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一、使用物資管理系統(tǒng)，基本信息設(shè)置必須符合要求

1.用料單位信息

用料單位是指在本項(xiàng)目簽訂施工合同并委托專(zhuān)人有權(quán)領(lǐng)用物資的施工單位（或本單位工區(qū)、班組）及本項(xiàng)目外的單位（主要指調(diào)售材料時(shí)），做發(fā)料、退料、調(diào)撥時(shí)必選項(xiàng)，如有新增施工單位可以隨時(shí)維護(hù)。

2.工號(hào)信息

（1.工號(hào)設(shè)置。項(xiàng)目對(duì)需要單獨(dú)核算的各工程工號(hào)進(jìn)行單獨(dú)設(shè)立，如XX特大橋或大橋、框架橋、隧道、路基等作為單個(gè)工號(hào)設(shè)立。工程工號(hào)設(shè)立，項(xiàng)目上工程技術(shù)、預(yù)算、財(cái)務(wù)、材料等相關(guān)部門(mén)應(yīng)統(tǒng)一一致，便于統(tǒng)一核算口徑。工程工號(hào)是發(fā)料、材料費(fèi)核算分析、物資統(tǒng)計(jì)需要選擇項(xiàng)。

（2.分工號(hào)主要物資需用量。物資需用量是指完成計(jì)劃期內(nèi)生產(chǎn)任務(wù)而需要消耗的物資數(shù)量。分工號(hào)主要物資需用量是指單項(xiàng)工程分規(guī)格型號(hào)的物資總需用量總稱(chēng)，它是計(jì)劃消耗量，也叫應(yīng)耗數(shù)量，是成本核算的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。錄入單項(xiàng)工程物資需用計(jì)劃，要依據(jù)施工技術(shù)部門(mén)提供的工程工號(hào)物資需用量核算表，錄入完成此項(xiàng)工作。

3.材料信息材料信息是指項(xiàng)目上建立本項(xiàng)目的常用材料基本信息，主要包括物資分類(lèi)、物資編號(hào)、材料名稱(chēng)、材料規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、材料庫(kù)別、核算價(jià)格、核算范圍、集采范圍等。材料信息建立由項(xiàng)目上根據(jù)使用范圍，將常用材料從公司目錄庫(kù)中逐步導(dǎo)入到項(xiàng)目材料信息庫(kù)中。

（1.材料庫(kù)別。設(shè)置材料庫(kù)別是為便于物資分類(lèi)管理和與財(cái)務(wù)對(duì)賬。材料信息增加后，要及時(shí)調(diào)整材料庫(kù)別。設(shè)置庫(kù)別時(shí)，按照上級(jí)下發(fā)的物資分類(lèi)與材料庫(kù)別對(duì)照表進(jìn)行維護(hù)設(shè)置。

（2.核算價(jià)格（預(yù)算價(jià)、投標(biāo)價(jià)、責(zé)任成本價(jià)必填一項(xiàng)）。材料核算價(jià)格是指本項(xiàng)目執(zhí)行的材料預(yù)算價(jià)、投標(biāo)價(jià)或責(zé)任成本價(jià)。在材料信息設(shè)置時(shí)需要把核算價(jià)格中的預(yù)算價(jià)、投標(biāo)價(jià)或責(zé)任成本價(jià)必須填上一項(xiàng)，成本分析核算時(shí)使用。

（3.是否核算、是否集采。對(duì)上級(jí)公司要求核算和集中采購(gòu)的物資，在材料信息設(shè)置時(shí)，要予以確認(rèn)，在核算統(tǒng)計(jì)時(shí)便于分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)。

4.供應(yīng)商管理經(jīng)上級(jí)公司和項(xiàng)目評(píng)審合格的供應(yīng)商，并與項(xiàng)目簽訂供應(yīng)合同或有資金結(jié)算的供應(yīng)單位。錄入時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)供應(yīng)商全稱(chēng)、所屬地區(qū)、資質(zhì)認(rèn)證、類(lèi)型、法人代表、聯(lián)系人、電話等。做收料、驗(yàn)收登記時(shí)必選項(xiàng)，如有新增供應(yīng)單位可以隨時(shí)維護(hù)。以上基本信息設(shè)置，是物資管理系統(tǒng)必要程序，這項(xiàng)工作非常重要，它支持整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，是物資計(jì)劃、物資采購(gòu)、材料憑單、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、成本核算等不可缺少的基礎(chǔ)性資料。

二、如何使用物資管理系統(tǒng)規(guī)范物資管理

1.重視物資管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的作用公司和項(xiàng)目物資主要管理人員必須重視物資管理系統(tǒng)在物資管理中的作用，而且物資主管人員必須會(huì)使用并能指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員規(guī)范使用。

2.熟練掌握物資系統(tǒng)使用功能和技巧物資管理系統(tǒng)操作人員應(yīng)熟知物資管理相關(guān)知識(shí)、物資目錄、物資分類(lèi)、業(yè)務(wù)流程、成本科目或材料庫(kù)別劃分等要求，研究并能熟練掌握物資系統(tǒng)使用功能和技巧，充分發(fā)揮物資系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的功效。

3.基礎(chǔ)資料填寫(xiě)錄入要規(guī)范各種材料單據(jù)填寫(xiě)錄入要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，一定要按照單據(jù)設(shè)置要求填寫(xiě)，不能丟三落四，改正隨意填寫(xiě)陋習(xí)，養(yǎng)成按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)的習(xí)慣。

4.及時(shí)檢查，糾正操作錯(cuò)誤項(xiàng)目物資管理人員要合理分工，分別負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)板塊或各工點(diǎn)業(yè)務(wù)，材料主管和系統(tǒng)管理員日常要檢查系統(tǒng)使用情況，及時(shí)糾正錄入的錯(cuò)誤信息。

5.提取系統(tǒng)相關(guān)資料搞好統(tǒng)計(jì)分析通過(guò)基本信息設(shè)置維護(hù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)錄入，根據(jù)需要，按月、季、年提取物資系統(tǒng)自動(dòng)匯總形成的分析數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，搞好工程工號(hào)材料消耗核算分析和統(tǒng)計(jì)上報(bào)。物資管理人員應(yīng)認(rèn)真研究物資管理系統(tǒng)功能，熟練掌握物資系統(tǒng)使用技巧，發(fā)揮物資系統(tǒng)管理效率，讓物資系統(tǒng)為物資管理服務(wù)，最終達(dá)到規(guī)范物資管理的目的。

作者：李廣文單位：中鐵航空港集團(tuán)第三工程有限公司物資設(shè)備部