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摘要：本文立足于基層疾控機構實際，對其科技檔案的管理現狀進行概述，指出其中存在的問題，并提出相應的應對措施，旨在為我國基層疾控機構的穩定發展提供一定的參考與借鑒。

關鍵詞：基層疾控機構；科技檔案；檔案管理；發展

一般來說，疾控機構的科技檔案，泛指機構于疫情防控、學術研究期間所形成的，具有一定價值的資料，包括文獻、圖像、音視頻等等。一套系統性且內容詳實可靠的檔案，有助于幫助疾控機構總結相關經驗，明確工作中所存在的不足之處，對于疫情監測預報、流行病學分析以及維護公共衛生均具有極其深遠的意義。即便是在日后暴發類似的疫情，也能夠為其提供相應的參考，推動疾控業務水平的提升，完善基層疾控機構的管理架構。因此，做好基層疾控科技檔案管理工作的意義重大。此外，在疫情暴發后，基層疾控機構大多處于一線，通常會面臨繁多且復雜的病例，這無疑會進一步加大基層疾控機構科技檔案管理工作的難度。為了能夠對基層疾控機構的階段性工作作出總結分析，并為日后的發展提供全面可靠的規劃，科技檔案管理工作尚需承擔更多的責任，發揮其積極的價值。

一、疾控機構科技檔案的特點

隨著醫療衛生事業的迅猛發展，各級疾病預防控制中心在長期的工作活動中，不僅形成了大量的業務技術檔案，而且產生了諸多的預防醫學科技檔案。這些檔案資料包含著大量的科研成果、技術專利和高新科技等信息，它們既是科研工作者智慧的結晶和寶貴的財富，也是疾控機構科學技術儲備的重要形式。因此，疾控機構要注重對這些科研檔案的管理和保存，建立專門的科研檔案管理部門，科學、規范、系統地管理科研檔案，提高科研檔案的安全性和有效性，更好地促進科研水平提升，推動學科建設及發展。

（一）科技檔案形成的周期長

預防醫學科研成果取得的周期長，科研課題從選題、立項、結題到成果鑒定少則2-3年，重大項目3-5年或甚至更長時間，研究成果在發表后科研人員還要進行累計及后續研究，形成更加卓有成效的研究成果，科研課題的內容資料也隨著課題時間的長度增加而增多。

（二）專業性強，項目協作多

醫學科研課題研究以應用性研究為主，專題的研究儲多，項目均具有較強的專業性，有的還會涉及多學科、多專題交叉，與其他單位開展學科融合，通過共同組織科研攻關，綜合研究，多領域、多角度去論證才得出科研成果。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數量大、綜合性強的特性。

（三）具有較強的實用性

科研檔案是經過收集、歸類、整理、鑒定等科學方法形成的具有保存價值的資料，是科研項目成果最真實的反饋及水平體現，它能為科研管理機構和科研人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

二、當前基層疾控機構科技檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理重視度不足

當前，由于公共衛生事件頻發，基層疾控機構所需面臨的病種日益增多，故而疾控機構需要一個更加全面、細致、穩定的科技檔案管理模式。不過，透視當下基層疾控機構檔案管理工作的現狀，不難發現多數機構對于檔案管理工作的重視程度有限，對于檔案的收納、存儲以及管理處于一種混亂失序的狀態。一旦暴發疫情，想要調取相關檔案作為參考借鑒時，卻難以及時檢索調用，這就是基層疾控機構對于科技檔案管理缺乏重視的集中表現。健全、穩定的檔案管理系統，能夠協助基層疾控機構明確疫情控制的主體方向，及早控制病情的蔓延，更為妥善地處置疫情所帶來的一系列災難。而當下我國基層疾控機構卻并未認識到這一點，究其原因，主要是在于機構領導將檔案管理視為輔助性工作，未能制定系統化的科技檔案管理計劃，檔案管理編制同檔案管理的需求不相匹配，檔案管理人員的專業化素質不足，這就導致基層疾控機構的科技檔案管理工作的建設發展，始終處于一種停滯的狀態，檔案管理工作投入的時間、精力較為有限，故而檔案管理工作的實效性也無法得以發揮，這就使科技檔案管理工作陷入了步步荊棘的困境當中。

（二）檔案管理團隊建設滯后

從現狀來看，在基層疾控機構科技檔案管理工作之中，所涉事項復雜，檔案管理內容繁多，絕大多數檔案隸屬于辦公室管理，缺乏一個獨立且專業化團隊的引領，這就導致基層疾控機構科技檔案管理的日常工作陷入空白。由于未設立專門的檔案管理部門，導致檔案管理的技術性偏低，部分檔案的存儲系統過于簡陋，導致后續檔案調用受阻，使管理系統不僅未能發揮其高效化管理的特征，反而成為阻礙科技檔案管理發展的累贅。此外，對于科技檔案管理的硬件配置不足，只是檔案管理團隊建設滯后的一個方面。從另一個角度來看，基層疾控機構對于檔案管理人員的培養也缺乏足夠的深度。須知，疾控機構科技檔案的管理，均是與疫情的暴發及應對相匹配的，旨在為日后的疫情防控提供參考，故而科技檔案的管理同時也伴隨著內容的詳細記錄與實時更新，這對于檔案管理人員的專業化素質提出了更高的要求。但是，當前基層疾控機構檔案管理人員的待遇偏低，專業化素養不足，并不具備承擔上述責任的能力，因而影響了檔案管理團隊的建設。

