導語：檔案工作計算機技術的運用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：計算機技術為實現檔案管理的現代化、數字化和信息化提供了強大的技術支持，在高校檔案管理工作中，應當重視加強檔案信息歸檔的基本工作，加強檔案管理的計算機網絡建設和檔案管理的多媒體信息建設，提高檔案管理的工作效率。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

隨著信息時代的飛速發展，更多的計算機技術已經廣泛服務于國民的生活和工作，它帶動了人類社會各個領域的迅猛發展，成為人們生活和工作的重要工具。在這個信息技術大爆炸的時代，傳統的檔案管理和存儲手段已經不能滿足時展的需求，只有采用先進的計算機技術才能實現檔案管理的現代化、數字化和信息化，才能充分應對檔案數據量大而且存儲調閱繁瑣的現狀。因此，檔案的管理人員需要認真掌握計算機技術在檔案工作中的具體應用，認真辨識檔案管理過程中存在的不足，利用其來加強檔案管理工作，有效提高檔案管理的效率。

1計算機技術的優勢

當今信息時代的突出表現就是計算機技術在社會各個領域的廣泛應用，它給檔案工作帶來了眾多的便利，但是也形成了巨大的沖擊，檔案管理工作的現代化面臨的各種挑戰日益增大，加強計算機技術的應用已經迫在眉睫，它的幾個優勢主要表現為：

1.1先天優勢

計算機技術為檔案管理提供了諸多先進的掃描、打印和復印設備，它們的廣泛應用大大提高了檔案管理工作的質量，通過將檔案文檔的內容進行歸納分類，將紙質檔案分頁掃描，可以實現紙質檔案內容的數字化存檔，高質量的掃描儀能夠保證檔案內容高清有效，完整存儲。檔案卷宗的基本信息在通過工作人員核對后錄入到數據庫系統中，就可以實現數據庫信息與檔案卷宗的相互印證，提高檔案卷宗的信息化轉化效率，保證檔案卷宗的完整存儲流程。在查閱過程中，可以利用計算機來登錄工作網站，可以快速瀏覽搜索相關的檔案文件，可以通過打印和復印等外設產品實現文檔的調閱和打印，避免在翻閱傳統的紙質檔案時所引起的損毀或者丟失。電子檔案的存儲可以通過縮微技術和光盤技術來實現，避免因為計算機信息系統出現故障所造成的電子文件丟失。

1.2信息化優勢

檔案的收集、錄入和存儲涉及到眾多類比的信息資料，它的工作繁重而且安全級別要求高，當傳統的檔案管理工作遇到爆炸性的信息量時，繁重的錄入和歸檔工作會使得工作人員不堪重負，很容易出現錯亂現象，也容易給保存帶來安全隱患。而計算機技術為代表的信息技術被廣泛應用到檔案管理工作后，人們可以更加便捷高效地運用其來管理電子檔案，可以將傳統的紙質版檔案信息錄入到信息系統中，這樣就建立了分類齊全、內容豐富的數字化檔案館，而先進的信息化技術為檔案管理工作提供了便捷的條件，促進檔案管理工作向著更高層次發展。而在檔案的歸檔和分類階段，可以根據檔案文件或者卷宗內容建立信息檢索目錄，制成檔案管理的信息文獻卡，這樣可以實現對于檔案每個卷宗的信息集合，也能將每一個文件或者卷宗的內容和形式特征進行歸納、選擇和登錄。

1.3管理優勢

當前，計算機信息管理工作中，檔案管理人員可以充分利用計算機技術來實現檔案的數字化建設和無紙化辦公，由于在前期階段，管理人員將大量的紙質版檔案文件錄入到信息系統，就建立了完整的電子檔案。當檔案管理者或者使用者需要查找相關的檔案信息時，只需要在計算機系統中查詢相關的檢索信息或者關鍵字，就可以快速查詢到相關信息，為檔案管理工作節省了大量的人力和物力，同時也保證了檔案信息檢索的質量。而根據企業或者事業單位的實際需要，檔案管理人員可以及時調整檔案管理系統的分類、檢索和存儲設置，創作出符合企業或者事業單位需要的信息系統，從而保證計算機信息系統能夠滿足企業的檔案管理的需要，能夠保證利用最短的時間、最高的效率來實現檔案管理的更新換代，方便人們在日常的工作、生活和學習中，能夠及時利用計算機技術來獲取到各種有益的信息知識，方便管理人員對于各種檔案進行科學、有序和高效的整理和管理，有效提高檔案管理的工作效率。

