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摘要：信息系統改變了審計檔案的處理方式，提高了審計檔案信息的服務質量和控制水平。內審部門要遵循信息系統開發的客觀規律，創造良好的系統開發和運行環境，制定嚴格的系統操作規范，并對信息系統進行科學的管理。文章闡述了工程審計檔案信息系統建設的必要性和基本原則，并圍繞系統建設的生命周期，從系統開發、運行、安全維護等方面進行了探討。

關鍵詞:審計檔案;信息化;系統管理

隨著計算機和通訊技術的迅速發展，現代信息技術已經深入人類社會各個方面，人們越來越重視信息技術對現有世界的改造，以及對信息資源的開發和利用。在內部審計領域尤其是工程審計方面，審計信息化水平逐漸提高，智能審計軟件和審計項目管理軟件在高校內審部門得到廣泛應用，作為審計活動載體的工程審計檔案信息化建設也提上工作日程。

一、審計檔案信息化建設的必要性

1.審計檔案信息化是審計工作發展的需要。近年來，隨著高校教學和科研事業的發展，基本建設投資大幅增加，高校建設工程具有復雜性多樣性的特點，從項目類型上看既有基本建設項目，也有維修改造項目；既有教學樓、實驗室等公用建筑，也有學生宿舍、教職工住宅等民用建筑。同時基建工程施工工藝復雜，建設周期長，很多工程需要跨年度施工。基建工程這些特點，導致工程審計檔案數量多、內容繁雜、收集時間長，傳統的手工檔案操作系統，在檔案的收集、整理、保管和利用過程中，在保證檔案的及時性、準確性和完整性方面存在很大困難，尤其是目前很多高校普遍開展了建設項目跟蹤審計，需要進行歸檔的資料除審計報告、工作底稿和工程造價技術檔案外，還包括跟蹤審計實施方案、階段性跟蹤審計報告、審計咨詢意見等。檔案載體類型也呈現多樣性特點，除文字記錄外，還包括圖紙、照片和相關影像資料。面對如此復雜的工程審計檔案,手工系統已不能適應審計發展的要求。

2.審計檔案信息化是審計信息技術發展的需要。目前，個人計算機在內部審計部門已經普及，計算機的應用改變了審計技術手段和方式，審核軟件和審計文檔自動化系統的使用，在提高審計工作效率和質量的同時，也使得審計檔案存儲介質多樣化。內審部門現有的檔案管理規范都是針對手工操作系統制定的，在手工操作已經跟不上審計信息化水平發展形勢下，內審部門必須加快審計檔案管理信息系統建設，才能適應現代審計技術發展的需要。3.審計檔案信息化是提高審計檔案利用效率的需要。審計檔案是記錄審計過程和成果的重要歷史資料，是審計活動的真實反映，為總結以往的工作經驗、制定審計工作計劃、加強審計業務管理，進行科學的領導決策提供重要的參考依據。高校基建工程大多是教學樓、食堂、學生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重復性，審計過程中，往往需要參考以前的審計資料，進行對比分析，核算工程造價的準確性，并通過造價指標分析，評價建設項目的經濟效益情況。此外，工程審計檔案包含了工程建設過程中相互關聯的基礎資料，具有很強的完整性和連續性，學校相關部門還可以通過查閱工程審計檔案，獲得工程管理方面的的重要信息。雖然工程審計檔案利用價值很高，但在實務中，審計檔案的利用效率低下依然是內審部門面臨的嚴重問題。在手工條件下，在大量的審計文件中查閱審計資料，統計審計數據，分析統計結果都很繁瑣，給檔案利用工作帶來很大難度，造成審計檔案利用率低閑置浪費嚴重。

