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一、檔案開放利用中存在的問題

近年來我國的檔案開放與利用工作取得了一些顯著進步，但毋庸置疑，在開放利用的這一過程中依然存在很多問題：一是公民對檔案工作的認識尚處于初級階段。認識的不成熟、認識的淺薄甚至是對檔案開放利用的認識的極度偏差，一定程度上使得開放與利用不能順利進行。二是檔案工作帶有很強的政治性，一定程度上脫離了群眾，使檔案開放和利用環節不完善。三是檔案的“低開放率和低利用率”使得公民不能有效獲取想要資源，檔案合理的開放與利用嚴重受阻。四是檔案過于狹窄的開放率，使人們只能獲取有限的諸如經濟、醫學、科學、技術、文學等類的檔案，而對于涉及國防、外交、國家安全等問題的檔案等，僅能獲得較為寬泛和簡單的含義，并不能有效獲取，深入探究。五是過于單調的檔案開放種類，無法滿足社會公眾對各種各樣信息的強烈要求，筆者認為在開放各類傳統的文書檔案的基礎上，還應適當開放那些在某些機構和部門在業務職能活動中形成的科技檔案和相應的其他專門檔案，如果能再開放其他類型和載體的檔案，對公眾信息的獲取和檔案的開放和利用會更有幫助。六是法律所規定檔案館30年的開放期限太過死板和局限，且缺乏較強的針對性，不能迎合某些特殊類型檔案開放的要求，并且過長的限制年限，使得檔案館與時代更新的知識脫節，資源的陳舊也是檔案開放利用的一個大問題。

二、做好檔案開放利用工作的措施

檔案工作開展的關鍵和基本點就是把握好檔案保密工作與檔案合理開放利用工作之間的“度”，既要妥善做好信息安全保障措施，也要保證檔案信息的開放利用，因此合理的開放利用是與安全保密工作是一體的，是不可分割的，兩者都要抓，都要硬。對于檔案信息工作人員來說，要在做好檔案保密工作的前提下積極地促進檔案的進一步合理開放，是一項行為和工作藝術，不可或同樣也是其不可推卸的責任。筆者在這里將具體的工作措施大致分為幾個方面，希望為檔案的開放利用工作盡綿薄之力。

1.提高檔案開放的工作意識。很多檔案管理工作單位，過于看中檔案的保密工作的開展，陳舊的檔案保密意識使其無法順利接受所謂的檔案開放利用，開放意識被淹沒在心靈的最深處，始終浮不上來。因此，加強某些檔案工作人員的檔案開放意識是順利開展檔案開放利用工作的重要因素。另外，可以通過宣傳教育來增強整個社會的檔案開放意識，讓全社會都對檔案開放持有一種積極樂觀的態度，漸漸杜絕傳統的過于保密的檔案意識，檔案開放工作要簡化程序，鼓勵開放。

2.積極做好檔案審查鑒定工作。工作人員要根據檔案的內容是否合適對大眾開放這一每份檔案進行仔細的審查鑒定，確保檔案審查工作的順利開展。檔案的審查鑒定是一個大工程，需要仔細完成，具體有幾個重要步驟。首先，工作人員要對檔案內容進行嚴格審查，將那些不應開放的檔案挑揀出來，置于“不開放”行列，在挑揀的過程中，對檔案進行簡單分類。然后，由檔案的專業人員再對其進行詳細的審查，主要針對那些不確定是否開放的檔案，最后，再由相關領導進行終極審查，確保審查鑒定工作無誤，最終確定將應該開放的檔案開放，不應開放的仍進行保密。

3.轉變檔案開放中的服務方式?？萍嫉陌l展使得信息技術高速膨脹，隨著大眾的信息需求的增強，除了檔案查閱、檔案外借、檔案展覽等傳統的檔案服務方式之外，應該多增加幾種檔案開放服務方式，各檔案管理單位應該根據自身的特點以及大眾的需求轉變檔案開放方式。首先，檔案部門應該運用多媒體傳播手段，例如網絡、報紙、雜志、新聞媒介來通報檔案開放信息。其次，要面向大眾做好檔案研究工作。將本館中那些具有館藏價值或者是利用率高的檔案材料進行詳細的專題研究，以編輯出版或新聞的形式面向公眾。再次，檔案工作者要善于利用諸如Email交互服務、FAQ、電話咨詢、網站論壇等人工智能服務平臺開展參考咨詢服務，對利用者提出的問題進行疑難解答。最后，要根據利用者的喜好將某一領域內的檔案的最新信息“送貨上門”，保證利用者享受到最貼切的開放服務。

4.做好檔案開放前和開放中的工作。檔案開放前要努力做到：一是由于檔案無比珍貴，要將那些容易破損的檔案復印或拍照的方式備份，以防萬一。二是要將先前通過領導終審的檔案進一步整理，做到分類放置、排列得當，組卷合理，編目清晰。每一份檔案都要設置檢索號，以方便查找、檢索。三是在編制目錄、制作文摘之外，還可以利用網絡技術建立檢索工具，以確保更高效的檢索效果。檔案開放過程中要注重做好監督工作：一是要完善各種監督制度，針對不同的利用人群進行不同的開放范圍和方式，規章制度要簡單且便于執行。二是要對檔案庫房加強監督。檔案庫房工作人員一定要嚴格遵守工作制度，做好份內工作，嚴禁不相干人員進入庫房，入者要嚴格登記，以確保檔案材料的安全。三是一天的工作結束后，要及時對相關檔案進行檢查確保無丟失、過分損壞的材料。如果出現也應及時進行妥善處理，必要時還應追究使用者的責任?？傊?，以上便是對檔案開放利用中存在的問題以及解決這些問題應該采取哪些措施進行的簡單探討。檔案的合理開放利用固然重要，但隨著時代的發展，檔案泄密的現象時有發生，對此，我們也必須要做好檔案的信息安全保障措施，以便更好地讓檔案為公眾服務。

