導(dǎo)語：民政檔案信息化管理與利用問題探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：民政檔案是記錄民政工作歷史、總結(jié)其相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的重要形式與重要信息載體。檔案管理是民政部門的一項(xiàng)重要工作，是整個(gè)民政系統(tǒng)業(yè)務(wù)的核心內(nèi)容之一。在新的歷史背景下，隨著國家加強(qiáng)對(duì)民政工作的管理和扶持，民政檔案工作也受到越來越多的關(guān)注。本文結(jié)合工作實(shí)踐，主要探討了新時(shí)期民政系統(tǒng)檔案管理信息化，以及信息化檔案管理下的民政檔案開發(fā)利用問題。

關(guān)鍵詞：民政檔案;信息化管理;檔案管理

信息化檔案管理是將信息技術(shù)與社會(huì)化服務(wù)緊密結(jié)合，從而創(chuàng)建一種更加便捷、實(shí)用的檔案管理模式。民政系統(tǒng)作為政府重要的行政職能部門和社會(huì)服務(wù)窗口，在保障人民群眾基本生活權(quán)益、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展與社會(huì)和諧進(jìn)步等方面都發(fā)揮著重要作用。與傳統(tǒng)的民政檔案管理方法相比，信息化檔案管理能輕松實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)快速查詢與傳遞，同時(shí)對(duì)于相關(guān)信息的保存與修改流程也會(huì)變得更加簡易。新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用工作將迎來全新的挑戰(zhàn)，為了保障民政檔案能夠切實(shí)為民所用、造福社會(huì)，必須加大民政檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理工作更加貼近實(shí)際需求。

一、民政檔案的管理與利用

（一）民政檔案的管理檔案管理屬于一項(xiàng)具有服務(wù)性質(zhì)的管理工作。民政檔案管理則是對(duì)過往民政工作的記錄與總結(jié)，相關(guān)管理人員在民政檔案管理過程中必須要維護(hù)民政檔案的完整性與安全性。這里所說的完整性主要包括兩個(gè)方面的含義，一是檔案數(shù)量上的完整性，齊全、不殘缺，從另一方面來說，檔案的完整性則是指檔案之間應(yīng)保留其相應(yīng)的聯(lián)系性，單獨(dú)的堆砌或是人為的割裂都是破壞其完整性的表現(xiàn)。同時(shí)，在進(jìn)行民政檔案管理工作時(shí)，檔案的安全性也必須受到所有管理人員的高度重視，力求檔案本身不受損壞，嚴(yán)防檔案機(jī)密泄露是開展檔案管理工作的基本所在。此外，檔案管理工作不僅是國家文獻(xiàn)信息保護(hù)部門工作的重要組成部分，更是反映過去的歷史見證，因此，民政檔案絕不容許任何任意篡改或修正的行為出現(xiàn)，只有這樣，才能真正保持檔案的歷史性與還原性。

（二）民政檔案的利用

對(duì)民政檔案進(jìn)行相應(yīng)管理的根本目的在于便于檔案資料的利用，單純的檔案管理工作只會(huì)將極具指導(dǎo)意義的歷史資料變成“死檔案”樣式的存在，而民政檔案的利用才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的作用與價(jià)值。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種各樣的民生問題頻繁出現(xiàn)，對(duì)于民政部門而言，其工作覆蓋面也越來越廣泛，作為民政工作的真實(shí)記錄者，民政檔案的涉及面也會(huì)隨著民政工作的不斷擴(kuò)展而擴(kuò)大。由此可見，將過往民政工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行整理、分類、歸納，最終加以利用，不僅有利于促進(jìn)當(dāng)前民政工作實(shí)際效率的顯著提升，更有利于為民政檔案管理工作指明其良性發(fā)展的方向。

