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摘要:通過(guò)加強(qiáng)工程物資集采管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效和防控風(fēng)險(xiǎn)已逐漸成為企業(yè)的共識(shí)。本文從建筑工程企業(yè)物資采購(gòu)特點(diǎn)出發(fā)，歸納工程物資集采管理的必要性和重要性，據(jù)此構(gòu)建工程物資集采管理體系，提出保障該體系實(shí)施的支撐條件。

關(guān)鍵詞:工程物資;集采管理;業(yè)務(wù)管控

一、建筑工程企業(yè)物資采購(gòu)特點(diǎn)

行業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，在建筑工程項(xiàng)目的施工總成本中，物資成本占比超過(guò)四成。因此，物資采購(gòu)價(jià)格是影響施工成本最直接、最重要的因素，也是影響項(xiàng)目收益的關(guān)鍵所在。特別是對(duì)于大型建筑工程企業(yè)而言，如何通過(guò)物資采購(gòu)實(shí)現(xiàn)降本增效，從而推動(dòng)企業(yè)價(jià)值持續(xù)增長(zhǎng)，已成為一個(gè)重要問(wèn)題。而對(duì)于我國(guó)大型建筑工程企業(yè)而言，雖然從整體上看工程項(xiàng)目物資需求量十分巨大，但企業(yè)在市場(chǎng)中并沒(méi)有獲得與需求量相匹配的話語(yǔ)權(quán)，在物資采購(gòu)價(jià)格、供貨保障等方面均處于劣勢(shì)地位。這主要是由于行業(yè)特性決定的，大型建筑施工企業(yè)通常組織結(jié)構(gòu)龐雜，下屬單位數(shù)量多且分散，加之施工項(xiàng)目所在地域和具體施工情況的影響，物資采購(gòu)多以項(xiàng)目為單位進(jìn)行，無(wú)法獲得規(guī)模效益，也很難具有議價(jià)優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，由于在建項(xiàng)目均為臨時(shí)性，企業(yè)在分散采購(gòu)中很難與上游供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，在物資價(jià)格、持續(xù)供應(yīng)保障等方面均面臨較大風(fēng)險(xiǎn)。由此可見(jiàn)，對(duì)于大型建筑工程企業(yè)而言，物資集采的必要性和重要性是不言而喻的。通過(guò)物資集采，不僅有利于企業(yè)掌握優(yōu)勢(shì)資源，降低采購(gòu)成本，保證物資的持續(xù)供給，同時(shí)，在服務(wù)項(xiàng)目以滿足工程需求的基礎(chǔ)上，還有助于企業(yè)尋找市場(chǎng)機(jī)會(huì)從而拓展盈利渠道。

