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摘要：在信息化醫院的全面建設過程中，醫院檔案作為醫院歷年經驗累積的重要資源，其信息化管理沒有得到足夠的重視，建設進程極其緩慢，目前存在對檔案信息化管理的認識不足、檔案管理工作未標準化、缺乏高素質專業人才等諸多問題，筆者著重對突出問題進行了探討，并提出轉變思想認識、健全制度、完善管理系統、配備專業人才等對策，希望為醫院檔案信息化管理提供一定的借鑒。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

1引言

隨著信息化時代的到來，信息技術被全面應用到醫療行業當中，全國各大醫院都在逐步推進數字化醫院建設。早在2008年的中國醫院信息化發展研究中就指出，全國絕大部分三級醫院已建立了醫院信息管理系統[1]。如今，從最初的醫院信息系統（HIS），到現在的手術麻醉管理系統、冷鏈管理系統、醫院綜合運營管理系統（HRP）等，從臨床技術應用到信息化辦公，全面數字化醫院建設正如火如荼進行。然而，檔案作為醫院最重要的留存資料之一，其信息化管理卻并沒有得到足夠的重視。相較于醫院其他信息系統的建設，檔案信息化管理依然處于起步階段。本文將結合多家醫院的檔案管理現狀，解析檔案信息化管理進程中存在的問題，為今后更好地推動醫院檔案信息化建設提供借鑒和參考。

2醫院檔案管理現狀

2.1忽視檔案管理的重要性。絕大部分醫院通常只注重醫療、教研工作，而忽視檔案管理工作。醫院檔案包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、設備檔案、聲像檔案等等，其中除病歷檔案能得到較為專業化的管理外，其他檔案管理都不被醫院重視，甚至部分管理人員認為檔案管理只是醫院普通的后勤瑣事，不能給醫院帶來任何經濟效益，對于醫院發展無足輕重。對檔案管理的認識嚴重不足，忽視龐大檔案數據背后的價值，直接導致了檔案信息化管理意識不到位、對檔案管理信息化建設的投入不足、醫院檔案管理信息化進程緩慢。2.2檔案工作標準化程度低。目前，醫院的檔案管理工作缺乏系統化、規范化，往往以各科室為單位，按以往的工作經驗進行人工管理[2]，具有較大的盲目性和隨意性[3]。如在醫療設備檔案管理中，只按要求對貴重儀器進行了建檔管理，而忽視對小設備的檔案管理，或者是檔案文件收集不齊全，沒有嚴格規范歸檔標準，比如，只保存了設備購買合同，而沒有保存設備說明書、保養維修記錄、相關授權材料等。另外，醫院不同部門之間的同類檔案整理標準也不統一，登記表格雜亂，職能科室監管不到位，沒有全程跟蹤建檔，各科室主任和護士長隨意地決定哪些資料需要存儲留檔，自行封裝檔案，信息登記不齊全、不規范。2.3停留于檔案電子化。醫院檔案信息化管理基于辦公自動化、無紙化，因而將檔案信息化管理簡單理解為把傳統的紙質檔案存儲變為電子版存儲。大多數醫院只是在電腦上建立了電子版的數據文件，如電子表格等。檔案管理軟件的缺失直接阻礙了信息化實時處理檔案數據的目的實現。即使在部分醫院引進了檔案管理軟件，也存在著軟件更新和應用滯后的問題，并未建立功能完備的信息管理系統。另外，部分已建立檔案管理系統的醫院在信息化建設的過程中缺乏全局意識，逐步引進的財務系統、設備管理系統、病歷管理系統、檔案管理系統等各有規格標準，因接口不同、數據存儲格式不同而無法交換兼用的問題普遍存在，各系統獨立運行，導致共享程度低，直接造成了數據更新不同步等問題，如設備管理系統和財務管理系統的不對接，導致無法一次性同步更新新購進或報廢設備的信息，需要雙方科室分別人工錄入數據，一旦某一方數據更新滯后，對相應數據的統計就會出現誤差。每次出現數據統計誤差之后，又需要雙方再次核對各自登記的數據，查明誤差根源并更正，極大增加了不必要的工作。2.4專業管理人員不足。大多數醫院檔案管理人員均非專業人士，其中很多是從臨床一線退下來的護士和醫技人員，既不懂檔案管理的專業知識，也不懂先進的計算機技術，依然依賴老舊觀念進行檔案管理，對檔案管理的認識也僅停留在資料保存上，對如何科學分類、更新檔案以及最大化開發利用檔案價值全無概念。檔案信息化管理最重要的是為了挖掘檔案數據價值，因而在這個新環境下，要求檔案管理人員不能局限于簡單的計算機系統操作，而是要對醫院檔案數據進行深度分析，精通數據處理方法，并且能即時處理系統故障，這是目前各大醫院檔案管理人員極缺乏的能力。

