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在高速公路企業中是指公路項目建設、養護、收費、路政、行政、黨群、會計、科研和其他各項活動中直接形成的對企業和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體的文件材料。檔案是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用，隨著高速公路事業的快速發展，檔案的這種作用更是日益突顯，實踐證明，高速公路的發展離不開檔案，檔案的開發利用已成為企業發展中不可缺少的重要組成部分，檔案工作為企業的發展提供了有效的服務。檔案的利用，是實現檔案為社會服務的手段，是檔案工作賴以存在和發展的基礎，建立檔案、管好檔案的最終目的就是要利用檔案。

一、檔案在高速公路經營管理中的應用范圍

（一）應用于高速公路項目竣工驗收和決算。高速公路項目竣工驗收資料的編寫，需以項目建設期交工驗收、檔案驗收、環保驗收和水保驗收等文件為基礎和依據進行編寫，且項目竣工驗收其中一項重要內容就是對項目檔案資料的檢查，準確、齊全、完善的檔案能促進項目竣工驗收工作的順利開展。高速公路項目決算工作，利用到包括路基、橋涵、路面、房建、交通安全設施、通信管道工程等各個施工階段的合同、結算協議、工程變更報告、結算清單、支付報表等相關材料，為決算工作的開展提供充分、翔實、準確的事實依據，不依靠檔案提供的這些信息，決算工作將難以開展。（二）應用于高速公路的養護。檔案在高速公路養護中的應用最為明顯，主要體現在通過利用原施工建設的設計、施工、竣工等文字圖表材料，為公路的日常及專項養護工作提供樁號位置、涵洞數量、排水溝設計、路面結構、綠化帶設置、橋梁結構、通信管道設置、交安設施布設、施工工藝等基礎數據，通過與原始信息的對比核查，有效推動各項養護工程的項目申報、方案設計、預算編制、技術指標參考及養護系統維護完善等工作。檔案在養護工程籌劃、設計、施工、監理、驗收等各個環節都能體現出其利用價值。（三）應用于大修、續建、改擴建工程的建設。檔案在高速公路大修、續建、改擴建工程建設中起“主導”作用，所有的大修、續建、改擴建工程的建設都不可避免地需要利用到主線工程可行性研究、初步設計、工程管理、施工文件、監理文件、竣工圖、科研文件等各類工程檔案，幫助完成征地拆遷、施工招標、施工圖設計、施工指導、工程變更、支付結算、交工驗收等工程建設期間所涉及的各個環節的工作。有了檔案資料的有力支撐，不但可以節約人力物力，同時還能從檔案材料中吸取成功的經驗和做法，規避一些因經驗主義或主觀思想而在工作中可能發生的錯誤。（四）應用于科研項目的開發。基于高速公路企業管理水平的不斷提高及創新管理的需求，許多關于高速公路管理的科研項目也應運而生。近幾年，僅筆者本人為其提供利用過檔案資料的科研項目就有多項，包括有《高速公路路基、路面、防排水系統綜合研究》《高速公路護欄標準研究》《示范工程施工圖設計分析》《基于全社會成本高速設計方案評價課題研究》《高速公路事故黑點的研究分析》《高速公路專項管理系統開發》等等，這些科研課題的研究都離不開檔案資料提供的信息保障。工程初步設計、施工圖設計及預算、竣工圖等檔案信息為其提供了事實基礎和理論依據。成功開發一項科研成果，不僅能給社會帶來一定影響力，創造經濟效益，更能為解決經濟和社會發展中的難點、熱點、重點問題作出貢獻。檔案經有效利用可以促進科研項目的開發，而科研成果經轉化之后可以為社會服務。（五）應用于企業日常經營管理。從根本意義上講，檔案的應用涉及高速公路日常經營管理的方方面面，包括財務審計、資產重組、法律事務、企業文化建設、工作檢查考核、材料編寫、數據統計和報送、設備維護、房屋維修及改造等等，一方面表明企業管理對檔案的需求日益劇增，另一方面則反映檔案仍有較大的可開發利用空間。（六）應用于高速公路經營管理者的個人發展。每位管理者初到一個新企業，要想迅速地了解企業的發展歷程，可通過查閱企業的組織沿革、大事記、榮譽匯編等材料，較全面地了解企業的發展進程，盡快地融入企業的管理工作中。管理者評定工作職稱，也需要找檔案“幫忙”，職稱評定需要的資歷證明，包括任命文件、獎勵文件、工程合同、工程驗收證書、參與編寫的書籍、制度等都可以在檔案和編研材料中找到。

