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1物資管理系統需求分析

目前，物資管理在各個中小企業都是必須要開展的業務。根據分析，我們認為中小企業在物資管理上還存在著以下問題:

1)倉庫、物資基礎信息不全，很難及時按照要求進行物資的出入庫。在一個企業中每天出入庫的物資是很龐大的，如果基本的基礎信息不全，要想做到后期的出入庫操作是不可能的。例如:物資的基本信息不全，就會在后期的查詢以及出入庫操作中出現錯誤。有些動作還是不可操作。經過以上分析，物資管理系統必須具有以下功能:倉庫基本信息:包括填寫倉庫的基本信息，并且能夠對倉庫信息進行查詢修改;物資基礎信息:包括填寫物資的基本信息，并且能夠對物資信息進行查詢修改;供應商信息管理:包括填寫供應商的基本信息，并且能夠對供應商信息進行查詢修改;員工信息管理:包括填寫員工的基本信息，并且能夠對員工信息進行查詢修改。

2)出入庫手續過程復雜，從而導致物資出入庫過程緩慢，并且人工管理容易出錯。由于物資的多樣性，有時需要多人管理物資的出入庫，這也容易導致員工對各自的職責相互推諉，從而影響物資發放與接受。同時，在實際的操作過程中，有些物資出庫后又被退回倉庫。這就需要系統有入庫退貨的功能。在物資的保管中，有些物資不可避免地會出現報損和報廢的現象。這種情況也需要系統有處理的接口。經以上分析，系統必須具備物資出入庫管理、物資出庫管理、物資入庫退貨、物資報廢管理等功能。

3)對物資的各種查詢也一直是對物資管理的難點，由于物資管理涉及方方面面，比如:物資本身、供應商、倉庫等。由人工來進行查詢明顯是費力得不到好結果的做法，而且不能及時更新。相應管理者需要某種查詢結果時，往往要耗費大量的人力物力來完成，而且還需要等待。這在市場快速變化的今天，是不合時宜的。經以上分析，系統需要包括物資出入庫查詢、物資報銷查詢、供應商結賬查詢、物資退貨查詢等等。

4)會計科目用錯或會計科目雖未用錯，但實際記賬金額大于應記金額的錯誤賬款。一般情況下，在及時發現錯誤，沒有影響后續核算的情況下多使用紅字沖銷法。物資賬目的紅字沖銷對企業的會計人員也是必須要具備的功能，經以上分析，系統需要包含:入庫票號沖銷、出庫票號沖銷、入庫退貨票號沖銷、維修票號沖銷、報廢票號沖銷、報損票號沖銷、報溢票號沖銷、供應商結款票號沖銷等功能。

2系統總體設計

2．1系統架構

系統采用B/S模式的高可靠性和方便性來架構系統應用，這樣只要能夠連接上Internet就可以在各個不同的辦公地點的計算機上進行操作管理。不論對具體物資操作人員還是公司的管理層人員來說，都是一種很好的架構模式。

2．2系統數據庫設計

系統整體需要的表很多，主要有入庫單表、入庫明細表、入庫類別表、出庫單表等。通過主鍵建立表與表之間的關系，在設計過程中要盡量保持較小的數據冗余度。

3系統功能模塊實現

根據系統的需求分析，可以將系統從功能上分為基礎信息、物資管理、信息查詢、紅字沖銷、系統五大部分。

3．1基礎信息

基礎信息模塊主要由倉庫基礎信息、物資基礎信息、供應商基礎信息、員工基礎信息小模塊等組成。這些小模塊都能夠提供用戶對各種基礎信息的收集功能，通過這些模塊界面用戶可以將企業所涉及到的各種信息都收集到數據庫中，以備下一步應用。這個步驟很簡單，但是也很重要，是后面各個步驟的信息來源。其中物資基礎信息模塊是基礎信息收集的重點模塊，在這個模塊中主要實現物資的相關信息查詢、添加、取消、修改、刪除等操作。物資基礎信息包括:物資名稱、物資編碼(由公司內部統一制定)、價格、采購單位、條形碼等信息需要用戶進行輸入。同時在物資基礎信息模塊中也要提供簡單的查詢功能，可以設置多種查詢條件，以備用戶在當前界面進行查詢。其它的模塊功能基本和物資基礎信息模塊類似，只是各有各自的具體輸入收集內容。

3．2物資管理

物資管理模塊主要由物資出入庫管理、物資入庫退貨、物資維修管理、盤點打印等小模塊組成。物資管理的基本功能是對出入庫的物資進行管理，還包括對物資維修、物資報損等情況進行處理，最后還要能進行簡單盤點打印，實際就是一個小結統計功能。物資出入庫管理包括入庫和出庫兩個方面，在入庫方面主要功能是記錄物資進入倉庫的相關信息，在出庫方面主要功能是記錄物資流出倉庫的相關信息。這兩個模塊是物資管理功能的主要模塊，其在實現原理上也是類似，只是出入方向不同。入庫管理需要登記供應商名稱、操作員、負責人、物資名稱、單價、數量、金額、存放倉庫等信息。將這些錄入信息都存放到后臺數據表中，方便企業對物資的管理。出庫管理則是物資的流出，需要登記領取人、操作員、庫管員、物資名稱、數量、倉庫名稱等信息。出庫物資實施登記保存后，實際上是從數據庫表中刪除或者減除掉相關的物資記錄數量。物資維修管理是對維修物資的修繕進行管理，有些物資由于時間的原因或者其它原因，出現了一些問題。這時需要有員工對其進行處理維修。

3．3信息查詢

信息查詢模塊主要由物資出入庫查詢、物資退貨查詢、物資維修查詢、物資報廢查詢、物資報損查詢等模塊組成。在實際的應用中，很多情況下都要查詢物資的當前狀況。在手工階段，查詢信息的獲取是費時費力。同時也達不到時間的要求，往往員工整理好信息以后，這條信息對于領導的參考價值大大降低。所以，有一個能夠及時查詢物資各種信息的模塊對于整個系統來說是非常必要的。物資出入庫查詢模塊可以設置各種查詢條件，包括模糊查詢，要有一定的靈活度才能滿足用戶各種各樣的查詢要求。查詢結果可以在界面直接顯示，同時如果有需要也可以以不同的格式進行保存，以方便調閱。各種查詢都是基于后臺的各個表單，因此往往涉及到多個表之間的鏈接查詢。這就要求在代碼部分設計好查詢語句，以高效率完成查詢工作。

3．4紅字沖銷

紅字沖銷模塊主要是由入庫票號沖銷、出庫票號沖銷、入庫退貨票號沖銷、維修票號沖銷、報廢票號沖銷、報損票號沖銷等模塊組成。在企業中，在需要沖銷功能時，可選擇此處的紅字沖銷模塊，按照各自的需求進行相應操作。

3．5系統

系統模塊由系統登錄、口令修改、系統退出模塊組成。這個模塊功能主要是對于登陸用戶的選擇、口令的修改等，屬于輔助功能模塊。

4結束語

該物資管理系統構建于B/S模式，適合于中小企業。系統設計結構合理、功能完善、操作方便、擴充性能好，在投入實際運行中反映效果良好、穩定可靠，能夠大大提高工作效率，具有一定的推廣價值。后期還可以根據用戶的反饋和要求進一步完善系統的功能，使其更加具有實際應用性。

作者：羅瑋工作單位：中鐵大橋局集團有限公司