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摘要：檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，信息化管理充分的利用了計算機網(wǎng)絡技術，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案管理的潛在價值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應檔案信息化管理的需求。首先對檔案信息化管理的優(yōu)勢進行了分析，然后進一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。

關鍵詞：檔案信息化；優(yōu)勢；管理方法

檔案信息化建設是科學技術發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，也是檔案管理工作的一項創(chuàng)新，對于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有很多優(yōu)勢，不僅在信息處理方面更加便捷，同時為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的平臺，能夠更加充分的發(fā)揮出檔案管理的內(nèi)在價值，將檔案管理工作的服務范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實行檔案信息化管理的重要意義。

1檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1加快檢索速度、提高檢索準確性

按照傳統(tǒng)方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現(xiàn)差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現(xiàn)差錯的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現(xiàn)。

1.2提高檔案信息利用率

隨著科技的進步，環(huán)保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，從而直接應用與辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問題，同時還為使用者提供了極大的便利。

1.3方便信息遠程傳輸

按照傳統(tǒng)模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發(fā)傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網(wǎng)絡，使用者通過自動檢索即可實現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當二者相距較遠時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節(jié)省了人力、物力和財力。

1.4有利于實現(xiàn)資源共享

辦公自動化可以與檔案信息化管理實現(xiàn)有效銜接，這樣可以實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發(fā)文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。

1.5提升檔案管理工作效率

檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用的各個環(huán)節(jié)的相關工作都可以依托于自動化工作平臺得以實現(xiàn)，這樣就實現(xiàn)了檔案信息管理相關工作從傳統(tǒng)方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現(xiàn)了質(zhì)的變化，體現(xiàn)了傳統(tǒng)工作方式與先進科學技術的結合。

2推進檔案信息化管理的策略

2.1轉變管理理念

計算機和信息技術的快速發(fā)展，已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

2.2創(chuàng)新管理方法

隨著時代的發(fā)展，社會環(huán)境不斷的發(fā)生變化，由此對于各個單位的發(fā)展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產(chǎn)生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發(fā)展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以市場經(jīng)濟發(fā)展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

2.3完善內(nèi)部管理

為了推進檔案信息化管理工作進程，需要制定完善的內(nèi)部管理體系，明確檔案信息化管理的運作流程，對于系統(tǒng)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的運行需要制定詳細的規(guī)范標準，為信息化管理工作的開展提供有利的依據(jù)。加強各個部門之間的協(xié)調(diào)管理，積極配合檔案信息化管理工作的運行。明確崗位職責，制定完善的規(guī)章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。

2.4要有先進的設備和技術

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網(wǎng)絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網(wǎng)絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業(yè)知識，同時對于計算機網(wǎng)絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業(yè)道德和認真的工作態(tài)度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業(yè)道德，嚴禁外泄檔案信息。

2.5加強檔案信息化管理的安全工作

在實施檔案信息化管理工作中，由于網(wǎng)絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規(guī)章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業(yè)道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。

檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的條件。為了推進檔案信息化管理進程，需要及時轉變管理理念和管理方法，完善內(nèi)部管理制度，加強先進設備和技術的引進，做好檔案信息化管理的安全保護工作，為檔案信息化管理工作的順利實施創(chuàng)造有利的條件。

作者:楊艷梅 單位:黑龍江省松花江林管局林木種子站

參考文獻

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