導(dǎo)語(yǔ)：高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

目前，我國(guó)相關(guān)的檔案管理部門(mén)，已將信息化管理納入到了檔案建設(shè)的規(guī)劃之中，信息化的檔案管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作體系的革新，同時(shí)也為數(shù)字化信息管理帶了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[1]12。因而，將信息化檔案管理作為發(fā)展目標(biāo)，并將其應(yīng)用于高校財(cái)務(wù)檔案管理工作之中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，這同時(shí)也是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的核心重點(diǎn)。

一、信息化管理內(nèi)涵

要實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案的信息化，就必須借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，來(lái)獲取高校財(cái)務(wù)檔案的信息資源，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化的收集與處理，從而實(shí)現(xiàn)更加高效的運(yùn)用，管理便捷并能夠快速查閱的完全電子化檔案信息。財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)是采用模擬性的數(shù)字化信息對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的替代。財(cái)務(wù)檔案的信息化管理是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的徹底革新[2]14。財(cái)務(wù)檔案信息化的建設(shè)是一個(gè)極具系統(tǒng)性與復(fù)雜性的過(guò)程，借以一所獨(dú)立高校來(lái)說(shuō)，要進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的信息化管理，就必須要經(jīng)過(guò)細(xì)致的統(tǒng)籌規(guī)劃、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格信息等級(jí)建設(shè)、制定安全保密原則等一整個(gè)操作流程，在這一整體性操作流程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息的收錄、歸檔以及存儲(chǔ)都必須要采取規(guī)范化的操作流程，并達(dá)到檔案信息的數(shù)字化，數(shù)據(jù)接收與提供的一體化，以及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。完全信息化的財(cái)務(wù)檔案能夠給予公眾在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢(xún)，從而達(dá)到加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的水平能力[3]5。

二、信息化建設(shè)的必要性

1.時(shí)展的必然要求。高校的財(cái)務(wù)檔案是我國(guó)整體檔案體系當(dāng)中，一個(gè)重要的構(gòu)成部分，是社會(huì)整體信息化系統(tǒng)當(dāng)中不可或缺的組成內(nèi)容。依據(jù)我國(guó)相關(guān)檔案管理部門(mén)的要求，高校的檔案管理部門(mén)必須要切實(shí)落實(shí)好檔案工作的信息化建設(shè)力度。近些年來(lái)伴隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，大量的高校檔案建設(shè)速度越來(lái)越快，規(guī)模也越來(lái)越大，而由此所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容數(shù)量也在與日俱增，同時(shí)檔案的借調(diào)需求也越來(lái)越大，其中財(cái)務(wù)檔案便是其中借閱需求最大的檔案內(nèi)容[4]8。

2.增強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。檔案自身的屬性便是一類(lèi)對(duì)以往信息內(nèi)容的保存，能夠給予高校的建設(shè)、教育乃至科研服務(wù)提供巨大的幫助與經(jīng)驗(yàn)借鑒。財(cái)務(wù)檔案的信息化是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)高校所存儲(chǔ)的信息資源予以目錄編纂、快速查找、借閱管理等。其不但在檔案信息的應(yīng)用當(dāng)中速度更加高效，并且所查閱出的信息內(nèi)容準(zhǔn)確性更為可靠，同時(shí)也能夠給予檔案資源的查閱者提供多種途徑的信息查閱。

3.有利于檔案信息資源的保存。檔案資源的信息化，是將檔案資源同信息技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案內(nèi)容的電子化，以及電子信息內(nèi)容的檔案化。在傳統(tǒng)以往的檔案信息資源當(dāng)中，大多為紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)化的檔案保存方式，不但需要大量的存儲(chǔ)空間，而且所需要的管理人員也更多，致使高校在這一方面每年均要花費(fèi)大量的人力與物力成本，而且最終所起到的保管效果也不能夠完全滿意。而要徹底改變并解決這一現(xiàn)狀問(wèn)題，最為行之有效的方法即為將紙質(zhì)化的檔案信息內(nèi)容，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊臋n案信息，并為檔案信息內(nèi)容依據(jù)所包含內(nèi)容的不同，為其建立起獨(dú)立的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.簡(jiǎn)化閱檔途徑，提升利用效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案內(nèi)容，從檔案信息的建立到保管，以及最終的借閱過(guò)程，這一整個(gè)流程較為煩瑣，而且要求較高，存在較大的人力成本支出，檔案資源借閱起來(lái)也極為不便。而通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的信息化構(gòu)建，則能夠十分有效地解決以上紙質(zhì)檔案所存在的不足。因而，高校的財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

三、高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.財(cái)務(wù)人員整體素質(zhì)不高。高校的財(cái)務(wù)檔案管理人員，通常并非專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員，日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也較少，因此對(duì)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)不具備充分的認(rèn)知水平，而檔案管理水平的不足，以及相關(guān)檔案管理軟件應(yīng)用水平能力的不足，使得他們通常只能夠依據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，以一般的管理行為來(lái)處理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)也并未能夠?qū)㈦娮訖n案納入管理的范圍之中，對(duì)財(cái)務(wù)信息之中的電子文檔信息及程序化文件，不能夠予以相對(duì)應(yīng)的保護(hù)措施。

2.缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一規(guī)范。雖然有一些標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)檔案信息化理論出臺(tái)，但在實(shí)際中還沒(méi)有多少高校財(cái)務(wù)用上。要把紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，是從一開(kāi)始有財(cái)務(wù)檔案的年份起轉(zhuǎn)？還是從某個(gè)年份開(kāi)始轉(zhuǎn)？如果已有學(xué)校實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化，就有個(gè)借鑒的可能。但不管怎么說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案信息化是發(fā)展趨勢(shì)。

