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1檔案質量控制在電網建設項目中具有重要作用

（1）質量是檔案管理的核心，項目檔案質量也包括檔案內容的價值和質量，檔案的質量直接影響其效用。檔案管理人員必須采取科學的方法，充分發揮科研管理和專業技術的作用，通過質量保證體系的檔案形成過程，建立一套運行機制，使工程質量與檔案文件的完整性，準確性和價值性一致，從而確保檔案管理的高質量。

（2）近年來，由于電網建設的迅猛發展，需要利用檔案提供的數據日趨增多，如征地資料、各類合同、協議、歷史地貌、線路參數、竣工簽證等各種不同載體和形式的檔案資料。項目檔案的質量也在一定程度上反映出工程的質量，沒有真實、完整、準確的項目檔案，工程的質量也是難以保證的。

2電網建設項目檔案質量問題及分析

（1）檔案資料的形成未實現與項目建設同步。一是由于電網建設項目周期縮短，存在事后隨意補充檔案資料的現象；二是竣工圖簽章中有一人代替多人簽字現象。除紙質以外的載體檔案，如聲像、電子檔案缺乏可依據的統一標準和規范性文件，不能同步進行歸檔；三是文件材料在形成過程中不夠準確系統，導致歸檔后的檔案數據不夠準確。由于市場經濟要求企業以經濟效益為中心，而檔案作用滯后，單從短期經濟效益來衡量不能直接創造效益，市場經濟的求利性與檔案效益的滯后性，使檔案工作在工作建設中排不上重要地位置，因此不能引起參建單位對項目檔案資料的重視。

（2）相關人員職責不清，獎罰不明。一是項目檔案管理人員配備不合理，相關人員缺乏檔案專業和電網建設的專業知識，且專（兼）職檔案人員異動頻繁，最終使得項目檔案的質量得不到保證；二是沒有建立項目檔案管理工作領導責任制和相關人員崗位責任制，缺乏考核內容及項目檔案管理網絡，使得相關人員職責不明確，工作沒有積極性。

3電網建設項目檔案質量控制措施

一個優質的工程建設項目，不僅需要在施工中精細化管理，而且也要與歸檔文件材料的完整、準確及價值性有著密不可分的關系。項目檔案質量直接反映出整個工程的質量水平，因此必須從前期階段介入項目檔案的控制管理，保持與項目的建設同步性、收集合理性、整理科學性。

3．1前期控制

（1）將檔案工作納入工程質量行政領導人責任制的內容。這是建立和落實項目檔案工作領導責任制的措施之一。從工程立項開始，明確各單位、各責任人的職責，并納入合同管理，確定歸檔原件的份數，歸檔時間及所應承擔的責任。事前的責任明確，有利于各相關人員在工作中主動收集、積累文件材料，保證文件材料歸檔的高質量。

（2）建立一套科學、合理、適用性、操作性較強的檔案管理制度和實施方案。電網建設項目涉及單位多，項目檔案管理工作面較廣，各參建單位的歸檔工作意識、要求及水平參差不齊，要想做好檔案質量控制，必須作出明確分工、獎懲規定，對項目文件的歸檔范圍、保管期限、歸屬及流向、收集編制單位、交接驗收等提出具體要求。

（3）項目檔案管理現代化必須以先進的科技手段來支撐。電網建設項目負責檔案收集整編的工作人員，除必須具備一些檔案知識以外，還應具備相關電網建設項目的專業知識，最好懂得一些信息科學和信息經濟知識。因此培訓并配備具有電網建設專業和檔案專業知識的項目資料員也是實現高速、高質量的檔案信息的先決條件之一。

3．2中期控制

（1）施工圖設計文件是現場施工的依據，也是編制竣工圖的依據，做好施工圖設計文件質量的控制，項目資料員就必須做好驗核工作：一是圖紙的工程名稱、單元名稱、圖號等是否與規定一致；二是清冊與實物是否相符，目錄與內容是否一致；；三是本次來圖與歷次來圖有無矛盾或錯誤，工程聯系單位有無重號或空號，存在哪些復印件、傳真件等。發現問題并及時匯總、處理，不能及時處理的問題應做好跟蹤。

