導(dǎo)語(yǔ)：中小學(xué)檔案工作信息化管理模式探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，中小學(xué)檔案不但具備一般檔案的特征，還擁有較強(qiáng)的分散性、專業(yè)性以及周期性，需要全面加強(qiáng)管理，優(yōu)化檔案管理方法。伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，取得空前的成就，有效推動(dòng)教學(xué)工作的開展。根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，中小學(xué)需要讓信息技術(shù)成為檔案管理的重要途徑和手段，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，劃分統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)，通過分級(jí)建設(shè)的方法，提高檔案的保密程度，優(yōu)化管理水平。本文立足于數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景，分析中小學(xué)檔案工作信息化管理的意義，介紹檔案工作信息化管理的問題，探索中小學(xué)檔案工作信息化管理的主要任務(wù)和實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字技術(shù)；中小學(xué)檔案；信息化管理

檔案是十分寶貴的資料，它見證歷史，融合人類智慧的結(jié)晶，具有較高的應(yīng)用價(jià)值。我國(guó)教育部曾頒布《中小學(xué)檔案管理辦法》，提出要將學(xué)籍檔案、人事檔案、黨政檔案、教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文件，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，滿足教師、學(xué)生對(duì)檔案的應(yīng)用需求。當(dāng)前是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息技術(shù)為中小學(xué)檔案管理提供了新的途徑，開辟新的管理渠道，同時(shí)也對(duì)管理人員提出更高的要求。在數(shù)字技術(shù)的支持下，中小學(xué)檔案管理需引入更多高端技術(shù)人才，加強(qiáng)對(duì)人才的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高人才的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在當(dāng)今時(shí)代，學(xué)校檔案工作管理人員可充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“一人一號(hào)、一人一檔”，為教師和學(xué)生建立完整的檔案資料，通過電子檔案保存數(shù)據(jù)，優(yōu)化電子信息管理系統(tǒng)。

1中小學(xué)檔案工作信息化管理的意義

1.1提高管理效率

中小學(xué)檔案工作信息化管理?yè)碛休^強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，能充分發(fā)揮檔案的憑證作用和信息化功能，推動(dòng)提高中小學(xué)檔案管理水平。當(dāng)前已有很多中小學(xué)在自身運(yùn)行和發(fā)展的過程中應(yīng)用電子檔案，做到安全保密、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，有效提高管理效率。檔案包括學(xué)生的整個(gè)成長(zhǎng)和發(fā)展階段，需要從學(xué)生入學(xué)時(shí)期開始建立，記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)變動(dòng)情況、成長(zhǎng)情況以及所有的個(gè)人信息，每年都會(huì)增加較多的新建檔案，數(shù)量龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不利于保存，信息化管理能解決這一問題。電子檔案能充分利用有效空間，全面改善檔案管理效果，提高管理效率；

1.2降低管理成本

在傳統(tǒng)的中小學(xué)檔案管理中，學(xué)校需在檔案管理方面投入大量的人力和物力資源，耗費(fèi)較大的存儲(chǔ)空間，并且檔案資源在查找、保存過程中也較麻煩。通過采用信息化管理方式，中小學(xué)檔案管理能全面節(jié)約人力資源和物力資源成本，檔案的查詢工作可以變得更加方便、快捷，當(dāng)教學(xué)管理工作需用檔案時(shí)，管理人員就可通過計(jì)算機(jī)查找學(xué)生檔案或教師檔案，減少對(duì)原始檔案的損耗，最大程度地保護(hù)檔案原件；

1.3實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值

在中小學(xué)的運(yùn)行過程中，檔案管理信息化建設(shè)有利于充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，促進(jìn)中小學(xué)日常管理工作有效開展，推動(dòng)學(xué)校資源科學(xué)分配，全面提高中小學(xué)資源利用率。檔案是中小學(xué)教學(xué)以及教學(xué)改革工作的基礎(chǔ)保障，能全面、真實(shí)地反映教學(xué)管理的相關(guān)內(nèi)容，記錄教育管理信息，通過采用信息化管理的手段，學(xué)校能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)教育管理工作的開展。對(duì)教師而言，教師的個(gè)人成長(zhǎng)檔案包含教學(xué)工作的開展情況，涵蓋教育工作中所獲得的個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)、突出成績(jī)以及榮譽(yù)等內(nèi)容，能彰顯課程改革所取得的突出成果，是學(xué)校教學(xué)工作的重要資料。

