導(dǎo)語：淺析計劃生育檔案管理的問題一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、不斷加強(qiáng)人口計生檔案管理

1.力求工作程序規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。若想提高檔案管理水平，必須確保程序和方法的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，需要在檔案進(jìn)行收集、整理、檢定、保存和錄入等各個階段按照有序的方式方法開展工作。（1）對案卷進(jìn)行詳細(xì)普查。普通的計生檔案由于長時間沒有全面詳細(xì)的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成案卷多次重復(fù)或者失去考察價值，因此，需要周期性對這類文件進(jìn)行清理和刪除，在使用計算機(jī)之后防止出現(xiàn)一份案卷重復(fù)工作的情況發(fā)生，不斷提高工作效率。（2）對案卷進(jìn)行分類管理，讓案卷分類更加合理化。對案卷進(jìn)行重組的基本原則是保證兩者有關(guān)聯(lián)的文件組合在一起，在查找過程中提高了查詢速率。（3）要嚴(yán)格統(tǒng)一檔案的分類號。嚴(yán)格審查計生檔案文件名，以防止出現(xiàn)重復(fù)，這樣可以適當(dāng)提高檢索時的速度和準(zhǔn)確率。2.推進(jìn)計生檔案先進(jìn)化管理的進(jìn)程。一是確定工作優(yōu)先級。在計生檔案管理當(dāng)中最為重要的就是合理使用檔案，只有檔案使用得當(dāng)才能夠充分地發(fā)揮出其作用，而使用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理只是為了可以提高計生檔案的利用速率，在使用計算機(jī)進(jìn)行管理的時候，檔案應(yīng)該按照其重要程度、價值多少以及利用率高低進(jìn)行排序，將核心內(nèi)容可以開放的檔案和使用率偏高的檔案進(jìn)行特別整理。二是著錄過程分級別進(jìn)行，可以提高整體使用效率。可以把案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，①有很多案卷反映問題單一而且并不具備一定的查考價值，故將其分配到案卷級著錄當(dāng)中；②對于一些若干文件都表達(dá)同一含義內(nèi)容而且擺放較近的檔案，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M合和編訂，可以稱作組合級著錄；③將反映重要信息文件或者比較龐雜的文件進(jìn)行文件級著錄。這樣的處理機(jī)制不但可以反映出檔案的主要內(nèi)容和特點，而且著錄有調(diào)理，有效地降低了著錄和錄入條目，提高了效率，節(jié)約了人力和物力資源。三是類別對號入座，發(fā)揮檔案原基礎(chǔ)作用。對于很多計生檔案基礎(chǔ)比較好而且含有全引目錄，在進(jìn)行著錄的時候可以在全引目錄上做好分類標(biāo)記，而對于比較特殊的案卷，例如：病例檔案、案件等，可以在計算機(jī)當(dāng)中錄入姓名、地址、時間等時直接錄入，之后通過計算機(jī)給出分類號。這樣可以充分地發(fā)揮出檔案目錄的基礎(chǔ)性作用，相應(yīng)地減少了錄入環(huán)節(jié)，提高了著錄的效率。四是使用關(guān)鍵性詞語代替主題描述語，提高查詢速率。主題描述語在進(jìn)行查找的過程中非常繁瑣，導(dǎo)致效率低下，為了解決這一難題，可以使用關(guān)鍵性詞語代替主題描述語，即在提名和文件當(dāng)中找到某個或多個詞語進(jìn)行描述，等到輸入計算機(jī)之后，使用其批量處理功能進(jìn)行統(tǒng)一操作和處理。

二、優(yōu)化計生檔案管理人員隊伍

1.重視對人才素質(zhì)的培養(yǎng)。我們處在信息化發(fā)展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機(jī)使用技術(shù)，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結(jié)構(gòu)完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創(chuàng)新意識和頂尖技術(shù)，綜合其自身能力進(jìn)行檔案管理。2.對計生檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)。積極組織和鼓勵在職工作人員進(jìn)行更深層次的培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平，并重視對檔案信息觀念的培養(yǎng)和信息化服務(wù)的能力。在開展培訓(xùn)教育的時候，應(yīng)采取多種培訓(xùn)方式，以多元化、立體性教學(xué)模式為主體，具有一定的針對性和實用性。在培訓(xùn)之前做好相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)研，把培訓(xùn)的內(nèi)容和實際工作要求結(jié)合在一起，對于崗位不同的工作人員提出不同的素質(zhì)培養(yǎng)要求，制定出合理、科學(xué)的培訓(xùn)方式，注重對計算機(jī)使用方法的培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化計生檔案管理人員的圖書官學(xué)和情報學(xué)等關(guān)聯(lián)學(xué)科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當(dāng)中，了解現(xiàn)如今檔案工作的發(fā)展趨勢，拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識體系結(jié)構(gòu)。3.不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。把不同專業(yè)、年齡、學(xué)歷和職稱的檔案管理人員合理的整合在一起，發(fā)揮出各自特點和優(yōu)勢，形成一個多方面的人才結(jié)構(gòu)體系，并使其互相幫助、影響、配合，有助于整體意識的培養(yǎng)。綜上所述，想要不斷提高計劃生育檔案管理質(zhì)量，需要從多個方面入手，不斷提高計生檔案管理的模式和理念，加強(qiáng)對專業(yè)性人才的培養(yǎng)。順利開展計生檔案管理工作，有助于計生工作的高校進(jìn)行，對社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境也有很大的影響，為我國社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

本文作者：魏曉英工作單位：凌源市人口和計劃生育局