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摘要：中職學校檔案是學校管理工作及教學科研工作開展的重要依據，其檔案信息化建設具有十分重要的意義。對中職學校信息化建設展開了探究，分析了其必要性，并對中職學校檔案信息化建設的路徑及注意事項進行了詳細介紹，旨在為中職學校檔案信息化建設工作的開展提供參考。

關鍵詞：中職學校；檔案信息化；檔案管理模式；校園網

1中職學校檔案信息化建設的必要性

1.1現代社會發展的需要

隨著現代科技的迅猛發展，信息化浪潮撲面而來，人類社會的生產、生活方式發生了翻天覆地的變化。檔案作為記載人類歷史文明發展進程和承載信息特質的重要載體，傳統的手工管理檔案的模式已跟不上人們對檔案信息的現實需求，開始向著數字化的方向發展，這就需要我們創新檔案管理模式，以適應時代的發展。

1.2數字化校園建設的需要

隨著辦公自動化的發展，數字化校園建設正在逐步完善，中職學校普遍建立了校園網與辦公自動化系統，信息化已經滲透到了教學、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為中職學校檔案工作發展的必然趨勢。

1.3檔案管理與服務水平提升的需要

在信息化環境下，檔案的收集、整理與利用模式會有質的變化，檔案工作人員的角色將從檔案的直接整理者轉變為檔案資料的審核者，減少了工作量，縮短了檔案形成利用的周期，提升了檔案管理的水平。信息化程度的加深有效地提高了檔案工作人員的服務能力，擴展了檔案工作的服務領域。

2中職學校檔案信息化建設路徑探究

筆者將中職學校檔案信息化建設路徑分為2條路線：硬環境建設和軟環境建設。

2.1硬環境建設

2.1.1基礎設施建設

基礎設施是檔案信息化建設的基礎和根本，基礎設施建設包括應用系統軟件建設和硬件設施建設。目前，中職學校檔案室引進檔案管理系統的不在少數，但都存在開發不完全、利用不徹底的現象，因此，急需加強應用系統軟件平臺，深入挖掘系統潛在功能；檔案信息化建設應用系統軟件的運行依托于相應的配套硬件設備，因此，也需要配置相應的硬件設備。

2.1.2信息資源建設

2.1.2.1信息資源數字化建設

注重校內各二級部門電子文檔的收集和整理，檔案管理軟件要與校內各類辦公自動化系統有效接軌；對于檔案數字化，包括把檔案室的紙質、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理，轉變為文本、圖像、圖形、流媒體等數字格式的信息，存儲在網絡服務器中，利用計算機及信息系統提供查詢、檢索和瀏覽；通過網站建設，中職學校可以拓寬檔案征集的渠道，亦可通過網站上傳開放部分檔案信息資源，為學校與社會利用檔案提供方便。

2.1.2.2信息資源數據庫建設

利用現有的電子檔案建立檔案數據庫，尤其是具有中職學校發展特色的檔案數據庫。以某中職學校為例，其于2001年架設了檔案管理系統軟件，配備了服務器、掃描儀等基礎設備，構建了檔案管理的局域網，檔案數字化工作全面展開。建立了學生學籍檔案數據庫，對歷屆學生信息（包括錄取、入學、成績、畢業派遣、學歷等）實現了電子化管理，并對統招、成人學生的學籍檔案進行了掃描，為畢業生找工作、證明成績等提供了可靠的證據；建立了文書檔案全文數據庫及各類檔案信息目錄數據庫。目前，檔案室利用電子檔案查檔已經形成了自己的特色，大大提高了檔案室信息的有效利用率，提高了查閱檔案速度，減少了對原件的損害。

2.1.3安全保障體系建設

信息技術在給檔案事業帶來機遇的同時，也帶來了挑戰。檔案管理軟件作為中職學校檔案信息化建設的重要組成部分，在方便社會利用檔案的同時，如何保證數據信息不被竊取和篡改，已經成為檔案信息化發展過程中不容忽視的問題。從信息安全的角度看，檔案信息化程度越高，信息安全面臨的風險也就越大。目前，檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級別權限不明等問題。因此，急需構建檔案信息化安全保障體系。安全保障體系的建設要以硬件設備為基礎，網絡建設為框架，軟件為技術支撐，管理為保障。通過切實可行的管理措施與技術手段（比如訪問權限的分級管理與安裝專用的防火墻和防病毒軟件）加強對檔案信息化過程中可能存在風險項的監管。