二、檔案在高速公路經營管理應用中存在的問題與對策

（一）現階段實現檔案全文數據庫管理存在一定困難。隨著信息時代的高速發展，高速公路企業的檔案管理工作也應實現現代化、信息化管理，目的在于以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，進一步提升企業檔案管理水平。但現階段大多數高速公路企業的檔案信息化管理只能實現對檔案目錄數據庫的管理，只有少部分的檔案能實現數字化管理，這使得檔案利用的效率和效果難以有新的突破，要想實現檔案全文數據庫管理還存在一定的困難。原因主要有兩點，一是高速公路檔案涉及包括文書、收費、養護、機電、路橋、基建、會計、路政、特殊載體等以不同途徑形成、不同載體形式存在、不同歸檔方式歸檔的各類檔案，其中存在著是否所有檔案都有進行數字化的必要（針對保管期限相對較短的檔案），或不宜進行數字化的檔案（如會計憑證）的問題。二是除了文書類的收發文件、工程設計圖紙及歸檔照片本身以數字化文件形式存在以外，其余各類別的檔案要想形成數字化檔案，都必須利用掃描儀進行一一掃描存檔，工作量較大，要想實現檔案全文數據庫管理，需要投入較大的人力物力，這對于一般的高速公路企業來說，短時間內較難實現。針對實現檔案全文數據庫管理存在的困難，有以下幾項措施：1.對于是否所有檔案都有進行數字化的必要這一問題，可根據檔案信息化的相關規章、制度要求，結合企業自身的實際需求，由檔案管理部門聯合相關領導及業務部門商討確定。2.對不宜進行數字化的檔案，要做好目錄及紙質文件的管理，并努力尋求各種能夠進行數字化的方式方法。3.確定需要數字化的檔案后，由企業根據工作量的大小及人員安排，擬定有效可行的檔案數字化工作方案，并作為常態化工作堅持執行，保持檔案數字化工作的連續有效開展。4.要將信息化作為檔案管理發展、創新的突破口，針對企業自身形成電子文件的特點和經營管理流程的需要，以信息化帶動檔案管理創新，確保檔案管理適應企業信息化和企業發展的需要。要堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步發展，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。（二）開發利用科技檔案所創經濟效益難以計算。計算開發利用科技檔案所創經濟效益，目的在于定量分析、科學評價科技檔案在經濟建設中的地位和作用。開發利用科技檔案所創經濟效益，是指針對本單位及社會有關方面的需求，通過信息加工、報道交流、技術轉讓、技術咨詢以及日常提供利用等方式，將科技檔案中蘊藏的科技信息發掘出來，應用于經濟建設之中所創造出來的經濟效益。開發利用科技檔案所創經濟效益的類型是多種多樣的。針對高速公路企業則主要有以下幾種：1.利用科技檔案起憑證作用，避免、減少損失或增加收入所獲得的經濟效益。2.設計工作中復用科技檔案或開發利用科技檔案節省設計工作量所創的經濟效益。3.開發利用科技檔案使設備維修提前使用或工程提前竣工所創的經濟效益。4.科研成果開發中，開發利用科技檔案所創的經濟效益。開發利用科技檔案所創經濟效益難以計算的原因在于：1.利用者填寫檔案利用效果登記表一般是在借閱或歸還檔案時，而此時借閱檔案對應所開展的工作往往未全部結束，檔案利用者只能填寫利用目的，對利用效果無從下手。2.檔案利用往往涉及較多工作環節和部門，這就表明可能需要向不同的人、不同的部門、甚至不同的單位去收集經濟效益數據，且存在有無法用具體數字進行量化的效益，這是開發利用科技檔案所創經濟效益難以計算的主要原因。要解決開發利用科技檔案所創經濟效益難以計算的問題，首先可從企業入手，了解計算開發利用科技檔案所創經濟效益的意義，并加以重視，在企業內實行利用科技檔案必須計算所創經濟效益的要求，并要求檔案利用者嚴格執行。其次是檔案利用者，在檔案利用過程中注重把有助于計算經濟效益的數據記錄下來，在利用檔案完成相關工作后，根據記錄的數據計算或量化為可見的經濟效益。再將相關經濟效益數據反饋到檔案提供者，由其匯總整理。再次，計算經濟效益雖無固定格式或公式，但檔案管理者也可提供一些計算要求、可供參考的方式方法等，并注重日常的檔案利用案例的收集，遇到一些短時間內無法計算或量化為具體經濟效益的利用案例，要保持跟蹤聯系。

三、結語

檔案是社會的寶貴財富，檔案的開發和利用，是企業發展的需要，是改革創新的需要。高速公路企業應注重檔案的開發利用工作，加強檔案管理，努力提升檔案管理水平，使檔案能更好地為高速公路事業、為社會、為改革創新服務。

作者:何燕飛 單位:廣東開陽高速公路有限公司

【參考文獻】

[1]楊麗華.淺談檔案信息化建設的現狀及其意義[J].廣東科技,2013(2).

[2]《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定(試行)》.檔發字(1994)13號(1994年8月17日國家檔案局).