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工會經審部門作為工會的經費使用監督部門，日常審查審計中產生的內部審計檔案與審計業務檔案具有自身的特色，如何引入信息化管理的方式，運用現代化的管理手段加強對內設審計部門檔案的管理，提升審計效率和質量，是各級工會經審部門需要解決的課題。本文通過對北京市總工會內審檔案信息化管理的實踐，提供一些借鑒。

一、工會經審檔案信息化管理的必要性

工會經審工作發展的需要。工會經審部門作為承擔內部監督職能的部門，隨著政府治理水平的不斷提升，在政府治理領域的各個環節監督不斷加強，審計監督部門的職能作用發揮越來越大，與之相對應的各種監督、檢查、審計等工作的結果也越來越多。由于這類檔案具有專業性強、可追溯性強等特點，原有的傳統審計檔案管理模式很難滿足需求。如何才能更好地發揮審計檔案的作用，進而促進行政單位內部審計職能的發揮，最終達到提升政府治理水平精準程度的目的，需要對現有行政單位內部審計檔案管理模式進行改進和優化。工會經審業務本身發展的需要。一般來說，機關內部審計部門需要經常調用、傳送、比對的審計檔案至少包括下屬單位的審計監督情況檔案、干部管理權限的相關人員經濟責任審計檔案，涉及基建工程單位的還會有基建工程審計檔案等。另外，行政單位內部審計部門根據要求，為完善監督職能所頒布的各種制度、召開的各種會議及產生的相關資料，也會經常調用。與傳統檔案管理相比，這些檔案具有覆蓋面廣、數量眾多、內容繁雜和收集時間長等特征。這就對新時代工會經費審計業務產生的各種檔案管理提出了新的要求。提高工會經審檔案利用率的需要。由于政府治理水平的不斷提升，要求各項決策更科學更精準，對癥下藥。審計檔案體現出審計工作的真實過程，不僅可以反映審計工作的真實水平，還擁有鑒證歷史的效用，因此審計檔案的調用次數在逐漸增加。內部審計檔案是對審計過程最真實的記錄，它既能夠反映審計的最終結果，也能夠反映項目、人員、單位的管理現狀，如果能夠利用好內部審計檔案，往往能起到事半功倍的效果。但是在實際工作中，審計檔案利用率低是當前內審部門面臨的突出問題。究其原因，這與行政單位傳統的檔案管理方式有很大關系，從手工檔案操作系統形成的眾多審計檔案中查閱資料、統計數據、分析結果都相當繁瑣，這給審計檔案的開發利用帶來很大的難度。

二、傳統經審檔案管理存在的問題分析

傳統管理模式限制了審計檔案作用的發揮。目前很多基層工會的審計機構，存在著人員少、任務重、時間緊的問題。審計人員不僅需要進行本年度的審計工作，完成預先設定的目標，還需要完成上級臨時安排的其他工作，這很難保障審計工作的效率和質量。審計人員沒有精力和時間開展審計檔案管理工作，長此以往就會產生重視審計業務卻忽視審計檔案管理工作的問題，限制審計檔案作用的發揮。審計檔案歸檔和調用程序復雜導致利用效率低。在傳統的檔案管理模式下，審計檔案必須按照相應的工作流程來構成相應的審計案卷，之后再上交給檔案管理部門。而想要查閱審計檔案，就需要通過多次審批，再由專人按照相應的類別、目錄、頁碼等進行查閱，所以查詢檔案的速度受到人為因素的影響而得不到提升，這樣就會給審計檔案的利用帶來許多不便。檔案歸集的質量和效率難以提升。一方面，由于2019•10中國工會財會工會經審審計工作中涉及的各種資料繁多，一旦建檔立卷人員不能夠全面掌握其中的相應事項，就可能導致管理欠缺現象發生，使其不能有效追溯審計工作的整體過程。這個問題在審計過程中出現人員調整時顯得特別突出，尤其在時間長、跨度大的工程項目中容易出現，這就影響了審計檔案的質量。另一方面，傳統的審計檔案整理，不僅耗時多，而且工作量大，受對檔案理解方面的信息對稱程度等人為因素的實際影響，使得檔案建檔、分類等效率較低，進而也對審計工作效率的提升造成影響。工會經審部門檔案管理中存在的問題。工會經審部門與社會第三方中介機構不同，除了審計業務外，還有審計管理職能。在審計管理中產生的各種會議材料、制度材料有時候很難進行歸檔管理，但日后又會被定期、不定期地調閱、使用。傳統的檔案管理模式，導致這類檔案容易遺失，查找困難，特別在出現計算機損毀、報廢、人員輪崗、人員調離等情況下，問題尤為突出。