2存在的問題

在信息時代，計算機技術的飛速發展和傳統手工檔案管理的束縛成為鮮明的對比，它體現在檔案管理的額前期準備工作、計算機管理應用和專業化人才建設的各個方面，主要的問題集中在以下幾個方面：

2.1檔案管理的前期準備工作不充分

檔案部門在啟用計算機信息系統的時候，往往是主管部門的硬性要求，或者是檔案系統的系統架構，而對于檔案部門來說，沒有做好足夠的準備工作，往往是為了應付主管部門的檢查，或者僅僅是作為檔案信息管理系統的組成部分，對于檔案管理的重要性和必要性沒有充分的認識。比如，在準備過程中，檔案存儲的電子數據不到位，很多需要保持的紙質版的檔案材料通過高分辨率的掃描儀轉換成電子檔案資料，或者通過人工錄入的方式將檔案信息錄入電腦。但是，由于檔案管理人員的技術有限，容易導致檔案數據在向數字化轉化過程中產生人為的損壞或者丟失，影響檔案數據的準確性和權威性。此外，檔案部門的軟、硬件水平不足，很多檔案館的網絡設施落后，計算機設備相對陳舊，它們嚴重影響了檔案數據的采集、保存、歸檔和分類，也不利于檔案信息管理系統的應用。

2.2檔案管理的計算機運用不充分

在很多檔案館或者檔案部門都運用了計算機信息系統，也對于檔案管理人員進行了必要的專業培訓和計算機操作指導。但是在實際工作中，很多檔案館或者檔案部門都沒有有效利用計算信息系統，或者只是將計算機信息系統作為傳統檔案管理的輔助工具，主要側重使用它的收集、登錄和儲存功能，往往忽略了其檢索和信息加工的功能。此外，在當今信息大爆炸的時代，檔案信息已經不僅僅局限于文字，它需要檔案管理者加強檔案信息中的圖像、聲音、動畫等多媒體檔案數據的整理工作，而這些都是計算機信息系統的優勢所在，但是往往被廣大檔案管理者所忽略。因此，在此背景下，檔案的計算機信息系統優勢不能得到充分發揮，而檔案管理工作往往重復著相似的錯誤，或者埋沒在浩瀚的檔案歸檔工作紅，它體現不了檔案管理的高效率，更不能發揮計算機技術的優勢項目。

2.3檔案管理的專業化人才建設不足

在當今信息化時代，檔案管理工作已經從過去的密集型重復勞動過渡到現代化的計算機技術為依托的信息化工作，它要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，掌握扎實的計算機知識，熟練運用各種信息檢索技術，而這些都需要具有高素質、專業化和高技能的信息管理人員才能勝任。然后我國檔案管理人才大多是從傳統高校檔案專業畢業，而且一般年齡都比較偏大，他們工作以后接受傳統的手工檔案管理模式，無論是在計算機操作、檔案管理思維的轉變和計算機信息技術的運用上都存在著不小的差距，而對于計算機的網絡安全防御則更是知之甚少，這就造成了很多時候，國家、社會和企業投入大量人力物力建成的檔案管理信息化系統不能投入使用或者用之甚少，檔案管理的人才梯隊建設不能跟上日新月異的信息化發展，計算機的應用成為了一種空談，檔案管理人員沒有危機意識，不能提高檔案管理技術的創新發展，使得檔案管理工作陷入被動的局面，落后于時代的發展和社會的需要。

3創新應用

檔案管理是一個復雜的系統工作，而計算機技術是傳統檔案工作的創新之舉，需要側重加強檔案信息歸檔、檔案信息網絡系統和專業人才梯隊等各方面的建設，才能真正將計算機技術的優勢發揮到最大。

