1國有企業(yè)文檔管理的演進(jìn)

1.1傳統(tǒng)國有企業(yè)文檔管理

隨著企業(yè)信息化的要求，國有企業(yè)的文檔管理雖然實(shí)行了電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但是仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲庫房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機(jī)構(gòu)將文檔轉(zhuǎn)化為知識的能力嚴(yán)重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進(jìn)入休眠期乃至死亡期，進(jìn)而導(dǎo)致掌握著企業(yè)最有價(jià)值信息的文檔機(jī)構(gòu)在數(shù)字化時(shí)代不斷邊緣化。雖然文檔機(jī)構(gòu)所收藏資源實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化儲存，但這些資源長期處于休眠期，并沒有實(shí)際價(jià)值意義。

1.2基于知識管理的國有企業(yè)文檔管理

隨著數(shù)字化、電子化，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來臨，文檔管理的管理模式經(jīng)歷了實(shí)體管理、信息管理、知識管理過程，這演化過程實(shí)際是文檔價(jià)值的升華與知識內(nèi)涵的拓展過程。知識管理是指通過對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進(jìn)行有效的識別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用,并且通過促進(jìn)知識共享、鼓勵知識創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識增值，從而來提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。基于文獻(xiàn)的梳理，文檔管理與知識管理的研究集中于構(gòu)建知識管理的要求。筆者認(rèn)為企業(yè)文檔是企業(yè)重要的知識資源，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)；同時(shí)，文檔管理是保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器。知識管理是實(shí)現(xiàn)隱性知識價(jià)值的途徑，而文檔管理是對顯性知識的管理。從文檔管理與知識管理的性質(zhì)來看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結(jié)構(gòu)化，實(shí)現(xiàn)文檔的利用價(jià)值；而知識管理是通過對文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉(zhuǎn)化為知識資源。從文檔管理與知識管理的共同性質(zhì)來看，它們都是對信息資源進(jìn)行加工，提取出有價(jià)值的信息，為企業(yè)提供服務(wù)。

1.2.1文檔管理模式的轉(zhuǎn)變

摘要：隨著電子信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐步的深入到人們的生活之中，網(wǎng)絡(luò)為我們的生活帶來的巨大的便利，但是與此同時(shí)，個(gè)人隱私的保障問題是現(xiàn)階段較大的問題，現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)活動中，我們的個(gè)人信息與個(gè)人資料較多的被泄露，電子文檔的安全受到了極大的威脅，我們需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保護(hù)電子文檔信息的安全。本文詳細(xì)介紹了電子文檔安全與網(wǎng)絡(luò)安全之間的關(guān)系，并正確的分析了電子文檔的相關(guān)信息安全問題。

關(guān)鍵詞：電子文檔；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；信息安全

隨著計(jì)算機(jī)使用的逐漸普及，我國廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行方案和公文合同等方面的聯(lián)合修改，很多電子文檔通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸之后，在一定程度上使文檔的傳遞速度顯著提高，使工作效率增強(qiáng)，但是，網(wǎng)絡(luò)具有多樣性的特征，由于黑客的存在，網(wǎng)絡(luò)安全難以保證，網(wǎng)絡(luò)電子文檔的信息內(nèi)容泄密現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這直接影響了系統(tǒng)的相關(guān)安全，本文對電子文檔管理的方式進(jìn)行全面的探討。

1.電子文檔的不安全因素分析

1.1非法訪問

非法訪問是指非法網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)入到政府網(wǎng)站之中進(jìn)行文檔的訪問，非法的網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)入到政府的網(wǎng)站中之后，會竊取其中的相關(guān)文件，造成網(wǎng)絡(luò)的泄密。

1電網(wǎng)項(xiàng)目數(shù)據(jù)歸集研究

該部分內(nèi)容主要包括網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)以及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能。

