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［摘要］在5G時代下，高校檔案管理已經跟不上高等教育迅猛發展的步伐，從“收、藏、用”角度來分析高校檔案的管理現狀，針對檔案收集的面廣點多、館（室）藏資料數字化進程緩慢、注重“帶回去，藏起來”等現象，在高校檔案管理信息化意識有所提高下，集合互聯網技術、物聯網技術、大數據技術等從如何“收”好檔案、“藏”好檔案、“利用”好檔案三個方面著手，展開檔案信息化的相關系列舉措。

［關鍵詞］高校檔案；“收、藏、用”；檔案信息化

一、引言

2019年的十三屆全國人大二次會議中，總理指出：“繁榮文藝創作、發展新聞出版、廣播影視和檔案等事業”。國際檔案理事會（ICA）號召，通過數字技術提升檔案利用的契機，為數字時代的社會做出更為有力的貢獻。5G時代來臨，各行各業進入信息化時代的步伐加快，基于“大數據”“信息化”“互聯網＋”等方面的研究也層出不窮。書墨飄香，悠閑自得的品書已成為一種過往，人們獲得信息的方式已從書本內慢慢地去翻閱查找，轉變為想知道什么就“必須”“馬上”從各種搜索引擎盡數獲得。檔案工作也需要適應新時代的潮流，傳統的檔案管理模式需要注入新鮮的血液，才能保持活力，充滿干勁。高校檔案管理工作的主要客體是教學、科研、學生管理等產生的檔案信息，這些檔案信息構成了學校的“資源中心”。近年來，隨著信息化技術在各行各業的廣泛利用，高校檔案管理的信息化意識有所提高。江蘇食品藥品職業技術學院建校60年，在校慶籌備工作中，本人結合校史編寫、老檔案尤其是珍貴資料的整理、校園文化宣傳、資料收集中遇到的難題等各方面，認真思考在高校的創新創優建設中，如何使檔案工作別樹一幟，探索檔案工作的問題所在和信息化建設措施。

