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摘要：隨著高校教育改革的不斷深入，對高校財務檔案管理也提出了更高要求，新形勢下，高校財務檔案管理應該按照規范化標準，解決當前高校財務檔案管理信息不全、立卷不規范、程序不合規問題，并結合高校財務檔案管理具體需求，實現檔案規范化建設的信息化路徑、制度化路徑和協同化路徑，并為高校財務檔案規范化建設提供人力、物力、制度保障，進一步提升高校財務檔案管理效果。

關鍵詞：高校；財務檔案；規范化；實現路徑

隨著財務信息化的不斷發展以及高校財務改革的需要，原有的高校財務檔案管理方式正嚴重影響高校財務管理的發展，因此有必要將財務檔案管理與信息化進行有效結合，進一步提升高校財務管理規范化水平，推動高校財務管理改革創新，更好的服務高校發展。

一、高校財務檔案管理現狀

1.信息不完整。隨著高校改革的不斷推進，高校財務管理職能在不斷延伸，高校財務管理的業務范圍也在不斷拓展，除了傳統的計憑證和報賬表以外，高校財務檔案還參與到了高校各類經濟活動之中，但由于高校財務檔案管理人員沒有及時地適應時展變化，對于高校財務檔案新拓展的業務范圍檔案資料收集不全面，導致部分經濟活動缺少財務檔案佐證。2.立卷不規范。當前在高校財務檔案管理過程中很多檔案仍然以紙質檔案為主，這些紙質檔案在分類整理之后，還需要按照相關制度立卷。很多財務紙質檔案雖然進行了封粘，但缺少會計人員簽章，部分檔案封皮項目信息填寫不全，而要想對這些信息不全的檔案進行利用，需要重新查閱里面的相關材料，容易破壞原有的檔案順序，不利于后期保管存放。還有部分高校財務會計檔案擺放混亂，會計檔案移交缺少移交清單，沒有按照檔案管理制度將永久和定期分類，部分檔案銷毀不及時，財務檔案立卷不規范等等，這些問題都在很大程度上影響了高校財務檔案管理工作的順利開展。3.程序不合規。按照高校財務檔案管理要求，財務檔案在收集、整理、立卷、保存和銷毀過程中需要遵循一定的程序。但從當前看高校財務檔案在立卷移交和銷毀過程中還存在程序不規范問題。從立卷程序看，沒有嚴格按照“統一分類、統一管理”的要求對財務檔案進行立卷，存在卷隨意性問題。從移交程序看，高校財務檔案在移交之前沒有做好準備工作，在移交過程中沒有專人監管，移交后事項辦理不清晰，一旦后期發生檔案丟失問題，難以根據檔案移交程序追責。從檔案銷毀程序看，存在財務部門與檔案部門配合不嚴密，檔案銷毀過程中缺少專人監銷，部分涉密檔案銷毀沒有嚴格執行保密要求，檔案銷毀沒有按照程序審批進行，部分檔案以廢品變賣的形式替代了集中銷毀。

二、高校財務檔案管理欠規范的成因分析

1.思想認識亟需更新。一方面，高校領導對于財務檔案管理重視程度不足，認為高校財務檔案管理工作簡單，只需要接收紙質檔案并將這些紙質檔案保存到銷毀為止，沒有看到高校財務檔案信息的利用價值，因此對于高校財務檔案相關工作支持力度不足，沒有給予高校財務檔案改革必要的政策支持和資金幫扶，也沒有為高校財務檔案落實的軟硬件設施，導致高校財務檔案信息化工作難以有序推進。另一方面，高校財務檔案管理人員對于高校財務檔案管理還存在錯誤思想認識，缺乏責任意識和服務的主動性，認為高校財務檔案管理工作只是配合財務工作開展，能夠發揮的作用十分有限，一旦在這種思想引導之下，就容易出現檔案信息收集不全，立卷不規范，程序不合規等問題。2.約束機制缺乏效力。一方面，當前高校財務檔案管理制度更多是從宏觀層面對相關工作進行規定，缺少可操作性和指導性，因此在制度落實過程中缺少有效抓手，難以發揮出檔案制度的硬性約束作用。另一方面，雖然高校在財務檔案管理過程中已經在制度建設方面做出了很多改變，也完善了相應的制度體系，但當前部分制度在落實過程中沒有得到高校檔案管理人員的積極響應，加之沒有營造高校檔案管理的外部氛圍，導致很多檔案管理人員在檔案制度落實過程中不積極、不主動，難以發揮出制度的優勢和價值。3.管理系統規劃不合理。高校財務檔案管理工作是一項系統工程，應形成相對完善的管理系統，對財務檔案管理工作進行科學合理規劃。但部分高校檔案管理部門仍然受到傳統檔案管理思想影響，在高校財務檔案管理系統建設過程中管理功能不完善，缺少檔案信息開發功能。同時在業務服務上還局限在檔案查詢和檢索類功能，與當前檔案信息化服務還存在一定差距，導致檔案信息化建設并不理想。還有部分高校一再的追求財務檔案管理信息系統的功能性，并沒有結合高校財務檔案管理實際，也沒有進行系統的調研和分析，導致系統利用效率差，同時還造成了資源浪費，增加了高校運營成本。