1.1網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

文章采用B/S架構(gòu)的瀏覽器訪問模式，硬件與網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)為：上層由數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理項(xiàng)目歸集的數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺將多個(gè)客戶端以及WEB應(yīng)用服務(wù)器以及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器相連，以使客戶端和服務(wù)器與總的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享。文章網(wǎng)絡(luò)平臺利用java語言開發(fā)，展現(xiàn)層應(yīng)用extjs開發(fā)與騰訊微信公共平臺以及和地理信息服務(wù)平臺交互使用。其數(shù)據(jù)流向?yàn)椋簽g覽器通過HTTP以Form提交和請求參數(shù)提交的方式，首先經(jīng)過平臺的編碼過濾器和安全認(rèn)證器，然后將數(shù)據(jù)采集到控制邏輯器Action中，Action將界面數(shù)據(jù)包裝為Dto后調(diào)用Dao進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢或調(diào)用業(yè)務(wù)服務(wù)組件BizService進(jìn)行業(yè)務(wù)處理后，將查詢結(jié)果集或業(yè)務(wù)處理返回結(jié)果序列化為JSON對象通過HttpSerletRe－sponse返回給瀏覽器客戶端。文章所述數(shù)據(jù)庫選用ORACLE數(shù)據(jù)庫，它具有完整的數(shù)據(jù)管理功能；作為一個(gè)關(guān)系數(shù)據(jù)庫，它是一個(gè)完備關(guān)系的產(chǎn)品；作為分布式數(shù)據(jù)庫它實(shí)現(xiàn)了分布式處理功能，其處理速度快且安全級別高。支持快閃以及完美的恢復(fù)，即使硬件壞了也可以恢復(fù)到故障發(fā)前的1s。另外，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，訂制開發(fā)了ExcelExporter報(bào)表生成器，此組件可以方便快速地將所需數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel模板。此報(bào)表生成器底層獲取數(shù)據(jù)采用本平臺獨(dú)創(chuàng)的dao數(shù)據(jù)操作組件（基于Spring對iBatis的支持機(jī)制實(shí)現(xiàn)，支持自定義的數(shù)據(jù)操作）和read數(shù)據(jù)讀取組件。

1.2系統(tǒng)功能

根據(jù)前述的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，可以實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)功能主要有：（1）計(jì)劃管理，包括系統(tǒng)以項(xiàng)目數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，針對單個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行文檔管理、初步設(shè)計(jì)評審工作。（2）計(jì)劃任務(wù)，包括系統(tǒng)通過該功能錄入項(xiàng)目信息，并提供對項(xiàng)目記錄的修改、刪除、查看明細(xì)的等操作。另外，系統(tǒng)提供項(xiàng)目信息的Excel導(dǎo)入功能，通過下載導(dǎo)入模板，導(dǎo)入項(xiàng)目數(shù)據(jù)。（3）項(xiàng)目信息查詢系統(tǒng)，提供項(xiàng)目信息查詢的功能，用戶可以通過該功能查詢項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息，通過選擇不同的查詢條件進(jìn)行自定義查詢。針對查詢結(jié)果提供Ex－cel導(dǎo)出功能。同時(shí)，該系統(tǒng)還可針對不同文檔制定文檔格式規(guī)范要求，例如說明書類文件、依據(jù)性文件為不加密的PDF格式文件，材料清冊文件為MSExcel2007及以下的表格類格式文件；圖紙類文件為Auto－CAD2006及以下版本的DWG格式文件；概算書類文件為MSExcel2007及以下版本的表格類格式文件等等。

一、檔案（文檔）生命周期與連續(xù)體理論

1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經(jīng)被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質(zhì)文檔管理程序?yàn)榭蚣芎湍Ｐ?。該理論認(rèn)為，文檔不是靜態(tài)的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機(jī)體的成長階段與“年齡”之限。它們經(jīng)歷從出生（文檔創(chuàng)建或收集），成長為青年（記錄使用和維護(hù)），進(jìn)入老年（轉(zhuǎn)移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當(dāng)前使用和最終的命運(yùn)，從產(chǎn)生到銷毀的全過程。根據(jù)文檔的內(nèi)容和價(jià)值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時(shí)間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內(nèi)外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關(guān)。緊接著，它歷經(jīng)創(chuàng)建、維護(hù)、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個(gè)完整的生命過程。同時(shí)在不同階段又表現(xiàn)出不同的作用和工作要求，這是一個(gè)通過分階段管理提升檔案整體質(zhì)量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運(yùn)動規(guī)律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負(fù)面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現(xiàn)象，即無限期保留，因?yàn)橛谐掷m(xù)的價(jià)值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實(shí)文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據(jù)實(shí)際使用的需要、價(jià)值的轉(zhuǎn)變，會發(fā)生逆轉(zhuǎn)和反復(fù)，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復(fù)循環(huán)使用，他們會產(chǎn)生恢復(fù)活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復(fù)階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續(xù)和記錄之間存在人為的區(qū)分，由于單位經(jīng)營宗旨和文檔保存文化等原因，專業(yè)視角之間檔案和記錄管理會發(fā)生區(qū)別。此外，生命周期概念的批評者也認(rèn)為，它過于集中記錄物理實(shí)體的操作任務(wù)，特別是那些紙質(zhì)文檔的保管。紙質(zhì)文檔依靠邏輯結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)的物理存儲相關(guān)聯(lián)，很大程度上局限于傳統(tǒng)的管理模式，缺乏現(xiàn)代創(chuàng)新。

