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【摘要】中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經濟業務事項的、具有保存價值的文字、數據、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據，是對學校業務進行分析、計劃、決策、監督的重要依據。隨著中職學校的會計電算化的發展及會計信息化的逐步推進，只有通過運用現代信息技術對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱。為加快推進中職學校職業教育現代化的步伐，會計檔案信息化管理將成為中職學校發展的必然要求。

【關鍵詞】中職學校；會計檔案；信息化管理

1中職學校會計檔案信息化管理的必要性

中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經濟業務事項的、具有保存價值的文字、數據、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據，是對學校業務進行分析、計劃、決策、監督的重要依據。信息化下的會計檔案不僅包括傳統的紙質檔案，而且還包括用計算機磁盤、硬盤、光盤存儲的會計數據和相應的財務軟件系統。做好會計檔案管理工作，對準確掌握學校某時期的經濟及財務活動有著重要的意義，是學校基礎工作的重要組成部分，同時也是學校進行政策制定、財務規劃、預測經費開支、實行有效管理和科學決策的重要信息來源和參考依據，對學校能否與時俱進、提升管理質量起著一定的影響。隨著中職學校會計電算化的發展及會計信息化的逐步推進，信息化會計活動產生了信息化會計檔案。現在中職學校會計檔案具有信息量大、時效性強、實時更新、查閱頻繁這一新的發展趨勢。這對當前的會計檔案管理方法是一種嚴峻的考驗，隨著國家經濟工作的不斷發展，各種評估需要提供的會計資料、指標數據之間的劃分等越來越多，信息采集工作量日益增大。只有通過運用現代信息技術對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱，使中職學校的管理處于領先水平，才能加快推進中職學校職業教育現代化的步伐，走在職業教育的前列。

2中職學校會計檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案數量多，查詢不便，管理水平落后

（1）目前很多中職學校的會計檔案管理仍主要停留于紙質檔案管理，會計檔案有的一個月后才裝訂成冊。堆積如山的原始發票憑證，隨時有弄混淆、丟失的風險。每月在打印憑證及裝訂上都要耗去大量的人力物力，查賬時需要先在財務軟件系統中按年份查找到所需的憑證號，再到檔案室調取相關憑證資料并復印，極其不方便，大大影響工作效率。有的中職學校只重視會計業務，輕視會計檔案管理，沒有專職的會計檔案管理人員，未進行過會計檔案知識方面的培訓。學校檔案室里只存放有會計的紙質檔案，信息化形成的電子會計資料檔案未歸檔管理，只由會計人員自行保管。有的檔案室管理只是物存放在檔案室，查詢調閱時沒有嚴格的登記手續。檔案室的硬件設施也未能跟上，相關防蟲害、防潮、防火、防盜措施不全。（2）在中職學校逐漸實現校園信息化建設的情況下，學校的有關學生學籍管理、教育教學資源等信息已基本上實現網絡化管理，學校有關人員都可依據各自的權限在辦公網絡上實時取得資料并實現共享。但會計檔案信息卻依然停滯不前，僅局限在財務科，其他科室人員需要會計資料必須通過財務科查詢了解。財務人員有時要重復提供相關資料，至使騰不出時間和精力去做更多有價值的工作，從而制約了學校信息化建設的發展。（3）電子原始憑證數據采集和轉換無法完成，現有的會計軟件無法對銀行電子回單、電子繳稅單等各種電子原始憑證直接進行采集轉換，割斷了會計信息與原始業務數據之間的聯系。

2.2會計檔案信息數據安全存在問題

在傳統的會計檔案保管中，經濟業務都記錄在紙張上，所有的數據資料都是在會計憑證后附有原始發票及單據。裝訂成冊后并加蓋簽章。紙質原件數據資料如果被修改就會留下痕跡。因此保留下來的會計檔案數據非法修改得到制止。但會計信息化條件下，存儲在計算機中的數據很容易被修改，甚至能不留下任何痕跡，對會計信息檔案復制竊取也更加容易且不易發現。若計算機硬盤突然損壞數據未備份也將很難得以恢復。隨著現代信息技術的發展應用，計算機病毒感染、黑客入侵、間諜軟件等攻擊也對會計信息化檔案的安全造成威脅，數據的損失也將無法估量。

2.3會計檔案管理人員素質有待提高

會計檔案為會計工作的重要環節，對于具體管理人員的專業性、技術性都有著十分嚴格的要求。長期以來，各中職學校只重視會計業務方面的繼續教育而忽視了與檔案管理、信息化建設相關聯的學習，使得會計人員專業水平素質參差不齊，特別是精通現代信息化技術、又懂得與會計檔案信息化發展需求相結合利用使用的人才更是短缺。

