面臨的安全工作形勢和現實情況，從降低檔案安全風險的要求出發，認真研究制定考核依據、考核內容、辦法及評分標準、考核成績及否決條款等內容。全過程檔案安全管理的風險控制指標可以設定成三級指標，其內容涉及檔案的安全防護與風險控制，針對檔案的實體管理與信息安全。檔案安全風險控制指標，主要涉及全過程管理中安全防護、隱患消除、風險控制，以及數字信息安全等內容。檔案安全風險控制指標的主要內容與工作目標詳見表1。檔案館（室）風險控制指標的核心內容，是檔案保管和檔案利用的安全。風險控制指標包括檔案安全隱患和潛在風險的工作環節、人員和場所。控制風險的范圍包括庫房基礎設施、配置的設備設施，也包括檔案前端與后端管理，以及檔案減災處突和檔案搶救修復等內容。設計風險控制指標需要以檔案總體安全為目標，從時間周期、保護措施、控制風險效果等方面，加強檔案安全管理，并通過檔案安全狀態的實時監控，及時分析檔案安全態勢及發展狀況，調整與評估檔案風險控制指標的實施效果。風險控制指標的作用，是檔案行政管理部門指導和監督檔案館（室）開展檔案安全工作的依據，成為衡量各級單位檔案安全工作開展情況的評估標準；也是各級各類檔案館（室）進行檔案安全工作自查、實施自我監督的工作標準。

3.3方案實施與結果評定

（1）選用檔案安全的風險控制指標，實施檔案安全的監管，需要有專業化的評價組織。通過有效的組織領導，明確風險指標評價主體、客體，借助科學合理的評價機制，使風險指標的作用與功能得到有效的發揮。（2）嚴格風險控制指標的實施過程，在評價實施準備階段、風險識別階段、風險分析階段及風險處置階段中，規范檔案安全風險控制的操作規程。（3）通過量化分析與結果，以及信息反饋與改進完善，對檔案安全風險及事故隱患的基本情況，有一個認識和總體評價。了解該評價指標的主要特點，形成相關的用戶評測報告。（4）對整個風險控制指標的實施效果進行評估，在評估過程中，需要注重質量，依重專業論證；專家評定與指標評估；獲得行業認同；示范與推廣應用；得到員工支持和理解，并用于實踐；獲得社會接受，有經濟與社會效益。確保檔案安全，明確檔案安全職責；加強檔案實體安全與信息安全；注重檔案全過程管理中的檔案安全工作，做好災害防范工作。加強檔案安全教育，強化安全技術培訓。只有這樣，才能有效消除和化解檔案安全管理中的風險與隱患，確保檔案的絕對安全。

作者:彭遠明 單位:南京政治學院上海校區