大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化建設(shè)研究
時(shí)間:2022-06-30 03:18:02
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摘要:大數(shù)據(jù)時(shí)代,高校檔案工作面臨新形勢(shì),檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)總量大、服務(wù)質(zhì)量好、技能要求高的特點(diǎn)。高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)從三個(gè)方面著手:遵循規(guī)范,完善制度建設(shè);引進(jìn)人才,組建專業(yè)隊(duì)伍;宏觀規(guī)劃,整合數(shù)字資源。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);高校檔案;檔案信息化
大數(shù)據(jù),或稱巨量資料,是信息時(shí)代的產(chǎn)物,呈現(xiàn)出大量(Volume)、高速(Velocity)、多樣(Variety)、價(jià)值密度(Value)、真實(shí)性(Veracity)五大特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息呈井噴式增長,檔案大數(shù)據(jù)概念產(chǎn)生,檔案行業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),檔案工作需要逐步完成轉(zhuǎn)型以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。高校檔案全面、真實(shí)記錄了學(xué)校在發(fā)展過程中的各種活動(dòng),是學(xué)校決策的重要依據(jù),面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)和需求,如何充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理,最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值為全體師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是高校檔案工作者需要思考的重要問題。
1大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案工作特點(diǎn)分析
大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息資源呈現(xiàn)出5V特點(diǎn)。高校檔案管理工作也隨之呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。1.1數(shù)據(jù)總量大。當(dāng)前,高等教育面臨重大發(fā)展機(jī)遇,本科院校“雙一流”、職業(yè)院校“雙高計(jì)劃”建設(shè)如火如荼。為提升信息化建設(shè)水平,各大高校積極建設(shè)智慧校園。智慧校園采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)為核心技術(shù),整合校內(nèi)各數(shù)據(jù)資源,建設(shè)數(shù)據(jù)中心,完善基礎(chǔ)設(shè)施、構(gòu)建數(shù)字資源體系。隨著智慧校園建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn),高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)得到整合升級(jí),檔案數(shù)字資源總量大幅度增加。可以預(yù)見的是,隨著高校信息化建設(shè)的逐步推進(jìn),檔案數(shù)據(jù)總量將持續(xù)增加。1.2服務(wù)質(zhì)量好。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,檔案的檢索主要依靠人工檢索,檔案利用主要以到館利用為主,檔案檢索的效率不高,檢索成本相對(duì)較高。大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案線上利用成為主要方式,通過在線傳輸,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的異地利用。此外,隨著檔案自助查詢機(jī)的投入使用,檔案自助也成為可能。譬如,2017年,燕山大學(xué)啟用“檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)”、自助查詢打印一體機(jī),學(xué)生可以通過該系統(tǒng)在線申請(qǐng)辦理成績證明和學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等業(yè)務(wù);還可以憑借個(gè)人身份證在一體機(jī)上自助打印四六級(jí)成績、成績單等證明材料。系統(tǒng)和一體機(jī)的投入使用,一方面大大提升了高校檔案利用的效率和質(zhì)量,也在一定程度上緩解了高校檔案業(yè)務(wù)人員不足的壓力。1.3技能要求高。信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)信息技能的要求愈發(fā)嚴(yán)格,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)的出現(xiàn),給檔案工作帶來了挑戰(zhàn),檔案業(yè)務(wù)人員需要不斷地學(xué)習(xí)汲取新的知識(shí),掌握新的技能才能適應(yīng)不斷變化的時(shí)代和崗位需求。從生命周期的角度來看,大數(shù)據(jù)包括大數(shù)據(jù)采集、大數(shù)據(jù)預(yù)處理、大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及大數(shù)據(jù)分析四大核心技能,掌握基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)技能成為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)展的必然趨勢(shì)。總體而言,大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的技能要求更高。
2大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高校檔案信息化建設(shè)探析
當(dāng)前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)展的重要趨勢(shì)。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)整體增加“檔案信息化建設(shè)”章節(jié),對(duì)今后檔案行業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)行了宏觀規(guī)劃。高校檔案數(shù)據(jù)總量大、類型豐富,是開展教學(xué)科研工作的重要參考依據(jù),逐步推進(jìn)高校檔案信息建設(shè)成為學(xué)校事業(yè)發(fā)展的長足規(guī)劃。2.1遵循規(guī)范,完善制度建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,高校檔案信息化建設(shè)涉及全校各個(gè)業(yè)務(wù)部門,涉及范圍廣且操作難度大,為確保高校檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn),需要學(xué)校從制度層面提供保障。學(xué)校應(yīng)參照相關(guān)的管理規(guī)范,進(jìn)一步完善檔案管理制度。目前,從法律層面來看,《檔案法》是開展檔案工作的首要文件,在第五章“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)中對(duì)各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)做出了具體要求,高校在開展信息化建設(shè)時(shí)首先應(yīng)滿足《檔案法》的基本要求,如積極采購檔案信息系統(tǒng),完成檔案信息系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相互銜接。