（2）廠家提供的設備資料，在設備進場開箱驗收時，由項目資料員統一收集，根據有關單位提供的物資清單和設計院提供的設備材料清冊，做好進場驗收記錄和進場設備材料明細表，注明項目名稱、設備材料名稱及位號、數量、資料名稱、合同編號等，提供至少一份原件以滿足檔案整潔清晰、簽章齊全的要求，驗核清單與實物是否一致，最終保證設備資料的齊全和完整。做好施工文件的質量控制。項目資料員是項目管理和檔案管理的中間人，不僅要從檔案的角度把關，也要從工程的角度把關，同時應承擔比檔案人員更大的責任。

（3）在施工的各個環節過程監督檢查，嚴格執行質量監督控制的標準，做好質保資料記錄。建設項目質保資料是工程質量和監督過程的原始記錄，既反映了施工單位的工程質量、檔案質量情況，它可為工程使用過程出現的質量問題，提供技術查考數據和補救措施，也為工程竣工后正常使用提供了依據，因此，這是一項十分重要的工作。

（4）電網建設項目文件要嚴格實行“誰形成、誰負責”的管理原則。一是項目監理在對工程質量嚴格控制把關的同時，必須對工程建設監理過程中形成的文件資料齊全、完整負責；二是各參建單位要對形成的相應文件資料質量和整理編制負責；三是打印（書寫）材料是否規范，圖紙是否與實體吻合，文件資料的質量是否符合歸檔要求等進行早期控制，避免項目驗收時因檔案質量問題而返工。因此，建設項目的監理人員要對重要工序、質量和隱蔽工程產生的質量保證資料的真實性、準確性進行審核，并要加強檔案責任意識，履行監督、檢查文件資料審核和簽章責任，重點審核簽認原材料的跟蹤使用情況調查表。

（5）竣工資料的收集工作是建設項目檔案質量控制的關鍵環節。竣工圖、竣工驗收記錄、整改記錄、驗收報告、調試報告、總結、結算、決算等資料，應隨著工程的竣工投產送電逐一完成。一是應充分發揮各參建單位部門技術人員的作用，協助檔案人員對歸檔檔案的真實性進行認真審核；二是檔案人員按照前期合同要求和相關規定對檔案材料進行清點、驗收，并對竣工資料的格式、質量等情況進行驗收，對不合格的或未形成閉環的竣工資料，管理人員應及時提出具體修改意見并整改。

（6）嚴格執行檔案人員在工程竣工驗收報告上簽字手續，對未在規定時限內保質保量移交工程竣工檔案的單位，如果檔案人員拒絕簽字，財務部門也應不予結算，以保證竣工檔案的及時移交。工程項目建設階段是整個項目建設中周期最長、涉及部門最多、專業有交叉的階段，其中產生了大量的技術文件、圖紙、照片、資料，它們反映了整個施工階段各單元面貌的原始記錄，也記載著每一個階段的真實情況，這些檔案資料是工程竣工投產后，生產、維護、改（擴）建中不可缺少的依據，只有完整系統地收集整理好此階段的檔案資料，才能具有檔案資料的價值性。

3．3后期控制

工程竣工投產移交歸檔后，并不意味著項目檔案工作的結束，如何整合利用好這些檔案資料，進行檔案數據庫管理，為企業的發展做好服務，為電網建設服務，是檔案人員下一步應思考的問題。隨著科技的發展，各類聲像、電子檔案不斷增加，使得檔案快速向數字化方向發展和積累。將檔案資料進行數字化處理，利用信息化載體，對信息資源進行共享，更加有利于提高電網建設項目檔案質量，也是今后檔案管理工作發展的重點。

4結語

電網建設項目的檔案質量記錄的特點是多方面的，在每一個施工環節中所形成的檔案資料的質量，也體現了項目工程管理的質量，并最終決定著整個工程檔案的質量水平。因此，質量控制必須采用全面管理的理念，運用現代管理手段，加強全員檔案意識，并貫穿于檔案形成、收集、整理到歸檔的全過程，根據各自的分工中各環節的質量控制和監管的實施，構建一個建設項目檔案的質量保證體系，實現對建設項目檔案管理質量控制。

作者:李繼林 陳暉 單位:鄂州供電公司