2.連續(xù)體理論與信息通信技術(shù)的引入。而文檔管理早在20世紀(jì)80年代已快速引入信息和通信技術(shù)（ICT），檔案管理進(jìn)入了一個(gè)全新的實(shí)踐層面，產(chǎn)生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發(fā)明，被稱為連續(xù)體理論。該理論認(rèn)為，檔案和文檔管理責(zé)任之間沒有嚴(yán)格的界限。文檔有創(chuàng)建、修改、歸檔、使用等任意處理的權(quán)限，不局限于不同環(huán)節(jié)和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。20世紀(jì)90年代通過LanMachean開發(fā)了記錄連續(xù)模型的可操作框架電子記錄管理程序。學(xué)者指出，電子環(huán)境能達(dá)到單憑理論和基于紙張的方法所無法實(shí)現(xiàn)的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態(tài)到動態(tài)，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個(gè)階段的管理責(zé)任。在連續(xù)體理論中，通過記錄連續(xù)模型，文檔和檔案總是在被創(chuàng)建或編輯的狀態(tài)，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個(gè)文檔的壽命。文檔生命周期和連續(xù)體模型的發(fā)展是檔案信息化的重要驅(qū)動力，同時(shí)檔案信息技術(shù)的發(fā)展也為生命周期和連續(xù)體理論提供了先進(jìn)的技術(shù)條件。兩大模型的互補(bǔ)配合提供了一個(gè)積極合理的保存記錄的結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了電子文檔環(huán)境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時(shí)間和空間，逐漸滿足企業(yè)、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進(jìn)的檔案管理辦法，通過現(xiàn)代模型構(gòu)建科學(xué)組織框架，對于檔案現(xiàn)代化與信息通信的融合發(fā)展具有重要的意義。

