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一、信息技術對研究生檔案管理的影響

如今，計算機科學和網絡技術的不斷發展使得其更加貼近我們的生活，不斷改變著我們的生活方式，同時也變革著研究生的培養模式。以計算機和互聯網技術為標志的信息技術的發展也對檔案管理工作產生了深刻的影響:計算機技術的不斷完善和發展使得檔案信息實現了數字化，而不再單純的依賴于手工記載和紙質儲存，一切檔案信息都可以通過輸入和掃描等方式存儲到計算機上，更加便于實現永久性的保存和利用。其次，檔案也不再局限于文字，而是可以借助多媒體手段實現諸如圖片、文本、視頻等多方式的檔案呈現方式，這些呈現方式也會促進檔案的傳播和有效的利用。此外，檔案的查閱和開放形式也發生了變化，由于互聯網的出現以及計算機使用的普及，越來越多的檔案信息可以通過相應的數據庫來實現開放，像傳統模式下受到的時間和地域的限制越來越小，進而也更大的實現了檔案信息的使用價值。信息技術除了為檔案的呈現形式帶來變革之外，對檔案的管理工作也產生了影響。由于檔案信息使用者對于查閱更加及時和快捷的要求，檔案的管理工作也必然被要求更加高效，信息技術的發展為滿足這一要求提供了便捷，檔案管理人員借助于計算機和相應的程序和數據能夠實現對于信息的快速篩選、處理和歸檔。

二、利用信息技術提升研究生檔案管理

(一)借助信息技術轉變研究生檔案的收集程序和方式，擴展搜集的范圍

目前，我們國家研究生的教育和培養方式實現了多樣化，培養模式包括有國家統招、委培和代培等;學位類型也不同，有學術型的還有專業碩士;此外，考試形式的不同也使得研究生的分類方式不一致。這些不同類型、不同模式下的研究生學習和教育過程也不盡相同，而研究生檔案作為一種記錄研究生在校期間個人學習、實踐和生活的文件，必然會呈現不同的特點，更加具有鮮明的個體特征。因此，研究生檔案的收集程序和方式就需事先轉變，使得到的檔案知識更加系統、全面，更有利于滿足用戶日益增長的個體化的、專業化的需求，而信息技術能夠幫助管理人員在擴大收集范圍的同時更加快捷、方便的收集信息。

(二)逐步推進個體化的檔案管理工作

研究生的檔案既具有一般學生檔案的共性，也體現了自身獨特的方面，源于研究生教育和學習的專業化和個體化。研究生階段的學習在不同的年級、不同的時間段都會體現出不同的特點，而且更加龐雜，正如上文所言研究生在入學之初首先要經過公共課的學習，其次進入專業課程方向和領域的學習，此外還要按要求參加調研和實習活動，并進行科研活動、發表科研成果，以及參加中期的考核評定、畢業論文寫作與答辯，最終進行學位審定獲得學位順利畢業。在這些不同階段中，檔案的收集和管理工作的重點和難點也各不相同，在研究生學習的一、二年級中，檔案工作可以遵循研究生培養方案所確定的程序和規章進行及時的收集和編碼、歸檔。但在進入后期，研究生的檔案材料，尤其是科研和社會實踐調研的檔案材料需要相關的院系和科研小組進行收集和整理，最終由檔案管理部門進行歸檔。信息技術的優勢不僅在于能夠大量的處理信息，在個性化定制方面也有人工無法比擬的優勢，通過信息技術的利用有利于個體化、定制檔案工作的實現。

(三)充分利用研究生檔案的科研性和知識性

研究生檔案匯集和研究生在校期間的學習和科研活動，具有很強的科研型和知識性，檔案管理者應借助信息技術尤其是網絡技術的不斷發展加強對其的利用，采用多種方式和途徑提取有用的科研信息為在校學生及其他用戶提供更加有益、高效和人性化的服務。

(四)提升研究生檔案管理和服務的質量

研究生規模和人數的擴張使得檔案管理工作中需要處理和分析的信息也隨之增加，傳統的手工收集和處理方式顯然已經無法滿足當下的研究生檔案管理發展要求了。檔案管理部門和人員都應當引入更為科學和現代化的管理思想和技術手段，充分利用網絡技術來實現檔案管理工作的優化和升級，從而實現研究生檔案管理的科學和規范，進而逐漸的提升管理質量。此外，借助信息系統對檔案加以整理、匯集和分析，對各種有用信息進行提煉和匯總，為用戶提供更高層次的檢索服務。

總而言之，重視研究生的檔案管理工作，利用不斷發展的信息技術能夠提高管理工作的效率和質量且有利于豐富檔案內容，發揮檔案的記錄功能，更有利于實現檔案為學校服務、為人才服務的宗旨。

本文作者:李洪梅工作單位:內蒙古財經大學