導語：信息化在企業物資采購管理的作用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：企業經營規模不斷擴大，對各類物資的需求量也在持續提升，物資采購管理面臨的工作壓力也相應增加。除了要注意控制物資采購的質量、成本外，還要實現物資的最優化利用，減少因為庫存積壓帶來的損耗。將信息技術應用到物資采購管理中，搭建物資采購管理平臺，實現對采購方案、采購合同的科學管理，以及對采購過程的全面監督，推動物資采購管理向規范化、精益化方向發展。文章首先概述了物資采購管理信息化的重要價值和應用現狀，隨后介紹了信息技術在采購方案管理、財務結算管理方面的創新應用，最后就如何保障物資采購管理信息系統的推廣使用提出了幾點建議。

關鍵詞：信息化；物資采購；財務結算；采購合同

物資采購是企業生產與運營的基礎環節之一，以往企業采購管理中，由于對物資供需信息變化的掌握不及時，經常會出現采購費用超支，物資供不應求或供大于求的情況，不利于物資的最優化配置。物資采購管理工作中要引進信息技術，搭建信息平臺，在減輕采購人員壓力、提高采購工作效率的基礎上，支持企業各項業務的正常開展，進而實現企業經營效率和競爭實力的全面提升。

1企業物資采購管理信息化的重要性

1.1有利于實現物質采購管理的全面監督。物質采購管理需要重點關注兩個要點，其一是確保物資的質量、品類、規格等符合要求；其二是控制采購成本，杜絕資金浪費或挪用等不合理的情況。信息技術的運用，讓整個采購過程變得更加透明，企業的管理人員能夠做到全面監督。在采購管理中將質量管理應用到物資采購的各個環節之中，嚴格管理市場準入，對供應商的產品標準和質量保證體系加以審查考評。對采購計劃質量標準與要求進行審查，對入庫管理、合同管理、驗收管理及出庫管理等方面，均應制定相應的管理要求，使采購過程實現全方位和全過程的管理，從源頭上杜絕了各類不規范行為。1.2有利于提升物資采購管理的工作效率。以往企業的物資采購，從前期編制采購方案、采購各類物資，再到財務結算，整個過程需要花費較長的時間，物資采購周期越長，管理工作的壓力越大，企業方面需要投入的人力成本、時間成本就越多，損害了企業的利益。而信息化的應用，則精簡了物資采購的流程，讓時間成本大幅度縮減。例如，以往的企業采購，需要采購人員提前調查多家供應商的報價，然后進行綜合對比，確定合作對象。在運用信息技術之后，可以靈活掌握市場上各類物資的價格情況，消除了供應商和企業之間的信息不對稱問題，有助于企業采購人員合理選擇供應商，提高物資采購效率。

2信息化在企業物質采購管理中的應用現狀

2.1企業采購管理部門的信息基礎較為薄弱。現代企業對信息技術的重視程度越來越高，但是在采購業務上，傳統的思維仍然根深蒂固，信息化建設比較滯后。雖然企業采購部門也順應信息化發展形勢，引進了管理信息系統，但是后續的支持工作沒有跟進，信息系統的價值受到了很大限制。以ERP系統為例，該系統涵蓋了物資管理、人力管理、財務管理、信息管理等各個方面，是現代企業必備的管理信息工具。企業雖然引進了ERP系統，但是沒有與時俱進的進行系統升級，日常的運營維護工作也不到位，低版本的ERP系統軟件與其他辦公軟件不兼容，在物資采購管理中的實際作用沒有完全發揮出來。2.2物資采購管理人員的信息技術操作能力差。隨著企業物資采購管理系統研發的深入和應用范圍的擴展，對采購管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。根據調查結果來看，企業在職的采購管理人員中，有相當多的人員對管理信息系統比較陌生，只能完成基本的操作，而對于數據資源的調取與分析，采購與供應的協調等更加重要的功能，沒有做到熟練掌握。在這種情況下，采購管理信息化的應用優勢沒有體現出來，不能給企業創造價值和利潤，企業高層領導在這一方面的重視程度降低，從長遠來看不利于采購管理部門信息化建設的發展。2.3現有物資采購管理信息系統的功能單一不同企業在物質采購管理信息化建設方面投入的財力、人力支持不一，這也就意味著物資管理信息系統的整體水平、實用功能各有差異。從整體上來看，物資采購管理新系統的功能偏少，還不能很好地滿足采購業務開展的需要。現有的采購管理信息系統中，雖然增加了價格對比、價格預測的功能，但是系統內部數據庫中的價格信息更新緩慢，這也導致系統提供的物料參考價格不具備實用性。