二、審計檔案信息化建設的基本原則

審計檔案信息化建設主要是開發用于審計檔案管理的信息系統，以及圍繞信息系統建設制定一系列制度和規范。管理信息系統一般包含四個基本要素，分別是人、信息處理器、信息存儲器和信息源。其中人的因素是指與信息系統運行有關的所有人員，包括內審部門領導，檔案管理員，系統操作員和用戶。信息處理器包括信息系統所需的計算機硬件、系統軟件、應用軟件、掃描儀等等軟硬件設備，信息存儲器包括計算機硬盤、打印設備和網絡等，需要歸檔保存的檔案資料則構成了信息源要素。進行檔案管理信息系統建設必須從這四個基本要素出發，遵循系統建設的基本原則，才能保證信息系統建設順利進行。

1.信息系統建設首先需要審計部門領導的支持。信息系統建設需要投入大量的資金、人力和物力資源，系統建成后對審計部門組織結構和管理方式還將會產生重大影響，因此信息系統建設最重要的不是技術上的問題，而是管理問題。審計部門領導必須真正認識到信息技術對審計檔案管理工作的促進作用，把信息系統建設作為部門戰略和長遠發展目標，提供系統建設所需的各種資源，在人員配備、項目資金、軟硬件基礎設施配置上予以充分保證。審計部門領導要統籌考慮并親自參與到系統開發工作中來，監督系統開發過程，并對系統的運行維護進行持續監督。

2.對審計人員進行系統知識的培訓。內部審計人員的專業優勢主要集中于審計、會計、工程等相關專業方面，在計算機和檔案方面的知識往往比較欠缺。在實務中，審計人員長期以來習慣于手工檔案操作，新的系統會改變審計人員熟悉的工作方式，迫使審計人員學習新的信息技術知識。有些審計人員不適應這種變化，在系統建設和實施過程中，會出現消極被動甚至抵制情緒。在這種情況下，審計部門領導要堅持信息系統建設，并制定必要的人才培養計劃。要在信息意識、信息知識、信息能力和信息道德等方面對審計人員進行培訓，培養既懂審計知識，又懂計算機和檔案管理相關知識的復合型人才。審計人員要充分認識到系統建設是技術進步的體現，不斷更新知識，熟悉與信息技術有關的法律、法規，了解計算機硬件軟件的配置情況，能夠熟練操作信息系統，并掌握對信息系統安全維護的技能。

3.設備配置要講求效益原則。計算機、掃描儀、打印機和網絡等設施為檔案信息化提供了基本條件。信息系統建設要結合審計檔案管理目標和內審部門實際情況，制定經濟適用的系統配置方案。在硬件設備的選擇上，除了要考慮技術先進性外，還要把經濟性作為重要參考指標。在滿足系統要求的前提下，避免單純追求高價高性能，過于復雜的設備一方面會加大資金投入，同時也會增加審計人員的操作難度，阻礙系統正常的運行和維護。

4.推進檔案信息的標準化和規范化。要規范管理首先要統一信息源的標準，規范審計檔案資料如審計報告、工作底稿、咨詢意見書等內部資料的格式，便于錄入和信息系統識別和處理。同時要建立信息系統應用的相關制度，不僅要遵循《檔案法》《審計準則》和國家有關電子檔案管理的相關規定，內審部門還要結合實際情況，制定本部門檔案信息系統運行、維護方面的規定，對電子檔案的收集、數據的錄入、處理、輸出、檢索利用、銷毀，以及系統的安全維護制定嚴格的操作規范。

三、檔案信息系統的管理

要對信息系統開發和運行過程進行全面、科學的管理，才能保證信息系統的質量和效益，提供高質量的檔案信息服務。

1.系統開發管理。信息系統建設首先要明確系統開發目標，選擇合適的系統開發方式，這是系統成功的重要因素。系統開發一般有自行開發、委托開發、合作開發和購買軟件包等幾種方式。各種開發方式都有各自的優缺點，審計部門要結合自身的業務特點，選擇適合于本部門的組織文化、業務分工和組織規模的開發方式以及技術服務方式。在開發過程中，內審人員必須認識到，系統開發不僅是軟件技術人員的事情，要滿足審計部門的實際需要，部門內所有與系統有關的人員都要參與開發過程，在需求分析、系統定義、系統目標等方面提出充分意見，并參與系統測試和驗收等環節，對系統運行過程中發現的問題及時提出合理的修改建議。