2當(dāng)前中小學(xué)檔案工作信息化管理的問題

2.1檔案材料存在遺漏

在當(dāng)前中小學(xué)檔案管理工作中，很多學(xué)校都存在檔案材料遺漏的情況，檔案資料收集不全、資料流失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這些都會(huì)給檔案管理工作帶來很多困難，不利于檔案信息化管理的進(jìn)行。針對(duì)已提交或收集的檔案資料而言，很多檔案資料質(zhì)量不高，存在不完整、信息錯(cuò)亂等情況。檔案需要進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，在信息化管理中，檔案的初始資料非常關(guān)鍵，學(xué)校的檔案管理人員需要高度重視檔案材料的收集工作，對(duì)已遺漏的檔案進(jìn)行彌補(bǔ)，為今后的信息化管理做好充足準(zhǔn)備，全面提高教育資源的利用率；

2.2檔案管理意識(shí)淡薄

當(dāng)前部分學(xué)校中的檔案管理人員還存在管理意識(shí)淡薄的問題，檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，對(duì)工作內(nèi)容以及規(guī)定的工作流程不夠重視，容易在檔案收集和管理工作中出現(xiàn)疏忽。目前，一些工作人員將檔案管理工作視為應(yīng)付上級(jí)檢查工作，對(duì)檔案管理的態(tài)度非常消極、被動(dòng)，這些會(huì)對(duì)檔案管理造成不利影響。檔案管理是個(gè)系統(tǒng)化工程，學(xué)校中的師生檔案能記錄教育教學(xué)工作的重要成果，同時(shí)記錄學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)過程，對(duì)教育管理工作具有十分重要的意義，只有全面提高師生的檔案管理意識(shí)，才能推動(dòng)中小學(xué)檔案管理信息化發(fā)展；

2.3檔案管理手段落后

目前中小學(xué)檔案管理工作在管理手段上較落后，大部分管理人員只能對(duì)檔案材料進(jìn)行基礎(chǔ)整理，無法對(duì)檔案資料進(jìn)行編研和深度分析，不能發(fā)揮檔案的價(jià)值。在管理模式上，絕大部分學(xué)校依然采用人工保管的方式，管理效率低下，信息資料查詢不便，不利于檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理手段已難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育教學(xué)工作的開展，落后的檔案管理與教學(xué)工作不適應(yīng)，無法發(fā)揮檔案信息的重要價(jià)值，需進(jìn)行全方位的改革。

3數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景下中小學(xué)檔案工作信息化管理的主要任務(wù)

3.1全面加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

信息資源是電子化檔案的基礎(chǔ)，基于現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，中小學(xué)檔案工作管理必須首先加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，保證檔案信息資源的完整性。學(xué)校需為檔案資源管理搭建專門的網(wǎng)站，或建設(shè)“數(shù)字檔案館”，將檔案內(nèi)容錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案資源的利用效果，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的服務(wù)。從整體上看，當(dāng)前中小學(xué)檔案工作信息化管理正在由傳統(tǒng)的文件管理轉(zhuǎn)化為電子信息管理，無論是管理方式、管理手段還是管理體系，都處于過渡時(shí)期，只有學(xué)校完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，才能發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值，全面優(yōu)化管理水平。學(xué)校需在校內(nèi)建立檔案信息化服務(wù)機(jī)構(gòu)，充分運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和專業(yè)設(shè)備，避免檔案資料流失，科學(xué)規(guī)劃電子檔案數(shù)據(jù)信息的錄入工作，方便管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行檢索；