3.1重視加強檔案信息歸檔的基本工作

檔案信息的存儲和歸檔是檔案管理的基本工作，也是檔案現代化管理的重要環節，只有充分保證檔案信息的收集、整理、歸檔和錄入工作的有序進行，才能保證歸檔的檔案信息真實有效，為后續的檔案管理工作提供準確的數據。因此，需要充分利用計算機技術來加強檔案信息歸檔的基本工作，運用計算機信息系統來加強檔案辦公自動化、檔案文檔管理一體化、檔案管理信息智能化和檔案服務現代化，滿足信息化時代對于檔案信息數字化歸檔的需求。此外，在檔案信息歸檔的過程中，需要認真完善計算機硬件、軟件等相關設備，保證檔案信息歸檔過程中的數字化存儲需要，提高檔案管理系統對于存儲容量、圖形讀取、性能優化、系統兼容等各種信息存檔所需要的基本運行條件，加強優化計算機信息化系統的整體性能，提升系統兼容性，加強計算機軟件更新，保證信息歸檔的高效安全運行。

3.2重視加強檔案管理的計算機網絡建設

當前環境下，檔案信息的計算機管理需要兼顧計算機技術、信息通信技術和計算機網絡技術，它側重于檔案管理能夠服務于民，能夠實現檔案信息的服務最大化，這就需要檔案信息管理部門和管理者加強對于計算機設備和技術進行及時的更新工作，加強檔案信息的數字化建設和網絡建設，真正保證計算機網絡內外的用戶都能及時訪問到檔案信息管理系統，能夠根據自己的訪問權限獲取到足夠的檔案信息，確保檔案信息數字化對于計算機網絡技術的迫切需求。為了提升檔案計算機管理的效率，需要在檔案管理內部建立一套完整、有效和安全的信息網絡系統，將檔案信息系統的檔案整理、掃描錄入、程序管理、組織結構、權限管理、查詢操作、安全防御等內容納入到信息網絡系統，實現檔案信息的可查詢、分級訪問和防火墻防御等多重操作，可以通過網絡信息查詢來實現信息整理收集的目的。

3.3重視加強檔案管理的多媒體信息建設

當今社會，計算機技術的重要應用就是通過多媒體等信息技術來顛覆傳統的管理模式。在檔案管理領域，側重通過多媒體等信息技術來實現檔案信息的立體化，注重對檔案信息的開發與利用，提高了檔案信息的服務功能，實現檔案的現代化、智能化管理。（1）通過多媒體信息系統實現檔案信息的工具化。目前，很多檔案館已經開始利用多媒體系統建立檔案館搜索目錄、參觀指南等，它將單調枯燥的檔案信息形象化，方便普通觀眾的查閱和參觀。（2）通過多媒體信息系統實現檔案信息的標準化。目前，國內檔案館和檔案部門的檔案存檔標準不統一，造成檔案在存儲和交換過程中出現信息不對稱的狀況，不利于多媒體信息技術的學習和交流，國家正在統一和規范多媒體信息存儲的介質，力爭通過多媒體信息存儲來規范檔案信息采集和存儲的規范性。（3）通過多媒體信息系統實現檔案管理的創新性。目前，多媒體技術已經逐漸從單純的技術應用過渡到功能應用，它能夠將單純的文字信息轉化為詳細的圖像、語音或者動畫的形式。另外，多媒體技術在檔案檢索目錄中可以實現擬人化操作，加強了檔案信息與管理者的聯系。

4結語

隨著信息時代的飛速發展，檔案管理工作也逐漸向著信息化、多媒體化和數字化方向發展，也使得計算機技術得到了充分的應用，它促使檔案管理向著現代化、智能化和自動化方向發展，也真正提高了檔案管理的工作效率，可以說，計算機技術成為了檔案管理不可多得的利器，促進了高校檔案發展進程。

作者:張燕敏 單位:濟南市技師學院

參考文獻:

[1]畢大鵬.試論在高校檔案管理中計算機網絡的應用[J].電子技術與軟件工程，2016，(15).

[2]戴小龍.計算機技術在檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2016，(15).

[3]王磊.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].中國管理信息化，2015，(05).