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檔案信息化管理是指以傳統管理模式為基礎，在不改變檔案原始信息的情況下，對檔案資料信息及保存方式進行信息化，使檔案管理工作實現信息化，促使檔案信息資源共享，提高檔案管理工作效率，同時實現對珍貴檔案的保護。

一、檔案信息化建設的意義

檔案信息化是指依照國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置和管理，使檔案管理模式從以檔案實體管理為重心向以檔案信息管理為重心轉變。檔案信息化建設的意義主要包含以下幾方面。(一)檔案信息化有助于檔案資料的收集、利用和管理。1.檔案資料的收集企業每年要產生大量的檔案資料，對收集工作造成很大的影響。對形成的檔案資料還要按照產品、項目、基建、設備、文書、會計、信用、行政等進行分類。這些檔案資料記錄了一個企業的發展歷史，對企業的歷史傳承和企業文化建設具有極其重要的意義。實行檔案信息化管理，可以極大地促進檔案資料的積累和收集工作。2.檔案資料的利用檔案信息化建設有助于提高檔案利用率。利用檔案首先需要進行登記，然后進行查找，同一份檔案同一時期只能被一個人借閱和利用，檔案利用率低。實現檔案信息化之后，可以在企業內部網上實現檔案資源共享，可以只憑幾個相關的關鍵字就查詢到相關的檔案資料，也可以通過鏈接進行相關檔案資料的查詢。3.檔案資料的管理傳統管理方式下檔案收集和借閱實體檔案都不可避免地會造成許多重要檔案資料的損壞和遺失。實現檔案信息化，可以極大地避免這種情況的發生。一方面網上查詢借閱電子版檔案資料，不需要借閱檔案實物，避免了檔案原件的丟失和損壞；另一方面利用通過信息化收集的電子版檔案資料，可以恢復損壞和丟失的實物檔案。(二)檔案信息化有助于提高檔案人員的工作效率。傳統的檔案管理需要檔案管理人員手工查詢和查找檔案，工作效率比較低，而且傳統的紙介質檔案資料容易受到環境、溫度、濕度等因素的影響，反復的查找對檔案資料的損害是一個重要的影響因素。采用檔案信息化手段能夠有效地提高檔案管理的效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，能夠更加快捷有效地開展檔案收集和管理工作。(三)檔案信息化能夠實現快捷方便的檢索查詢。傳統的檔案查詢借閱工作是人工檢索查閱目錄或卡片，再由檔案管理人員到庫房調閱所需要的檔案，這種方式既費時又費力。利用信息化手段可以對所需要的檔案進行檢索，速度更快，更加準確，可以大大減輕檔案管理人員的工作強度。(四)檔案信息化有助于檔案資料信息的安全保密。檔案是企業的重要信息資源，直接影響到企業的生存與發展，檔案信息具有很高的使用價值，一旦檔案信息丟失或者泄露，會給企業造成不可挽回的損失。利用信息化管理手段，能夠有效地加強檔案信息的安全性及保密性；能夠快速地、隨時隨地對檔案信息進行核查，確保檔案信息的完整準確；同時利用加密等手段，能夠有效地防止檔案信息的丟失和被竊，從而有效保證企業的利益。

二、檔案信息化建設存在的問題

(一)對檔案信息化管理不重視。企業在其發展過程中，往往比較注重盈利，感覺檔案工作不能直接創造利潤，為了節約成本，就不愿啟動檔案信息化建設工作。有些檔案人員不是科班出身，加上沒有系統地參加過檔案業務培訓，不具備檔案信息化專業知識和技能；有些檔案人員責任心不強，沒有認識到檔案信息化管理的重要性，導致檔案管理缺失，甚至導致企業重要檔案資料的缺失和損害。(二)各企業檔案信息化水。平有一定差距各企業之間存在著檔案信息化水平的差距，有些企業仍沿用傳統的檔案手工管理模式，沒有實施檔案信息化建設；有些企業雖然啟動了檔案信息化建設，但是沒有實行升級再造和系統維護。這些企業仍對信息化管理方式存在著質疑。因此企業只有認識到檔案信息化的重要性，切實將檔案信息化管理作為企業生存發展的基礎，不斷開發檔案信息資源，才能更好地促進企業的發展。(三)檔案管理人員專業知識匱乏。有些企業檔案管理人員的知識結構不完整，檔案管理相關知識和技能較落后，跟不上信息時展的需要，嚴重影響了企業檔案管理信息化的發展。企業應加強對現有檔案管理人員的檔案業務培訓，同時引進一些檔案專業和信息化專業的人才，完善檔案隊伍，為檔案管理信息化建設奠定人才基礎。

