導(dǎo)語：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育在我國正蓬蓬勃勃地開展，與面對面的傳統(tǒng)教育相比，其教育思想、教育觀念、教育方法、教育手段、教育技術(shù)、教育資源都有著很大的改變。面對信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計算機在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)。搞好學(xué)籍檔案管理，關(guān)系到現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育辦學(xué)規(guī)范化、制度化問題，其管理的模式和力度直接影響著成教教學(xué)管理水平，影響著學(xué)校在社會上的聲譽。對遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，一方面有利于改進(jìn)教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，另一方面對于杜絕假學(xué)歷、假文憑的產(chǎn)生及貽害，維護(hù)學(xué)歷、文憑的嚴(yán)肅性和權(quán)威性起了重要作用。現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育特定的教學(xué)環(huán)境，產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，如何認(rèn)識、保存和管理這些電子文件和電子檔案，對更好地開展現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育將有著重要意義。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化遠(yuǎn)程特點電子媒介

一、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案的特點

遠(yuǎn)程教育的學(xué)籍檔案由于教學(xué)、教務(wù)管理形式上的特殊性,因而具有以下特點:

1.復(fù)雜性：遠(yuǎn)程教育采用計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段組織教學(xué)和管理,學(xué)生與老師見面少,學(xué)籍管理分層次、分級別進(jìn)行,管理涉及各層級之間的關(guān)系,管理難度較大。而且遠(yuǎn)程教育學(xué)生是成年人,來源復(fù)雜,基礎(chǔ)參差不齊,工學(xué)矛盾突出,實行完全學(xué)分制,8年內(nèi)學(xué)分有效,時間跨度大,教學(xué)計劃變動大,學(xué)分替換情況多,畢業(yè)審核內(nèi)容龐雜。這些決定了遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜性。2.形式不統(tǒng)一、利用率低遠(yuǎn)程教育辦學(xué)點由中央向省、市、縣輻射,教學(xué)點多,學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、形式不一,現(xiàn)在大多為電子檔案,但也存在紙質(zhì)化檔案,或無檔案現(xiàn)象,有的即使有檔案,但有些點開辦遠(yuǎn)程教育過分追求經(jīng)濟(jì)效益,忽視社會效益,不注重學(xué)生學(xué)籍檔案的建設(shè)和利用,檔案利用率低,形同虛設(shè)。3.動態(tài)性遠(yuǎn)程教育學(xué)生的學(xué)籍管理是一個非常靈活的、動態(tài)的管理過程,學(xué)生的成績和操行評定處于不斷的變化之中,教學(xué)點必須通過一級一級向上報送學(xué)籍管理信息,成績異動、補考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動開設(shè),可變性大,使得遠(yuǎn)程教育檔案管理隨時處于動態(tài)的變化中。4.周期性學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生從入學(xué)到在校學(xué)習(xí)再到畢業(yè)的整個過程,要持續(xù)3~8年的時間,因而具有連續(xù)性和周期性的特點。

二、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)和計算機在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理也面臨全新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)生與普通高等教育學(xué)生一樣經(jīng)過高層次的培養(yǎng)教育后,將承擔(dān)起社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重任。但我國現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育還存在以下幾個問題：首先，檔案管理觀念落后：遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識淡薄,對學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識,導(dǎo)致責(zé)任心不強,給學(xué)員填寫歸檔材料時不積極主動,材料不完整、不規(guī)范等,給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內(nèi)容不完善：1，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下,大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報名表、審核表、入學(xué)通知、注冊表、花名冊、成績冊、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料,沒有形成電子檔案。2，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍,比如,學(xué)員在校期間,許多評先評優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如,因為就業(yè)壓力較大,某些部門為了學(xué)員能順利就業(yè),一些處分文件就沒有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此,檔案材料無法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。3，有些學(xué)員在填寫檔案材料時不認(rèn)真、不仔細(xì),有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫,使用圓珠筆,有的項目填寫不全、不準(zhǔn)確,有的基于連名字都寫錯或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大,學(xué)員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點,層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開發(fā)利用,不能為用人單位及時有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊伍薄弱：高校檔案管理隊伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分,檔案管理隊伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強,高等遠(yuǎn)程教育這方面的問題更為突

出。據(jù)調(diào)查,由于人力、物力所限,許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點工作的要求:有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應(yīng)付,沒有時間也無力探討研究學(xué)籍電子檔案工作,有時甚至影響了檔案管理工作。

三、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程教育的契機——充分利用電子媒介的技術(shù)平臺

電子文件是指通過計算機進(jìn)行各種操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。由于計算機

應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀?，F(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的教學(xué)和教學(xué)管理過程中，將產(chǎn)生大量的電子檔案，包括教學(xué)計劃、教學(xué)實施方案、教學(xué)管理文件、教學(xué)課件、輔導(dǎo)網(wǎng)頁、學(xué)生基本情況檔案、課程注冊信息、考試成績、畢業(yè)生基本情況等等。從文件格式來看，有文本格式文件、數(shù)據(jù)庫格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育和我們的工作帶來巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識，把這項工作作為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一個重要的組成部分來抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問題。其次，加強制度建設(shè)，規(guī)范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規(guī)章制度是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個電子文件歸檔管理的規(guī)章制度有著重要關(guān)系。因此，檔案行政管理部門應(yīng)會同教學(xué)教務(wù)管理部門及計算機網(wǎng)絡(luò)管理部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法，明確各部門在電子檔案管理中應(yīng)負(fù)的職責(zé)，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由教學(xué)教務(wù)主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負(fù)責(zé);各級檔案行政管理部門應(yīng)指定專門機構(gòu)或人員，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。

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