二、現(xiàn)代信息通信技術(shù)（ICT）應(yīng)用現(xiàn)狀

1.信息技術(shù)的創(chuàng)建、存儲、檢索與數(shù)字化趨勢。信息技術(shù)與通信技術(shù)相融合環(huán)境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個(gè)端結(jié)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計(jì)算機(jī)。在此基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)庫、編發(fā)電子郵件、遠(yuǎn)程檢索與構(gòu)建移動通信平臺、管理ICT基礎(chǔ)設(shè)施信息系統(tǒng)等，通過多措并舉，產(chǎn)生更有效的利用與管理。由于不同機(jī)構(gòu)保存和使用的主要數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)存在差異，信息系統(tǒng)（IS）集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理則更有利于實(shí)現(xiàn)無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現(xiàn)象。同時(shí)，該系統(tǒng)是由多個(gè)電子文檔組織路線，以不同的部門和個(gè)人根據(jù)具體工作需求進(jìn)行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節(jié)約了財(cái)務(wù)和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會導(dǎo)致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。在數(shù)字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施與目標(biāo)還是存在一定差距。這些差距和弱點(diǎn)與信息部門的推進(jìn)力度有關(guān)，也與檔案工作人員對新技術(shù)的運(yùn)用程度有關(guān)。尤其是研發(fā)和使用過程中未能解決數(shù)字檔案中的DRM數(shù)字版權(quán)管理，因此ICT技術(shù)的應(yīng)用實(shí)則依賴于基礎(chǔ)設(shè)施的存在，而相對高端設(shè)施的建設(shè)尚未熟練普及。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)代電子政務(wù)、OA系統(tǒng)的運(yùn)用，QQ群、微信圈及電子商務(wù)建設(shè)的開展，各部門相應(yīng)建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，而且也在不斷探索與實(shí)踐中，將現(xiàn)代信息技術(shù)的功能推向優(yōu)化。2.有效的檔案管理方式在實(shí)踐中改進(jìn)。在ICT的支持下，檔案管理已經(jīng)從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理過渡?！霸朴?jì)算”的引入將全面豐富現(xiàn)代文檔管理模式，以其提供速度快、精準(zhǔn)度高、查詢靈活、呈現(xiàn)方式多樣等優(yōu)勢，在世界范圍內(nèi)被迅速接受并作為關(guān)鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統(tǒng)，可以節(jié)省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質(zhì)文檔的物理磨損。計(jì)算機(jī)中的檔案管理，以強(qiáng)大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強(qiáng)了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰(zhàn)。如由于技術(shù)的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)了軟硬件故障所造成的數(shù)據(jù)失真或丟失風(fēng)險(xiǎn)。而在處理文件時(shí)人為的改寫、剪切和粘貼、發(fā)送到另一端等，操作失誤也會影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性和系統(tǒng)的完整性。盡管如此，這些缺點(diǎn)并不會貶低信息與通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域已發(fā)揮的顯著作用。在電子檔案的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體服務(wù)已不能滿足人們復(fù)雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術(shù)所帶來的有效記錄管理。三、當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下文檔運(yùn)用與服務(wù)1.信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能。當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進(jìn)一步完善與提升了檔案信息服務(wù)中技術(shù)體系的應(yīng)用水平。信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，比如“云計(jì)算”文檔存儲功能與數(shù)字化對接，OA系統(tǒng)、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網(wǎng)絡(luò)平臺信息咨詢、留言，電子政務(wù)與公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)站信息查詢、文件下載、轉(zhuǎn)移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具具有集成化和開放性等特點(diǎn)。為了提供高速、快捷，不受地理、時(shí)空限制的服務(wù)，各種信息技術(shù)資源必須加以整合，才能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。但是在實(shí)際操作中，由于網(wǎng)站服務(wù)平臺和服務(wù)體系的更新周期較長，服務(wù)還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務(wù)。總的來說，還是存在先進(jìn)信息技術(shù)研發(fā)滯后、技術(shù)應(yīng)用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術(shù)的研發(fā)和使用外，一些網(wǎng)絡(luò)平臺和智能服務(wù)平臺的新生技術(shù)也是應(yīng)關(guān)注的方向。

2.電子信息轉(zhuǎn)化成為運(yùn)用與服務(wù)的基本途徑。當(dāng)前信息技術(shù)下文檔運(yùn)用與服務(wù)，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統(tǒng)檔案，以方便利用為目的，運(yùn)用專用設(shè)備進(jìn)行信息技術(shù)加工處理；另一類是對直接以數(shù)字化形式產(chǎn)生的電子圖檔進(jìn)行數(shù)字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學(xué)合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實(shí)質(zhì)是對檔案信息進(jìn)行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術(shù)利用的內(nèi)容，但是所有的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化及其他工作都圍繞著信息技術(shù)展開。信息技術(shù)應(yīng)用成為實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運(yùn)用過程中，人們獲取信息的需求呈現(xiàn)快餐式又精細(xì)化、多樣化的特點(diǎn)，信息服務(wù)的給取已轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)、虛擬服務(wù)為主的電子高科技服務(wù)。當(dāng)前信息社會中，檔案信息服務(wù)更多的是基于互聯(lián)網(wǎng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務(wù)方式?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，在影響人們信息獲取方式和社會形態(tài)的同時(shí)，也改變著人們的生活和學(xué)習(xí)面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務(wù)必須以用戶為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)新理念，更新現(xiàn)代信息技術(shù)手段，積極開展信息推送、站點(diǎn)鏈接、網(wǎng)頁聚合等多功能服務(wù)。借助ICT的推動力，實(shí)現(xiàn)信息與通信環(huán)境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

1引言

在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展下，現(xiàn)今社會中企業(yè)的管理越來越注重對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這樣的發(fā)展?fàn)顩r使得對高新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需求量逐漸加大，對功能全面的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行研發(fā)和構(gòu)建，成為現(xiàn)今科技領(lǐng)域工作開展的重要內(nèi)容。同時(shí)，在實(shí)際應(yīng)用中對需要創(chuàng)新的部分進(jìn)行研究，同樣屬于現(xiàn)階段重點(diǎn)探究的問題?；谶@樣的狀況，本文從以下幾個(gè)方面對此次研究的課題展開詳細(xì)的論述。

