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做好業(yè)務事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作

預算的基礎是業(yè)務，猶如會計核算的基礎是經(jīng)濟事項。預算的執(zhí)行結(jié)果是以費用、資本性支出等會計語言來表示，即費用執(zhí)行率是多少，資本性支出執(zhí)行率是多少，而不是列示某某項業(yè)務的執(zhí)行結(jié)果如何（當然我們也可以從賬面上查找出）。所以要做好業(yè)務事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作。當查找出費用或資本性支出產(chǎn)生偏差的原因時，要說明是哪項業(yè)務執(zhí)行產(chǎn)生偏差造成的。從這個意義上來說，一個會計科目包括一定業(yè)務，即會計科目核算的對象。作為會計人員，會計科目是會計語言，報表及預算結(jié)果應當是以會計語言來表示，而不是以業(yè)務事項來表示。但是其他人員在編制預算時并不了解會計科目的意義，只知道即將要發(fā)生哪些業(yè)務。所以財務人員要做好業(yè)務事項與會計科目之間的轉(zhuǎn)換工作，最好以列表的形式表示哪些業(yè)務事項對應哪些會計科目，或者是在預算系統(tǒng)里預算設置好，當打出業(yè)務事項時會自動顯示出是哪個會計科目，這樣可以同時減輕財務人員和預算編制人員的負擔。只有做好這項轉(zhuǎn)換工作，其他部門的人員才好理解預算，才能順利編制預算，財務人員也能從會計科目中得到所需要的預算執(zhí)行結(jié)果。

利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高預算編制的效率

以往企業(yè)大多使用手工或電子表格的形式進行預算編制，但由于預算不僅涉及財務指標，且還包括非財務指標等，涉及部門多、預算指標之間關系錯綜復雜等，導致預算編制周期過長，耗費大量的人力、物力和時間，可能導致企業(yè)經(jīng)營行為脫離實際。另外，傳統(tǒng)預算編制形式下，預算編制后的執(zhí)行和實施控制較為困難，無法進行預算的跟蹤和預算差異分析，并采取措施及時糾正預算執(zhí)行的偏差，失去預算控制的真正作用，預算編制效率低下。因此，江西省煙草公司近幾年逐步使用了財務信息系統(tǒng)，如會計核算、報銷系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、預算系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)，這極大提高了財務人員的工作效率，將財務人員從日常繁瑣的核算中解脫出來。該公司預算現(xiàn)在做得比較精細，比如每個部門今年要買幾個U盤、電腦、辦公桌椅等都有明細預算表，如果僅僅依靠人工來做，是很花時間和精力，但借助財務信息系統(tǒng)就比較好地解決了這個問題。財務人員要懂IT系統(tǒng)，要利用信息系統(tǒng)來實現(xiàn)預算控制的目標。因為預算控制的規(guī)則是全面控制、唯一控制、事前控制和過程控制，以貨幣計價的一切資源均為預算控制對象，預算為資源投入的唯一渠道，投入的預算必須事先審核，要跟蹤重要項目資源的過程及產(chǎn)出。而預算管理軟件，可以實現(xiàn)預算控制、數(shù)據(jù)連查、指標預警，分析等目標，提高預算管理的信息化水平。預算管理辦公室將及時將預算的編制、執(zhí)行和考核信息，通過在相關部門設立預算站點，及時反饋給各預算執(zhí)行單位和責任部門。各預算執(zhí)行單位（部門）可通過預算管理系統(tǒng)，及時了解本（單位）部門的預算執(zhí)行情況，實現(xiàn)預算的全過程管理和實時控制。

