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每個單位在會計核算中，都無時無刻不在產生著經濟的活動往來及財務的收支變化。經濟活動的往來與財務賬目的收支變化，都需要通過會計工作來記錄和反映，這是由憑證到賬簿、再從賬簿到報表的連續的過程，也是一項復雜且要求細致嚴謹的工作。會計檔案是會計工作所產生的專業的材料，是由會計核算總結出的會計資料，也是單位會計工作過程的客觀體現。會計檔案對發展社會主義經濟具有非常重要的作用。第一，從微觀方面，增強對基層單位內部的管理，不僅可以促進其經營管理水平的提高，還可為其社會效益的發展提供大量的原始數據；第二，從宏觀方面，可以為國家制定經濟發展計劃開展國民經濟的管理及監督等工作，提供穩定真實的會計數據；第三，可以為打擊各種經濟領域的不法現象提供有力的證據，保護國家財產不至于流失；第四，可成為財政、經濟的發展歷史的可靠的研究史料。可見，會計檔案管理工作科學與否，會直接影響到國民經濟的運行、公正經濟秩序的確立以及國家各項財政政策的貫徹和實行。下面，筆者就會計檔案的科學管理問題談談個人的看法。

1.統一領導，分級管理。新中國成立后，有很長一段時間，我國一直沒有確立統一的會計檔案管理制度，同時也未明確會計檔案由哪些部分構成。為此，國家財政部及檔案局在1984年聯合下發了《會計檔案的管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。這一《辦法》的出臺，不僅加強了對會計檔案的科學化管理，還確立了統一的會計檔案管理工作制度。由于計算機不斷在會計核算中被廣泛運用，紙質記錄的方式作為重要的媒介在《辦法》里有所規定，但并未禁止采用磁帶、磁盤等其他具有磁性的介質記錄會計檔案。按照《辦法》的規定，會計檔案應實行統一領導、分級管理的模式。一方面，會計檔案管理工作是會計工作重要的組成部分，必須遵循會計工作的相關管理制度；另一方面，《辦法》是由國家檔案行政管理部門統一制定的，而檔案的行政管理部門又是會計檔案的主管部門，會計檔案工作也必須接受檔案行政管理部門的監管。因此，各級檔案行政管理部門應結合當地的實際，對會計檔案實行統一領導、分級管理，并負責對各地的下級部門進行業務指導，同時對持有會計檔案的單位進行監督和檢查。而那些持有會計檔案資料的單位，則需要對會計檔案進行具體的管理活動。通過增強對管理工作的領導，建立起對會計檔案收集、立卷、歸檔等相關的管理制度，從而做到科學化的管理，盡量做到會計檔案能被妥善的保管、有序的存放，避免其受到毀損、散失及泄密。

2.健全制度，加強監督。每個單位都要建立起與會計檔案管理相關的整套制度，包括對其的收集、保管、鑒定、借閱及利用，以便讓工作人員做到有章可依。而檔案管理部門則要做到定時監查、鑒定會計檔案，銷毀去除那些超過保管期、沒有保存價值的會計檔案，對那些有價值的進行妥善保管，以保證會計檔案的完整安全。

3.收集齊全，妥善保管。會計主管部門應將與會計業務相關的會計資料收集并整理齊全，妥善保管起來，以利于工作的開展。這些財會工作的資料主要包括：方針、政策、預決算、工作總結等，在與文書部門的相互配合下，集中對材料進行保管。除了可依據歸檔制度來收集，還可在歷任的會計那進行資料的收集，包括已經離職的人員。資料被檔案部門接收后，要將憑證、賬冊等同報表一同編目存放在指定的地方，同時要排列整齊，方便調閱。尤其要在財會檔案數量很多的部門，更要讓專人負責保管。

4.嚴格手續，合理利用。會計檔案應該既可以為本單位所利用，也可以為上級單位所利用。但在調閱時，要嚴格遵照程序辦理相關手續。當本單位的人員調閱時，要獲得會計主管人員的同意；而外單位的人員借閱時，則要由調閱單位先開具正式的介紹信，然后注明要調閱的會計檔案的內容，最后得到單位領導及會計主管的批準后，才可辦理調閱的手續。調閱時，只能瀏覽與所調閱的內容相關的資料，而不能瀏覽與所調閱的內容無關的資料。而且，檔案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）冊。當外單位來調閱會計檔案時，對于其想抄錄及復制的內容，須由會計主管簽署意見，本單位領導批準同意。特殊情況下，只要得到本單位的負責人的批準，即可為其提供查閱及復制，并辦理登記手續。因此，各個單位應該建立起規范的有關會計檔案的查閱、復制的登記制度，從而為合理利用會計檔案提供依據。

5.注重培訓，提高素質。為了維護我國經濟的正常發展記錄的完整，會計人員及會計檔案管理人員應具備良好的職業道德素質。堅持履行自己的職責，堅守黨的原則，遵紀守法，規范地執行會計檔案工作的各項制度，做到廉潔與公正。同時，要對會計人員進行思想道德、紀津責任等方面的教育，并通過將崗位職責的考核與獎懲制度掛鉤，最終促使從業人員的政治思想素質及職業道德修養得到提升。