從高校這一特定主體來看,《高等學(xué)校檔案管理辦法》是高校開展檔案業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù),該辦法中明確提出要將學(xué)校檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展。此外,針對(duì)檔案信息化建設(shè)還有系列標(biāo)準(zhǔn),如《電子公文歸檔暫行管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等,上述文件和標(biāo)準(zhǔn)都是指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的重要標(biāo)準(zhǔn)。基于此,高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)規(guī)劃時(shí),要遵循相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合高校檔案工作實(shí)際有序開展。建立一套切實(shí)可行的檔案管理制度。首先,宏觀層面出臺(tái)學(xué)校檔案管理辦法,如鄭州大學(xué)為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作,在參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下,立足學(xué)校實(shí)際,出臺(tái)了《鄭州大學(xué)檔案管理辦法》,對(duì)檔案各個(gè)具體工作做出了明確規(guī)定。此外,要圍繞檔案管理辦法出臺(tái)系列子制度,要求具有較強(qiáng)的可操作性。如《立卷部門歸檔范圍和保管期限》《檔案庫房管理制度》《檔案利用制度》《檔案人員保密制度》《檔案信息化規(guī)劃》等。深入檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),以制度為保障確保檔案具體環(huán)節(jié)工作開展的規(guī)范性。2.2引進(jìn)人才,組建專業(yè)隊(duì)伍。前文已經(jīng)提到,大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員提出了新的要求,組建專業(yè)的檔案隊(duì)伍已經(jīng)成為應(yīng)對(duì)新時(shí)代挑戰(zhàn)的必然要求。當(dāng)前,檔案高等教育發(fā)展迅速,從縱向上形成了“本科———碩士——博士”的教育格局,橫向上形成了專業(yè)碩士與學(xué)術(shù)碩士并行的格局,可以說,為高校檔案事業(yè)儲(chǔ)備了高層次人才。高校需從人才引進(jìn)和人才繼續(xù)教育兩個(gè)環(huán)節(jié)著手,進(jìn)一步優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。一方面,在人才引進(jìn)環(huán)節(jié)。高校檔案業(yè)務(wù)人員一般分為檔案館專職人員和各二級(jí)機(jī)構(gòu)兼職人員,對(duì)于檔案專職人員在引進(jìn)環(huán)節(jié)應(yīng)明確人才的專業(yè)和能力要求,引進(jìn)檔案類專業(yè)人才。而對(duì)于各二級(jí)機(jī)構(gòu)的兼職人員,則盡可能選擇具有一定檔案知識(shí)背景的人員,這樣才能使高校檔案隊(duì)伍具有專業(yè)性。檔案館規(guī)模較大的高校還應(yīng)考慮人才隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu),引進(jìn)部分具有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的專業(yè)人才助力學(xué)校檔案信息化建設(shè)。另一方面,在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)。時(shí)代的發(fā)展和崗位需求的改變,檔案業(yè)務(wù)人員需通過繼續(xù)教育來不斷充實(shí)、更新自身知識(shí),通過參與行業(yè)領(lǐng)域的前沿講座、專業(yè)課程學(xué)習(xí)等來掌握行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。而針對(duì)高校檔案工作者,應(yīng)注重三類知識(shí)和技能的培養(yǎng),一是檔案專業(yè)知識(shí)。如當(dāng)前熱門的區(qū)塊鏈技術(shù),如何將該技術(shù)與高校檔案管理有機(jī)結(jié)合值得探究。二是高校業(yè)務(wù)知識(shí)。高校業(yè)務(wù)多,流程多,檔案工作者需全面掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本流程和要求,以確保檔案管理的規(guī)范性和有序性。三是信息技術(shù)能力。除常規(guī)辦公軟件的使用,還需具備一定的信息處理能力,掌握必要的云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)。2.3宏觀規(guī)劃,整合數(shù)字資源。高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需循序漸進(jìn),為做好此項(xiàng)工作,首先要進(jìn)行整體規(guī)劃,逐步整合檔案數(shù)字資源,具體而言,可以從以下幾個(gè)方面著手:一是實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化。傳統(tǒng)檔案管理階段,檔案以紙質(zhì)檔案為主,電子文件相對(duì)較少,各高校積存了大量的紙質(zhì)檔案。2016年,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出要全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化,各大高校積極響應(yīng)開展檔案數(shù)字化工作,但仍有部分高校尚未開展或工作進(jìn)展較慢,高校應(yīng)從學(xué)校紙質(zhì)檔案總量出發(fā)制定數(shù)字化的規(guī)劃,逐步推進(jìn)此項(xiàng)工作。一般而言,可以采取檔案業(yè)務(wù)外包的形式,通過項(xiàng)目招標(biāo)將檔案數(shù)字化工程委托第三方,提高數(shù)字化建設(shè)的效率。二是實(shí)現(xiàn)增量電子化。當(dāng)前,高校建立了多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),如OA辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及資產(chǎn)管理系統(tǒng),等等。學(xué)校的諸多業(yè)務(wù)均為線上辦理,這在很大程度上提升了各項(xiàng)工作的效率,由此產(chǎn)生大量的電子文件。
檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際購買或自行開發(fā)符合工作需求的檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接,實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化搜索、自動(dòng)查詢等功能。三是利用網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化管理階段,線上利用將成為主要方式,為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的網(wǎng)絡(luò)化,需加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè),積極開發(fā)檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)并配備自助查詢打印一體機(jī),讓學(xué)生能夠通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的在線辦理。此外,可以利用校園卡或身份證在自助查詢一體機(jī)上自助打印相關(guān)材料。
參考文獻(xiàn):
[1]關(guān)于啟用“檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)”及自助查詢打印一體機(jī)的通知[EB/OL].[2020-10-28].
[2]大數(shù)據(jù)方面核心技術(shù)有哪些?[EB/OL].[2020-10-28].
作者:田璐 單位:思克萊德大學(xué)