加強預算執(zhí)行進行考核和審計

精確的預算分析和健全的考核體系是預算管理工作的核心內(nèi)容，缺乏預算執(zhí)行考核和審計，就會失去相應的激勵機制和約束機制，致使企業(yè)及各職能部門對預算的執(zhí)行控制意識不足，積極性不高，易造成預算超標的情況，預算管理也難以形成閉環(huán)。根據(jù)江西省煙草公司近幾年的預算工作經(jīng)驗，認為對預算進行考核可以推動預算工作，使大家更加關注預算。因為該公司有16個子公司，都是法人，你不可能通過預算來約束他的資金支出，而且子公司領導要關注的事情太多，只有將預算執(zhí)行列入他的績效考核，他才可能重視預算，才能推動單位預算向好的方向發(fā)展。考核，可以協(xié)助并優(yōu)化控制、管理企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營。要成功地達到預算控制、考核的目的，應得到公司管理層、員工的認知與支持，明確職責，建立完善的預算管理體系。關于預算考核，重點是確定考核指標，考核指標一定要合理，不要造成由于為完成考核指標而影響正常的生產(chǎn)、經(jīng)營活動的情況的產(chǎn)生，應建立定量和定性相結(jié)合的預算控制績效評價指標，有效地將預算完成的效果和個人的績效掛鉤起來，以提高員工工作的積極性，形成有效的激勵和約束機制。另外，每年由審計部門對預算執(zhí)行進行審計也很重要，這樣就避免了預算執(zhí)行虛報的情況。

明確預算調(diào)整規(guī)則

預算中有的支出，不是一定要支出的錢。預算是基于業(yè)務的預算，業(yè)務或項目取消了，預算也就成了不須支出的錢。這僅是預算與實際數(shù)據(jù)中存在差異之一。所以在預算執(zhí)行過程中存在許多需要調(diào)整的預算，必須明確預算調(diào)整的規(guī)則。預算調(diào)整的規(guī)則包括例外控制原則，行為調(diào)整而非數(shù)據(jù)調(diào)整規(guī)則，判斷精確性而非預算編制精確性，利潤責任承擔者擁有調(diào)整的最終權(quán)力。當發(fā)生預算調(diào)整時，要由需要調(diào)整的部門說明調(diào)整的原因：一是市場如何變化，部門如何反應及為什么要這樣反應（即做出預算調(diào)整）。然后由預算管理委員會判斷該部門反應是否正確，是否有利于經(jīng)營目標的實現(xiàn)，以確定是否需要調(diào)整。

要建立預算的組織體系

建立健全的預算管理組織體系有利于保證預算編制的有效執(zhí)行。預算管理的組織體系一般包括預算管理委員會、預算專職部門以及預算責任網(wǎng)絡等。預算管理委員會居于整個體系的領導核心地位，其職責是組織有關人員進行預測、審查、研究、協(xié)調(diào)各種預算事項；預算專職部門主要是處理與預算相關的日常管理實務，其直接隸屬于預算管理委員會，以確保預算機制的有效運作；預算責任網(wǎng)絡由投資中心、利潤中心和成本中心組成，這些中心被要求完成特定的職責，并被賦予一定的權(quán)利，以便對該責任區(qū)域進行有效的控制。因此，在進行預算編制時，要注意各預算執(zhí)行單位之間的權(quán)責關系，注意權(quán)責的劃分、分解。預算管理體系中權(quán)責的不明，會直接影響到預算的執(zhí)行和考核。預算責任部門設立預算員，編制好本部門的責任預算。預算編制實行“誰花錢，誰做事，誰編制預算，對誰考核”機制。如車輛管理部門做好車輛購置，燃油費、過路過橋費和車輛維修費等與車輛相關費用的預算，并對這些費用的預算執(zhí)行情況進行考核；業(yè)務部門根據(jù)銷售計劃及合同制定銷售收入和成本預算，并對其預算執(zhí)行情況進行考核；專賣部門制定打假經(jīng)費和專賣費用預算。

預算的建立必須以制度的系統(tǒng)改造為基礎

要做好預算，一定要建立好一套完善的預算管理制度體系，包括預算制度、預算的編制流程及預算控制規(guī)則。預算基礎必須以先建立制度、規(guī)則、業(yè)務單元（預算部門）為前提。制度，用來指導編預算到底是用來干什么的，需要達到什么目標；規(guī)則就是如何來編，該編些什么；業(yè)務單元就是解決由誰來編，行為主體是誰。實際生活中很多單位不知道編預算是用來干什么的，或事先知道是干什么的，編著又淪落為形式了。所以現(xiàn)行制度和控制理念的整合必須先行于預算。為了做好江西省煙草公司全省系統(tǒng)的預算，下發(fā)預算管理辦法用以指導系統(tǒng)內(nèi)各個單位編制預算，為做好省公司本級預算，又制訂預算管理辦法實施細則和預算編制流程。經(jīng)過幾年的預算編制實踐，全員的意識得到提高，預算編制流程逐步順暢。

本文作者：王珍工作單位：江西省錦峰投資管理有限責任公司