2.系統運行管理。在信息系統模式下，審計檔案管理實行雙軌制，即紙質檔案和電子檔案同時歸檔，因此手工處理檔案應遵循的規則同樣適用于電子環境。審計檔案按照審計流程同步收集，以每個審計項目為單位，實行誰審計誰立卷，邊審計邊收集，審結卷成的原則。審計人員應及時收集所審項目的文件材料，審計檔案收集要做到及時、準確、相關和完整。在項目終結時，要對形成的全部材料進行整理和鑒別，按立卷規則進行組卷編目，同時將有關資料的紙質文件和電子文件移交檔案管理人員進行保管。（1）項目審計檔案的收集。審計過程中內部生成的審計報告、工作底稿等資料，在自動化模式下一般以word或excel形式生成，這些電子文檔可以直接錄入到檔案管理信息系統。外來的送審結算文件，包括工程結算書、施工合同、施工圖、設計變更、現場簽證和隱蔽工程記錄等資料，可要求相關部門在報送資料時，隨同紙質文件同時報送電子文件，對于無法提供電子文件的，或需要保留公章的紙質文件，要使用掃描儀等設備，將文件轉化成電子形式，存儲在系統中。（2）館藏檔案的處理。內部審計部門留有大量的歷史館藏檔案，對于這部分檔案要根據實際情況進行數字化處理。數字化要充分考慮成本效益原則，檔案信息系統建設是一項耗資巨大的工程，在目前內審部門普遍人力、物力和財力緊缺的情況下，要有選擇的對歷史檔案進行數字化。要對利用率高，需要長久保存的重點工程的審計檔案進行數字化，采用掃描儀等設備將紙質文件轉化成計算機可讀的數字信息進行保存。

3.系統安全管理。信息系統通過計算機和網絡對審計檔案進行管理，存在著先天的脆弱性，最常見的威脅是對數據的非法訪問和修改，在電子環境下對文件的修改不會留下紙質文件經修改后可辨認的痕跡，增加了文件被修改后無法發現的風險。同時，意外事故、操作失誤都有可能導致檔案信息的毀壞和丟失。（1）保證信息系統安全，首先要保證系統良好的運行環境。系統環境包括兩方面，一是包括管理、制度和人員在內的工作環境，二是技術環境，與機房、設備配置、網絡結構和通訊系統有關。審計部門要制定嚴格的系統運行和維護的相關制度，加強審計人員的系統安全知識教育，強化審計人員的系統安全意識，落實安全責任認定，加強對系統安全的管理。同時，還要在軟件硬件的技術性能，以及網絡的速度和安全性方面加強建設，提供高性能的系統技術運行環境。（2）物理安全控制。電子審計檔案存儲在計算機中，除保證計算機設備的安全外，還要定期對文件進行備份。備份的介質一般是光盤，日常環境對光盤的壽命形象很大，光盤要求在無灰、恒溫的環境下保存，要防潮防高溫，防止表面劃痕，要定期檢查光盤里的內容，對其中毀損的部分要進行修復。（3）邏輯安全控制。電子檔案的真實性和完整性存在著固有風險，對技術的依賴性比較大，目前影響信息系統數據安全最主要是的病毒、黑客攻擊和非授權用戶對系統進行非法訪問和越權訪問。保證信息系統安全，在系統設計時要考慮系統安全配置，通過口令設置來限制用戶的資格和權限，防止非法訪問，同時對數據傳輸和存儲進行加密，防止非法盜取數據。在審計部門內部，要明確相關人員職責，對部門領導、檔案管理員、普通用戶按照工作權限不同，授予不同的操作權限，使用不同的身份識別。審計檔案信息化建設是高校審計部門檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理模式的重大變革。高校內部審計部門必須加快審計檔案信息化建設進程，提高審計檔案信息的管理效率和服務質量，改善檔案信息的安全和控制水平，使審計檔案管理工作向高度和深度發展。

作者:王立新 單位:東北大學審計處

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