3改進中職學校會計檔案信息化管理的思考

《福建省中等職業教育信息化建設推進計劃（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等職業學校基本建成資源數字化、學習網絡化、辦公自動化、管理智能化和智慧型數字校園，中等職業教育信息化資源共建共享機制和高效的業務管理機制基本形成，現代信息技術與中等職業教育教學和管理深度融合，中等職業教育領域信息化應用整體水平進入全國先進行列。隨著“互聯網+”、云計算、大數據等信息技術的發展，會計檔案也不例外。這也意味著會計檔案信息化管理是社會發展的需要，將成為中職學校發展的必然要求。

3.1改善會計檔案管理設備設施，實現會計檔案信息化

在國家政策的支持下，各中職學校都不同程度開展了信息化建設，如福建省僑興輕工學校就已基本上實現了校園網絡化的管理模式，學校通過OA辦公系統實現了會計的日常管理工作，如年度各科室預算安排、臨時用款計劃編制審批、出差申請、費用支出報銷、借款單、差旅費報銷等流程。流程報銷時都附有上傳的原始發票單據掃描件實行網絡現場辦公。會計人員和各分管領導可實時對流程進行審核及查詢。在此基礎上，會計在錄入記賬憑證時，在摘要中寫明該交易流水號，這樣就初步實現了電腦查詢原始憑證的功能。在“互聯網+”時代，新信息技術出現日漸普及，隨著越來越多電子原始憑證的出現，應嘗試建立起原始憑證交換平臺，通過配備相適應的現代化檔案管理設備設施及對網絡辦公軟件升級開發，促使網絡辦公系統與財務軟件系統相鏈接，通過網管接口進行常規經濟業務的處理，驅動會計記賬自動讀取資料，完成常規經濟業務的輸入。在財務軟件系統中的記賬憑證編制模塊下嵌入原始憑證掃描上傳功能，就可在財務軟件中實現會計檔案信息實時調閱的功能。同時在學校網絡辦公系統下建立起相適應的會計檔案信息查詢功能模塊，對財務軟件中的數據進行鏈接，構建起會計電子檔案明細賬，實現會計檔案信息化管理。在網絡辦公系統中可設置權限方便各科室相關人員直接進行業務需要查詢，做到個性調用，積極為教育教學、評估、審計等方面提供會計數據分析資料、規劃決策，以提高會計檔案的利用率，滿足不同利用者的需求，實現一定權限下的資源共享，提高會計檔案的資源利用率。

3.2加強保障會計檔案信息化系統的安全性

實現會計檔案信息化管理后，重點要解決會計檔案安全保密措施。為防止數據被篡改及泄密，要建立完善的內部控制制度、電子檔案信息安全保障體系，嚴格權限分級、加強操作系統權限授權管理、密碼與口令卡控制、做好數據存儲備份，對傳輸、存檔的會計信息化檔案進行一定的加密措施。作為存放和處理會計信息化數據的計算機及服務器要有專人管理，除維護外，禁止外人操作財務用電腦。建立起網絡安全制度體系，注意數據庫的加密技術、加強網絡入侵防御系統、硬件設施的安全防范，防止非法入侵。會計檔案管理人員及時對檔案進行歸檔整理、儲存備份。建立起會計電子資料備份管理制度，確保會計檔案資料的安全、完整和財務軟件系統的持續、穩定運行。在此基礎上，也要做好紙質檔案的存檔工作。

3.3培養會計檔案信息化管理人才

開展會計檔案信息化管理，人才是關鍵。會計檔案信息化管理對會計檔案管理人員提出了更高的要求，需要一批懂會計、有檔案管理學知識及計算機網絡技術，又精通計算機操作技能的綜合型人才。為了提升中職學校會計檔案管理水平，可以通過各種途徑加強對初、中、高級會計檔案管理人員的培訓，增加檔案現代化、信息化等理論知識與技能，以提高其綜合業務能力。同時要求會計檔案管理人員在工作中要與時俱進，把所學的新知識應用于工作中，有創新精神地參與工作，不斷提高會計檔案信息化管理工作效率和工作質量。中職學校實施會計檔案信息化管理后，可以大大提高會計檔案的利用率，通過數據網絡平臺實現各個科室之間信息資源共享，提高會計檔案管理質量，為學校管理者進行決策提供必要的參考。

作者:何玉杜 單位:福建省僑興輕工學校

參考文獻

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