3企業物資采購管理信息系統的創新應用

3.1采購方案管理。企業生產與運營中，對于各類物資的需求量存在很大差異，如果物資采購數量偏少，會因為物資短缺而影響企業工作開展的持續性；相反，如果一次性采購過多的物資，還會造成庫存積壓，增加了庫存成本。基于信息技術的物資采購管理系統，則可以動態的掌握物資庫存、需求、供應之間的變動關系。管理信息系統首先按照企業制定的生產計劃，核實某個時間段內所需物料的種類與數量。然后每隔一段時間對比庫存物資的剩余量，根據對比結果確定采購方案，明確各類物資采購的數量。這樣一來，就可以避免物資短缺或過剩的問題。3.2采購合同管理。采購合同的管理主要包含采購訂單的審核、變更、注銷以及訂單的初始化和回退等系統功能。采購人員在采購訂單、詢價方案及采購方案的基礎上編制采購合同，通過信息化的采購管理，采購合同內容應包含企業與供應商名稱、交貨的時間和地點、采購總價與標準等。采購員能夠修改和刪除采購合同，并在采購合同執行完后核銷合同。企業要嚴格審核采購過程中的合同性和審批手續，建立與之相應的合同管理臺賬，使合同的執行過程能夠隨時被監督，還能有效了解合同到貨與付款等情況。3.3企業計劃管理。物資采購還會受到企業各部門生產效率、銷售能力的影響。例如引進新的生產線后，生產效率大幅度提升，對物資的需求量也會增加，這種情況下就需要調整物資采購計劃。利用信息技術，在網上對物資采購計劃進行接收，還可以直接將書面物資需求計劃進行錄入，實現企業庫存物資狀況、代用物資狀況和期貨資源等信息的有效匯總。在以上基礎上構建相應的采購計劃，并隨時跟蹤和了解物資的需求計劃和采購計劃的實施狀況，從而開展物資儲備定額的制定工作。3.4財務結算管理。通過將信息化應用到企業采購管理中，財務結算管理主要包括出入庫匯總、稽查單據、統計收發單據以及申請付款等內容。對財務結算進行管理，要將采購過程中的出入庫單、合同、移庫單、貨款發票、報廢單等數據加以審核和統計，辦理相應的付款憑證。統一管理物資采購中的資金，定期對采購儲備資金的使用情況、周轉情況加以分析，并對在途資金及時清理，確保能夠對物資采購和供應環節資金預算與支付狀況進行有效監督。

4完善企業物資采購管理信息系統的建議

4.1建立長效投入機制，完善信息基礎設施。企業采購部門信息管理系統的建設與應用，需要一定的資金投入。為了支持采購管理工作的高質量開展，企業方面除了要給予足夠的重視外，也必須從物質層面上提供充分的保障。要建立長效投入機制，除了在前期用于信息基礎設施建設的費用外，后期物資采購管理系統的運營維護、更新升級等，也要提供專項的經費支持。以目前主流的ERP（企業資源計劃）系統為例，短則數月，長則一兩年，就會進行一次系統升級，例如增加數據庫平臺的數量、優化用戶界面等。4.2重視人力資源培訓，提高采購人員復合能力。在企業積極構建“互聯網+采購管理”模式的背景下，新時期的采購管理人員，必須要具備復合能力。除了要掌握供應鏈管理、采購合同編制等專業技能外，熟練掌握行業相關的信息技術，也是必備的技能之一。特別是隨著企業物資采購管理信息系統的逐步推廣使用，如果不懂信息技術、不會操作信息系統，注定要被時代所拋棄。因此，企業的人力資源部門，也應當順應采購管理信息化的發展趨勢，針對采購管理人員，重點開展信息技能方面的培訓。例如熟悉ERP系統的功能，掌握操作技巧等，為物資采購管理提供人才支持。4.3重視系統功能開發，充分發揮采購管理優勢。現階段企業雖然在物資采購管理信息化建設方面提供了人力、財力的支持，采購管理信息系統初步建成并投入使用，但是也存在一些問題，例如功能方面還比較單一，多數情況下還只能完成一些簡單的物資材料編輯、采購價格對比等工作，顯然無法滿足企業物資采購管理工作的開展需要。為此，要重點加強系統功能開發，立足于企業采購業務的辦理需要，盡快拓展系統功能。例如，各類物資的市場價格波動變化明顯，可以在系統中增加歷史價格統計與未來價格走向預測等功能。根據預測結果，選擇在低價格時購進物資，從而幫助企業節約一大批采購成本。

5結束語

當前企業的采購部門，還存在信息系統功能單一，采購人員對管理信息系統操作不夠熟練等問題。下一步要重點做好資金投入保障，加強人才隊伍建設，開發系統新功能，讓物資采購管理信息系統在物質信息獲取、價格對比、庫存管理等方面，發揮應有的價值。

參考文獻：

[1]劉忠慶，楊萍，王飛.淺淡信息化倉儲物資條碼系統在煉化企業的安全重要性[J].化工管理，2019（17）：102-103.

[2]王君.信息技術在建筑施工企業物資管理中的應用研究[C]//決策論壇———經營管理決策的應用與分析學術研討會，2016.

[3]王淑云，李洪霞，李朝敬.宣鋼運用“陽光采購”電子交易平臺創新采購管理模式[C]//2015電子商務在鋼鐵交易及冶金設備、備品備件管理中的應用交流推介會，2015.

[4]吳義成.平衡計分卡在企業采購部門的應用———以JC公司采購部門為例[J].中國管理信息化，2016（3）：147-148.

作者:張磊 單位:國神集團物資中心