二、高校檔案管理的現狀

（一）檔案收集的“網”疏而不全在信息大爆炸的時代，高校各部門辦公業務變廣、模式也在不斷的創新，檔案收集的范圍變大，格式多樣，呈海量狀態。部分檔案管理者還固守老思想、老傳統的工作思路，使得高校檔案館（室）收集檔案多數時候依然處于被動接收的狀態，檔案形成部門提交什么，檔案館（室）就收什么，也出現了兩種可能：一種是，一份行政發文涉及多個部門利用，各部門沒有篩選全部都上交，導致檔案資料收集重復而增加館藏負擔；另一種可能，收集過程中存在檔案員不能認真審視所收檔案內容、馬虎應付交差等現象，使檔案上交不齊甚至遺漏重要資料。此外，隨著無紙化、綠色辦公的推進，各檔案形成部門電子檔案增多，存儲的格式多樣，雙套制的管理模式也增加了檔案員的工作量，電子檔案的讀取、轉化，需要專業的軟件安裝，使得檔案員必須要掌握檔案專業以外的知識才能順利開展工作。（二）檔案館（室）藏資料數字化進程緩慢全國各高校先后開展檔案數字化工作，對檔案材料進行規范的分類整理，并配置相應辦公設備，規劃檔案庫房等。以江蘇為例，通過參與檔案室評星級活動，各高校查找檔案管理存在問題，制定并完善整改措施，推動了檔案工作的數字化進程，起到一定程度的“以評促建”效果。但縱觀高校各項工作，檔案管理仍有滯后性，如設備老化、人員配備、資金、場地限制等因素，這些或多或少制約檔案數字化的發展。調查發現，部分高校檔案館（室）還普遍存在“一多三少”的問題：紙質檔案存儲多、珍貴檔案少、實物檔案少、特色檔案少。就目前而言，檔案電子化的進程緩慢，珍貴、特色檔案有待挖掘，實物檔案因為管理和保存問題，也是少之又少。數字化進程緩慢受諸多因素的影響，檔案形成部門的不重視、人才配置少、經費不足等因素都導致檔案數字化的不暢通。（三）檔案利用仍存在“帶回去，藏起來”現象縱觀全國高校，有百年校史的不在少數，多數短則距今也有六七十年的歷史。檔案管理依然存在“重藏輕用”現象，歲月積累的珍貴老檔案或許還靜靜地躺在庫房的某個角落，它們記錄了一個高校的歷史變革、榮辱興衰，是一種文化信仰。過去檔案者把大量的精力花費在如何保護檔案方面，從紙張耐久性、存儲方式、檔案盒酸堿度等方面研究如何“藏”好檔案，而如何激活庫存檔案、提高利用度方面卻創新度不高，把檔案管理與新技術、新媒體相結合的文獻少之又少。（四）高校檔案管理整體上信息化意識覺醒雖然新形勢下檔案管理現狀存在許多問題，但管理者們也在積極地去解決、試行中。從知網來看，研究高校檔案“信息化建設”的文章2017年—2019年各約有277、328、384篇，從此數據側面說明越來越多的檔案管理者意識到傳統的檔案管理模式已經跟不上社會日益多樣化發展的腳步。例如朱紅茹以南京交通職業技術學院為例發表的《大數據視域下高職院校檔案信息化管理研究》一文闡述了信息化建設必須“提升高職院校檔案信息化建設水平，必須強化人員培訓，不斷完善監管制度，推進檔案數據庫建設。”隨著在線服務的普及，大數據下的“淘寶”、美團、攜程等APP服務，顛覆了傳統的衣食住行模式。高校檔案者們也在探索一種新的管理模式，從收、藏、用等全方位進行優化改革，而信息化是建立新模式的夯實基礎。

三、我校檔案管理現狀

自改革開放以來，學校合并的風潮一直盛行，直到1999年高校擴招后達到高峰。我校也不例外，其前身是由兩所中專院校組成，分別是淮陰食品工業學校和淮陰專區供銷商業學校。前者成立于1961年7月，有著以工科為主、文理兼有的辦學特色；后者成立于1964年11月，是一所財經類為主、兼顧理科的國家級重點中專。兩所學校于2002年合并為江蘇食品職業技術學院。目前，檔案室收藏檔案以“卷”保存的有一萬一千余卷，以“件”保存約一萬四千件，其中“老食品”“老供銷”檔案數量約占四分之一，庫存紙質檔案至今未實現數字化建設，合并前的兩所老學校檔案各自保存各自利用，沒有形成資源交融、共享局面，且老檔案挖掘少、利用少，偶爾查詢也是手工查找。“一多三少”現象依然嚴重，信息化建設落后。