三、檔案信息化建設的內容

(一)基礎設施建設主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫系統、信息安全系統等的構建和配備，其核心是計算機網絡。(二)檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。主要包括兩個方面：一是現有館藏檔案的信息化工作；二是收集各種形式的電子文件，統一存儲在數據庫中。(三)應用系統建設。應用系統建設主要包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的進程與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。(四)標準規范建設。標準規范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面的工作。(五)人才隊伍建設。檔案信息化建設人才是關鍵。不僅需要檔案專業人員、計算機專業人員，更需要既懂檔案業務又懂信息技術的綜合性人才。

四、加強檔案信息化建設的措施

(一)檔案信息化的創新理念。市場上現有的檔案信息化軟件系統有很多，但是挑選一個適合本企業的管理系統至關重要。在實施檔案管理信息化建設過程中，不可避免地出現各種問題，要更好地解決這些問題，就需要不斷地創新。例如，根據本企業的實際需要定制開發一個檔案信息化管理軟件就是一種創新理念。通過前期的調研，根據企業經營管理工作的需要開發構建的信息化管理軟件系統更加適合企業發展的需要。(二)提高檔案管理人員的專業水平及能力。企業檔案管理人員的素質對檔案信息化管理工作的質量是一個非常重要的影響因素，提高檔案管理人員的專業水平和能力要做好以下幾方面工作。1.轉變管理理念檔案管理人員需要改變原有的管理理念，在檔案管理工作中要具有創新精神，不能固步自封，一直沿用傳統的工作模式，被動應付，要努力掌握新的管理技術，在信息化管理過程中能夠因地制宜不斷創新檔案管理方式。2.提升檔案管理水平檔案管理信息化建設需要加強對檔案管理人員的業務培訓，在進行檔案管理信息化建設的過程中，要善于借鑒先進的檔案管理經驗，積極學習借鑒兄弟企業好的經驗和做法，認真總結工作中出現問題的原因，有效地提升檔案信息化管理工作的水平。3.搭建信息數字平臺在檔案管理信息化建設的過程中，必須搭建數字化平臺。為了能更好地構建檔案信息化管理系統，在進行平臺建設的過程中需要從實際情況出發，有目的、有規劃地分步構建數字化平臺。要建立完善的檔案資源管理數據庫，使檔案管理工作通過一個綜合的檔案管理信息系統，實現檔案信息收集、歸檔、整理和提供利用的信息化、規范化、科學化。(三)實現檔案文件網絡瀏。覽查閱，節約企業成本在企業內部網上實現檔案文件的電子版瀏覽、查閱、利用，以及進行工作指導，不僅可以減少檔案文件借閱工作量，還可以實現多人共享查閱利用，避免了大量的檔案文件資料的復制和圖紙的曬印工作。通過檔案信息化建設還可以實現利用檔案信息進行線上直接指導生產經營管理工作，實現無紙化辦公，節約企業成本。檔案信息化建設的重要性應該得到企業的充分重視，將計算機技術充分應用于檔案管理工作中實現檔案管理信息化建設，必然會取得非常顯著的效果，這也是未來檔案管理的發展方向。現代信息技術融入企業檔案管理工作中，既滿足了社會發展的實際需要，緊跟時展的步伐，同時也能夠大大提高工作效率，降低檔案管理人員的工作強度，對企業的快速發展具有積極的推動作用。

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作者:康 燕 趙蘭花 單位:哈爾濱第一機械集團有限公司