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摘要：在高校，教學秘書是聯系學院教師和學生、各學院之間以及學院和學校之間關系的紐帶，起著上傳下達的作用。隨著高校本科擴招的發展，院級教學管理的任務日益加重。面對新形勢、新問題，提高院級本科教學管理的工作效率是唯一的出路，本文就此問題做一探討。

關鍵詞：教學秘書本科教學管理效率

高校教學秘書是連接學校教務工作與院(系)教學工作的橋梁和紐帶，是高校教學管理隊伍中的骨干力量。在校院兩級教學管理體制下，高校院(系)教學秘書成為基層教學單位最直接的教學管理者。

在高等院校招生規模不斷擴大和普遍實行學分制的新形式下，各院系的專業設置門類增加，而學校教務部門也不斷地將教學管理任務下放。面對新形式、新問題，如何提高高校教學秘書的工作效率已成為一個亟待研究和解決的問題。

1完善管理規章制度，簡化辦事程序

教學管理規章制度是高校教學管理的重要組成部分，對于實現教學管理的科學化、規范化具有十分重大的意義。隨著高等教育的改革和發展，教學管理規章制度建設已經成為我國高校強化教學管理、提高教學質量的重要舉措。我校于2005年編印了《教學管理規章制度匯編》，內容包括：國家政策法規、教學管理規章、學籍管理、專業和課程建設管理、教材建設與管理、實踐教學管理、實驗室管理、教學質量管理，以及工作流程等內容，其中的工作流程部分給教師和學生辦理相關事宜提供了清晰的步驟。相應的，二級學院也根據學校的具體要求制定出學院的各項工作流程。如我院根據學校關于畢業論文(設計)的相關要求制定出本院的畢業論文工作流程如圖1：

隨著校院兩級教學管理模式的深入，部分管理規章制度將進一步完善，辦事程序將更加簡化。

2提高教學秘書的業務能力，特別是對信息化技術的掌握程度

隨著高校教學改革的不斷深入，以及信息技術的發展，教學秘書的工作內容日益明確，工作方式也發生了根本性的變化，這對教學秘書的業務能力也提出了更高更新的要求。

一是教學秘書要熟悉學校、院系管理和教育學的專業知識。

由于教學秘書從事實際的教學事務管理工作，是一名管理者，所以要充分的了解學校、院系教學管理的各項規章制度、辦事流程，同時，教學秘書還要熟悉本院各學科、各專業的基本知識和結構體系，了解教學計劃的制定和實施、各專業的課程設置、學分分配、畢業要求，熟悉教學各學期、各時段的常規性事務，做到事前有計劃、計劃有余地，相應的處理措施和解決方案要合乎情理，具有可行性和可操作性。同時，要充分考慮院系與學校的整體關系，分清事情的輕重緩急，妥善安排。

二是教學秘書要具備一定秘書專業知識，其中包括應用文寫作知識、文書處理知識、檔案管理知識，以及會議組織知識等。

三是教學秘書要熟練掌握現代化信息技術。

隨著現代信息技術的迅猛發展，教學管理工作已逐漸向網絡化管理過渡。這就要求教學秘書緊跟時代潮流，熟練掌握現代化信息技術，提高工作效率和質量，將自己從“繁、重、緊、雜”的事務中解脫出來。學校開發了新的教務管理軟件，目前正處于試用階段。新的教務管理系統彌補了原有教務管理系統的一些不足，同時新增了一些功能，基本上90%的教學管理任務都可以在網上進行，我們教學秘書的工作效率將大大提高。

在學院層面上，為了提高上傳下達的效率，我們利用網絡開通了飛信，邀請學院教師和學生加入，將教師和學生的聯系方式進行群組管理，利用飛信的短信群發功能，我們可以將學校教務處的相關通知快速地傳達到各位老師和學生。網上發送短信，不僅操作簡單、速度快，而且又不干擾教師和學生。但飛信用戶只限于移動號碼，對于非移動用戶(如聯通、小靈通)，我們開通了電信網信服務，可以用固定電話群發短信。目前，我們將教師按系別、職稱分組，學生按年級班級分組，還可以發動各系主任建成各系的短信群組，建議各班學生建成班級群組，這樣我們可以將通知迅速地傳達到每位教師和學生，提高工作效率。

我們還申請了學院的公共郵箱，采集了學院各位老師的電子信箱信息，分別按系別和職稱歸類，極大地方便了教師和學院、學院與教師之間文件的傳送，不僅提高了速度，節約了紙張，而且還避免了使用U盤造成的病毒傳染。

由于電腦的普及以及學校網絡資源的不斷發展，我們與教師和學生之間的交流還采用了QQ聊天的方式。

目前我們的信息傳達流程如圖2：

另外，我們還利用學院的網絡服務器，開辟了學生畢業論文(設計)上傳專區，實現了畢業論文電子化。目前正在試點上傳試驗(實習)報告，同時將引進電子印章系統，老師網上批閱試驗(實習)報告，并使用專用密碼啟用電子簽章系統，其使用效果我們將拭目以待。

3強化制度的執行

學校各項教學管理規章制度的制定，貴在執行，如不執行，等于沒定。執行力是實現發展戰略、實現發展目標的能力，是將思想轉化為行動的能力。再好的思路、決策和制度，如果沒有執行力，目標是不可能實現的。只有把執行變為學生、教師自動自發自覺的行動，管理規章制度才能發揮其應有的效力，也才能促進學校的管理。

首先要對教師和學生宣傳學校的相關管理規章制度。我院在每個學年的開學初都會召開新進教師工作會議，傳達學校有關教學管理的相關規章制度，以及學院對新上崗教師的業務要求；每個新的學年，也都會給新入學的學生做選課指導，同時將學校有關學生學習的相關規章制度傳達給他們，如畢業學分要求、考試的相關規章制度、新生轉專業的程序、以及各種等級考試的報名程序，等等。盡可能地讓每位同學對大學四年的學習任務和學校教學管理規章制度有一個清楚的認識。

其次在執行各項管理規章制度時，要做到照章辦事。各項規章制度是管理工作的依據，也是各項教學工作的規范和標準。依靠制度管人管事，就會減少各種干擾因素。這就要求教學秘書自己要明確和熟悉各項管理規章制度，在安排和處理事情時應主動遵照執行，以保證管理工作的科學性、合理性和公正性，增強管理的權威性，有利于各項工作的順利開展并提高管理效率。