四、實施檔案信息化相關舉措

（一）“收”好檔案在信息大爆炸的時代，高校各職能部門、教學單位的工作內容較之以前大幅增多，使得檔案收集的“點”多、“面”廣，這無疑增加了檔案收集的工作量與難度。針對檔案收集工作，可采取以下三點措施：1．強化檔案收集管理的重要性收好檔案需要各職能部門和二級單位的配合。一是思想上要重視。在慶祝中國共產黨成立95周年大會上提出“四個自信”，其中之一的文化自信自然囊括了檔案文化，各高校管理者要時刻提醒師生重視檔案收集工作，通過廣泛宣傳，讓師生意識到自己是檔案文化的直接或間接參與者，檔案收集管理不僅僅是檔案員的工作，每個師生都有責任配合檔案收集管理工作，并保證檔案信息的完整性與真實性。二是行動上要重視。目前不少高校中除了綜合檔案館（室）配備專職檔案員以外，其他部門都是兼職檔案員，人員流動很大，去年是張三收集，今年又換成李四，后年又不知道是誰，不固定性使得工作開展緩慢、不能透徹領會工作的重點，重復培訓降低工作效率。檔案收集管理有一定的專業性，檔案形成部門應統籌協調，從專業、年齡、人數等因素考慮，安排專業、固定的檔案員。2．健全檔案管理體制，提升業務能力“沒有規矩，不成方圓”。有制度可依，工作才能規范開展，綜合檔案館（室）需要制定規范、合理的檔案收集制度。日常工作中嚴格把關出、入庫的檔案資料及人員信息，做好工作臺賬；制定考核細則，定期對檔案收集工作進行考核等。同時，加強對兼職檔案員的業務培訓，培訓內容不僅包括檔案業務知識培訓，還應定期開展計算機技術方面的提升學習、信息化技術手段的運用等活動，提升檔案員個人素質能力，培養綜合性人才隊伍。此外，專職檔案管理者也要加強業務學習，充分運用互聯網技術、區域鏈技術等新領域開展工作創新，熟練歸檔流程，提升業務素養，全方位樹立服務意識。3．充分利用互聯網工具檔案收集中要避免形式主義。從2014年浙江省的“互聯網＋政務服務”試點運行，辦公形成的電子文件逐年增加，這也符合國內外數字轉型的趨勢。面對海量的電子檔案，歸檔過程中要充分利用互聯網工具，優化工作流程，微信、QQ、釘釘等辦公軟件，使業務溝通不再受時間、空間的限制，避免不必要的集中會面；網盤、云盤等大容量的存儲空間方便各部門存儲，避免U盤拷貝時出現漏拷、刪除、中毒等問題；在線文檔可多人同時操作共享等等這些互聯網工具都起到減負作用，同時提高工作效率。（二）“藏”好檔案《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出：“檔案工作要樹立綠色發展理念，全面加強各項基礎業務建設，推動綠色環保型檔案庫建設”。檔案的保存從技術、場地、形式上都在進行新的創新。1．數字化檔案室建設建設數字化檔案室，實現檔案管理工作的數字化轉型、數字化升級和數字化換代，是將我國建成檔案管理強國的一項迫切任務和重要內容。巧婦難為無米之炊，數字化檔案室的前提是辦公設備齊全，而快速掃描設備、打印復印一體機、自動裝訂機等自動化設備都為檔案工作帶來便捷；隨著數字化進程的推進，檔案館（室）中保存的不僅是紙質檔案，還有大量的電子檔案，這些電子檔案分門別類被存在光盤、磁盤、優盤等電子存儲設備中，而電子設備的保存要求更高，不僅受溫度、濕度的影響，還會受電子設備的質量、磁場、熱源等影響，為了保證電子檔案的完整性、正確性，故采取對電子檔案多檢查、多備份，配備防磁柜等措施。2．庫房環境智能檢測在建校時間長、老檔案存放多的庫房中，封閉性的環境容易產生多種真菌、放射性元素氡、低濃度氮氧化物以及甲醛等，工作環境對人體會產生一定的危害。目前我校庫房中配置了空調、空氣凈化機、溫濕度感應裝置等來保障檔案的存儲條件，庫房環境質量需要人工進入感知，我們可以利用物聯網技在辦公區域實時地對庫房進行溫度調節、空氣質量、濕度等監控，監控系統可以是pc機客戶端也可以是APP手機端，操作方便，不受時間、空間的限制，工作期間可以在辦公區域對庫房進行溫度調節、空氣質量、濕度等檢測，保障檔案人員的身體健康，寒暑假等非工作時間也可以實時監控并優化庫房環境，提高了檔案的保存壽命。