二、民政檔案信息化管理與利用的現(xiàn)實(shí)意義

從上文可知，民政檔案涉及面較廣、事件種類龐大且涵蓋的領(lǐng)域不一，因此，在常規(guī)的民政檔案管理工作中，通常需要投入巨大的人力以及物力資源。而隨著科技信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)也不斷滲透到檔案管理工作中，由此，電子政務(wù)管理模式開始興起，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也為民政檔案的管理工作帶來了更加便捷、可觀的管理成效。一方面，在實(shí)施民政檔案信息化管理與利用的過程中，相關(guān)管理人員能夠通過計(jì)算機(jī)本身所承載的強(qiáng)大檢索功能輕松實(shí)現(xiàn)所要調(diào)取檔案的查詢與傳遞，且檢索速度快、查詢率準(zhǔn)確、查全率高等優(yōu)點(diǎn)是傳統(tǒng)的手工檢索模式無法比擬與超越的。如此一來，檔案資料的查詢、傳遞、開發(fā)等工作流程也會(huì)相應(yīng)的簡化，極大地節(jié)省了工作時(shí)間與工作效率。從另一方面來說，信息化的民政檔案管理利用就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為永久數(shù)字檔案，并建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫這一龐大工程。當(dāng)實(shí)現(xiàn)全面檔案信息化檔案管理后，管理人員在需要調(diào)取相應(yīng)的檔案資料時(shí)，就可以按照系統(tǒng)分類目錄進(jìn)行所查詢資源的便捷檢索，同時(shí)，在利用檔案資源的時(shí)候能夠完全保持原檔案的完整性，最大程度地避免檔案的缺損與丟失。對(duì)民政檔案進(jìn)行信息化管理與利用，不僅能夠徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理利用模式，彌補(bǔ)其弊端，為相關(guān)管理部門節(jié)省大量的人力與物力資源，還能輕松實(shí)現(xiàn)檔案資源的輕松調(diào)取與查閱，突破了檔案管理與利用的時(shí)間、空間限制，極大地提高了民政檔案管理的利用效率。綜上所述，對(duì)民政檔案進(jìn)行信息化管理利用具有較高的現(xiàn)實(shí)意義與實(shí)用價(jià)值。

三、信息化檔案管理與利用工作中所存在的問題

（一）管理人員對(duì)檔案信息化管理技術(shù)認(rèn)識(shí)不到位

目前，大多民政部門對(duì)于信息化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)均有提高，對(duì)于信息化建設(shè)也已經(jīng)開始投入大量的人力與資金，但是，就實(shí)際的檔案信息化管理與利用而言，管理人員的信息化管理意識(shí)依然薄弱，對(duì)于相應(yīng)的信息化知識(shí)，如檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)法規(guī)等知識(shí)了解甚少，甚至于部分民政部門依舊沿用傳統(tǒng)的手工操作來進(jìn)行日常檔案管理。其次，我國對(duì)于檔案信息化管理目前尚未制定出相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范辦法，因此，部分工作人員因自身對(duì)于信息化管理系統(tǒng)不甚熟悉或操作不當(dāng)而直接舍棄了計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。

（二）缺乏完整的信息化檔案管理的條件與設(shè)備

要想實(shí)現(xiàn)完整的民政檔案信息化管理模式，信息化建設(shè)前期就需要投入大量的硬件設(shè)備，加之各種投入設(shè)備的后期維護(hù)成本較高，因此，建立健全信息化辦公系統(tǒng)，創(chuàng)設(shè)完整的民政檔案管理利用條件是一個(gè)漫長的投入過程。在當(dāng)前各種環(huán)境設(shè)施與條件設(shè)備尚不完善的情況下，各地區(qū)的民政管理系統(tǒng)所采用的硬件設(shè)備不盡相同，加之用于運(yùn)載管理工作內(nèi)容的軟件系統(tǒng)難以在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，種種因素在一定程度上限制了民政檔案信息化管理模式的推進(jìn)。此外，從信息化人才建設(shè)的角度上說，部分檔案工作人員不易接受新事物、缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，使得檔案管理與利用的信息化工作不夠深入，從而極大地影響了整體信息化系統(tǒng)的構(gòu)建與完善。

（三）信息化民政檔案利用程度偏低

民政檔案本身具有一定的社會(huì)功能屬性，在某種程度上還可直接作為民政業(yè)務(wù)開發(fā)與拓展的信息支撐，但目前的民政檔案僅適用于相關(guān)部門之間的內(nèi)部查閱，而并沒有將部分能夠公開的資源與信息化平臺(tái)向廣大民眾公開，這是導(dǎo)致信息化民政檔案利用程度偏低的最根本原因。此外，由于民政工作檔案資源種類繁多、數(shù)量龐大，因此，相關(guān)管理人員在對(duì)民政檔案進(jìn)行信息化管理利用時(shí)僅是對(duì)其進(jìn)行普通檔案的管理，在實(shí)際管理利用工作中沒有將民政檔案本身所具備的社會(huì)特性與為民服務(wù)的特色體現(xiàn)出來。