三、實現工會經審檔案信息化管理的方法

借鑒成熟的信息化管理經驗。審計檔案的信息化管理目前已經有比較成熟的案例，工會經審部門可以充分借鑒這些成功經驗，實現對本單位內部審計檔案的信息化管理。在此過程中要注意有分析地利用，既不能貪圖大而全的功能，也要考慮本單位設計的保密、預算等行政單位的特殊性限制，充分結合本單位的特點、管理目標和未來發展需要確定信息化管理程度和模式。適當擴大檔案管理的范圍。工會經審部門除了審計業務外，還有一些審計管理職能，因此工作資料除了審計報告外還有一些管理文件，這些資料在日常管理過程中也會被頻繁調用。因此，在進行檔案信息化管理過程中，可先對這些資料進行分類梳理，再根據不同的管理需求對各種檔案的調用程序優化和完善。如，對年度審計、經濟責任審計和工程審計等傳統檔案管理范圍的審計項目，在審計檔案的電子目錄中設置權限；對各種制度文件、各類會議資料、各種調研報告和其他內部管理文件等，可以在目錄中設置另一種調用模式，做到既符合檔案管理的各項規定，又能夠解決目前的實際問題，進而提升檔案管理水平。充分考慮可持續性。檔案的信息化管理是未來的發展方向，并且不斷有新技術、新標準出現，因此在實現本單位檔案信息化管理過程中，應該在可以控制的范圍內既要解決眼前的主要矛盾，也要盡量考慮檔案管理的可持續性，既要腳踏實地也要高瞻遠矚。檔案信息化管理實施步驟。結合本單位經審檔案信息化管理實踐，列舉具體步驟如下：（1）仔細對現有的文件檔案進行梳理，將所有內審管理相關檔案分類。（2）對現有辦公模式、人員分布情況進行分析，并對未來此方面的可變性進行預估。（3）提高相關人員的思想認識，宣講檔案信息化管理的優勢，并將遇到的問題與本部門工作人員進行分析研討，凝聚共識、群策群力解決各種突出問題。（4）與機關信息中心就現有軟件環境以及具備的功能進行探討，尋找可能的解決方案和技術支持。（5）初步形成工作思路之后，與本部門工作人員共同論證，進一步彌補方案的不足，多輪之后確定工作方案。（6）對照現有文書檔案，梳理電子檔案目錄，并多次討論、評估，最終形成現實可行、未來具有一定空間可比較的電子檔案目錄和歸集機制。（7）對電子檔案分類進行編碼設計。（8）按照既定的電子檔案目錄，申請電子權限，在辦公系統中設置目錄，并組織部門工作人員進行分期、分類、分項上傳。（9）對照前期制定的規則，對上傳之后的電子檔案進行集體驗收。檢查電腦中有無尚未上傳的重要資料，檢查已經上傳的電子目錄中相關內容是否完整。（10）最后修訂方案、方法，形成本部門電子信息管理制度。對電子檔案的上傳、下載等行為進行規范和約束。（11）目標完成后進行效果評估。如，是否確實解決了前期的突出問題；是否提升了工作標準，從根本上提升了工作水平；是否對以后工作起到了示范和規范作用，永久性地解決了本部門檔案查閱、傳遞等過程中存在的問題；是否解決了短期工作量增加帶來的問題；是否與預期投入相一致等。

四、行政單位內審檔案信息化管理經驗總結

充分調用各方資源。在行政單位內部審計部門考慮引入檔案信息化管理方式的時候，一定要做到細致的謀劃工作思路，如詳細制定工作計劃，做到目標明確、思路清晰、方法得當，既要安排好日常工作，更要謀劃好開創性工作，切實做到統籌兼顧，整體推進。對本單位檔案管理需求進行客觀評估。除傳統檔案管理要求的信息外還需要建立什么樣的信息庫？除傳統的審計檔案外還有哪些管理文件需要進行歸集的？等等。這些問題在進行本單位內審檔案管理方案設計時，要不斷討論、確認。因此，在實施檔案管理信息化過程中，要認真聽取、收集各方意見，耐心細致地做好梳理工作，查擺問題，科學合理做出決策。整個檔案的管理流程應該通過機制創新來固化，形成制度，這樣才能從根本上解決檔案歸集的規則問題，確保條理清晰、查檔便利。充分調動各方面主觀能動性。在人員使用上，要揚長避短，量才使用，合理分工，充分發揮每個人的特長，達到整體效能最大化。要發揮團隊的作用，根據已掌握的資源情況，充分調動各方面人員的主觀能動性。在開展工作時，注重團隊建設和人員培養。持續完善工作機制。無論技術本身還是實踐本身，都會在項目落地的過程中遇到各種各樣的問題，對這些問題需要用科學的思路去解決，拿出最佳的方案、找出最優的方法。行政單位內審部門審計檔案在實現信息化管理的過程中，以及在對過去檔案的整理中，都會遇到各種特殊問題，雖然同類問題很少，但是總有個別特殊性存在。這就要求，在實施審計檔案信息化管理中既要兼顧已經確定的規則，還要考慮未來同類事項可能出現的概率，對個別問題進行深入剖析，明確最佳解決方案，不斷優化和完善檔案管理制度，最終形成具有本單位特色的審計檔案信息化管理制度。總的來說，隨著時代的發展、科學技術的進步以及政府治理的需要，傳統管理模式下的審計檔案工作已經不能滿足現階段行政單位內部審計工作需求，工會經審工作的信息化管理水平亟待提高。提升審計檔案的利用效率和水平，需要在理念上實現根本性轉變，引入信息化管理方式，為政府治理水平的進一步提升奠定堅實基礎。

作者:胡興華 單位:北京市總工會