2.2軟環境建設

2.2.1相關政策法規建設

為了保證檔案事業的順利發展，國家先后出臺了多項政策法規，堅持“以法治檔”，比如《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》及2015年上半年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等。這些政策法規的出臺和施行為檔案工作提供了依據，有效保障了檔案信息資源的合理開發和利用。中職學校應根據諸如上述提及的檔案法律法規健全、完善適合自身運行的檔案規章制度。

2.2.2信息化標準建設

目前，中職學校的檔案信息化工作普遍都是自我摸索、自我完善、自我發展，采用獨立開發與封閉自我建設的模式，形成了各自為政、標準不一的局面。檔案信息化工作缺乏相應的標準規范，而各中職學校自成一體的發展模式不利于信息資源的兼容和共享，易造成資源浪費。信息化標準建設作為一項浩大的系統工程，不只是檔案部門的單項任務，而需要各方面的通力合作，共同醞釀，教育主管部門要加強指導和協調，制訂出統一的信息化標準規范。

2.2.3人才隊伍建設

檔案信息化工作的推進離不開科學技術的應用，這就對檔案管理人員的素質提出新的要求，而目前中職學校檔案工作者普遍存在年齡結構偏大、知識結構不合理的現象，缺乏相應的專業技術人才，尤其是缺乏既精通檔案業務，又懂得信息技術的復合型人才。中職學校檔案部門要以人才為根本，重視檔案隊伍的素質建設，通過招聘、培訓等渠道，多方式地培養檔案專業人才；制訂學習與培訓計劃，有針對性地“請進來、走出去”；加強檔案信息化知識的普及，優化檔案管理人員的知識結構。

3中職學校檔案信息化建設的注意事項

3.1資金投入為保障

在中職學校檔案信息化建設的過程中，前期購買設備，比如檔案管理軟件系統、計算機、服務器、掃描儀、交換機等，中期系統的維護及后期設備老化更新等問題的解決都需要大量的資金支持，中職學校應多方籌集資金進行檔案信息化的專項建設。

3.2明確服務為導向

檔案信息化建設的根本目的在于利用搞好檔案管理工作，必須始終堅持“一手抓建檔管理，一手抓檔案信息資源的開發利用”的原則。只有讓檔案發揮作用，才能體現檔案的價值。因此，必須以強化服務意識，以提升服務質量為導向，找準檔案工作為學校、社會服務的結合點和切入點，積極、主動地開展服務。通過咨詢、查閱、編研等形式不斷強化服務功能，拓寬服務領域，提高服務質量，為中職學校的穩定發展提供便利。

3.3“循序漸進”為原則

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，必須依照“循序漸進”的原則，結合中職學校自身的實際情況，制訂符合本校的信息化建設規劃，長遠規劃，分步實施，循序漸進，持續穩步發展。

3.4以檔案事業為目標

檔案信息化建設作為中職學校信息資源現代化的基礎組成部分，對推進中職學校信息化發展起著至關重要的作用。2002年，國家檔案局制定的《全國檔案信息化實施綱要》明確了檔案信息化建設方向、基本內容和要求。因此，中職學校檔案信息化建設是中職學校檔案事業發展的必由之路。

4結束語

綜上所述，中職學校檔案信息化建設是指通過利用信息技術，加強對檔案信息資源的收集、整理及利用，對提高中職學校檔案管理的水平，促進檔案的有效利用具有十分重要的作用。因此，中職學校要順應時展的趨勢，合理應用先進的信息技術，加強檔案信息化的建設，使檔案更好地服務于師生，促進學校教學及管理水平的提高。

作者:陳桂芬 單位:中山市中等專業學校

參考文獻:

［1］李霞.中職學校檔案信息化［J］.科技視界，2015（19）.

［2］馮杰.淺談中職學校學生檔案的信息化管理［J］.電子制作，2015（02）.