3推進醫院檔案信息化管理的對策

3.1加強對檔案管理的重視。檔案是管理者了解、掌握醫院運營情況的最有效的途徑與方法[4]，是醫院在不斷發展的過程中累積下來的重要財富，能夠為提高醫療水平、研究課題、創新技術等提供有力依據。醫院檔案信息化管理可極大減少醫院財力、物力、人力的投入，促使醫院現代化建設快速發展。在醫院檔案信息化建設的進程中，從根本上轉變管理人員的認識是解決問題的關鍵。從醫院領導層到基層檔案管理工作人員都必須正確認識到檔案管理的重要價值以及實現檔案信息化管理對醫院發展的重要作用，正確對待檔案管理工作，將檔案信息化管理工作列為醫院發展建設的重要內容。3.2健全檔案標準化與規范化管理制度。制度是保障醫院檔案管理工作標準化、系統化的準則。制定可行、完善的檔案管理制度，才能為檔案信息化管理打好基礎。醫院應根據《醫藥衛生檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及等級醫院評審標準的要求，完善醫院現行的檔案管理制度，對各部門的建檔形式、格式設定嚴格統一標準，所制定的檔案工作標準必須符合信息化管理的要求。醫院還必須成立專門的檔案管理部門，對全院的檔案資料進行統一歸檔管理，由專人負責核查資料的規范性和完整性，不符合要求的資料不得歸檔。要求醫院各科室配合檔案管理工作，按期定時報送，同時，建立責任追究制，嚴格約束檔案管理人員按照工作標準進行歸檔，并將各科室的檔案移交工作與該科室的績效獎懲掛鉤，對資料不齊全者進行質控扣分，從而更好地推動檔案信息化管理工作的完善。3.3建設功能完備的檔案信息化管理系統。檔案信息化管理除了使檔案工作更加高效、便捷之外，也為相關的數據統計工作提供相應的支持。實現電子檔案存儲只是信息化過程的第一步，更重要的是實現信息錄入、查詢、更新、篩選、統計、網絡共享等功能，以便醫院員工能隨時調用檔案資料，提高檔案的使用率，發掘檔案價值，為醫院技術創新等提供更為便捷的服務。醫院應與具有一定實力的軟件公司密切合作，根據醫院實際需要和現有信息系統的接口標準，為醫院量身定做一套功能完善的檔案管理系統，為檔案信息化管理提供軟硬件基礎。對于還未全面展開信息化建設的醫院，則可以從全局考慮，規劃各信息系統的引進流程，盡可能一次性實現各信息系統之間的完美對接、數據無障礙互通共享，避免不必要的麻煩。3.4配備檔案管理專業人員。在全面信息化建設的要求下，醫院檔案管理人員不但要具備醫學專業知識、檔案管理知識，還需具備一定的信息技術素養，最好懂得深度數據分析，最大限度挖掘和利用檔案數據價值。因此，必須要大力引進復合型專業人才，為檔案信息化建設提供必要的保障。但引進高素質人才不可能一蹴而就，醫院無法立即大量引進這方面的人才，所以加大對現有檔案管理人員的培養力度，提高現有人員的信息化管理水平才是當務之急。第一，將業務水平的提升與職業晉升、工資福利等掛鉤，充分調動檔案管理人員自我提高的積極性，積極主動地學習專業知識；第二，邀請院外專業人士定期來院進行業務培訓，同時，安排骨干人員外出學習、交流經驗，逐步提升業務能力；第三，在引進檔案管理系統時，要求廠家對檔案管理人員和該系統的使用人員進行培訓?？傊?，通過多層次、多方位的培訓，盡可能地提升現有人員的能力，保證其跟上信息化的步伐。

4結語

醫院檔案是醫院歷史的見證，更是醫院科研技術創新的數據支持和基礎，對提升醫療水平、提高醫院核心競爭力具有獨特的作用。現代化的檔案信息化管理能為醫院再開發與再利用檔案價值提供良好便利的條件，而全國各大醫院實現完善的檔案信息化管理依然任重道遠，醫院管理人員必須改變對檔案管理的認識，從思想、制度以及信息軟件和專業人才的引進等各方面全力推進檔案信息化管理進程，為推動衛生醫療信息化、數字化作出積極貢獻。值得強調的是，檔案信息化管理最終目的是“用”，是通過檔案信息管理系統的熟練運用，實現對檔案數據的便捷使用，實現醫療檔案信息共享。檔案信息化管理的最終價值體現在它為臨床服務的深度和廣度上[5]，只有將檔案數據“用”好，其信息化建設才有意義。健全相關制度、完善軟硬件系統設施和配備專業人才等全面推進檔案信息化建設，都是為今后檔案信息化“使用”服務，為醫院醫療水平提高、創新技術服務，為醫院以及整個醫療事業的長遠發展服務。

參考文獻

[1]中國醫院協會信息管理專業委員會.《中國醫院信息化發展研究報告2008-2013（白皮書）》摘錄[J].中國數字醫學,2014,3(10):7-19.

[2]葉敬連.關于信息化建設下醫院檔案管理的幾點思考[J].科技經濟導刊,2017(8).

[3]王小雨.醫院突發公共衛生事件檔案的特點與管理初探[J].現代醫院管理,2009,7(1):58-60.

[4]周娟.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值和地位[J].中國保健營養旬刊,2014,14(6):3547-3548.

[5]王曉萍.醫院綜合檔案網絡化管理的思考[J].現代醫院,2011,11(4):148-149.

作者:廖梓伶 單位:南寧市第三人民醫院