2計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)簡介

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是伴隨信息化快速發(fā)展而衍生出來的一門技術(shù)，這一技術(shù)通常情況下是將計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行有效的融合，利用網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議為重要的基礎(chǔ)，將世界各地獨(dú)立兼并分散的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接的過程中，能通過以下幾種介質(zhì)實(shí)現(xiàn)有效的連接：通信衛(wèi)星、載波、光纖、電纜、雙絞線。在這樣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)能使得各種各樣的資源實(shí)現(xiàn)共享[1]。例如，硬件資源、軟件資源和數(shù)據(jù)資源等。除此之外，還能對進(jìn)行共享的相應(yīng)數(shù)據(jù)展開相應(yīng)的管理和后續(xù)維護(hù)，這對用戶在進(jìn)行信息共享提供了重要的技術(shù)支持和保障。

3計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建分析

3.1內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)

一、建筑施工數(shù)字化管理系統(tǒng)

施工現(xiàn)場數(shù)字化管理系統(tǒng)是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、視頻數(shù)字壓縮處理技術(shù)、決策支持系統(tǒng)等現(xiàn)代高新技術(shù)融為一體，采用LBS/GPS、無線網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，依托手機(jī)、攝像頭等載體，對建設(shè)工程施工現(xiàn)場情況進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、分析和管理。其系統(tǒng)組成可由“建筑施工現(xiàn)場遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控”、“建筑安全培訓(xùn)及用工管理”、“建筑施工安全監(jiān)督管理”、“建筑企業(yè)綜合管理”、“建筑項(xiàng)目綜合管理”、“大型施工設(shè)備管理”等部分組成。系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程和客戶端組件的方法進(jìn)行布置和操縱，以采用施工人員指紋識別、智能化取證等程序，進(jìn)一步改善了建筑施工人員培訓(xùn)、勞務(wù)用工管理和施工安全監(jiān)管等工作，同時(shí)具有大型施工設(shè)備監(jiān)管、施工現(xiàn)場視頻監(jiān)控、施工項(xiàng)目與建筑企業(yè)管理等功能，達(dá)到了建筑工地安全生產(chǎn)的綜合管理并建立了基礎(chǔ)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫共享平臺，以建筑項(xiàng)目為核心，使建筑行業(yè)各監(jiān)管部門的綜合信息得以整合。同時(shí)，為建筑行業(yè)行政主管部門、建筑工程安全監(jiān)管機(jī)構(gòu)、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位對建筑工地的規(guī)范化管理提供了信息化支持。

二、建筑企業(yè)施工項(xiàng)目管理中數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施

（一）施工投標(biāo)工作

目前建筑市場競爭越來越激烈，項(xiàng)目施工投標(biāo)的結(jié)果影響著企業(yè)的發(fā)展，因?yàn)槟壳绊?xiàng)目報(bào)標(biāo)期限的減少，根據(jù)時(shí)間要求報(bào)標(biāo)是企業(yè)能否成功投標(biāo)的重要環(huán)節(jié)，所以每一個(gè)施工單位投標(biāo)工作都非常重視，努力做好。在以前因?yàn)榧夹g(shù)和工具的不足，大部分單位對施工投標(biāo)工作中投入了許多的人力、物力，但效果卻是一般，非常嚴(yán)重的影響了工程收益。在施工投標(biāo)工作中使用標(biāo)書制作管理軟件制作標(biāo)書，在為單位做標(biāo)、投標(biāo)都帶來便利的同時(shí)又使施工單位的投標(biāo)工作提高競爭力。

（二）前期施工準(zhǔn)備和項(xiàng)目管理工作

一、傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問題

（一）借閱復(fù)雜、時(shí)效性不強(qiáng)

當(dāng)某些人員需要閱讀一份文件時(shí)，不能立即的查找到，人員首先要進(jìn)入到專門的檔案管理室進(jìn)行查找，在尋找過程中也耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，對于外地的工作人員來說更是對其造成了很大的困難和不便。另外，當(dāng)有緊急文件需要讀取時(shí)，也不能馬上進(jìn)行查閱，影響了辦事的效率。還存在一點(diǎn)問題就是文檔的數(shù)量較少，甚至于一些重要文檔的數(shù)據(jù)資料僅為一份，這就造成了借閱時(shí)的困難，為了一份文件需要等待很長的時(shí)間，嚴(yán)重影響了借閱的時(shí)效性。