三、切實做好檔案的信息安全保障工作

隨著檔案資料的進一步開放利用，在檔案利用者的“知識利益”最大化的前提下，檔案信息安全卻面臨著重大的問題，如何有效地建立檔案網絡信息安全體系是檔案工作者始終無法逃避的難題，檔案信息安全保障工作任重道遠，需要包括檔案工作人員在內的全社會人員的共同堅持和努力?；趯n案開放利用的認識和思考，筆者綜合多年的考察和研究，對如何建立檔案信息安全保障體系提出幾點自己的意見。

1.樹立可持續發展的檔案信息安全觀。樹立可持續發展的檔案信息安全觀是全社會集體參與檔案信息保護的有效措施，思想指引著行動，先進和科學的思想更有利于事情順利、快速地進行。檔案信息安全體系的建立當然離不開先進思想觀念的指導和保障。檔案信息安全保障體系的建立，首先要從思想觀念上入手。檔案信息安全的思想保障是確保該體系建立的關鍵因素。樹立全面科學、可持續發展的檔案信息安全觀是思想基礎。傳統靜止、片面、不科學的保密安全觀、技術安全觀、網絡安全觀、系統安全觀都是對安全保障體系認識不全面造成的。因此，新時期要努力克服這些片面的安全觀，樹立全面科學、可持續的信息安全觀。這種可持續發展的檔案信息觀，是集檔案信息記錄內容、記錄方式、記錄載體等為一體的信息安全觀。它是現代檔案信息安全體系建立的指明燈，為檔案信息安全戰略的提出和實施，提供了切實可靠的精神力量和理論指導。檔案管理者要堅持“縱深防御、綜合治理、等級檔案保護、促進發展”的思想方針，以呼吁和響應國家信息安全總的要求。在新時期信息時代下，要更加注重“防”?！胺馈弊鳛橐环N不可或缺的安全觀念儼然已經發展到縱向深層防御的地步；而“治”代表著集安全策略、安全管理和安全技術為一身的綜合治理。強調重點，主攻重點，對檔案信息實行等級保護，有助于我國檔案信息安全保障體系的順利建設。相關的檔案單位要切實做好檔案信息“防“”治”和“等級保護”等主要工作，只有這樣，才能從思想上逐漸樹立可持續發展的信息安全觀，促進檔案信息安全保障工作的健康、蓬勃、快速發展。

2.制訂切實可行的檔案信息安全戰略規劃。在檔案合理開放利用情況下，制定切實可行的檔案信息安全戰略規劃，是做好檔案信息安全保障工作的重要內容和可行方式。同樣也是有效地保護知識產權、隱私權的重要手段，其重要性不容小覷。檔案信息安全措施是檔案信息安全保障體系的重要內容，居于核心位置。所謂檔案信息安全策略，就是相關人員針對檔案信息安全的出現的新情況、新特點、新形勢、新內容進行仔細研究后總結和歸納出解決問題的新方式和有效舉措。為了增強檔案信息安全保障工作的科學性和有效性，各個地區不同檔案部門都要針對自身的特點制定適合自己的安全保障策略。首先是要加強檔案安全危機意識，時時警惕，事事警惕。盡自己最大努力保障檔案的安全，盡可能地減少檔案流失率和損壞率。其次，完善部門相關法律法規，建立網絡危機機構，制定有效、合理的防災應急方案，未雨綢繆。安全威脅、安全缺陷的出現是檔案信息安全不可回避的兩個問題。各部門要針對這兩方面，客觀地對出現的問題進行仔細研究，分析和評估，以達到安全防御措施的順利實施。檔案安全威脅是檔案信息安全保障中最棘手也是最重要的一方面，因此，做好安全防御至關重要。再次，部門內部要時常進行危機模擬演練以及組織相應的危機應對培訓，健全安全決策，迅速反應的機制，提高整個部門的隨機應變能力和執行操作能力。最后，要正確處理檔案開放利用和防御保密二者之間的關系，二者并不是時時刻刻都相互對立和排斥，在一定的條件下兩者卻能相互協調、相互促進，共同推進檔案事業的順利進行。不能單純因為某些檔案信息安全策略的實施而徹底忽視了檔案開放利用的重要性，也不能因檔案開放利用不顧檔案信息安全戰略規劃。

3.教育、培養賢才促進安全保障。人才的教育和培養是檔案信息安全保障體系建立中不容忽視的重要因素之一。檔案人員在檔案信息急速膨脹和檔案事業蓬勃發展之下，面臨著越來越大的壓力。社會對他們的要求也日益劇增。因此，加強對檔案工作人員的教育和培訓勢在必行。檔案部門要樹立現代化的人才觀念，有計劃、有目的、有類別，多層次，多方式地對員工進行檔案信息安全的培訓是有必要的。要注重培養檔案人員包括安全意識在內的綜合素養，在自律和他律的雙重作用下，增強安全意識和應對檔案安全問題的處理能力。另外，各檔案管理部門也應適時開展信息安全能力測試活動，必要時可以建立檔案安全能力獎勵基金，鼓勵員工積極投身檔案安全問題的處理中來，壯大檔案安全防御處理的實踐隊伍，逐步實現檔案信息安全保障體系的建立。綜上所述，檔案的合理開放和利用是一項必須置身其中、努力應對的艱巨任務。針對開放利用過程中出現的檔案信息安全問題也應積極對待，妥善解決，只有這樣才能促進新時期檔案事業的蓬勃健康發展。

作者:李春芳 單位:廣東省林業科學研究院