3．維護網站安全性互聯網下的信息化給辦公帶來便捷，也存在弊端。隨著線上服務進入“高質量”發展時代，高校檔案的網絡維護也需重視起來，絕不允許出現篡改、刪除等現象。某高校曾經發生過官方微博被盜號，發表不雅言論，給學校聲譽帶來負面的影響。維護網站安全的措施有：首先檔案存儲要使用專用的檔案軟件系統，我校目前使用的是南大之星，該系統穩定性較好，有專業人員進行問題解答和網絡維護，安全性得到保障。其次，檔案網站都是鏈接在校網頁上，高校現教中心部門需完善校園基礎網絡，建設智慧校園中心，實現對動力環境安全監控和設備耗能的實時監控；同時拓展存儲容量、提高網絡速度，運用大數據技術對網站信息進行整合，確保提供高速、安全、穩定的網站瀏覽服務。（三）“用”好檔案充分發揮檔案優勢。大膽創新，篩選出檔案信息內容合適的、利用頻率高的、利用人數廣泛的，與互聯網、區域鏈技術相結合，為用戶提供優質、便捷、高效的檔案利用服務。1．建立電子檔案分級管理系統建立電子檔案分級管理系統，利用大數據技術對不同類別的檔案查閱量進行統計，分門別類，使查閱者按需查找，提高查閱效率。總的可以分為公開類與非公開兩大類，公開類包括校史文化展現、名人名事、檔案知識宣傳類等資料。非公開中包括了本校教職工和學生可以查閱的個人信息等，設置為一級（普通級）；其次包括了會議紀要、行政發文、上級來文等，設置為二級（中級）；絕密文件設置為三級（絕密）管理。公開類的檔案直接鏈接在校網站上即可，屬于對外開放型；非公開類中的一級資料可以對接OA系統，教師和學生憑借自己的工號和學號進OA系統查閱即可；對于非公開中的二級（中級）管理文件，查閱者首先進行線上申請，相關領導電子批復同意后，再由系統隨機生成密碼方可進入查閱，而對于重要的機密文件（三級）視各校情況而定，是否能進行網上查閱。2．對用戶設定分類通道為方便用戶查閱，對查閱群體進行個性化通道設置，主要分為教師群體、學生（畢業生）群體、其他用戶等三類。經調查，教師查閱的范圍主要有在職個人信息、部門常規性文件、因申報科研項目需提供單位法人證書等，學生主要查詢對象為學籍、驗印名冊、畢業證書信息情況等，而其他用戶則能查閱網站上所有的對外開放資料。對用戶群體進行分類，也是對電子檔案信息進行分類，提高查閱效率，為維護了檔案的安全性。3．運用新媒體，傳播校園文化新媒體的使用，為宣傳校園文化帶來多種途徑。在全國學生上網課期間，我校在網絡上“火”了一把，“雪山頂上找信號的女孩”分別被現代快報、人民日報、新浪、抖音等多個融媒體報道，人民日報單條閱讀量達100萬，也是抖音上持續多天的熱搜，這個事件從側面也反映了新媒體傳播的快速性。隨著微信、微博、小程序的廣泛應用，檔案故事、檔案文化可以在公眾號上推送學校名人簡介、教學名師、校園大事記等，通過朋友圈等社交媒體轉發閱讀提高知名度，塑造校園名片；宣傳部門制作的快閃、抖音等短視頻的運用，努力把檔案利用好、宣揚校園文化。中華五千年文明是靠著歷史檔案一步一步傳承下來的。高校文化亦是如此，通過查看校史、大事記、年鑒等，可以了解一個學校的辦學宗旨、發展歷程，可以為校管理者提供治理決策，為教師提供教學、科研經驗等。

五、小結

檔案信息資源的開發和利用是體現檔案事業意義的重要方面，是文化自信的重要組成部分。目前，高校檔案信息化的措施在不斷地推進和完善階段，2020年受的影響，各省高校實行“停課不停教、停課不停學”，線上辦公、電子文件流轉力度加大；從新形勢的需求來看，檔案信息化發展是必需的，而且還有很長的路要走。

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作者:章芳芳 單位:江蘇食品藥品職業技術學院