（二）文件檔案管理繁瑣，不宜整理

傳統(tǒng)的借閱文檔過程首先是人員進(jìn)行登記，對人員的姓名、身份證號以及借閱時(shí)間、文件資料進(jìn)行詳細(xì)備份，再允許人員去尋找文書檔案。管理人員要對這些登記的資料進(jìn)行備份和收錄，在這一過程中就增加了工作人員的時(shí)間。另外，檔案的收錄要經(jīng)過多個(gè)部門，當(dāng)基層的管理人員對借閱檔案人的資料進(jìn)行備份后，還要將所有備份的資料進(jìn)行匯集，等待審查部門的審核通過從而放入到資料管理室中，原本輕松簡單的一個(gè)過程卻變得如此繁瑣，這不僅僅給借閱人員帶來難度，還給工作人員增加負(fù)擔(dān)。

（三）紙質(zhì)文件保存不當(dāng)極易損壞

一、文檔管理工作

辦公室作為一個(gè)單位的樞紐部門，頭緒多，任務(wù)雜，許多人是在非常忙亂中度過自己的一天的，同仁們對此一定深有體會。在從事辦公室工作的過程中，感覺合適的工具、良好的工作方法和工作習(xí)慣對辦公室工作非常重要。

為了達(dá)到一個(gè)好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的工作管理過程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來的時(shí)候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的；而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文檔不知道哪里去找，不同的文檔說法不統(tǒng)一等等，諸如此類的問題讓人有點(diǎn)無從下手。

在管理文件、檔案的整個(gè)過程中會形成很多的文檔資料，包括工作文檔和數(shù)據(jù)文檔。文檔管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文檔管理方面，目前還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而在實(shí)踐過程中，人們已經(jīng)認(rèn)識到了文檔系統(tǒng)管理的重要意義，并且已開始體現(xiàn)在文檔管理的工作中。

檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。科學(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個(gè)方面。

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關(guān)老師和部門整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時(shí)開學(xué)。一切的活動都轉(zhuǎn)到線上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)自然也必須通過線上完成。經(jīng)過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時(shí)代下，存儲文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，可能會對高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時(shí)代管理系統(tǒng)的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉(zhuǎn)和檔案保管利用有機(jī)融合，是電子文檔管理發(fā)展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)存在的普遍問題進(jìn)行分析，并在文檔一體化的安全思路指導(dǎo)下提出文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)策略，對構(gòu)建安全高效的文檔管理系統(tǒng)，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統(tǒng)；業(yè)務(wù)策略；安全策略

一、引言

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，文檔工作不可避免的進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，且在以綠色環(huán)保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統(tǒng)落后管理手段的矛盾越來越突出，因此，安全高效的文檔管理系統(tǒng)便成為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的關(guān)鍵工具。指出：“檔案工作確實(shí)要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)?！边@就要求文檔管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件全生命周期，將文檔產(chǎn)生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，切實(shí)提高文檔管理系統(tǒng)的便捷性、安全性和標(biāo)準(zhǔn)性，促進(jìn)一體化文檔管理水平不斷提升。以下對實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、組成、優(yōu)勢及文檔一體化管理系統(tǒng)的問題和構(gòu)建策略進(jìn)行相關(guān)說明。

二、實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件和檔案是統(tǒng)一事物發(fā)展過程中不同階段價(jià)值和形態(tài)變化的體現(xiàn)，前者是后者的源頭，后者是前者的轉(zhuǎn)化，實(shí)際上二者是具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體，僅存在運(yùn)動階段的差異，并無本質(zhì)性的區(qū)別，因此對不同發(fā)展階段的文件實(shí)施一體化管理是切實(shí)可行的。文件生命周期理論發(fā)源于歐美，該理論是以普遍聯(lián)系和運(yùn)動發(fā)展的眼光將文件從產(chǎn)生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運(yùn)動過程，是具有生命的現(xiàn)象和值得進(jìn)行全方位研究的學(xué)說，認(rèn)為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件連續(xù)體理論是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)理論，具有連貫性和一致性，該理論任務(wù)文件從形成到作為檔案保存、并進(jìn)行管理是一個(gè)連貫的過程，并倡導(dǎo)對文件的形成、保存和長久利用進(jìn)行一體化管理，而其中的長久利用是對文件和檔案進(jìn)行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關(guān)系，還可以促進(jìn)文檔信息的共建和共享，可為社會提供更好的服務(wù)。