三、高校財務檔案規范化建設的實施路徑

1.檔案規范化建設的信息化路徑。一方面，要積極推進高校財務檔案信息系統建設，高校財務檔案管理部門應該從利用角度出發，遵循安全性、標準化的原則，將紙質檔案轉化成為數字檔案，并存儲到高校財務檔案管理信息系統之中，這樣既方便了檔案需求者使用，也確保了紙質檔案的安全性。同時將收集上來的數字化檔案，按照教學、科研、管理領域進行分類，形成不同的數據庫資源。另一方面，要加大對財務檔案信息資源的開發和利用，通過對各種財務基礎數據的分析，更好地反映高校當前的經濟運轉狀況以及財務運行存在的不足，為高校戰略決策提供財務檔案依據。2.檔案規范化建設的制度化路徑。一方面，高校財務檔案管理部門應該學習上級關于高校財務檔案管理的相關政策文件，并對有價值的政策文件進行認真梳理，作為檔案管理制度制定的依據；同時還要向兄弟院校進行學習，通過交流互動等多種形式了解其他高校財務檔案管理制度的內容，征詢其他兄弟院校意見，將可借鑒內容也納入到高校財務檔案制度內容之中。另一方面，高校財務檔案管理部門要結合本校財務檔案具體實際，制定高校財務檔案相關制度，通過召開座談會、研討會等多種形式，邀請相關專家學者以及本地區的檔案管理行政機關人員對高校財務檔案管理制度內容進行優化，進而提升管理制度的針對性和有效性，為檔案規范化建設提供制度依據。3.檔案規范化建設的協同化路徑。一方面，高校主要領導應該重視高校財務檔案規范化建設，并積極協調相關部門為高校財務檔案規范化建設提供必要的幫助，主動地配合高校財務檔案管理部門收集和整理相關財務檔案文件。高校財務檔案管理部門也應該主動作為，加強與其他部門交流和互動，并加大對高校財務檔案信息資源的開發力度，將具有一定參考價值的檔案信息與各個部門進行分享，進一步提升高校財務檔案的服務范圍和服務效果。另一方面，高校主要領導要積極營造檔案規范化建設協同環境，要在不同場合強調財務檔案規范化的重要性，要加大對財務檔案的宣傳，形成人人參與高校財務檔案管理的良好局面。

四、高校財務檔案規范化建設的保障措施

1.高度重視高校財務檔案規范化建設。高校財務檔案管理部門應該積極向主要領導匯報當前財務檔案管理工作的具體情況，引起高校主管領導和部門分管領導的重視，給予高校財務檔案規范化建設更多的指導和關心。特別是高校主管領導要將高校財務檔案規范化建設作為日常工作來抓，經常部署高校財務檔案相關工作，通過檢查和督促方式，進一步提升高校財務檔案規范化進程，對于高校財務檔案規范化建設存在的問題要及時加以解決，確保各項工作落實到位。2.加大對高校財務檔案的軟件設施投入。高校主要領導在關心財務檔案管理規范化建設的同時，還應該給予必要的政策支持和資金幫助，為高校財務檔案管理配備軟件設備，完善高校財務檔案管理的物理環境，確保高校財務檔案管理物理環境符合檔案管理的相關要求，為財務檔案管理規范化奠定堅實基礎，為高校財務檔案管理信息化提供扎實保障。3.加強財務檔案管理隊伍建設。一方面，要對現有人員進行職業培訓，結合當前高校財務檔案管理的具體需求，開闊檔案管理人員視野，提升檔案管理人員的業務能力和素養。另一方面，要積極引入優秀人才，形成老、中、青搭配合理的財務檔案管理梯隊，為財務檔案規范化建設提供扎實人才保障。

[參考文獻]

[1]方華芬.高校會計檔案的大數據管理升級與深化路徑研究[J].電子工程學院學報,2019(08).

[2]單鵬斌.新時期學校檔案管理規范化創新路徑研究[J].中國民族博覽,2019(12).

作者：方小麗 單位：海南醫學院