二、工程物資集采管理體系的構(gòu)建

基于上述我國(guó)建筑工程企業(yè)物資采購(gòu)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)物資集中采購(gòu)供應(yīng)首先需要構(gòu)建集采管理體系。該體系的核心是建立企業(yè)內(nèi)跨層級(jí)的協(xié)同工作機(jī)制。總部采購(gòu)管理部門(mén)歸口管理工程物資集采工作，負(fù)責(zé)做好頂層設(shè)計(jì)，明確各個(gè)參與方的職責(zé)分工，固化集采工作流程;集采平臺(tái)公司負(fù)責(zé)具體實(shí)施，配合完成招標(biāo)采購(gòu)工作，與上下游企業(yè)簽訂采供銷(xiāo)合同，收集各項(xiàng)目單位的需求計(jì)劃，并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際制定實(shí)施方案;項(xiàng)目單位需要按規(guī)定的流程做好集采計(jì)劃，并負(fù)責(zé)物資收貨和現(xiàn)場(chǎng)管理。具體地看，集采管理體系由集采業(yè)務(wù)流程和集采業(yè)務(wù)管控兩大維度構(gòu)成。(一)集采業(yè)務(wù)流程。集采業(yè)務(wù)流程具體分為經(jīng)營(yíng)投標(biāo)和項(xiàng)目實(shí)施兩個(gè)階段。1．經(jīng)營(yíng)投標(biāo)階段。該階段包括項(xiàng)目信息收集、投標(biāo)報(bào)價(jià)、銷(xiāo)售合同簽訂與執(zhí)行。(1)項(xiàng)目信息收集。銷(xiāo)售部門(mén)通過(guò)電話、公共媒體、客戶自媒體、內(nèi)部傳遞、面對(duì)面會(huì)議等渠道，收集來(lái)自內(nèi)外部的有關(guān)目標(biāo)項(xiàng)目的有價(jià)值情報(bào)，并按照項(xiàng)目合同金額將項(xiàng)目信息劃分不同類(lèi)型。(2)投標(biāo)報(bào)價(jià)。該流程包括四個(gè)環(huán)節(jié):資格預(yù)審、報(bào)價(jià)管理、報(bào)價(jià)文件投遞及開(kāi)標(biāo)、獲取投標(biāo)/詢價(jià)結(jié)果。①資格預(yù)審。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)理會(huì)根據(jù)甲方資格預(yù)審要求，準(zhǔn)備相關(guān)資格預(yù)審資料。招標(biāo)文件中有投標(biāo)保函、保證金要求的，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)按照公司有關(guān)投保保函、保證金辦理規(guī)定進(jìn)行辦理。②報(bào)價(jià)管理。根據(jù)不同項(xiàng)目的采購(gòu)量、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等情況綜合考慮，選擇多家優(yōu)勢(shì)供貨商多渠道、多路徑進(jìn)行快速預(yù)詢價(jià)。以預(yù)詢價(jià)作為基準(zhǔn)價(jià)進(jìn)行利潤(rùn)加成，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、主管副總審批后，作為對(duì)外報(bào)價(jià)的基準(zhǔn)。③報(bào)價(jià)文件投遞及開(kāi)標(biāo)。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)編制投標(biāo)書(shū)，并按招標(biāo)文件要求進(jìn)行投遞。開(kāi)標(biāo)后，仍由其理負(fù)責(zé)收集匯總各投標(biāo)單位的有關(guān)報(bào)價(jià)、優(yōu)惠條件等關(guān)鍵信息。④獲取投標(biāo)/詢價(jià)結(jié)果。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)獲取投標(biāo)/詢價(jià)結(jié)果，更新項(xiàng)目狀態(tài)。由其負(fù)責(zé)獲取中標(biāo)/未中標(biāo)通知書(shū)，并向相關(guān)負(fù)責(zé)人通報(bào)投標(biāo)/詢價(jià)結(jié)果。(3)銷(xiāo)售合同簽訂與執(zhí)行。①合同簽訂。按照公司合同審批流程進(jìn)行合同審批，完成合同簽訂。②合同執(zhí)行。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)全程跟蹤合同執(zhí)行情況，內(nèi)部負(fù)責(zé)與采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)理協(xié)調(diào)交貨問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)票問(wèn)題，外部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)甲方的回款問(wèn)題。2．項(xiàng)目實(shí)施階段。在該階段，本著公平、公正、合規(guī)的基本原則，在企業(yè)利潤(rùn)最大化、風(fēng)險(xiǎn)最小化的目標(biāo)約束下實(shí)施就近采購(gòu)。根據(jù)適用范圍的不同，具體采購(gòu)方式包括框架協(xié)議采購(gòu)、公司儲(chǔ)備倉(cāng)庫(kù)以及一單一詢采購(gòu)等。采購(gòu)合同簽訂與合同執(zhí)行有如下具體流程。(1)合同簽訂。按照公司合同審批流程進(jìn)行合同審批，完成合同簽訂。(2)合同綜合執(zhí)行。采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)全程跟蹤合同執(zhí)行情況，內(nèi)部負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)付款問(wèn)題，與現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)員溝通交貨情況，外部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供貨商的開(kāi)票、供貨問(wèn)題。(3)現(xiàn)場(chǎng)交貨。采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供貨商發(fā)貨時(shí)間，現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)員對(duì)貨物的運(yùn)輸過(guò)程進(jìn)行全過(guò)程跟蹤，直至貨物安全抵達(dá)交貨地。貨到現(xiàn)場(chǎng)后辦理相關(guān)的移交手續(xù)，貨物交倉(cāng)庫(kù)管理。(二)集采業(yè)務(wù)管控。1．客戶管控。銷(xiāo)售部門(mén)收集有關(guān)目標(biāo)項(xiàng)目的客戶信息，包括企業(yè)概況、財(cái)務(wù)信息、聯(lián)系人等，并按照企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的客戶準(zhǔn)入要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行客戶準(zhǔn)入審查。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)全年實(shí)際合作成交額及回款情況等，對(duì)客戶進(jìn)行評(píng)估分級(jí)，該分級(jí)每年進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，特別是對(duì)于嚴(yán)重失信客戶會(huì)進(jìn)行降級(jí)或淘汰處理。2．供應(yīng)商管控。在符合供應(yīng)商準(zhǔn)入原則的前提下，從營(yíng)業(yè)范圍、生產(chǎn)能力、供貨維度、財(cái)務(wù)能力、質(zhì)量保證能力和履約信用等維度，具體設(shè)計(jì)準(zhǔn)入要求標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)全年度實(shí)際合作成交情況、供貨情況、響應(yīng)速度、服務(wù)效果等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估分級(jí)，與客戶管控維度一樣，供應(yīng)商分級(jí)也以年度為單位動(dòng)態(tài)調(diào)整。3．風(fēng)險(xiǎn)管控。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，并針對(duì)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施。4．安全管控。產(chǎn)品采購(gòu)過(guò)程中的安全管理涵蓋整個(gè)采購(gòu)工作的全流程，確保在供應(yīng)商考察階段、運(yùn)輸階段、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)/交貨階段，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)階段的作業(yè)符合安全管理的要求以及物流倉(cāng)儲(chǔ)的安全管理。