3.2完善檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

檔案是中小學(xué)發(fā)展過程中的重要資料，不但關(guān)系到教師和學(xué)生的發(fā)展，還關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)改革工作。在實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化管理的過程中，學(xué)校必須將《檔案法》、《保密法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》作為檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理行為，結(jié)合中小學(xué)檔案管理的實(shí)際情況，詳細(xì)規(guī)定電子檔案的信息收集方法、利用方法、銷毀的規(guī)范要求，讓電子檔案擁有絕對(duì)安全的存儲(chǔ)環(huán)境，保證電子檔案的管理嚴(yán)格按規(guī)章制度，全面提高中小學(xué)檔案信息化的管理水平。學(xué)校可結(jié)合本地區(qū)檔案信息化管理的現(xiàn)狀，制訂出《數(shù)字化檔案查詢制度》、《電子文檔管理制度》、《數(shù)字化檔案鑒定銷毀制度》等，保證中小學(xué)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作。只有制訂出中小學(xué)檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能進(jìn)一步加強(qiáng)信息化檔案資源共享，全面提高電子檔案的利用率，讓學(xué)校的電子檔案管理更加規(guī)范，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)程；

3.3優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)

檔案信息化管理需運(yùn)用專門化的管理軟件，保證軟件操作的便捷性和安全性，全面提高電子檔案管理的水平，優(yōu)化電子檔案管理效果。中小學(xué)檔案信息化管理工作需充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，搭建出完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)與教學(xué)管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)緊密結(jié)合，這樣才能充分提高電子檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化發(fā)展。學(xué)校需認(rèn)清本校在電子檔案管理方面的需求，自主研發(fā)電子檔案管理平臺(tái)，也可向其它企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)購(gòu)買軟件，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，做好軟件的升級(jí)、更新，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓電子檔案朝著系統(tǒng)化的方向發(fā)展。檔案的安全性和完整性非常重要，如果基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)不能及時(shí)優(yōu)化，就很有可能造成數(shù)據(jù)損毀、泄密等事件，形成嚴(yán)重?fù)p失。因此，學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和更新，不斷優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)，在軟、硬件方面加大資金投入，提高電子檔案的應(yīng)用和管理效果；

3.4建立健全檔案信息保密體系

在當(dāng)前中小學(xué)檔案管理信息化的過程中，很多學(xué)校都存在電子檔案規(guī)范化水平不高的情況，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在滯后性，應(yīng)用軟件比較繁雜，不利于電子檔案管理水平的提高，造成檔案數(shù)據(jù)資料保密性不強(qiáng)，不利于檔案管理工作的開展。針對(duì)這種情況，學(xué)校必須建立健全檔案信息保密體系，將保密工作作為一項(xiàng)重要的管理任務(wù)，對(duì)中小學(xué)檔案的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行管理，完善數(shù)據(jù)備份技術(shù)，在系統(tǒng)中增加身份認(rèn)證、安全密鑰等，保證電子檔案信息安全。其中，數(shù)據(jù)備份技術(shù)可防止數(shù)據(jù)流失，如果計(jì)算機(jī)硬件、軟件存在故障和缺陷，工作人員出現(xiàn)錯(cuò)誤操作、計(jì)算機(jī)遭受破壞性病毒等，電子檔案就會(huì)形成數(shù)據(jù)災(zāi)難，數(shù)據(jù)備份技術(shù)能對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份。

4數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景下中小學(xué)檔案工作信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1提高工作人員以及師生的檔案管理意識(shí)

在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員以及學(xué)校的師生都存在檔案意識(shí)較差的情況，有些教師對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)知，容易受到教務(wù)工作的壓力，不注重檔案信息收集，學(xué)生沒有對(duì)檔案信息反復(fù)驗(yàn)證，導(dǎo)致檔案信息不完整，信息數(shù)據(jù)難以充分發(fā)揮作用。針對(duì)這種情況，學(xué)校首先需全面提高工作人員的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)教師與檔案工作人員的配合，讓全體師生都認(rèn)識(shí)到檔案資料是重要的教育資源，高度重視檔案收集和應(yīng)用工作，保證學(xué)校檔案信息化管理順利開展。針對(duì)檔案管理工作，教師需要對(duì)學(xué)校收集的相關(guān)資料高度重視，積極提供，保證初始的檔案信息完整、準(zhǔn)確。

