導(dǎo)語：疾控檔案管理信息化建設(shè)探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1疾控檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1傳統(tǒng)檔案管理工作強(qiáng)度高疾控機(jī)構(gòu)日常工作。中留下了大量的檔案資料，使用傳統(tǒng)手段的對(duì)這些檔案進(jìn)行收集、整理、保管，然后進(jìn)行檢索利用的方式，已不能適應(yīng)信息化時(shí)代信息利用的形勢(shì)，也無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求。而且疾控信息化的實(shí)施也為檔案工作帶來了全新的理念，我們從實(shí)際出發(fā)，提出了適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理工作思路，在一定程度上減輕了檔案管理工作者的工作強(qiáng)度，提高了工作效率，在很大程度上節(jié)省了傳統(tǒng)檔案對(duì)大量存儲(chǔ)空間的需求，同時(shí)也有效減少了對(duì)現(xiàn)存紙質(zhì)檔案資料的破壞。1.2傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求。保護(hù)條件高，在使用過程中容易出現(xiàn)損壞，不可復(fù)得，而電子檔案存儲(chǔ)量大，易保存，節(jié)約了大量的人力物力和保存空間，延長(zhǎng)了檔案壽命。1.3辦公自動(dòng)化逐漸普及近年來隨著信息技術(shù)的產(chǎn)生，中心各項(xiàng)工作已全面向著辦公自動(dòng)化方向發(fā)展，我中心在慢病防控登記報(bào)告系統(tǒng)、傳染病防治、兒童計(jì)劃免疫接種卡管理、居民健康檔案建立、門診查體系統(tǒng)應(yīng)用等方面運(yùn)用了電子管理，期間產(chǎn)生了大量的電子檔案，為今后更好地開發(fā)利用檔案提供了必要的基礎(chǔ)條件。

2檔案信息化建設(shè)的基本思路

本中心實(shí)施檔案信息化建設(shè)，首先遵循了“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，把信息化建設(shè)作為未來疾控檔案工作的首要任務(wù)，制訂了適合現(xiàn)代檔案管理工作需要的《檔案管理規(guī)范化手冊(cè)》。2.1檔案管理系統(tǒng)為重點(diǎn)。利用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)目前檔案管理工作的信息化建設(shè)。(1)通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，我們重新梳理、整理了全中心的文件管理流程，主要是規(guī)范統(tǒng)一各業(yè)務(wù)科室的文件管理模式和形式；(2)開發(fā)相應(yīng)軟件，創(chuàng)建更加充實(shí)完善的檔案信息共享服務(wù)平臺(tái)，借以來支撐中心檔案管理工作的全過程信息化處理，主要涵蓋檔案信息的收集和采集、整理與移交、接收與保管、存儲(chǔ)與借閱、編纂與、上報(bào)等內(nèi)容，逐步將以業(yè)務(wù)管理模式為主，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)化管理模式為主，同時(shí)不斷探索新的服務(wù)模型作為業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)。不斷拓展和創(chuàng)新業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流，將其應(yīng)用在新的服務(wù)模型的系統(tǒng)平臺(tái)上，不斷提升疾控檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化、信息化水平。2.2以條碼管理作為主要方式。主要思路就是用條碼將檔案進(jìn)行分類、分區(qū)，分別進(jìn)行整理，并將基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。條碼管理是基于條碼技術(shù)、RFID(無線射頻自動(dòng)識(shí)別)技術(shù)和現(xiàn)代化檔案精益管理思想開發(fā)出來的。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，有效地對(duì)檔案流程和空間進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)批次、單次管理，快速歸檔、借閱、移交和檔案盤點(diǎn)。條碼技術(shù)與信息處理技術(shù)相結(jié)合，幫助我們合理地利用庫房空間。使用SQLSevery、Oracle、Sybase、DB2等關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存數(shù)信息，有效地進(jìn)行檔案的管理。2.3以條碼槍作為輔助工具我們探索了將現(xiàn)行比較成熟的條形碼技術(shù)用于檔案管理信息系統(tǒng)中，來實(shí)現(xiàn)疾控檔案的信息收集、采集與輸入這一模式。經(jīng)過對(duì)比之前的單純的人工輸入模式，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)大大提高了我們檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性。其中，借閱、歸檔掃描主要用于掃描檔案的條碼標(biāo)簽，無需節(jié)制；而入檔、出檔的掃描則是掃描槍由信息系統(tǒng)節(jié)制，相符入檔、出檔的檔案，掃描槍“綠燈”亮標(biāo)識(shí)可以入檔、出檔。不相符入檔、出檔的檔案，掃描槍“紅燈”亮標(biāo)識(shí)；同時(shí)可以設(shè)置成自感到掃描形式：即掃描槍主動(dòng)感到條碼并讀取，感到不到條碼時(shí)主動(dòng)切換到滅光狀況，很好地掩護(hù)了掃描頭，這就防止了掃描槍設(shè)置常亮?xí)r形成的掃描槍壽命減短的優(yōu)勢(shì)。另外，鑒于目前的實(shí)際使用情況，推薦配備抗摔、防塵到達(dá)IP54水平的掃描槍。2.4以信息安全為根本。當(dāng)前檔案管理的信息化已成為必然發(fā)展趨勢(shì)，《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)完全法》已經(jīng)于2017年6月1日開始施行，在此種情況下，人們對(duì)檔案信息的安全越發(fā)關(guān)注。尤其是近年來，各疾控機(jī)構(gòu)對(duì)于信息技術(shù)的利用不斷深入，檔案管理的思想和觀念也在這股浪潮中不斷提升，檔案信息管理的難度也日益增加，而且檔案信息安全問題很多，這就對(duì)檔案信息管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求，需要我們對(duì)影響檔案信息安全的各種因素進(jìn)行剖析，找出重點(diǎn)影響因素，發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)危害因子，在日常管理中采取科學(xué)、可操作性強(qiáng)、易于實(shí)現(xiàn)的措施加以強(qiáng)化管理，才能提高檔案信息的安全性。同時(shí)借助公安等部門的技術(shù)手段，加強(qiáng)中心網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)數(shù)據(jù)庫的安全，對(duì)易被攻擊利用的檔案進(jìn)行加密，對(duì)檔案使用進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，全面確保實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全管理。

3疾控中心信息化建設(shè)中取得的成就和存在的一些問題

2012年通過不斷加強(qiáng)中心檔案室檔案信息化建設(shè)和管理，中心檔案室達(dá)到檔案規(guī)范化管理省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，在全市第一家獲此榮譽(yù)。通過近幾年的檔案信息化建設(shè)，實(shí)踐中出現(xiàn)的最主要問題是大部分檔案資料未實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化存檔，檔案管理信息化初期工作量巨大，不能全部檔案實(shí)行電子調(diào)閱，只能查到目錄級(jí)；其次專職檔案人員少，大部分兼職檔案員都是非檔案專業(yè)出身，對(duì)檔案的管理工作還出于邊干邊摸索的階段。這就要求我們的疾控檔案工作人員尤其是非檔案專業(yè)的兼職檔案管理人員，必須要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，努力提高檔案專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和保密安全等制度，確保檔案信息的安全性，同時(shí)建立健全嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，責(zé)任落實(shí)到人。

綜上所述建議全國疾控系統(tǒng)檔案管理可以建立使用統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使用統(tǒng)一的管理模式，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案，為資源共享打下基礎(chǔ)[2-5]。

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作者:李艦 王園園 李文宇 單位:濰坊市疾病預(yù)防控制中心辦公室