（三）檔案管理的內容問題

不同于上述制度亦或是建設方面的問題，檔案管理內容上所呈現的問題往往更加嚴重，因為它較為嚴重地影響了科技檔案的實效性。首先，科技檔案當中，理論性及結論材料占據多數，對于研究過程的敘述則十分有限。這是一個十分突出的問題。尤其在研究過程當中，檔案管理人員大多往往只注重對于檔案結論的收納、整理，對于研究過程中的各項細節則棄之不顧，致使很多珍貴的圖表、手稿流失，導致日后無法在此基礎之上展開進一步的研究。其次，科技檔案之中多為普遍性的材料，獨具創意以及前瞻性的材料則相當有限。在對科技檔案所需的材料加以收集整理時，工作人員的注意力大多集中在公共疾病的研究資料上，對于地域性、突發性的公共疾病研究材料則相對較少，這就導致此類疾病暴發之際，無法找到對應的研究材料加以支撐，難以在短期內擬定妥當的應對措施。第三，科研檔案利用率較低。科研檔案主要是為科研工作提供參考利用，讓科研人員了解與其研究方向相同的科研工作發展情況，避免重復，在此基礎上為更進一步的研究提供數據資料。但是由于科研檔案的完整率和歸檔率低，質量不高，資料不全，難以為科研人員提供借鑒。因此，科研人員開展科研工作時很少到科研管理部門查詢相關的檔案，這也是科研檔案利用率低的主要原因之一。并且為了科研檔案的保密性，要查閱和利用檔案，需要經過層層的審批，這樣嚴格的審批會使很多員工利用科研檔案的積極性受到嚴重的影響。

三、基層疾控機構科技檔案管理的發展策略

（一）樹立良好的科技檔案管理理念

科技檔案管理理念的樹立，需從兩個方面著手，一是深化領導，落實責任。由上級疾控部門著手，指導基層疾控機構將科技檔案管理工作列為重點工作加以實施，并建立定期考核檢查制度，確保各項措施貫徹落實。同時，建立科技檔案管理責任制度，明確不同崗位所需承擔的任務及其責任，并將科技檔案的考核結果錄入年度考評當中，將其視為基層疾控機構建設發展的一項重要指標；二是樹立科技檔案的權威性，幫助工作人員建立良好的檔案意識，密切關注科技檔案存儲、管理、調用以及借閱的具體動向，深化對于檔案管理回收重要性的認識。對于科技檔案真實性與可靠性的評估，也是檔案管理理念嚴謹化發展的一項重要措施。大多數科技檔案的基本價值，主要是用于對疫情暴發的把握與預測，將科技檔案所記述的內容同現今的情況加以合理的分析與對比，擬定可靠的防控措施。對于基層疾控機構而言，科技檔案管理工作，在某種程度之上也是疫病防控的基本準備，需要加以關注、重視，確保檔案管理工作能夠順利展開，最大限度發揮基層疾控機構的作用。

（二）制定基層疾控機構科技檔案管理標準

要想實現科技檔案管理的持續發展，基層疾控機構必須要對新檔案的生成、檔案借閱查詢、舊檔案維護、階段性檔案統計分析等工作的流程進行全面的規范。其中，在進行新檔案的管理工作時，還要同時建立紙質檔案與電子檔案，并將必要的紙質檔案掃描存檔，此時還需要對現有的檔案分類進行適當的改進與調整。對于檔案的借閱查詢，查詢者應認真填寫借閱信息，明確負責管理的工作人員，便于日后發現問題時尋找責任人。在進行舊檔案維護時，首先需要確保紙質檔案的保存質量，然后對舊有檔案進行定期維護與更新，并對新近年限和時間久遠的檔案區別保存。對于階段性檔案統計分析工作，管理人員應根據地區實際情況，對重點疾病控制工作的相關檔案進行仔細的統計、分析，并生成相應的統計報告，為基層疾控工作提供參考。嚴謹的檔案管理標準的制定與實行是確保管理工作效率提高，節省資源、避免管理漏洞發生的重要保障。因此，基層疾控機構不僅要實行與社會發展相符合的管理流程規范與檔案信息化建設，還要明確規定檔案生成的時效、紙質檔案和電子檔案的文本形式、數據庫標準、借閱人員的登記和權限、檔案定期維護的時間、維護的具體內容、統計報告的生成周期、檔案管理人員的職責范圍等，從而使現有的科技檔案管理工作能夠有章可循。在依據實際情況建立新的檔案管理流程之后，要立即公示，帶動基層疾控機構各部門盡快使用新的管理流程。通過激勵政策的不斷完善，可推動檔案管理人員主動、積極地投入工作中，但需要同時做好精神與物質上的激勵才可，具體來說就是使其不僅在精神上得到鼓勵，在政治待遇和物質上也能得到保障。

