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一、不斷加強人口計生檔案管理

1.力求工作程序規范化、標準化。若想提高檔案管理水平，必須確保程序和方法的標準化和規范化，需要在檔案進行收集、整理、檢定、保存和錄入等各個階段按照有序的方式方法開展工作。（1）對案卷進行詳細普查。普通的計生檔案由于長時間沒有全面詳細的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成案卷多次重復或者失去考察價值，因此，需要周期性對這類文件進行清理和刪除，在使用計算機之后防止出現一份案卷重復工作的情況發生，不斷提高工作效率。（2）對案卷進行分類管理，讓案卷分類更加合理化。對案卷進行重組的基本原則是保證兩者有關聯的文件組合在一起，在查找過程中提高了查詢速率。（3）要嚴格統一檔案的分類號。嚴格審查計生檔案文件名，以防止出現重復，這樣可以適當提高檢索時的速度和準確率。2.推進計生檔案先進化管理的進程。一是確定工作優先級。在計生檔案管理當中最為重要的就是合理使用檔案，只有檔案使用得當才能夠充分地發揮出其作用，而使用計算機進行檔案管理只是為了可以提高計生檔案的利用速率，在使用計算機進行管理的時候，檔案應該按照其重要程度、價值多少以及利用率高低進行排序，將核心內容可以開放的檔案和使用率偏高的檔案進行特別整理。二是著錄過程分級別進行，可以提高整體使用效率。可以把案卷分為三個層次進行著錄，①有很多案卷反映問題單一而且并不具備一定的查考價值，故將其分配到案卷級著錄當中；②對于一些若干文件都表達同一含義內容而且擺放較近的檔案，進行適當的組合和編訂，可以稱作組合級著錄；③將反映重要信息文件或者比較龐雜的文件進行文件級著錄。這樣的處理機制不但可以反映出檔案的主要內容和特點，而且著錄有調理，有效地降低了著錄和錄入條目，提高了效率，節約了人力和物力資源。三是類別對號入座，發揮檔案原基礎作用。對于很多計生檔案基礎比較好而且含有全引目錄，在進行著錄的時候可以在全引目錄上做好分類標記，而對于比較特殊的案卷，例如：病例檔案、案件等，可以在計算機當中錄入姓名、地址、時間等時直接錄入，之后通過計算機給出分類號。這樣可以充分地發揮出檔案目錄的基礎性作用，相應地減少了錄入環節，提高了著錄的效率。四是使用關鍵性詞語代替主題描述語，提高查詢速率。主題描述語在進行查找的過程中非常繁瑣，導致效率低下，為了解決這一難題，可以使用關鍵性詞語代替主題描述語，即在提名和文件當中找到某個或多個詞語進行描述，等到輸入計算機之后，使用其批量處理功能進行統一操作和處理。

二、優化計生檔案管理人員隊伍

1.重視對人才素質的培養。我們處在信息化發展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。2.對計生檔案管理人員進行在職培訓。積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓和技術學習，不斷提高檔案管理人員的知識結構和技術水平，并重視對檔案信息觀念的培養和信息化服務的能力。在開展培訓教育的時候，應采取多種培訓方式，以多元化、立體性教學模式為主體，具有一定的針對性和實用性。在培訓之前做好相應的系統調研，把培訓的內容和實際工作要求結合在一起，對于崗位不同的工作人員提出不同的素質培養要求，制定出合理、科學的培訓方式，注重對計算機使用方法的培訓，不斷強化計生檔案管理人員的圖書官學和情報學等關聯學科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當中，了解現如今檔案工作的發展趨勢，拓寬學習領域，更新知識體系結構。3.不斷優化人才結構。把不同專業、年齡、學歷和職稱的檔案管理人員合理的整合在一起，發揮出各自特點和優勢，形成一個多方面的人才結構體系，并使其互相幫助、影響、配合，有助于整體意識的培養。綜上所述，想要不斷提高計劃生育檔案管理質量，需要從多個方面入手，不斷提高計生檔案管理的模式和理念，加強對專業性人才的培養。順利開展計生檔案管理工作，有助于計生工作的高校進行，對社會經濟環境也有很大的影響，為我國社會經濟可持續化發展奠定了良好的基礎。

本文作者：魏曉英工作單位：凌源市人口和計劃生育局