四、新時(shí)期民政檔案信息化管理利用策略

（一）提高思想重視，建立信息化管理規(guī)章

在進(jìn)行民政檔案信息化管理的過程中，各民政部門必須重視相關(guān)管理人員的信息化管理意識(shí)鍛煉。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)的過程中，要將信息化檔案管理工作設(shè)置為管理人員的重要考核指標(biāo)，從制度上鞭策管理人員不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，從而提高其自身的計(jì)算機(jī)信息化管理水平與實(shí)際工作效率。同時(shí)，為了促進(jìn)民政檔案信息化管理工作能夠充分實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化與現(xiàn)代化，民政部門以及各地區(qū)相關(guān)部門之間可以共同制定出一整套健全的信息化管理的規(guī)章制度，從而使得管理人員在實(shí)際的管理工作中有所參考、有所制約。

（二）轉(zhuǎn)變管理職能，創(chuàng)設(shè)全新的服務(wù)機(jī)制

為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的時(shí)代要求，民政檔案的管理與利用形式必須有所創(chuàng)新，從而確保當(dāng)前的檔案管理工作具有一定的先進(jìn)性與創(chuàng)新性。為實(shí)現(xiàn)這一目的，管理人員必須克服以往被動(dòng)的檔案管理思想，積極轉(zhuǎn)變民政檔案信息化管理職能，創(chuàng)設(shè)全新的服務(wù)機(jī)制并主動(dòng)為廣大人民群眾提供可公開的檔案查詢服務(wù)。

（三）完善相關(guān)設(shè)施，加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

為了創(chuàng)建一個(gè)良好的、系統(tǒng)的民政檔案管理與利用環(huán)境，信息化建設(shè)前期就需要投入大量的硬件設(shè)備，其中，相對(duì)重要的設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)以及打印機(jī)等。政府部門以及相應(yīng)的管理部門要將投入的資金落實(shí)到位，配置與檔案管理相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施，同時(shí)，創(chuàng)建全新的民政檔案資源信息共享網(wǎng)絡(luò)，從根本上消除檔案管理工作中時(shí)常遭受到的時(shí)間與空間限制。

（四）利用信息化特點(diǎn)，突顯民政檔案工作的特色

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)最大的特點(diǎn)就是資源共享，因此，民政檔案管理人員應(yīng)充分利用這一特點(diǎn)將民政檔案工作特色徹底突顯出來。從最基本的功能應(yīng)用上說，管理人員在對(duì)各類型的檔案管理進(jìn)行掃描、轉(zhuǎn)換與整合后，可以將部分可公開的檔案資源公布在信息數(shù)據(jù)共享平臺(tái)上，再通過具有服務(wù)性與開放性的信息化管理系統(tǒng)將其形成公開民政檔案數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，信息技術(shù)人員就可以在這一數(shù)據(jù)庫中對(duì)特定的資料信息進(jìn)行再次分類整理。這樣一來，那些對(duì)于民政資料有查看需求的人群就可以直接通過網(wǎng)絡(luò)或者手機(jī)端口進(jìn)行相關(guān)資源的查詢與獲取。當(dāng)這一功能實(shí)現(xiàn)后，信息化民政檔案管理模式不僅解決了檔案利用程度偏低的問題，更是極大地提升了民政檔案的社會(huì)屬性與應(yīng)用價(jià)值，真正實(shí)現(xiàn)了為人民服務(wù)的根本目的。

五、結(jié)束語

在新的社會(huì)背景下，電子政務(wù)管理模式逐漸取代傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。民政檔案種類繁多，涉及領(lǐng)域?qū)挿?，同時(shí)與人民群眾的生活息息相關(guān)。在新時(shí)期，提高民政檔案信息化管理技術(shù)不僅符合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)也對(duì)促進(jìn)我國檔案管理工作的開展具有積極作用。

作者:田東鑫 單位:洮南市救助管理站

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