三、工程物資集采管理體系的實(shí)施支撐條件

(一)保證資金良性周轉(zhuǎn)。資金是集采工作的生命線，是集采工作可持續(xù)進(jìn)行的物質(zhì)保障。一方面，需完善集采流動(dòng)資金籌集機(jī)制。項(xiàng)目單位需根據(jù)承接項(xiàng)目測(cè)算工程物資采購(gòu)總額和流動(dòng)資金需求額，集采平臺(tái)公司據(jù)此明確資金來(lái)源，通過(guò)合理運(yùn)用票據(jù)、供應(yīng)鏈金融等多種融資方式，積極拓展融資渠道，降低資金成本。另一方面，需完善集采資金清算機(jī)制。建立集采資金有償占用機(jī)制，以經(jīng)濟(jì)手段督促各項(xiàng)目單位及時(shí)償付，避免項(xiàng)目單位無(wú)限制占用集采資金，造成因內(nèi)部流動(dòng)資金沉淀而導(dǎo)致集采難以為繼的情況發(fā)生。(二)加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理。在供應(yīng)商關(guān)系管理方面，立足于長(zhǎng)期合作和價(jià)值增值的共識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)層面的戰(zhàn)略合作渠道建設(shè)，從戰(zhàn)略采購(gòu)和區(qū)域集采兩個(gè)維度拓展集采業(yè)務(wù)的深度和廣度，加強(qiáng)資源渠道建設(shè)，提升整體經(jīng)營(yíng)效益。同時(shí)，也應(yīng)充分考慮物資市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商的持續(xù)供給能力等因素，引入供應(yīng)商選優(yōu)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的有效管控。(三)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)。在集采管理系統(tǒng)中積極推進(jìn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理。業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化有助于規(guī)避集在定價(jià)、服務(wù)等方面存在的差別以及隱形損失的發(fā)生。信息化除了在已有的集中招標(biāo)及詢價(jià)等方面廣泛應(yīng)用外，可進(jìn)一步應(yīng)用于計(jì)劃、對(duì)賬、結(jié)算、付款等信息流轉(zhuǎn)方面，實(shí)現(xiàn)提效降本。

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作者:李超 單位:天辰(天津)國(guó)際技術(shù)貿(mào)易有限公司