4.2全面加強(qiáng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

伴隨教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作需不斷更新觀念，促進(jìn)管理質(zhì)量、管理水平的提升。檔案管理信息化需相應(yīng)的人才作為支撐，只有人才具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)技能，熟練應(yīng)用各類檔案管理軟件，正確利用檔案資源，才能充分發(fā)揮電子檔案的價(jià)值，保證先進(jìn)的信息設(shè)備得到充分利用。首先在人才引進(jìn)方面，中小學(xué)需與高校進(jìn)行合作，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的人才，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力人才的考核，全面保證人才的知識(shí)技能；此外，學(xué)校還需設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的辦公室，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)工作人員進(jìn)行全方位培訓(xùn)，不斷提高工作人員的數(shù)據(jù)采集技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等，實(shí)施檔案理論的培訓(xùn)，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)中小學(xué)檔案工作信息化管理走向?qū)I(yè)化。

4.3注重檔案信息化管理的績(jī)效評(píng)估工作

當(dāng)前我國(guó)大部分學(xué)校都為中小學(xué)生建立電子學(xué)籍檔案，這些電子學(xué)籍檔案在學(xué)校日常教學(xué)工作、教務(wù)管理工作中發(fā)揮十分重要的作用，取得良好的管理成效。在檔案信息化管理的過程中，績(jī)效評(píng)估能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，提高教師和學(xué)生對(duì)電子檔案的重視程度，有利于信息化管理水平的提高。績(jī)效評(píng)估不但是一種考核手段，更是一種管理手段，它可及時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)校在檔案信息化管理中存在的不足，對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行量化，讓檔案管理的成績(jī)凸顯出來，提高檔案信息化管理的針對(duì)性和有效性。在績(jī)效評(píng)估工作中，評(píng)估主體要做到多樣化，教育部需承擔(dān)一定的監(jiān)督和管理責(zé)任，學(xué)校需要進(jìn)行自評(píng)，全體師生也需針對(duì)檔案管理進(jìn)行評(píng)價(jià)，充分發(fā)揮績(jī)效評(píng)估的作用。在績(jī)效評(píng)估中，評(píng)估主體需明確信息化管理的投入、產(chǎn)出以及實(shí)際的應(yīng)用效果，確保檔案信息化管理充分發(fā)揮作用。在績(jī)效評(píng)估方法上，學(xué)校需明確檔案信息化的采集流程，明確審核標(biāo)準(zhǔn)，全面結(jié)合《全國(guó)中小學(xué)檔案管理工作規(guī)范》，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況、信息資源建設(shè)情況、學(xué)籍檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)情況、電子檔案存儲(chǔ)以及安全程度進(jìn)行評(píng)價(jià)。檔案信息化管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)化特征，工作內(nèi)容包含很多難以量化的方面，這些可通過問卷調(diào)查的方式進(jìn)行評(píng)價(jià)，融合主、客觀因素，充分發(fā)揮檔案信息化的管理水平。

5結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字化技術(shù)的支持下，中小學(xué)檔案管理工作需發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)資料的價(jià)值，推動(dòng)教學(xué)改革，實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)工作的全面更新。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在資料收集不全面、信息數(shù)據(jù)保密性較差、查詢利用水平較低等情況，這些都會(huì)對(duì)檔案管理和檔案資料的應(yīng)用帶來困難，因此，中小學(xué)檔案信息化管理勢(shì)在必行。在實(shí)踐操作中，學(xué)校需優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，全面提高師生以及檔案管理人員的思想認(rèn)知，搭建良好的基礎(chǔ)設(shè)施，為電子檔案管理提供軟、硬件設(shè)備，積極研究新技術(shù)，通過績(jī)效評(píng)估的方法考察檔案管理工作中存在的不足，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。資金、技術(shù)、人力資源是中小學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，學(xué)校必須保證資金充足，對(duì)檔案管理的資金進(jìn)行科學(xué)分配，注重傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，制訂嚴(yán)格的保密體系，讓中小學(xué)檔案管理工作得到有序開展。

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作者：陳永光 單位：勉縣武侯中學(xué)