（三）推進科技檔案管理的制度化、信息化發展

當前，隨著信息化技術與檔案管理工作的融合，它為檔案管理工作的建設發展提供了更多的方向以及可能性。檔案管理工作不再局限于書面，電子檔案的管理也納入其范疇之內。為此，我們要加大信息化技術在科技檔案管理工作之中的應用，將所錄入的檔案一一編號，妥善存儲，并將存儲信息錄入計算機當中，便于日后調用、查閱。將所有錄入的科技檔案予以掃描、備份，避免因原件遺失導致重要的階段性科研成果蕩然無存。此外，在基層疾控機構檔案管理體系的建設上，需從內部不斷完善檔案管理的結構，建立檔案管理的規范化行為章程，使之成為一個相對完整的科學化系統，以此來為所屬地區的新生兒童、各類疾病的發病人群制定專項管理卡片和配套電子檔案。對于信息化平臺的建立，應當包括信息錄入、分類查詢、統計分析、提示預警等功能，然后還要依據未發病人群、發病人群的詳細信息，創建分類統計，并將性別、年齡、疾病控制過程、防疫情況以及人群類型等作為重點統計分類的對象，從而確保新生成檔案和數據庫的直接關聯。此外，如果出現防疫、疾控指標波動的情況，還可由系統做出提示，管理人員也可依據不同的周期生成統計報告，確保檔案管理工作者能夠依靠管理體系的運行，逐步深化自身的檔案管理意識，切實提高工作效率。在管理體系的建設過程之中，需同自身實際需求以及當下的政策相結合，使基層疾控機構的科技檔案管理工作更為嚴謹、細致、全面，制定與之相匹配的管理人員考核制度，確保所有管理者均能嚴格遵照制度行事，提高檔案管理工作的規范性、標準性，使其工作質量得以提升。換言之，科技檔案管理體系的建設是基礎性內容，而管理人員考核制度的確立，則是維護管理體系的必要保障。考核制度的貫徹落實，管理人員的工作業績便同考核掛鉤，這會使他們以認真嚴謹的工作態度投入到到檔案管理工作當中，嚴格遵照相關規章制度來規范自身的行為，提高檔案管理實效性的同時，強化管理人員的專業化素質。在科技檔案管理規章制度的建設上，首先要明確檔案管理工作的價值及其重要性，使檔案管理工作人員能夠立足于工作需求，利用專業化知識，秉持認真負責的工作態度，使自身的優勢得到最大的發揮，這也是基層疾控機構科技檔案管理建設發展的一大要點。

（四）培養高素質、專業化檔案管理人員

基層疾控機構科技檔案管理的基礎單位在于人，也就是說，管理人員的專業化素質直接決定了檔案管理工作的優劣。考慮到當前檔案管理工作信息化發展的趨勢十分明顯，故而檔案管理人員也要具備良好的信息技術能力，以適應檔案管理工作的需求。其次，基于基層疾控機構工作的特殊性，檔案管理人員或不必具備完善的醫學知識體系，但對于醫學知識的基礎了解卻是必要的，只有具備基礎醫學知識的管理人員，才能夠對基層疾控機構的科技檔案予以有效分類，避免檔案管理混亂或是檔案遺失情況的發生。此外，可鼓勵檔案管理人員積極汲取國內外優秀的檔案管理經驗，更新自身知識結構，改善自身工作狀態，廣泛借鑒優秀的檔案管理工作理念與模式，使基層疾控機構的檔案管理工作更為有序、高效。最后，可定期組織檔案管理人員接受信息化教育培訓，幫助他們建立良好的信息技術功底，能夠嫻熟操作各類檔案存儲管理軟件，對新增的科技檔案進行掃描、編碼、存儲，如機構內有調用科技檔案的需求，也能及時找到檔案存儲的位置，供人取閱。綜上所述，要想有效提升疾控機構科研學術水平和學科影響力，就需要加強對基層機構科技檔案的管理，這也是我國基層醫療事業發展的重要組成部分，從而確保檔案內容及其研究成果能夠得到良好的發展、傳承，在面臨突發公共衛生事件時，能夠及時調用過往的科技檔案，從中汲取經驗，從而更為從容、冷靜地應對，確保廣大人民群眾的健康安全。

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作者：耿琳 單位：臨沂市疾病預防控制中心