3.沒(méi)有有效的前期基礎(chǔ)。對(duì)財(cái)務(wù)信息的原始憑證以及記賬內(nèi)容的填寫(xiě)與審核，相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表的編寫(xiě)與制作等相關(guān)工作的順利進(jìn)行與否，將直接影響到財(cái)務(wù)檔案的管理質(zhì)量。大量的高等院校由于財(cái)務(wù)檔案管理人員數(shù)量的不足，往往只重視前期的管理工作，而對(duì)于后期的檔案財(cái)務(wù)交接工作沒(méi)有引起足夠的重視，在整個(gè)檔案歸檔的過(guò)程當(dāng)中，控制意識(shí)薄弱，對(duì)日常財(cái)務(wù)信息內(nèi)容的真實(shí)性與收集工作不夠重視，并最終導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案的可靠性與完整性不能夠得到有效保障[5]11。

4.檔案資源利用率低。借助于對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容的分析，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校財(cái)務(wù)活動(dòng)的有效把握，并從中體現(xiàn)高等院校的實(shí)際辦學(xué)規(guī)模、水平以及相關(guān)的科研狀況，通過(guò)深入地分析研究以發(fā)現(xiàn)其中所存在的各類(lèi)問(wèn)題，及時(shí)糾正高等院校在發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題，以推動(dòng)學(xué)校的長(zhǎng)久健康發(fā)展。目前，許多高校對(duì)檔案利用率低，僅僅重視對(duì)檔案的保管，完全忽視了對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，對(duì)信息化技術(shù)的多種服務(wù)功能的應(yīng)用程度還有待開(kāi)發(fā)。

四、信息化建設(shè)的主要途徑

1.提高管理人員素質(zhì)。高校要重視并積極造就財(cái)務(wù)檔案信息化管理專(zhuān)業(yè)人才，在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理工作之中，主要是由指定的財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案予以管理，這些被指派的檔案管理人員往往專(zhuān)業(yè)能力較差，許多都是高校當(dāng)中的后勤或行政部門(mén)人員，因此致使高校的檔案管理工作不能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。對(duì)此，相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理工作在高校的應(yīng)用率較差，無(wú)法為高校的長(zhǎng)久健康發(fā)展，提供源源不斷的信息資源，而通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理念的應(yīng)用，并引進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化的專(zhuān)業(yè)管理人才，其中應(yīng)當(dāng)大量引進(jìn)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，并輔之以高端人才的引進(jìn)，不斷合理、優(yōu)化人才隊(duì)伍，以使得高校的財(cái)務(wù)檔案管理，能夠適應(yīng)檔案信息化的建設(shè)、管理以及保障需求。以期最終樹(shù)立起新的高校財(cái)務(wù)檔案管理理念，并能夠?yàn)楦咝Ｘ?cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展，創(chuàng)造源源不斷的動(dòng)力來(lái)源。

2.重視文檔一體化。高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作，是高校一般行政工作的重要內(nèi)容之一[6]21，因此必須要加強(qiáng)對(duì)此的重視程度，使之能夠成為高校建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中所重點(diǎn)支持的內(nèi)容。逐步增強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的扶持力度，并為高校財(cái)務(wù)檔案的電子化盡可能地創(chuàng)造出更加便捷的條件，從而在高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中牢牢把握工作重心，加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)核心，及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案電子化，加強(qiáng)文檔一體化，并依據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與程序不斷完善與改進(jìn)。

3.明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。保障高校財(cái)務(wù)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與制度性，是做好財(cái)務(wù)檔案工作的重要基礎(chǔ)。如若高校的財(cái)務(wù)檔案信息存在多個(gè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，那么必然將會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的采集、加工以及后期的共享均會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的分歧問(wèn)題。這時(shí)便需要相關(guān)高校的檔案管理部門(mén)構(gòu)建出明確的管理規(guī)范，將其中所牽涉的高校不同財(cái)務(wù)管理方面的內(nèi)容，全部予以標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一，以使得其能夠充分滿足相關(guān)高校對(duì)信息化管理的建設(shè)要求，也能夠給予高校的相關(guān)教育管理單位提供相互交流與資源共享的優(yōu)異環(huán)境。

4.強(qiáng)化制度安全。依據(jù)高校財(cái)務(wù)檔案的建設(shè)需求，對(duì)高校的財(cái)務(wù)檔案要能夠予以及時(shí)、準(zhǔn)確的公布，并及時(shí)予以歸檔處理和調(diào)閱運(yùn)用，此外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出完善的電子檔案管理體系，從而使得高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作更加趨于規(guī)范化，并為高等院校的長(zhǎng)期健康發(fā)展，給予必要的檔案資源支持。為了確保高校財(cái)務(wù)檔案能夠處于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境運(yùn)營(yíng)之下，必須要建立起相應(yīng)的安全管理制度。增強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控措施，采取物理隔離，而后將各種檔案數(shù)據(jù)采取備份處理，并依據(jù)國(guó)家相關(guān)的檔案管理辦法，采取“至少一式兩套，一套封存，一套供給人們進(jìn)行查閱使用”的要求來(lái)實(shí)施。高校財(cái)務(wù)檔案的信息化管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，必須要借助于高校各個(gè)部門(mén)之間的通力配合，才能夠給予高校的發(fā)展創(chuàng)造出良好的信息基礎(chǔ)。作為高校的財(cái)務(wù)檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)努力提升自身的管理能力，為高校的財(cái)務(wù)檔案信息化管理做好人員素質(zhì)準(zhǔn)備，明確高校在長(zhǎng)期的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，所需要努力發(fā)展的方向與內(nèi)容，并堅(jiān)持為實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案的全面信息化而不懈努力。

作者:楊強(qiáng) 佟昱瑤 單位:中國(guó)人民解放軍空軍勤務(wù)學(xué)院

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